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¿Qué es la facturación?

¿Conoces todos los tipos de factura que existen? ¿Sabes si la facturación online es igual de válida que la tradicional? Aquí te lo explicamos todo.

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De la facturación no se libra absolutamente nadie en el mundo de los negocios en general y del emprendimiento en concreto.

Al fin y al cabo, el motivo por el que cualquier persona se mete en este mundo es precisamente para ganar dinero. Pero para ello hay que pasar por el trámite de las facturas… ¿Y puedes decir a ciencia cierta que tienes esta burocracia totalmente controlada?

¿Qué es la facturación electrónica?

Empecemos por una duda habitual que suele surgir cuando un emprendedor o empresario se topa por vez primera con el misterioso mundo de la facturación: ¿tienen la misma validez legal una factura en papel (a lo que comúnmente solemos identificar como factura tradicional) y una factura electrónica? La respuesta es que sí… pero con un matiz mínimo.

Al fin y al cabo, al hablar de factura electrónica nos estamos refiriendo a una factura que se expide y recibe exclusivamente en formato electrónico. Y aquí la diferencia: la validez de este tipo de documento depende fundamentalmente de que el destinatario consienta en usar este formato y no el tradicional.

Así que, de aquí en adelante, todo lo que expliquemos sobre la facturación en general podrás aplicarlo igualmente a la facturación online. Sigamos…

¿Cuántos tipos de facturas existen?

¿Todas tus facturas son iguales y no tienen en cuenta el hecho de que, dependiendo de la naturaleza de la transacción que cubran, probablemente deberían ser diferentes unas de otras? Entonces necesitas urgentemente conocer los cuatro principales tipos de factura que existen a día de hoy.

1. Facturas simplificadas

Es el tipo de factura que actualmente sustituye al antiguo tique de compra. Es, al fin y al cabo, el que se obtiene en un establecimiento. La Agencia Tributaria solo lo acepta en cuatro supuestos:

  • En el caso de no superar los 400 euros (contando el IVA)
  • En el caso de las facturas rectificativas
  • En el caso de haber recibido una autorización por parte del Departamento de Gestión Tributaria
  • En el caso de registrar una operación comercial en la que el Reglamento de Facturación permita la emisión de tiques (lo que suele cubrir las operaciones comerciales que no superen los 3000 euros IVA incluido).

2. Facturas ordinarias

Son las facturas estándares, las más comunes: una prueba física de una operación comercial. Esta operación hace referencia a una compra, una venta o la prestación de un servicio.

3. Facturas rectificativas

También conocidas como facturas de abono. Son los documentos que se emiten con la intención de modificar o ampliar una factura original.

4. Facturas recapitulativas

Este tipo de facturas permite agrupar diferentes operaciones comerciales realizadas para un mismo cliente dentro de un mismo mes natural.

Una nota: los albaranes no se consideran facturas, son comprobantes de entrega de mercancía, y por eso mismo los hemos dejado fuera de esta tipología. Y lo mismo ocurre con la factura proforma, que no tiene valor fiscal y que solo opera a nivel presupuestario.

¿Existen obligaciones de facturación?

El Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre es el reglamento que regula las obligaciones de facturación y que establece todo un conjunto de normas que han de cumplir todas las facturas. Este decreto establece los diferentes tipos de facturas, estipula el contenido de los documentos (ya sabes: NIF, fecha de expedición, razón social, etc.), observa las características específicas de la factura electrónica, establece los plazos de pago y, sobre todo, deja bien claros cuáles son los requisitos.

Son tres requisitos que, obviamente, has de tener en cuenta si quieres que tus documentos tengan valor legal…

  • Legibilidad. La factura ha de poder leerse sin dificultad.
  • Autenticidad. Se ha de garantizar la identidad del emisor y el receptor.
  • Integridad. Igualmente, se ha de garantizar que el contenido de la factura es íntegro y que, por lo tanto, no se ha modificado de forma ilegal.

¿Cuáles son los beneficios de las facturas electrónicas?

Una vez concretado que, ante los ojos de la administración pública, las facturas emitidas de forma electrónica tienen el mismo valor legal que las tradicionales, cabe preguntar: entonces, ¿cuáles son los beneficios de la facturación online?

  • Agilizan la tramitación (incluido el cobro, evidentemente).
  • Mitigan los errores humanos.
  • Disminuyen los costes de impresión y envío. Lo que, además, acaba teniendo un menor impacto en el medio ambiente.
  • Permiten un mejor almacenamiento de los documentos (en un disco duro que no ocupa espacio físico).
  • Dificulta el fraude.
  • Contribuye a la modernización de la economía. Algo que, no es necesario decirlo en voz alta, siempre es mucho más que deseable.

¿Necesito un programa de facturación?

Llegado a este punto, y con todos los detalles de la facturación bajo tu control, probablemente te estés preguntando si necesitas incorporar un programa de facturación a tu vida profesional. Puede que seas el contable de una empresa o un emprendedor enterrado bajo una buena pila de papeles… En ambos casos, la respuesta es sencilla: sí, necesitas un programa de facturación.

Si quieres blindar tus documentos ante la Agencia Tributaria, lo mejor que puedes hacer es permitir que un software dedicado te ayude a la hora de abordar la emisión de la factura. Y es que este tipo de programas incluyen todo un conjunto de herramientas que no solo te permiten trabajar a tiempo real en la nube, sino que te ayudan a moverte dentro de la legalidad más estricta y, sobre todo, te permiten automatizar todo un conjunto de procesos que servirán para facilitar tu vida laboral diaria.

Un programa de facturación como Holded te permitirá entre muchas cosas:

¿Todas tus facturas son iguales y no tienen en cuenta el hecho de que, dependiendo de la naturaleza de la transacción que cubran, probablemente deberían ser diferentes unas de otras? Entonces necesitas urgentemente conocer los cuatro principales tipos de factura que existen a día de hoy.

  • Profesionalizar tus servicios con plantillas que se adaptan a tus necesidades
  • Cobrar de manera rápida gracias a su compatibilidad con cientos de bancos
  • Visualizar tus finanzas al tener toda la información en un solo lugar
  • Conciliar facturas y transacciones bancarias en tiempo récord
  • Ver informes sobre gastos y movimientos

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