Datos de facturación: ¿Qué debe contener una factura?

Aunque existen diversos formatos para una factura, todos están obligados a contener ciertos requisitos mínimos para que el documento sea válido.

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La factura electrónica es el modelo de factura que predominará en breve. Si tenemos en cuenta que desde 2015 la Administración Pública ya solo acepta este tipo de facturas, podemos prever fácilmente que pronto se prescindirá totalmente de las tradicionales facturas en papel.

Sin embargo, antes de lanzarnos a utilizarla, hay que tener claros cuáles son los requisitos de la factura electrónica para que tenga la misma validez legar que la emitida en papel.

¿Cuáles son los requisitos de la factura electrónica?

Por regla general, los requisitos de la factura electrónica son los mismos que se exigen para cualquier factura emitida en papel. Se especifican en el artículo 6 del reglamento que regula la facturación, el Real Decreto 1496/2003 que hay nueve cosas:

  1. Número de factura y, en su caso, serie.
  2. Fecha de expedición.
  3. Nombre y apellidos, razón o denominación social tanto del emisor como del receptor de la factura.
  4. Número de identificación fiscal (NIF) de ambas partes.
  5. Domicilio del emisor y del receptor.
  6. Descripción de las operaciones para determinar la base imponible del impuesto.
  7. Precio unitario de las operaciones. Es decir, sin incluir impuestos.
  8. El tipo impositivo que se aplica, así como la cuota tributaria.
  9. La fecha en la que se hayan efectuado las operaciones siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.

Así que, de aquí en adelante, todo lo que expliquemos sobre la facturación en Además de estas condiciones, que se comparten con las facturas emitidas en papel, tanto el emisor como el receptor deberán:

  • Disponer de un software para validar la factura.
  • Almacenar las facturas recibidas de forma digital.

Requisitos mínimos para que una factura sea legal

Para que un documento pueda ser considerado como factura deben aparecer, como mínimo, los siguientes datos:

Número de factura y serie

Se trata de un número que identifica a cada una de las facturas que emitas y, por lo tanto, tendrá que ser única. Es algo así como el DNI de las facturas y su numeración deberá ser correlativa. Dentro de un mismo año no podremos emitir dos facturas con el mismo número. Por ejemplo, si la anterior factura fue la 7, la siguiente deberá ser la 8. Deben tener una continuidad.

La normativa nos permite establecer series de facturación diferentes. De este modo, podremos tener varios listados de facturas cuando haya razones que lo justifiquen. Esta práctica suele realizarse, por ejemplo, cuando tengamos varios establecimientos o tiendas desde las que facturamos.

Fecha de expedición de la factura

Es muy importante que dentro de cada factura aparezca la fecha de su emisión. A efectos tributarios es fundamental, ya que supondrá el periodo en el que se ha facturado la misma y el momento en el que se imputan los impuestos que le corresponden. Además, a efectos de cobro, se utiliza la fecha de expedición para empezar a contabilizar el plazo para pagarla.

Datos fiscales del emisor y receptor de la factura

Es necesario indicar en la factura los datos fiscales tanto del emisor como del receptor de la factura en cuestión. Los datos que debes incluir son los siguientes:

  • Nombre y apellidos en caso de trabajadores autónomos.
  • Denominación social en caso de empresas.
  • Domicilio
  • Número de identificación fiscal, DNI para los autónomos y NIF para las empresas.

Concepto, importe e impuestos de la factura

En el documento de la factura es importante indicar el concepto, es decir, por qué se emite. Deberemos indicar el producto o la descripción de los servicios prestados por los que se va a realizar el pago.

Este concepto nos indicará la base imponible a incluir en la factura, ya que dependiendo del producto o servicio que vayamos a proveer corresponderá un IVA normal, reducido, súper reducido o incluso una exención de IVA. En este último caso, también será necesario que indiquemos la normativa legal por la cual no se aplica IVA.

En lo que respecta al importe, deberemos diferenciar entre la suma del producto o servicio prestado (antes de impuestos) y el total, que obtendremos sumándole los impuestos. Para calcular la base imponible debemos tener en cuenta el importe del producto o servicio menos la retención de IRPF y los posibles descuentos que vayamos a aplicar. Esta es la cantidad a la que se aplicarán los impuestos.

Las facturas electrónicas tendrán la misma validez que las originales siempre que contengan idéntica información en la factura emitida y en la recibida y contengan los datos obligatorios enumerados. La facturación es una obligación de todos los autónomos y también lo es guardar y archivar las facturas.

Requisitos que debe cumplir el emisor

  • Solicitar el consentimiento del receptor mediante el cual asegure que está de acuerdo en recibir una factura electrónica.
  • Garantizar la autenticidad del origen (su identidad), además de la integridad y la legibilidad de las facturas.
  • Almacenar las facturas digitalmente.
  • Garantizar el acceso a las facturas ya sea en su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga de la misma, y su impresión.

¿Es necesario que una factura electrónica esté firmada?

Esta es una de las preguntas más comunes a la hora de pasarse a la facturación electrónica. Y no, no es obligatorio. El único requisito que se exige es que se garantice la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica. Esto es posible utilizando la firma electrónica, pero también hay otros modos de hacerlo.

El único requisito es que se permitan controles de gestión que deben permitir la creación de una auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios.

También podemos realizar un intercambio electrónico de datos (EDI) y utilizar medios validados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).

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