Cómo hacer una factura con 5 ejemplos

Hacer una factura correctamente es una obligación legal para cualquier autónomo o empresa en España. Una factura válida debe incluir el número de factura, los datos fiscales del emisor y del receptor, la fecha de emisión, el concepto del servicio o producto, y los impuestos correspondientes (IVA y, en su caso, IRPF). Sin estos elementos, el documento no tiene validez ante la Agencia Tributaria.

Tanto si estás emitiendo tu primera factura como si buscas adaptarte a los cambios normativos de 2026, aquí encontrarás los pasos para elaborar una factura de forma legal, ejemplos prácticos de los cinco tipos más comunes y todo lo que necesitas para gestionar tu facturación sin errores.

Si prefieres saltarte la teoría y empezar ya, puedes usar el programa para hacer facturas y presupuestos de Holded de forma gratuita.

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento mercantil que acredita la entrega de bienes o la prestación de servicios entre dos partes, detallando el precio, los impuestos aplicables y los datos de ambos intervinientes. En palabras simples: es el justificante legal de una transacción económica.

Más allá de la definición, la factura cumple tres funciones esenciales para cualquier negocio:

• Sirve como prueba legal de la operación ante cualquier reclamación o litigio.
• Es el documento base para declarar impuestos ante la Agencia Tributaria (IVA, IRPF, IS).
• Permite al receptor deducirse el IVA soportado, algo especialmente relevante en operaciones entre profesionales.

Te interesa: Cómo hacer una factura a mano.

¿Qué datos obligatorios debe incluir una factura?

Para que una factura sea legalmente válida ante la Agencia Tributaria, debe contener los siguientes elementos obligatorios según el Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012):

1. atos del emisor: debe incluir nombre y apellidos (en el caso de que sea un trabajador autónomo) o razón social (en el caso de las empresas, NIF/CIF, domicilio fiscal y datos de contacto (teléfono y/o correo electrónico)
2. Datos del receptor: debe incluir nombre y apellidos o razón social, dependiendo del caso, NIF en el caso de los autónomos o el CIF en el de las empresas y dirección fiscal
3. El número y/o serie. Es el código que nos ayudará a mantener el orden con nuestras facturas. Ha de seguir un orden correlativo, lo que significa que una factura emitida en junio no puede estar numerada con un número anterior a otra emitida en febrero.
4. La fecha de expedición. Es uno de los factores más importantes porque determinará el trimestre en el que se tributará a Hacienda.
5. El concepto, el importe total y los impuestos facturados. El concepto es aquel servicio o producto por el que se factura y el importe, la cantidad acordada por la transacción, es decir, la cuota tributaria junto con la descripción de las operaciones prestadas.
6. Base imponible: calcular el importe total antes de impuestos.
7. Tipo impositivo y cuota de IVA: el porcentaje aplicado (4 %, 10 % o 21 %) y su importe en euros.
8. IRPF (si procede): retención aplicable cuando el emisor es autónomo y el receptor es empresa o profesional.
9. Importe total: cantidad definitiva a pagar, incluyendo impuestos y retenciones.
10. La forma de pago. Sección en la que se indica el método de pago. Por ejemplo, en efectivo, tarjeta o transferencia.

Con la entrada en vigor de la Ley Antifraude y la normativa Verifactu, las facturas emitidas mediante software deben cumplir requisitos adicionales de trazabilidad e integridad. Si usas un programa de facturación, asegúrate de que está homologado. Consulta nuestra guía sobre factura electrónica para conocer todos los detalles.

Cómo hacer una factura paso a paso

Antes de ver ejemplos concretos, es fundamental que conozcas los pasos para elaborar una factura correctamente. Sigue este proceso ordenado para asegurarte de que cada documento que emitas cumple con la normativa:

1. Elige tu herramienta de trabajo. Decide si emitirás la factura a mano, con plantilla de Word/Excel o con un software de facturación. Un programa como Holded automatiza la numeración, calcula los impuestos y garantiza el cumplimiento legal con menos esfuerzo.

2. Rellena los datos del emisor y del receptor. Introduce los datos fiscales de ambas partes: nombre o razón social, NIF/CIF y domicilio. Verifica que el NIF del cliente es correcto antes de continuar; un dato erróneo puede invalidar la factura.

3. Asigna el número correlativo y la fecha. Usa el siguiente número disponible de tu serie de facturación, sin saltos. La fecha de expedición debe corresponder al momento de emisión; no puedes asignar fechas retroactivas de forma arbitraria.

4. Describe los productos o servicios con claridad. Incluye una descripción concreta del concepto, la cantidad y el precio unitario. Detalla cada concepto por separado y evita descripciones genéricas como "servicios varios": Hacienda puede exigir mayor precisión.

