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El Diagrama de Gantt: para qué sirve y cómo puedes hacer uno

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Seguro que todos, más de una vez, hemos escuchado (o hasta pronunciado) aquello de «es que no sabía que yo tenía que hacer eso». O también: «Es que no sabía que tenía que entregarlo hoy». Ocurre demasiado a menudo, tanto en grandes como en pequeñas corporaciones. El problema, por otra parte, no afecta solo al rendimiento de esa persona, sino al de toda una cadena de trabajo.

Y ahí es donde llega el drama: si alguien olvida qué tenía que hacer o cuándo, el resto de sus compañeros acusa ese retraso y el plazo de entrega se retrasa. Las consecuencias pueden ser desastrosas, en especial cuando hemos dado una fecha de finalización del proyecto a nuestro cliente.

Contamos, sin embargo, con una herramienta tan sencilla de usar como eficaz para resolver ese problema: el diagrama de Gantt. Vamos a explicar qué es, para qué sirve, cómo se usa, cómo se subdivide, qué ventajas tiene y cómo crear el nuestro.

¿Qué es el diagrama de Gantt?

Se trata de una herramienta gráfica que está pensada para la organización y gestión de proyectos a lo largo de un determinado periodo de tiempo. Dentro de él debe quedar expuesto con absoluta claridad:

  1. Cuándo se inicia la tarea o el proyecto.
  2. Cuándo termina.
  3. Quién realiza cada parte del proyecto.
  4. La fecha de inicio y la de finalización de cada parte del proyecto asignada a cada trabajador.
  5. Una estimación muy precisa del tiempo que se tarda en acometer cada fase, con la fecha de inicio bien clara.
  6. La superposición de las tareas y si hay relación entre ellas.

Pongamos un ejemplo práctico. Tenemos una empresa de comunicación y se nos asigna la creación de una página web por parte de un cliente. Las tareas serían, por ejemplo, definición de contenidos de la web, diseño de la identidad visual, creación del mockup o boceto de la web, creación de contenidos y programación del sitio.

Vamos a necesitar a un informático, a un diseñador, a un maquetador y a un redactor, además del director de proyecto, que coordinará y asignará las tareas. Bien, una vez se han definido los contenidos entre el director de proyecto y el cliente, el redactor ya puede ponerse a escribir mientras se diseña la identidad visual y se crea el mockup.

Son tareas superpuestas, pero no interrelacionadas: cada trabajador puede seguir en paralelo sin interferir en las tareas del otro. Sin embargo, para crear el mockup vamos a necesitar que la identidad visual esté creada y aprobada: por tanto, los retrasos del diseñador sí afectarán al maquetador. Estas interrelaciones y superposiciones, con los tiempos estimados de cada tarea, deben quedar perfectamente reflejadas en el diagrama de Gantt.

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¿Para qué sirve un diagrama de Gantt?

Evidentemente, está orientado a la organización interna de una empresa. Cada proyecto queda registrado por fases y todos los implicados deben poder acceder a él para ver cuándo comenzar su tarea, qué tiempo tienen para acometerla y, en el caso de que sea necesario, modificar los tiempos (tanto si hay algún imprevisto como si se termina antes de tiempo).

La organización es la principal finalidad de crear un diagrama de Gantt, pero no es la única. Con esta herramienta también vamos a poder medir el rendimiento de cada uno de los trabajadores y extraer conclusiones. Por ejemplo, dónde son más eficaces o en qué puntos del proceso vamos a necesitar refuerzos o cambios.

Otra de las finalidades del diagrama de Gantt es la motivación del equipo. Cuando cada persona implicada en un proceso sabe con exactitud los tiempos y las tareas que le corresponden, podrá adaptar su rutina al cumplimiento de estas.

Y de la motivación también viene la implicación. El diagrama de Gantt es muy visual, de modo que el responsable de una parte del proceso, al ver que de él o ella depende que otro compañero termine su labor, se empleará a fondo para no entorpecer el flujo de trabajo.

Diagrama de Gantt en Holded

¿Cuáles son las partes del diagrama de Gantt?

