Gracias a la digitalización hemos conseguido transformar y optimizar de manera drástica muchos de los procedimientos en el ámbito empresarial. El próximo paso será universalizar la facturación electrónica en todas las relaciones comerciales.
Aunque sigue siendo una asignatura pendiente para muchas empresas y trabajadores autónomos de nuestro país, las administraciones tienen claro que la digitalización de la facturación es el camino a seguir para evolucionar como sociedad y luchar contra la morosidad y el fraude fiscal.
En este artículo te explicamos en qué consiste la facturación electrónica, qué ventajas te ofrece y por qué es importante que empieces a familiarizarte con ella.
¿Qué es la facturación electrónica?
La facturación electrónica no es más que la digitalización de las facturas que las empresas o trabajadores autónomos remiten para cobrar los productos o servicios prestados. De este modo, una factura electrónica, igual que la de papel, sirve para justificar ciertas operaciones financieras.
Es decir, tiene los mismos efectos legales, pero el formato en el que se expide y recibe es electrónico. Ahora bien, su expedición está sujeta al consentimiento de su destinatario, cosa que no ocurre con las facturas tradicionales de papel.
Las facturas electrónicas deben incluir toda la información necesaria relativa a la transacción realizada así como los datos de ambas partes. En definitiva, deben recoger la misma información que las de papel reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. Esta normativa establece el cumplimiento de ciertos requisitos que garantizan la legibilidad, autenticidad e integridad de las facturas.
En el caso de la factura electrónica, la legibilidad del documento está facilitada por el programa informático con el que se crea o recibe. Por otro lado, la autenticidad y la integridad se pueden garantizar a través de diferentes métodos como la firma electrónica con certificado o un intercambio electrónico de datos EDI, entre otros.
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Empieza gratis¿Qué tipos de facturas electrónicas hay?
Cuando hablamos de factura electrónica de forma genérica podemos distinguir dos tipos en función de si su formato es estructurado o no. Es importante no confundirlas, ya que su procesamiento funciona de manera distinta. Veamos cuál es la diferencia:
Facturas en formato estructurado
Estas contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor. De la misma manera, también pueden ser tramitadas de manera automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Algunos ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje de marcado XML como UBL, Facturae o EDIFACT, etc.
Facturas en formato no estructurado
Las facturas en formato no estructurado se pueden considerar electrónicas por ser documentos digitales que podemos enviar telemáticamente. Sin embargo, éstas consisten básicamente en una imagen y no están cifradas con ningún lenguaje.
Esto significa que para poder introducirlas en los sistemas informáticos del receptor requieren de una intervención manual o un proceso costoso que no es del todo automático, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Algunos ejemplos de este tipo de documentos son los que han sido escaneados o almacenados en ficheros PDF.
Dicho esto, ten en cuenta que en este artículo, cuando hablamos de factura electrónica nos estamos refiriendo al primer caso: a las facturas en formato estructurado.
¿Dónde nace la facturación electrónica?
En 2014 La Unión Europea impulsó la implementación de la factura electrónica en sus estados miembros y en 2019 estableció un formato común obligatorio en las relaciones B2G europeas.
Desde entonces, la digitalización en la facturación ha ido ganando terreno y ya son muchos los países en los que las facturas electrónicas son obligatorias en los intercambios comerciales con el sector público. Este es el caso de España, donde desde enero de 2015 pasó a ser obligatoria la e-factura para todos aquellos proveedores de la Administración Pública cuyas facturas superen los 5.000 €.
Como consecuencia, todas las empresas que tienen relaciones comerciales con las administraciones públicas han tenido que adaptarse al nuevo modelo y enviar sus facturas a través de un formato estructurado conocido como Facturae.
Aunque por ahora esta obligatoriedad solo afecta a este tipo de operaciones, está previsto que acabe imponiéndose también para las relaciones B2B en nuestro país.
¿Qué ventajas ofrece la facturación digital?
El motivo por el cual las administraciones públicas y algunas empresas ya están apostando por la factura electrónica es que ofrece muchas ventajas frente al sistema de facturación tradicional que, a la larga, quedará obsoleto. Estos son algunos beneficios de su uso:
- Ahorro económico: la facturación electrónica permite ahorrar los costes de impresión y envío postal que requiere expedir la factura en papel.
