¿Es obligatorio emitir factura electrónica?

Miedo, desconocimientos, incertidumbre… Son sensaciones muy habituales que han sentido y sienten numerosos empresarios y autónomos al lanzarse al mundo online. Sin embargo, ser digital es una necesidad en el momento actual. Y no lo decimos nosotros, sino que lo exigen las leyes y la burocracia.

Así mismo, no son pocos los emprendedores y empresarios aún analógicos que se plantean la siguiente gran cuestión: ¿es obligatorio emitir factura electrónica? En Holded te ayudamos durante todo el proceso de transformación digital y, por eso, además de ofrecerte nuestro software, elaboramos artículos como este. En él resolvemos esta gran incógnita y el resto de preguntas frecuentes que lo rodean.

¿En España es obligatorio emitir factura electrónica?

Comencemos por lo básico. Es decir, resolviendo la pregunta central de este artículo: ¿es obligatorio emitir factura electrónica? La respuesta es sí. No obstante, hay matices en cuanto a su implantación total.

Desde el 1 de enero de 2020, en España, todas las operaciones con la Administración Pública deben tener factura digital. También es obligatorio para cualquier compraventa de productos o servicios entre empresas cuya cuota anual de IVA sea superior a 90 000 euros.

Al mismo tiempo, cualquier empresa o autónomo puede emitir sus facturas para todo tipo de operación voluntariamente. De hecho, también desde 2020, que es cuando entró en vigor la normativa, es obligatorio que así sea. Sin embargo, la implantación de esta ley está siendo progresiva y a diferentes ritmos en según qué regiones. Por eso, aún hay compañías que no la llevan a la práctica.

Pero, ¿qué entendemos por factura electrónica o digital?

Por definición, una factura electrónica es un documento con el mismo valor legal y contable que una factura convencional en papel, pero emitida y recibida en formato digital. Hay diferentes tipos de facturas, pero todas ellas, digitales y analógicas, deben reflejar un conjunto de datos estructurados y firmados conforme a los requisitos legales y técnicos que exigen las autoridades fiscales. Estos son:

• Nombre fiscal y dirección del emisor y del receptor.
• Fecha de emisión.
• Número de factura.
• Descripción de la operación.
• Cantidad de bienes o servicios.
• Precio unitario.
• Precio total.
• Impuestos correspondientes.

Si no incluyes alguno de estos datos legalmente tu factura quedará invalidada. Incluso, puede acarrearte sanciones y problemas fiscales.

¿Qué ley regula la facturación electrónica?

En España, la ley que regula el uso y la obligatoriedad de la facturación electrónica es la conocida como Ley Crea y Crece, perteneciente al Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia. En ella se recoge lo establecido principalmente en dos normativas:

• El Real Decreto-Ley 16/2013, de 20 de diciembre, en el que se fijan algunas directivas de la Unión Europea en materia de factura electrónica y de lucha contra el fraude.
• El Real Decreto-Ley 8/2019, de 8 de marzo, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del IVA, que establece la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas para compraventas con el Estado y para operaciones entre empresas cuya cuota anual de IVA supere los 90 000 euros.

Con la Ley Crea y Crece también se obliga a que las facturas se guarden durante un periodo de tiempo determinado. A su vez, en ellas se recogen las sanciones para los contribuyentes que incumplan estas exigencias, las cuales te mostramos más adelante.

¿Qué objetivos se persiguen con la factura electrónica obligatoria?

Por otro lado, la facturación electrónica es un proceso que las autoridades han hecho obligatorio con el fin de lograr varios objetivos:

• Combatir el fraude fiscal en el tejido empresarial.
• Reducir los errores humanos en los procesos contables y fiscales, ya sean voluntarios o involuntarios.
• Mejorar la eficiencia en la facturación de las compañías, ya que las facturas electrónicas son más fáciles de gestionar, archivar y almacenar.
• Automatizar procesos en empresas de todo tipo.
• Ofrecer mayor transparencia y ayudar a una mejor trazabilidad.
• Mejorar la seguridad en operaciones comerciales.

Es más, hay un último objetivo de carácter medioambiental. Con las facturas digitales se reduce el uso de papel, por lo que se contribuye a un mejor uso de los recursos naturales.

¿Qué plazos tienen para adaptarse a esta obligatoriedad las empresas y los autónomos?

Realmente, las empresas y los autónomos tienen que cumplir con la obligación de emitir facturas electrónicas desde 2020. A su vez, también deben cumplir con las obligaciones digitales establecidas en la Ley Crea y Crece. Hablamos por ejemplo de tener un programa de facturación electrónica, ceñirse a las normas de seguridad y privacidad o adecuarse a las obligaciones fiscales y contables.

No obstante, los plazos dependerán de la normativa concreta y de las disposiciones adicionales que establezca cada administración pública. Así que los márgenes y las sanciones por el cumplimiento pueden variar entre territorios y empresas.

¿Qué sanciones hay por incumplir la ley sobre facturación digital?

En cuanto a sanciones, la Ley Crea y Crece establece multas administrativas para quien incumpla las obligaciones digitales fijadas, entre las que está la obligatoriedad de la factura electrónica. Los importes de esas sanciones serán:

• Hasta 3 000 euros por cada factura no emitida en formato electrónico.
• Hasta 6 000 euros por no registrar y almacenar las facturas digitales durante el plazo pertinente.
• Hasta 24 000 euros por no cumplir con las exigencias fiscales y contables relativas la regulación.
• Hasta 60 000 euros por incumplir las normas sobre seguridad y privacidad.

Si tu empresa o tú como autónomo reincides o incumples de forma grave alguna de las exigencias legislativas, podrías ver cómo el importe de la multa es aún mayor.

¿Cuál es la relación entre el Kit Digital y la factura electrónica?

A la par que la Ley Crea y Crece, tan popular últimamente, se ha popularizado otro término: el Kit Digital. Aunque te lo explicamos en profundidad en el enlace anterior, es un conjunto de herramientas y servicios digitales fomentados por el Estado para ayudar pymes y autónomos a adaptarse a la Ley Crea y Crece.

En este sentido, la factura electrónica es una de las obligaciones digitales establecidas en la Ley Crea y Crece. Así mismo, el Kit Digital proporciona soluciones de facturación electrónica con las que cumplir con estas obligaciones fijadas legalmente.

Precisamente, entre esas soluciones se encuentra el software de Holded, que es uno de los Agentes Digitalizadores de la medida, ideal para contribuir a la creación y el crecimiento de compañías de todo tipo. Nuestro programa adherido al Kit Digital te ayudará a conseguir ayudas de hasta 12 000 euros por digitalizar tu negocio. Solo nos queda animarte a aprovecharlo.