5. Calcula la base imponible, el IVA y, si procede, el IRPF. Suma los conceptos para obtener la base imponible, aplica el tipo de IVA correspondiente (4 %, 10 % o 21 %) y, si eres autónomo y tu cliente es empresa o profesional, aplica la retención de IRPF (15 % general, o 7 % en los tres primeros años de actividad).

6. Indica la forma de cobro. Especifica el método: transferencia (incluye el IBAN completo), efectivo, tarjeta, domiciliación, etc., y la fecha o plazo de pago acordado.

7. Revisa, envía y guarda una copia. Comprueba todos los datos, envía la factura al cliente y conserva una copia. Por la normativa fiscal estás obligado a guardarlas al menos 4 años (el Código de Comercio eleva a 6 años la conservación de la documentación contable).

Nota sobre facturación electrónica: desde la entrada en vigor de la facturación electrónica obligatoria (Ley Crea y Crece y el sistema Verifactu), tu software de facturación debe cumplir los requisitos antifraude. Usar un programa homologado como Holded te asegura el cumplimiento.

Si quieres agilizar este proceso, en Holded dejamos a tu disposición plantillas en diferentes formatos listas para usar:

Si quieres agilizar este proceso, en Holded dejamos a tu disposición plantillas en diferentes formatos listas para usar:

• Plantillas de facturas en Excel
• Modelos de factura en Word
• Plantilla de factura para autónomos
• Plantillas de facturas en PDF

¿Cuándo estás obligado a emitir una factura?

Emitir una factura no es opcional en todos los casos: la ley establece situaciones concretas en las que es obligatorio. Debes emitir una factura obligatoriamente cuando:

• El destinatario es una empresa o profesional que actúa en el ejercicio de su actividad (operaciones B2B).
• Se trata de una operación intracomunitaria o una exportación fuera de la Unión Europea.
• El cliente particular lo solicita expresamente, aunque sea consumidor final.
• La operación está sujeta a IVA y no se puede sustituir por un ticket simplificado.
• Eres autónomo en régimen de estimación directa con cualquier cliente empresarial.

Como norma general, si eres autónomo o tienes una empresa y realizas cualquier venta o prestación de servicios en el marco de tu actividad económica, debes emitir factura. Los particulares, salvo que sean empresarios o profesionales, no están obligados a facturar por sus ventas ocasionales.

¿Cómo se calcula el IVA y el IRPF en una factura?

Uno de los puntos que genera más confusión es el cálculo correcto de los impuestos. Aquí tienes lo que necesitas saber.

Tipos de IVA vigentes en España

El IRPF en facturas de autónomos

Si eres autónomo, debes aplicar una retención de IRPF cuando tu cliente es una empresa o profesional. Esta retención la ingresa directamente el cliente en Hacienda, por lo que tú cobras menos de lo indicado en la base imponible.

• Tipo general: 15 %
• Primeros 3 años de actividad: 7 % (si es el año de inicio y los dos siguientes)

Ejemplo de cálculo completo

Para saber más sobre tus obligaciones trimestrales echa un vistazo a nuestro artículo Cómo hacer la declaración trimestral de IVA

Ejemplos de los 5 tipos de facturas más comunes

Teniendo en cuenta todos los requisitos anteriores, a continuación mostramos los cinco modelos de factura más habituales con ejemplos prácticos.

Factura ordinaria

La factura ordinariaes el modelo más habitual y el que utilizan la mayoría de autónomos y empresas en su día a día. Incluye todos los datos obligatorios y detalla cada concepto con su precio, el IVA y el total. La distribución visual de los datos puede variar según la empresa emisora, pero los campos son siempre los mismos.

Si buscas un sistema ágil para automatizar su emisión, el módulo de facturación de Holded te permite crearlas, personalizarlas y enviarlas en segundos, sin riesgo de errores.

Factura simplificada o ticket

La factura simplificada o ticket es lo mismo que lo anterior, pero de forma resumida. Es decir, es un documento o factura que no incluye los datos del cliente. Se usa habitualmente para agilizar los pagos y tienen una serie de requisitos para poder emitirlas:

• Facturas cuyo importe no supere los 400 euros (IVA incluido).
• Facturas rectificativas.
• Los que se autoricen por el departamento de Gestión Tributaria.
• En operaciones donde el Reglamento de Facturaciónpermite expedir tickets, siempre que no excedan de 3.000 euros con IVA incluido.

Importante: si el receptor necesita deducirse el IVA, deberás emitir siempre una factura ordinaria, aunque el importe sea inferior a 400 €.