- Ciclos de tramitación más cortos: el tiempo de gestión y envío de la factura es mucho más rápido y, en consecuencia, también lo es el cobro.
- Menos probabilidad de fraude: al no permitir la manipulación del documento, con la factura electrónica se reducen las posibilidades de fraude.
- Menor impacto medioambiental: permite ahorrar grandes cantidades de papel y de energía derivada de la impresión y transporte de documentos.
- Reduce errores humanos: al ser un sistema automatizado hay menos probabilidades de cometer errores a la hora de introducir los datos y enviar la factura.
- Ahorro de espacio de almacenamiento: las facturas digitales pueden almacenarse en el sistema sin ocupar espacio físico en mesas y oficinas.
- Acceso rápido y ágil: es más sencillo poder ordenarlas debidamente, así como localizarlas en el sistema informático haciendo una búsqueda con solo un par de clics en el ordenador.
- Mayor seguridad de envío: Al enviarse por medios digitales y constar de un certificado electrónico hay menos posibilidades de que se extravíen las facturas y su recepción queda garantizada. Además, de esta forma el documento no tiene que pasar por manos de intermediarios.
Estas ventajas son una clara evidencia de que la factura electrónica ha llegado para quedarse y marcará un antes y un después en el día a día de las empresas.
¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica?
Como hemos comentado, en nuestro país están obligados a emitir facturas electrónicas los autónomos y los negocios solo cuando presten servicios a las administraciones públicas. Estas facturas se envían a través de la plataforma electrónica FACeB2B proporcionada por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital.
Asimismo, esta plataforma también ofrece servicios para que las empresas privadas puedan remitir facturas de forma electrónica en sus relaciones B2B; es decir con otras empresas privadas.
Aunque ahora es opcional, la Ley Crea y Crece plantea implementar la factura electrónica para todas las empresas y autónomos en sus relaciones comerciales a partir del 2025. Según el Ministerio, el objetivo de esta ley es luchar contra la morosidad y “garantizar la trazabilidad y control de pagos entre empresas y trabajadores por cuenta propia”. Todo esto gracias a la universalidad de la factura electrónica.
Ante este texto legal, que fue aprobado en el 2022, es recomendable que las pymes y trabajadores por cuenta propia empiecen a familiarizarse con la facturación electrónica.
Para remitir facturas de este tipo, las empresas privadas pueden hacerlo mediante un programa de facturación informático o bien mediante un prestador de servicios. Sea como sea, estos documentos deben firmarse debidamente con el certificado electrónico correspondiente.
¿Qué es TicketBAI? ¿Se expandirá al resto del país?
En la Comunidad Autónoma del País Vasco las administraciones van un paso por delante en lo que se refiere a la facturación electrónica. Han lanzado un proyecto para luchar contra el fraude fiscal que obligará a utilizar un software de facturación a todas las personas y empresas que lleven a cabo una actividad económica.
Este sistema, llamado TicketBAI, permitirá a las Haciendas Forales vascas hacer un seguimiento de todas las facturas emitidas en la región y tener constancia de todas las transacciones realizadas con tal de poder cobrar los impuestos correspondientes.
El sistema TicketBAI entró en vigor el 1 de octubre de 2020 para todas aquellas compañías vascas que quisieran incluirlo de manera voluntaria. Su implementación obligatoria se ha aplazado debido a la pandemia, por lo que está previsto que se exija gradualmente durante el tercer y cuarto trimestre de 2022. En la provincia de Bizkaia, sin embargo, su uso será obligatorio a partir de 2024.
La implantación de un sistema parecido al resto de comunidades del territorio español en un futuro es muy probable, pero dependerá en parte del éxito que tenga TicketBAI en Euskadi. En cualquier caso, teniendo en cuenta el anteproyecto de ley ya en trámite, todo apunta a que en los próximos años la facturación electrónica desbancará completamente a la facturación tradicional en las transacciones B2B e incluso B2C en nuestro país. ¡Que no te pille por sorpresa!
