Facturación

Cómo generar y enviar facturas FACe: Paso a paso en 2023

Almudena Galán

Con la Administración Pública hemos topado. No es ningún secreto que los profesionales que trabajan con las Administraciones muchas veces sufren para cobrar por la prestación de sus servicios. Sin embargo, todo debería ser más fácil con la factura FACe. ¿No sabes de qué hablamos? Pues sigue leyendo…

¿Qué es una factura FACe?

Desde el 15 enero de 2015, todas las facturas dirigidas a las Administración Públicas de España tienen que ser obligatoriamente facturas electrónicas, según indica la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.

Para facilitar la gestión de estas facturas, el Gobierno creó FACe, el Punto General de Entrada de Facturas de la Administración General del Estado. Se trata de un portal online que deben utilizar todos los autónomos o empresas que emitan facturas a los organismos públicos estatales, autonómicos y locales.

La factura FACe es el nombre que recibe la factura electrónica emitida a través de este sistema, aunque en realidad FACe es el portal online oficial para enviar dichas facturas.

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¿Cómo y dónde se generan las facturas FACe de la Administración Pública?

Para hacer una factura FACe lo primero que vas a necesitar un programa de facturación. Hay diversas soluciones gratuitas y de pago que permiten rellenar toda la información necesaria de la factura y generar el documento electrónico con el formato oficial. La propia Administración nos ofrece la aplicación Facturae, un programa de gestión de facturación electrónica, pero ya ni siquiera cuenta con soporte técnico.

Por otro lado, tendrás que firmar la factura electrónica con un certificado electrónico oficial. También tienes la opción descargar el programa AutoFirma e instalarlo en un ordenador. La interfaz te explicará los pasos a seguir (básicamente, subir el archivo y pinchar el botón de “Firmar”).

Por supuesto, emitir facturas correctamente a las Administraciones Públicas es muy fácil con el programa de facturación de Holded. En la plataforma encontrarás todos los pasos a seguir para crear y descargar tu factura FACe de forma sencilla y con unos pocos clics.

¿Qué es y cómo funciona Facturae?

Facturae es el formato de facturas electrónicas que se generan a través del programa homónimo, una solución gratuita facilitada por la Administración que dejó de actualizarse allá por 2016. Por lo tanto, a día de hoy tenemos que quedarnos con que el formato Facturae es el formato correcto para enviar la factura a través del portal FACe, pero no es necesario crearlas a través de dicha aplicación.

No obstante, el software sigue funcionando. Para generar una factura a través de Facturae, solo tienes que abrir el programa, hacer clic en el botón “Generar factura” y rellenar todos los apartados:

  • Datos generales.
  • Emisor y receptor.
  • Detalle de la factura (incluyendo la base imponible y el tipo impositivo).
  • Descuentos, retenciones, suplidos, datos de pago y otros datos adicionales.
  • Totales.

Este programa también permite firmar la factura electrónica generada (si tienes instalado previamente el certificado digital). Y hasta podrás insertar el logo de tu empresa para darle un toque más profesional.

Pasos para generar y enviar facturas FACe

Bien, ahora vamos al núcleo duro del asunto. Como hemos indicado, primero deberás generar tu factura electrónica con tu software de facturación. Una vez firmada con certificado digital o AutoFirma, para enviar facturas FACe tienes que seguir estos pasos:

1.—Entra en el portal FACe.

2.—Haz clic en el botón “Enviar factura”.

hacer clic en Enviar factura

3.—Elige uno de los sistemas para identificarte: Cl@ve, firma electrónica o certificado electrónico.

elegir sistema para identificarte

4.—A continuación, aparecerá un pequeño formulario. Aquí debes introducir tu correo electrónico para recibir las notificaciones pertinentes, y también adjuntar el archivo de la factura generado por tu programa de facturación. Si tienes anexos, también puedes subirlos antes de remitir la factura.

rellenar formulario

5.—Una vez introducido el email y la factura, se activará el botón “Remitir Factura”.

6.—En la siguiente pantalla aparece un resumen con los datos que vas a enviar: datos del emisor y del destinatario, oficina contable, órgano gestor, importe… Lo único que tienes que hacer en este paso es comprobar que toda la información es correcta.

7.—Haz clic en el botón “Confirmar”.

¡Listo! Si has seguido bien todos los pasos, la interfaz te indicará que la factura ha sido registrada correctamente. Por último, puedes (y debes) descargar el justificante del envío de la factura en formato PDF.

¿Cuál es la importancia de las facturas FACe?

Los objetivos primordiales de las facturas FACe son mejorar la eficiencia y la productividad del tejido empresarial, reducir cortes, simplificar las gestiones, fomentar la transición hacia una economía digital, seguir avanzando en el proceso de transformación digital y, en última instancia, proteger el medioambiente.

No obstante, todos los profesionales que han prestado servicios para una Administración Pública saben de buena mano saben que se suele cobrar tarde y mal (y a veces nunca). En principio, FACe debería poder canalizar de una forma más efectiva estas operaciones para que los profesionales no tiemblen a la hora de aceptar un encargo del Estado.

Preguntas frecuentes

¿Qué requisitos se necesitan para emitir facturas electrónicas en España?

La factura electrónica es un “equivalente funcional” de la factura en papel, según indica el Gobierno en el Portal de la Administración Electrónica. En este sentido, la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, define la factura electrónica como “un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que impide el repudio de la factura por su emisor”. ¿Pero qué requisitos son estos?

1. Número de factura.
2. Fecha de expedición.
3. Razón social del emisor y el receptor.
4. NIF del emisor y el receptor.
5. Domicilio del emisor y el receptor.
6. Descripción de las operaciones (base imponible).
7. Tipo impositivo.
8. Cuota tributaria.
9. Fecha prestación del servicio (si es distinta a la de expedición).

Por su parte, el receptor tiene que tener el software adecuado para la validación de la factura y está obligado a guardar las facturas recibidas electrónicamente. En cuanto al emisor, ha de cumplir los siguientes requisitos:

– Tener el consentimiento previo del receptor.
– Garantizar la autenticidad del origen (identidad) y la integridad de las facturas con los certificados digitales.
Archivar las facturas digitalmente tal y como fueron enviadas.
– Proporcionar al receptor el software adecuado que le permita validar las facturas firmadas.

¿Es obligatorio emitir facturas electrónicas en España?

Desde el 15 de enero de 2015, en España todas las facturas remitidas a la Administración Pública tienen que ser electrónicas. Además, la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (más conocida como la ley Crea y Crece), indica que “todos los empresarios y profesionales deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales”.

De hecho, la obligatoriedad de la emisión de facturas electrónicas en España ha entrado en vigor en 2023 para todos aquellos autónomos o empresas que tengan una facturación superior a ocho millones de euros. El resto tienen de plazo hasta 2025 para emitir todas sus facturas en formato digital.

¿Existen otras formas de generar y enviar facturas FACe?

Lo cierto es que la Administración Pública no deja mucho margen de maniobra en este sentido. En otras palabras: si quieres cobrar, te va a tocar crear una factura electrónica con el formato oficial, firmarla, entrar en FACe y seguir todos los pasos.

Ahora bien, eso no implica que no haya otras vías. El software de facturación de Holded te ayuda a generar y descargar tus facturas FACe ya preparadas con los correspondientes requisitos y formatos oficiales para que solo tengas que firmarlas y subirlas en formato XML a la página web del organismo pertinente.

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