Factura proforma

La proforma no es una factura a efectos legales, es una especie de justificante que sirve para que ambas partes acuerden un compromiso de inversión futura. O dicho de otra manera, una mezcla entre factura y presupuesto. Suele tener la estructura de una factura normal y corriente aunque, tal y como puedes ver en el modelo adjunto, siempre ha de ir etiquetada como "factura proforma".

Factura rectificativa

Una factura rectificativa, también conocida como factura de abono, es aquella factura que se emite para realizar modificaciones o ampliaciones de otra factura original. Sirve para subsanar errores de facturación y, a efectos prácticos, funciona como una factura normal y corriente igual que aquella a la que va a sustituir, pero con las cantidades correctas. Siempre debe hacer referencia explícita a la factura original que corrige.

Factura recapitulativa

Las facturas recapitulativassirven para agrupar distintas operaciones comerciales de un mismo cliente dentro de un mes natural. Es, tal y como puedes ver en el ejemplo de arriba, una factura ordinaria en la que usaremos los conceptos para reflejar cada una de las operaciones comerciales.

Esperamos que estos ejemplos de modelos de factura te sirvan de ayuda y lo tengas todo claro para poder emitir la que mejor se adapte a tus necesidades o a las de tu clientela.

¿Cuánto tiempo hay que conservar las facturas?

La Agencia Tributaria exige conservar las facturas durante un mínimo de 4 años, contados desde que vence el plazo de presentación del impuesto correspondiente. Sin embargo, el Código de Comercio establece un plazo de 6 años en materia mercantil.

Para no complicarte, nuestro consejo es que guardes todas tus facturas durante al menos 6 años.

Las facturas pueden conservarse en papel o en formato digital, siempre que se garantice su legibilidad, integridad y autenticidad. Un software de facturación con almacenamiento en la nube resuelve este requisito automáticamente.

¿Puedo hacer una factura en Excel, Word o necesito un software?

Hay tres opciones principales para emitir facturas, con ventajas e inconvenientes distintos:

• Plantillas de Word o Excel: son la opción más económica (muchas son gratuitas), pero tienen limitaciones importantes: no numeran automáticamente, no calculan impuestos, no generan informes de facturación y el riesgo de error manual es alto. Resultan útiles si emites muy pocas facturas al mes y tienes conocimientos básicos de Excel o Word.
• Software de facturación online: herramientas como Holded permiten crear, enviar y gestionar facturas en segundos, con el IVA y el IRPF calculados automáticamente, numeración correlativa garantizada y cumplimiento con Verifactu. Si tu volumen de facturación crece, un software específico ahorra tiempo, evita errores y elimina los problemas con Hacienda.**
• A mano o en papel: aunque es legal, emitir facturas a mano es cada vez menos habitual y presenta más riesgo de errores. Si necesitas hacerlo, consulta nuestra guía sobre cómo hacer una factura a mano para asegurarte de que incluyes todos los datos correctamente.

Errores comunes al hacer una factura (y cómo evitarlos)

Estos son los fallos que más frecuentemente aparecen en las facturas y que pueden generarte problemas con Hacienda:

• NIF incorrecto del cliente: invalida la factura. Verifica siempre los datos fiscales antes de emitir; puedes consultarlos en el Censo de Empresarios de la AEAT.
• Numeración no correlativa: saltar números o repetirlos puede generar inconsistencias detectables en una inspección tributaria.
• No aplicar el tipo de IVA correcto: confundir el IVA general (21 %) con el reducido (10 %) puede derivar en sanciones y liquidaciones complementarias.
• Olvidar la retención de IRPF: si eres autónomo y tu cliente es empresa, la retención es obligatoria. Emitir sin ella te obliga a rectificar.
• Fecha incorrecta: la fecha de la factura debe corresponder a la operación, no al cobro efectivo ni a una fecha conveniente para el ejercicio fiscal.**
• Descripción demasiado vaga del concepto: "servicios varios" o "trabajos realizados" no son suficientemente descriptivos. La Agencia Tributaria puede requerir más detalle.

¿Qué diferencia hay entre una factura y un ticket?

El ticket o factura simplificada no incluye los datos del comprador (nombre, NIF, dirección fiscal). Solo puede emitirse en operaciones que no superen los 400 € con IVA incluido, o hasta 3.000 € en determinados sectores. Si el receptor necesita deducirse el IVA, tiene derecho a exigir una factura ordinaria aunque el importe sea pequeño.

¿Qué pasa si me olvido de incluir el IVA en una factura?

Emitir una factura sin IVA cuando este es obligatorio puede dar lugar a sanciones por parte de la Agencia Tributaria. Si detectas el error después de enviarla, debes emitir una factura rectificativa que corrija el original. Hacienda no admite modificar facturas ya emitidas: el único mecanismo legal es la rectificativa.