¿Cómo hacer una factura electrónica?

Si facturas a otras empresas o a la Administración, emitir facturas electrónicas correctamente ha pasado de ser una ventaja a convertirse en una obligación cercana. La Ley Crea y Crece marca el calendario, pero la duda real llega antes: qué formato usar, qué datos incluir y con qué programa generarla.

Aquí encontrarás los pasos concretos para crear y enviar una factura electrónica válida, los datos que no pueden faltar y cómo hacerlo en la práctica con un software de facturación como Holded. Sin tecnicismos innecesarios.

¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica es un documento que acredita una operación comercial, emitido, transmitido y conservado en formato electrónico estructurado (por ejemplo, XML). Tiene la misma validez legal y fiscal que las facturas tradicionales en papel, pero al generarse en un formato que los sistemas informáticos pueden leer y procesar de forma automática, permite automatizar su envío, recepción, contabilización y archivo.

La clave está en el formato estructurado: un PDF enviado por correo no es una factura electrónica en sentido estricto, sino la versión digital de una factura en papel. La factura electrónica "real" utiliza un formato normalizado (como Facturae o los estándares de la norma europea EN 16931, UBL, CEFACT o EDIFACT,) que el software del receptor interpreta sin intervención manual.

En España, su uso será obligatorio en las operaciones entre empresas y autónomos (B2B) de forma progresiva a raíz de la Ley Crea y Crece, con un calendario se implantará de forma progresiva a partir de 2027 según el volumen de facturación de cada empresa.

¿Qué beneficios tiene la facturación electrónica sobre la manual?

La facturación electrónica es un proceso mucho más rápido y eficiente que la manual y, además, minimiza las posibilidades de cometer errores de cálculo o anotación.

Los programas de facturación online avisan, por ejemplo, si se está tratando de numerar la factura con cifras ya utilizadas. Además, los impuestos, porcentajes aplicables y los resultados de las distintas operaciones se calculan de forma automática y sin errores.

Las operaciones y cantidades correspondientes se asignan directamente a los libros contables correspondientes y se agilizan otros procesos como el análisis de gastos, clientes más rentables por hora invertida de trabajo o envío de la factura al cliente, por poner algunos ejemplos.

La facturación electrónica mejora la seguridad al garantizar la integridad y autenticidad de las facturas; facilita el almacenamiento y el acceso a las mismas, tanto de los clientes como de la Administración, en cualquier momento; permite mejorar la trazabilidad y realizar un mejor control, y favorece la digitalización e integración de los sistemas del tejido empresarial español.

Cómo hacer una factura electrónica paso a paso

Existen básicamente tres vías para crear facturas electrónicas, según el volumen de facturación y las necesidades de cada negocio:

• Con un programa de facturación o software de gestión (ERP), que genera la factura directamente en el formato estructurado exigido y la envía de forma automática. Es la opción más habitual para empresas y autónomos con facturación recurrente.
• A través de la plataforma pública gratuita que la Administración pondrá a disposición de quienes facturen poco volumen o no quieran contratar un software específico. Permite emitir y recibir facturas cumpliendo la normativa sin coste.
• Mediante un proveedor de servicios de facturación electrónica (plataforma privada homologada), que actúa de intermediario para emitir, transmitir y conservar las facturas, y suele integrar validaciones, firma electrónica y conexión con otros sistemas.

Elijas la opción que elijas, estos son los pasos básicos que sigue la creación de cualquier factura electrónica válida:

1. Introduce los datos del emisor y del cliente. Si el programa guarda tus contactos, se rellenan solos al escribir las primeras letras.
2. Añade el concepto, la cantidad, el precio y el impuesto. El software calcula automáticamente la base imponible, el IVA y la retención.
3. Genera la factura en formato estructurado (por ejemplo, Facturae en XML) si va dirigida a otra empresa o a la Administración.
4. Firma la factura con tu certificado digital cuando sea necesario. La firma electrónica garantiza que la factura es auténtica y no se ha modificado.
5. Envía la factura a tu cliente o súbela a la plataforma correspondiente (como FACe, si facturas a un organismo público).
6. Consérvala. La normativa fiscal obliga a guardarla durante al menos 4 años, aunque el plazo mercantil general del Código de Comercio se eleva a 6 años.

Actualmente, únicamente es obligatorio incorporar firma electrónica para emitir las facturas en el caso de que vayan dirigidas a la Administración pública, pero lo será de forma generalizada cuando entre en vigor la obligación entre empresas. Para firmar necesitas un certificado digital o el DNI electrónico; muchos programas la integran para que no tengas que instalar nada aparte.

¿Cómo generar una factura electrónica en Holded?

Con Holded puedes generar tanto facturas digitales como aquellas en formato estructurado, que requieren de una serie de campos concretos que pueden variar en función de la Administración que recibirá el documento.

Dicho esto, a continuación vamos a ver todos los pasos para generar ambos modelos de factura electrónica en Holded paso a paso.

1. Entra en el apartado Ventas > Facturas

Si ya tienes una cuenta en Holded, debes acceder a tu panel y clicar Ventas y luego Facturas en el panel izquierdo.

