Te explicamos todo lo que necesitas saber sobre cómo hacer una factura desde cero, incluyendo ejemplos de los cinco modelos más comunes, para que no te hagas un lío a la hora de emitir este documento de carácter mercantil.
Si te planteas cómo hacer una factura, lo primero que debes tener en cuenta es la información obligatoria que debe contener. Al generarla, es fundamental inlcuir datos clavecomo el emisor y el cliente, la fecha y el número de factura, además de una descripción clara de los productos o servicios ofrecidos.
También deben indicarse los importes correspondientes (base imponible, IVA y, en su caso, el IRPF). No hay que olvidar el total a pagar. Además, para que la factura sea válida legalmente debe seguir un orden numérico coherente y contener toda la información obligatoria.
En este artículo puedes encontrar una explicación detallada sobre como hacer una factura de los modelos más comunes y usarlos de ejemplo para que la gestión de tu facturación no te dé quebraderos de cabeza.
Para ello, es necesario recapitular un poco y empezar por los básicos entre los básicos: ¿qué es una factura? Y seguir con: ¿cuáles son los datos imprescindibles que deben aparecer independientemente de su modelo?
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Si recurrimos a la definición del diccionario encontramos: “Cuenta en la que se detallan las mercancías compradas o los servicios recibidos, junto con su cantidad y su importe, y que se entrega a quien debe pagarla”. No lo hubiésemos resumido mejor. A fin de cuentas, una factura es un comprobante de una transacción.
Hay diferentes tipos de factura. Dependiendo de las necesidades de quien la emita, aparecerán unos datos u otros, en un orden específico. Un ejemplo de estilo sería la factura electrónica.
Debes tener en cuenta, y muy claros, cuáles son los datos que deben estar en una factura para que sea válida a ojos de la administración pública. Te los listamos a continuación.
Te interesa: Cómo hacer una factura a mano.
Esta es la información que una factura debe incluir para considerarse legal:
Teniendo en cuenta los requisitos que te hemos mencionado anteriormente, un ejemplo de factura sería el siguiente:
Como existen diversos tipos de facturas, vamos a añadir un ejemplo práctico de los 5 tipos más comunes
Como puedes ver, la factura ordinaria es la más común. Ahora bien, la forma en la que se distribuyan los datos depende de la persona que lo emita. Si estás aquí porque quieres conseguir un sistema rápido para liberarte de la facturación, existen herramientas para hacer que la emisión de estos documentos sea fácil y ágil. Por ejemplo, con el módulo de facturación de Holded podrás automatizar toda tu facturación y ganarás tiempo para dedicarte a otros aspectos de tu negocio.
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La factura simplificada o ticket es lo mismo que lo anterior, pero de forma resumida. Es decir, es un documento o factura que no incluye los datos del cliente. Se usa habitualmente para agilizar los pagos y tienen una serie de requisitos para poder emitirlas:
La proforma no es una factura a efectos legales, es una especie de justificante que sirve para que ambas partes acuerden un compromiso de inversión futura. O dicho de otra manera, una mezcla entre factura y presupuesto. Suele tener la estructura de una factura normal y corriente aunque, tal y como puedes ver en el modelo adjunto, siempre ha de ir etiquetada como “factura proforma”.
Una factura rectificativa, también conocida como factura de abono, es aquella factura que se emite para realizar modificaciones o ampliaciones de otra factura original. Sirve para subsanar errores de facturación y, a efectos prácticos, funciona como una factura normal y corriente igual que aquella a la que va a sustituir, pero con las cantidades correctas.
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Las facturas recapitulativas sirven para agrupar distintas operaciones comerciales de un mismo cliente dentro de un mes natural. Es, tal y como puedes ver en el ejemplo de arriba, una factura ordinaria en la que usaremos los conceptos para reflejar cada una de las operaciones comerciales.
Esperamos que estos ejemplos de modelos de factura te sirvan de ayuda y lo tengas todo claro para poder emitir la que mejor se adapte a tus necesidades o a las de tu clientela.
La facturación electrónica no es más que la digitalización de las facturas que las empresas o trabajadores autónomos emiten para cobrar los productos o servicios prestados. De este modo, una factura electrónica, igual que la de papel, sirve para justificar ciertas operaciones financieras.¿Tiene los mismos efectos legales? Sí, pero el formato es digital. La diferencia es que su expedición tiene que contar con el consentimiento del destinatario, cosa que no ocurre con las facturas en papel.Como en el resto de facturas, las electrónicas también deben incluir toda la información necesaria relativa a la transacción realizada y deben cumplir ciertos requisitos que garanticen la legibilidad, autenticidad e integridad.
