Descubre los pasos clave, requisitos legales y ventajas de la e-factura para que tu negocio ahorre tiempo y cumpla con la normativa sin complicaciones.
La facturación electrónica dejará en breve de ser una opción para convertirse en una obligación para autónomos y empresas en sus relaciones comerciales.
Este cambio, impulsado por la ley Crea y Crece, puede generar dudas sobre los formatos válidos, los programas necesarios o el proceso correcto para emitirlas sin caer en errores.
Si te preguntas cómo adaptar tu negocio de forma segura y eficiente, estás en el lugar adecuado.
En esta guía práctica te explicamos, de forma clara y paso a paso, cómo hacer una factura electrónica que cumpla con toda la normativa y sin complicaciones.
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Para emitir facturas electrónicas, lo primero que necesitas es un software compatible homologado, como Holded, que te permita crear los documentos según todas las especificaciones requeridas por la normativa:
Además, el software de facturación que elijas tienes que permitir el envío del archivo generado, ser compatible con las plataformas de intercambio que emplees de forma habitual (como FACe, en el caso de que trabajes con la Administración pública) y asegurar la conservación de las facturas durante un periodo mínimo de 5 años, en cumplimiento con la normativa fiscal.
En Holded puedes llevar tu contabilidad completamente online utilizando estas y otras funciones que lo convierten en uno de los ERPs para pymes más completos. Para generar una factura electrónica con Holded debes seguir los siguientes pasos::
Siguiendo estos pasos se genera un archivo .xml que contiene toda la información necesaria para cumplir con la normativa de facturación electrónica.
Hay que diferenciar, por tanto, entre facturas electrónicas de formato estructurado y no estructurado. Un archivo PDF de una factura en papel es una factura digital, pero no puede considerarse una factura electrónica, ya que no tiene formato estructurado.
Con Holded puedes generar ambos tipos de facturas, tanto las digitales como aquellas en formato estructurado, que requieren de una serie de campos concretos que pueden variar en función de la Administración que recibirá el documento.
Dicho esto, a continuación vamos a ver todos los pasos para generar ambos modelos de factura electrónica en Holded paso a paso.
Si ya tienes una cuenta en Holded, debes ingresar a tu panel y clicar Ventas y luego Facturas en el panel izquierdo.
En la siguiente pantalla encontrarás, en el lado de la derecha, un botón de color azul con el texto ‘Nueva Factura’. Puedes hacer clic ahí o pulsar directamente la tecla N para generar facturas.
Se abrirá una nueva ventana en la que debes incluir los datos de la factura. En la zona de contacto debes incluir información de la empresa o particular que va a recibir la factura electrónica.
En el programa de facturación de Holded puedes almacenar los contactos y empresas con las que se guarda relación comercial. De este modo, al teclear las primeras letras del nombre del receptor aparecerán automáticamente todos sus datos fiscales, que podrás insertar en un clic.
El número de documento debe ser correlativo a la serie que está utilizando la actividad para sus facturas habituales, tal y como establece la normativa vigente. La fecha corresponde a la fecha de emisión y se puede incluir una fecha de vencimiento si procede.
Más abajo hay que incluir cada uno de los conceptos. El programa permite configurar productos preestablecidos para que, al hacer clic en ellos, se autocompleten los campos de precio e impuestos en un solo clic. O bien se puede introducir el servicio o producto en cuestión y el precio y unidades deseado. Los impuestos también se calculan automáticamente en este caso.
Ya tendríamos lista nuestra factura. Automáticamente, se incluirán nuestros datos de empresa, logo y cualquier otra información preestablecida. La factura electrónica no estructurada está lista para ser enviada desde la misma plataforma de Holded.
Para ello, debes hacer clic en Guardar. Aparecerá una vista previa de tu factura. Haz clic en Enviar y podrás realizar el envío de la misma al correo electrónico del contacto que tengas incluido en la plataforma. Todo sin salir de Holded.
Si necesitamos generar facturas electrónicas de formato estructurado haremos clic en el botón de Opciones. Se superpondrá una nueva pantalla en la zona derecha, en la que debes bajar hasta el último punto, donde pone ‘Campos factura-e’.
Se abrirá un nuevo desplegable para que, en el caso de que trabajes con una Administración pública, puedas rellenar los siguientes datos, que deben ser facilitados por dicha entidad. Este es un paso indispensable para generar facturas electrónicas en proveedores de la Administración.
Tras rellenar los datos, debes hacer clic en Guardar y, luego, de nuevo en la factura para acceder a la vista previa. Ahora, ve a los tres puntos que aparecen en la zona superior derecha de la pantalla. Y en el desplegable, hacer clic en Factura-e y luego en Descargar.
Se descargará el formato XML de la factura electrónica estructurada que corresponde a las operaciones detalladas en la misma. Y que incluirá toda la información que ha facilitado la empresa con los datos de la Administración para la que está trabajando.