2. Haz clic en Nueva factura

En la siguiente pantalla encontrarás, en el lado de la derecha, un botón de color azul con el texto 'Nueva Factura'. Puedes hacer clic ahí o pulsar directamente la tecla N para generar facturas.

3. Selecciona datos

Se abrirá una nueva ventana en la que debes incluir los datos de la factura. En la zona de contacto debes incluir información de la empresa o particular que va a recibir la factura electrónica.

En Holded puedes almacenar los contactos y empresas con las que se guarda relación comercial. De este modo, al teclear las primeras letras del nombre del receptor aparecerán automáticamente todos sus datos fiscales, que podrás insertar en un clic.

El número de documento debe ser correlativo a la serie que está utilizando la actividad para sus facturas habituales, tal y como establece la normativa vigente. La fecha corresponde a la fecha de emisión y se puede incluir una fecha de vencimiento si procede.

4. Incluye el concepto, la cantidad y el precio por unidad

Más abajo hay que incluir cada uno de los conceptos. El programa permite configurar productos preestablecidos para que, al hacer clic en ellos, se autocompleten los campos de precio e impuestos en un solo clic. O bien se puede introducir el servicio o producto en cuestión y el precio y unidades deseado. Los impuestos también se calculan automáticamente en este caso.

Ya tendríamos lista nuestra factura. Automáticamente, se incluirán nuestros datos de empresa, logo y cualquier otra información preestablecida. La factura electrónica no estructurada está lista para ser enviada desde la misma plataforma de Holded.

Para ello, debes hacer clic en Guardar. Aparecerá una vista previa de tu factura. Haz clic en Enviar y podrás realizar el envío de la misma al correo electrónico del contacto que tengas incluido en la plataforma. Todo sin salir de Holded.

5. Haz clic en Opciones

Si necesitamos generar facturas electrónicas de formato estructurado haremos clic en el botón de Opciones. Se superpondrá una nueva pantalla en la zona derecha, en la que debes bajar hasta el último punto, donde pone 'Campos factura-e'.

6. Haz clic en Campos Factura-e y rellena la información

Se abrirá un nuevo desplegable para que, en el caso de que trabajes con una Administración pública, puedas rellenar los siguientes datos, que deben ser facilitados por dicha entidad. Este es un paso indispensable para generar facturas electrónicas en proveedores de la Administración.

• Contrato emisor
• Fecha contrato emisor
• Operación emisor
• Contrato receptor
• Operación receptor
• Fecha operación receptor
• Expediente
• Fecha del expediente
• Número de albarán
• Fecha del albarán
• Fecha de inicio de facturación
• Fecha fin de facturación
• Línea del pedido
• Texto legal
• Oficina contable
• Órgano gestor
• Unidad Tramitadora

7. Guardar y descargar

Tras rellenar los datos, debes hacer clic en Guardar y, luego, de nuevo en la factura para acceder a la vista previa. Ahora, ve a los tres puntos que aparecen en la zona superior derecha de la pantalla. Y en el desplegable, hacer clic en Factura-e y luego en Descargar.

Se descargará el formato XML de la factura electrónica estructurada que corresponde a las operaciones detalladas en la misma. Y que incluirá toda la información que ha facilitado la empresa con los datos de la Administración para la que está trabajando.

De este modo, tras haber firmado el fichero, se podrá subir a la plataforma que la entidad pública en cuestión haya establecido.

¿Quién está obligado a emitir facturas electrónicas y desde cuándo?

La obligación no llega de golpe ni para todos a la vez. Depende del tipo de operación y del volumen de facturación, con un calendario escalonado que fija el Real Decreto 238/2026:

• Facturación a la Administración pública (B2G): ya es obligatoria desde 2015 por la Ley 25/2013, a través del portal FACe.
• Empresas y profesionales con más de 8 millones de euros de facturación: desde octubre de 2027.
• Resto de empresas, pymes y autónomos (por debajo de 8 millones): desde octubre de 2028.
• Autónomos persona física por debajo de 8 millones: tendrán que reportar los estados de cada factura (aceptación, rechazo, pago) desde octubre de 2029.

Los plazos cuentan desde la entrada en vigor de la Orden HAC/1028/2026, que regula la solución pública de facturación: el 6 de octubre de 2026.

Puedes consultar el calendario completo de la Ley Crea y Crece con todos los plazos y las sanciones.

¿Es lo mismo factura electrónica y Verifactu?

Es la confusión número uno. La factura electrónica obligatoria (Ley Crea y Crece) y Verifactu (Ley Antifraude) son dos obligaciones distintas que coinciden en el tiempo, pero regulan cosas diferentes.

La factura electrónica regula el formato y el canal: obliga a emitir en formato estructurado y a intercambiar las facturas entre empresas por una plataforma autorizada. Verifactu regula cómo tu programa registra cada factura para que sea íntegra, trazable e inalterable, y afecta a todas las facturas, también las que emites a consumidores.

Hacienda aplazó Verifactu a octubre de 2028, para hacerlo coincidir con la factura electrónica obligatoria.

En la práctica, un mismo software puede cumplir las dos cosas a la vez. Si quieres profundizar, aquí tienes la diferencia entre Verifactu y la factura electrónica con más detalle.