Facturación

Cómo hacer una factura + ejemplos

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Te explicamos todo lo que necesitas saber sobre cómo hacer una factura desde cero, incluyendo ejemplos de los cinco modelos más comunes, para que no te hagas un lío a la hora de emitir este documento de carácter mercantil.

Aunque el proceso de emitir una factura te resulte familiar, no existe un modelo único y tus clientes pueden pedirte que se la envíes en un formato específico. 

En este artículo puedes encontrar una explicación detallada sobre los modelos más comunes y usarlos de ejemplo para que la gestión de tu facturación no te dé quebraderos de cabeza. 

Para ello, es necesario recapitular un poco y empezar por los básicos entre los básicos: ¿qué es una factura? Y seguir con: ¿cuáles son los datos imprescindibles que deben aparecer independientemente de su modelo?

¿Qué es una factura?

Si recurrimos a la definición del diccionario encontramos: “Cuenta en la que se detallan las mercancías compradas o los servicios recibidos, junto con su cantidad y su importe, y que se entrega a quien debe pagarla”. No lo hubiésemos resumido mejor. A fin de cuentas, una factura es un comprobante de una transacción.

Hay diferentes tipos de factura. Dependiendo de las necesidades de quien la emita, aparecerán unos datos u otros, en un orden específico. Un ejemplo de estilo sería la factura electrónica.

Debes tener en cuenta, y muy claros, cuáles son los datos que deben estar en una factura para que sea válida a ojos de la administración pública. Te los listamos a continuación.

¿Qué datos deben aparecer siempre en una factura?

Esta es la información que una factura debe incluir para considerarse legal:

  1. El número y/o serie. Es el código que nos ayudará a mantener el orden con nuestras facturas. Ha de seguir un orden correlativo, lo que significa que una factura emitida en junio no puede estar numerada con un número anterior a otra emitida en febrero. 
  2. La fecha de expedición. Es uno de los factores más importantes porque determinará el trimestre en el que se tributará a Hacienda.
  3. Los datos fiscales tanto del emisor como del receptor de la factura. Aquí es necesario incluir nombre y apellidos (en el eventual de que una de las dos partes o ambas sean trabajadores autónomos), denominación social (en el caso de las empresas), dirección fiscal y número de identificación fiscal, ya sea el DNI en el caso de los autónomos o el NIF, en el de las empresas.
  4. El concepto, el importe total y los impuestos facturados. El concepto es aquel servicio o producto por el que se factura y el importe, la cantidad acordada por la transacción, es decir, la cuota tributaria junto con la descripción de las operaciones prestadas. Los impuestos o IVA dependerán de diversos factores, como la actividad económica.
  5. La forma de pago. Sección en la que se indica el método de pago. Por ejemplo, en efectivo, tarjeta o transferencia.

Cómo hacer una factura: ejemplos paso a paso

  • Usa plantillas de factura. Todo es más fácil si cuentas con una plantilla para agilizar la creación de tus facturas. Podrás rellenar los datos de tus facturas en un documento adaptado a la ley que, además, se puede personalizar de manera sencilla y efectiva. En Holded es muy fácil montarlas y podrás elegir entre varios modelos.
  • Asegúrate de que todo lo que vas a reflejar en tu documento de factura (datos, importe total, datos del cliente, impuestos, etc.) está consensuado por los dos profesionales implicados.
  • Rellena tus facturas con todos los datos correctos. Conviene revisarlos porque, en el caso de que se escape algún error, puede acabar derivando en problemas para tu negocio.
  • Decide si trabajarás en tu negocio con factura tradicional (en papel) o factura electrónica.
  • Envía tu factura y conserva una copia.
  • Observa que se cumplen los períodos de pago que hayas pactado.

Ejemplos para cada tipo de factura

Teniendo en cuenta los requisitos que te hemos mencionado anteriormente, vamos a enumerar los cinco tipos de factura que existen para que elijas el que más te conviene y añadiremos un ejemplo práctico de cada uno de ellos:

1. Ordinaria

Ejemplo de factura Ordinaria
Ejemplo de factura ordinaria

Como puedes ver, la factura ordinaria es la más común. Ahora bien, la forma en la que se distribuyan los datos depende de la persona que lo emita. Si estás aquí porque quieres conseguir un sistema rápido para liberarte de la facturación, existen herramientas para hacer que la emisión de estos documentos sea fácil y ágil. Por ejemplo, con el módulo de facturación de Holded podrás automatizar toda tu facturación y ganarás tiempo para dedicarte a otros aspectos de tu negocio.