De este modo, tras haber firmado el fichero, se podrá subir a la plataforma que la entidad pública en cuestión haya establecido.
Un proceso que se realiza de forma completamente online y automatizada, sin errores, al incorporar funcionalidades que autocalculan sin riesgo de error de cálculo las operaciones.
Y de forma mucho más ágil y organizada, gracias a la mencionada función de envío de factura desde la propia plataforma, como si estuvieras en tu bandeja de entrada.
Además, cuenta con otras funcionalidades extra como la anotación de la operación automáticamente en los libros contables o gráficas para determinar ventas por cliente, tipo de servicio, periodos de tiempo, etc.
Aprender a crear facturas electrónicas es vital para cualquier empresa o autónomo a día de hoy. Por suerte, con la tecnología adecuada ahora es más fácil que nunca. Estos son, en resumen, los pasos a seguir para ello:
Ahora ya sabes cómo hacer una factura electrónica paso a paso, aprovechando el potencial de Holded. Esta herramienta te permitirá automatizar este proceso, además de integrar la facturación de tu negocio con otras áreas, ganando en productividad y visión estratégica.
Una factura electrónica debe contener exactamente la misma información que la normativa establece para una factura en papel: datos fiscales de emisor y receptor, fecha de emisión, numeración, concepto, precio unitario, unidades, valor antes de impuestos, impuestos aplicables y valor después de impuestos (total).
El estándar de facturación electrónica en España es Facturae, un formato XML (estructurado) que resulta fácil de procesar y entender por los sistemas informáticos, además de asegurar la integridad, autenticidad y trazabilidad de las facturas electrónicas, en cumplimiento con la normativa.
Además, hay otros formatos estructurados menos comunes, pero igualmente válidos, como UBL, CEFACT o EDIFACT, aunque Facturae es el único estándar aceptado en transacciones con la Administración pública.
Ten en cuenta que, además del archivo en formato estructurado, la factura electrónica debe tener una representación gráfica que sea legible para las personas y que pueda imprimirse.
En Holded, y aunque sean facturas no estructuradas, también es posible ‘leer’ un PDF, extraer todos los datos fiscales y generar un documento de gasto que se incorpora automáticamente a tus cuentas, actualizándose al mismo tiempo libros contables, informes, etc.
En el siguiente enlace puedes ampliar información sobre esta funcionalidad de escaneo automático de facturas.
Generar facturas bajo los pasos descritos es un proceso mucho más rápido y eficiente que, además, minimiza las posibilidades de cometer errores de cálculo o anotación.
Los programas de facturación online avisan, por ejemplo, si se está tratando de numerar la factura con cifras ya utilizadas, pues se estaría incumpliendo la normativa.
Los impuestos, porcentajes aplicables y los resultados de las distintas operaciones se calculan de forma automática y sin errores. Las operaciones y cantidades correspondientes se asignan directamente a los libros contables correspondientes.Y se agilizan otros procesos como el análisis de gastos, clientes más rentables por hora invertida de trabajo o envío de la factura al cliente, por poner algunos ejemplos.
Además, la facturación electrónica mejora la seguridad al garantizar la integridad y autenticidad de las facturas; facilita el almacenamiento y el acceso a las mismas, tanto de los clientes como de la Administración, en cualquier momento; permite mejorar la trazabilidad y realizar un mejor control, y favorece la digitalización e integración de los sistemas del tejido empresarial español.
En 2025, solo las empresas que tienen relación con la Administración pública están obligadas a la emisión de facturas electrónicas en España mediante sistemas de firma y formatos estructurados, con la información que proporcione el organismo público para cada proyecto. A lo largo de 2026, la obligación se extenderá de forma progresiva a todas las empresas y autónomos, según el siguiente calendario:
- 1 de enero de 2026: contribuyentes del impuesto de sociedades.
- 1 de julio de 2026: resto de contribuyentes, incluyendo autónomos y pymes.
La factura electrónica es un documento online con datos estructurados que incorpora telemáticamente los datos de una transacción comercial.
Una factura FACe es un tipo concreto de factura electrónica, emitida a través del portal online FACe. Este es un portal que deben utilizar todos los autónomos o empresas para enviar facturas electrónicas a los organismos públicos estatales, autonómicos y locales.
La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, conocida popularmente como ley crea y crece, ha incorporado la obligatoriedad de emitir y recibir facturas electrónicas en línea con su finalidad de lucha contra el fraude y la morosidad y mejora de la trazabilidad y la digitalización del tejido empresarial. Sin embargo, las empresas cuentan con un tiempo para adaptarse a este cambio.
En el artículo 12 de la ley mencionada, se señala lo siguiente: «Todos los empresarios y profesionales deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales.»
Sin embargo, hay un periodo de adaptación de hasta dos años a partir de la aprobación del reglamento, dependiendo del volumen de la empresa.
