¿Qué es la facturación?

¿Conoces todos los tipos de factura que existen? ¿Sabes si la facturación online es igual de válida que la tradicional? En este post te explicamos todo lo necesario para disipar tus dudas en este sector de la contabilidad.

La facturación es un proceso del que no se libra absolutamente nadie en el mundo empresarial. Por eso, es importante tener este tipo de burocracia totalmente controlada teniendo en cuenta los impuestos de España.

¿Qué es la facturación electrónica?

Empecemos por una duda habitual que suele surgir cuando una persona emprendedora o alguien de una empresa se topa por vez primera con el misterioso mundo de la facturación: ¿tienen la misma validez legal una factura en papel, o lo que es lo mismo, una factura tradicional y una factura electrónica? La respuesta es sí… pero con un matiz mínimo.

 

Al fin y al cabo, al hablar de factura electrónica nos estamos refiriendo a una factura que se expide y recibe exclusivamente en formato digital, por ejemplo a través del correo electrónico. Y aquí está la diferencia: la validez de este tipo de documento depende fundamentalmente de que el destinatario consienta en usar este formato y no el tradicional.

 

Así que, de aquí en adelante, todo lo que expliquemos sobre la facturación en general podrás aplicarlo igualmente a la facturación online.

¿Cuántos tipos de facturas existen?

Si todas tus facturas son iguales y en tu negocio no tienes en cuenta el hecho de que deberían ser diferentes dependiendo de la naturaleza de la transacción que cubran, necesitas urgentemente conocer los cuatro principales tipos de factura que existen a día de hoy.

 

1. Facturas simplificadas

 

Es el tipo de factura que actualmente sustituye al antiguo ticket de compra. O dicho de otra manera, es el documento que se obtiene al realizar una adquisición de bienes en un establecimiento. La Agencia Tributaria solo lo acepta en estas cuatro opciones:

  • Si no supera los 400 euros (IVA incluido).
  • Si se trata de una factura rectificativa.
  • Al haber recibido una autorización por parte del Departamento de Gestión Tributaria.
  • En el caso de registrar una operación comercial en la que el Reglamento de Facturación permita la emisión de tickets, lo que suele cubrir las operaciones comerciales que no superen los 3.000 euros con el IVA incluido.
     

2. Facturas ordinarias

Son las facturas de uso estándar, las más comunes: un registro físico de una operación o pago comercial. Esta operación hace referencia a una compra, venta o prestación de un servicio.

 

3. Facturas rectificativas

También conocidas como facturas de abono. Son los documentos que se emiten con la intención de modificar o ampliar los datos de una factura original.

 

4. Facturas recapitulativas

Este tipo de facturas permite agrupar diferentes operaciones comerciales realizadas para un mismo cliente dentro de un mismo mes natural.

 

A tener en cuenta: los albaranes no se consideran facturas, son comprobantes de entrega de mercancía a proveedores, y por eso mismo los hemos dejado fuera de esta tipología. Y lo mismo ocurre con la factura proforma, que no tiene valor fiscal y que solo opera a nivel presupuestario.

¿Existen obligaciones de facturación?

El Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, es el reglamento que regula las obligaciones de facturación y que establece todo un conjunto de normas que han de cumplir todas las facturas. Este decreto establece los diferentes tipos de facturas, estipula el contenido de cada uno de los documentos (por ejemplo: NIF, fecha de expedición, razón social, dirección, etc.), observa las características específicas de la factura electrónica, establece los plazos de pago y, sobre todo, deja bien claros cuáles son los requisitos y pasos a seguir para que cumplan la normativa.

 

Estos tres requisitos son los que has de tener en cuenta si quieres que la emisión de tus documentos tengan valor legal de cara a Hacienda:

 

  • Legibilidad. La factura se ha de poder leer sin dificultad.
  • Autenticidad. Se ha de garantizar la identidad del emisor y el receptor.
  • Integridad. Se ha de asegurar que el contenido de la factura sea íntegro y que, por lo tanto, no se haya modificado de forma ilegal.

¿Cuáles son los beneficios de las facturas electrónicas?

Una vez afirmado que, ante los ojos del Estado, las facturas emitidas de forma electrónica tienen el mismo valor legal que las tradicionales, cabe preguntar: ¿Cuáles son los beneficios de la facturación online?

 

  • Agilizan la tramitación (incluido el cobro, evidentemente).
  • Mitigan los errores humanos.
  • Disminuyen los costes de impresión y envío. Lo que, además, acaba teniendo un menor impacto en el medio ambiente.
  • Permiten un mejor almacenamiento de los documentos (en un disco duro o base de datos que no ocupa espacio físico).
  • Dificulta el fraude.
  • Contribuye a la modernización de la economía.

¿Necesito un programa de facturación?

Llegados a este punto, y con todos los detalles de la facturación bajo control, probablemente te estés preguntando si necesitas incorporar una solución que te ayude con los números de tu negocio, es decir, incluir un programa de facturación a tu vida profesional

 

Puede que formes parte de un grupo de empresarios o seas un emprendedor enterrado bajo una buena pila de papeles… En ambos casos, la respuesta es sencilla: sí, necesitas un programa de facturación. De hecho, muchas empresas ya cuentan con uno.

 

Si quieres blindar tus documentos ante la Agencia Tributaria o la administración pública, lo mejor que puedes hacer es incluir en tu equipo un software dedicado que te ayude a la hora de abordar la emisión de la factura.

 

Y es que este tipo de programas cuentan con todo un conjunto de herramientas que no solo te permiten trabajar a tiempo real en la nube, sino que te ayudan a moverte dentro de la legalidad más estricta y, sobre todo, te permiten automatizar todo un conjunto de procesos que servirán para facilitar tu vida laboral diaria y darle tintes profesionales. Haz la prueba.

 

Un programa de facturación como Holded te permitirá entre muchas cosas:

 

Si todas tus facturas son iguales y no se diferencian dependiendo de la naturaleza de la transacción que cubran, necesitas urgentemente conocer los cuatro principales tipos de factura que existen para tener tu contabilidad al día:

  • Profesionalizar tus servicios con plantillas que se adaptan a tus necesidades
  • Cobrar de manera rápida gracias a su compatibilidad con cientos de bancos
  • Visualizar tus finanzas al tener toda la información en un solo lugar
  • Conciliar facturas y transacciones bancarias en tiempo récord
  • Ver informes sobre gastos y movimientos

 

Ahora que ya estás al día de todo lo que rodea al mundo de la facturación, nada más te falta elegir una buena herramienta para tener toda la contabilidad de tu negocio bajo control.