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2. Factura simplificada o ticket

Ejemplo de factura: Ticket
Ejemplo de ticket o factura simplificada

La factura simplificada o ticket es lo mismo que lo anterior, pero de forma resumida. Es decir, es un documento o factura que no incluye los datos del cliente. Se usa habitualmente para agilizar los pagos y tienen una serie de requisitos para poder emitirlas:

  • Facturas cuyo importe no supere los 400 euros (IVA incluido).
  • Facturas rectificativas.
  • Los que se autoricen por el departamento de Gestión Tributaria.
  • En operaciones donde el Reglamento de Facturación permite expedir tickets, siempre que no excedan de 3.000 euros con IVA incluido.

3. Proforma

Ejemplo de factura Proforma
Ejemplo factura proforma

La proforma no es una factura a efectos legales, es una especie de justificante que sirve para que ambas partes acuerden un compromiso de inversión futura. O dicho de otra manera, una mezcla entre factura y presupuesto. Suele tener la estructura de una factura normal y corriente aunque, tal y como puedes ver en el modelo adjunto, siempre ha de ir etiquetada como “factura proforma”.

4. Rectificativa

Ejemplo de Factura Rectificativa
Ejemplo de factura rectificativa

Una factura rectificativa, también conocida como factura de abono, es aquella factura que se emite para realizar modificaciones o ampliaciones de otra factura original. Sirve para subsanar errores de facturación y, a efectos prácticos, funciona como una factura normal y corriente igual que aquella a la que va a sustituir, pero con las cantidades correctas.

5. Recapitulativa

Ejemplo de Factura Recapitulativa
Ejemplo factura recapitulativa

Las facturas recapitulativas sirven para agrupar distintas operaciones comerciales de un mismo cliente dentro de un mes natural. Es, tal y como puedes ver en el ejemplo de arriba, una factura ordinaria en la que usaremos los conceptos para reflejar cada una de las operaciones comerciales.

Esperamos que estos ejemplos de modelos de factura te sirvan de ayuda y lo tengas todo claro para poder emitir la que mejor se adapte a tus necesidades o a las de tu clientela.

Preguntas frecuentes

¿Cómo crear una factura?

Si llevar la facturación de tu negocio te supone casi un suplicio, lo mejor que puedes hacer es contar con un software de gestión que te facilite la tarea. Con Holded podrás crear facturas en segundos -no, no es broma, pruébalo gratis y convéncete-.

Gracias a las diferentes plantillas, podrás guardar toda tu información comercial y solo tendrás que añadir los datos de tu cliente y enviársela para que efectúe el pago.

Los plazos son importantes, por lo que la factura debe presentarse el mismo mes natural en el que se ha efectuado la venta. No importa si no se trata de productos, la prestación de servicios también tiene que figurar en el documento.

¿Qué datos debe tener una factura?

Para que una factura sea aceptada por la Agencia Tributaria tiene que contener esta información:
– El número y/o serie
– La fecha de expedición
– Los datos fiscales tanto del emisor como del receptor de la factura
– El concepto, el importe total y los impuestos facturados
– La forma de pago

¿Cómo funcionan las facturas electrónicas?

La facturación electrónica no es más que la digitalización de las facturas que las empresas o trabajadores autónomos emiten para cobrar los productos o servicios prestados. De este modo, una factura electrónica, igual que la de papel, sirve para justificar ciertas operaciones financieras.

¿Tiene los mismos efectos legales? Sí, pero el formato es digital. La diferencia es que su expedición tiene que contar con el consentimiento del destinatario, cosa que no ocurre con las facturas en papel.

Como en el resto de facturas, las electrónicas también deben incluir toda la información necesaria relativa a la transacción realizada y deben cumplir ciertos requisitos que garanticen la legibilidad, autenticidad e integridad.

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Raül De Tena
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