Como hemos dicho en el primer apartado, hay una serie de puntos que deben quedar meridianamente claros. Para que así sea, dentro de este deben estar presentes los siguientes elementos:

  1. Fechas. Tanto del inicio y finalización del proyecto al completo como de cada fase del mismo.
  2. Qué tareas lo componen.
  3. Quién es responsable de cada tarea.
  4. Plazos de tiempo previstos para cada fase.
  5. Tareas interdependientes (esto es, las que necesitan de que la fase anterior esté completada para iniciarse).
  6. El progreso del flujo de trabajo (cada tarea finalizada o en progreso se debe ir marcando como tal).

Visualmente, un diagrama de Gantt es un gráfico con dos ejes: el vertical debe incorporar en orden las tareas que han de llevarse a cabo; en el horizontal, las fechas. Algo así:

Como ves, cada tarea se representa en el cuadro interior, y muchas de ellas están superpuestas y/o interrelacionadas. De un vistazo sabemos qué tiempo lleva cada una, en qué punto del proceso está y si se cumplen los plazos.

Pero ¿cómo hacer un diagrama de Gantt? Lo ideal es tener un software de gestión de proyectos en el que todos los implicados puedan ir viendo cuánto les falta para finalizar, cuándo podrán comenzar o cuánto le queda al eslabón anterior de la cadena de trabajo para iniciar su parte.

Con un software de gestión simplemente podremos ir informando al resto del equipo, de una manera esquemática y visual, cómo va todo. Fíjate, por ejemplo, en cómo lo hace el de Holded:

Vemos cómo a la izquierda tenemos parte del diagrama de Gantt en sí. A la derecha, arriba, el estado en el que está una parte del proyecto (en este caso, la revisión de logotipos), y abajo, el calendario que indica el tiempo que tenemos para terminar.

Pero el software de gestión de Holded tiene muchas más funcionalidades. Imagina que tú estás encargado de lo que aquí hemos dado en llamar «Proyecto 1», y acabas de terminarlo. Con solo arrastrar el recuadro de «en curso» al de «finalizado», habrás avisado al equipo de que el siguiente responsable puede arrancar con su parte:

Como te decíamos, el software de gestión que incorpora Holded es muy intuitivo. Permite ver en qué estado se encuentra cada tarea, cuáles de ellas están haciéndose, cuáles están pendientes y cuáles se han finalizado. La barra de progreso marca cuánto se ha avanzado y arriba a la derecha, el tiempo empleado para cada proyecto (los terminados, los que están en proceso y los que aún no se han iniciado).

Creando un proyecto nuevo en Holded
Cuando creas un proyecto nuevo en Holded, tienes la opción de elegir distintos tipos de plantillas, incluyendo el diagrama de Gantt.

Ventajas y desventajas de usar un diagrama de Gantt

Veamos ahora qué ventajas y desventajas tiene usar el diagrama de Gantt.

Ventajas

  • Es muy visual. El diagrama general se comprende de un vistazo, ya que desglosa cada tarea en una sola imagen y es muy sencillo de interpretar. Cada día, el equipo puede ir supervisando en qué punto del proceso se encuentra su proyecto para adaptar su tiempo a las necesidades del mismo.
  • Es muy simple. A diferencia de otras herramientas para gestionar tareas, el diagrama de Gantt es increíblemente intuitivo. Cada color, cada barra de progreso, cada tarea…, están perfectamente plasmadas en un gráfico que, además, es susceptible de modificarse.
  • Es flexible. Lo habitual, dentro de un proyecto, es que haya factores imprevistos que necesiten readaptar el esquema original. Gracias al diagrama de Gantt, incorporar estos nuevos pasos o tareas al flujo de trabajo es sencillísimo, y de este modo todos los implicados estarán al día de dichos cambios.
  • Resulta perfecto para gestionar el tiempo. Cuando hacemos un diagrama de Gantt establecemos periodos realistas para concluir cada parte del proyecto. De hecho, si hemos sido austeros a la hora de programar una de las tareas en lo que a tiempo se refiere, el responsable de la misma podrá comunicarlo antes de ponerlo en marcha. Como lo habitual es que trabajemos con varios proyectos en paralelo, sabremos organizarnos mejor dentro de nuestro horario laboral.
  • Es una herramienta motivacional. Ya lo hemos dicho antes: trabajar en equipo, ser consciente de la interdependencia de los departamentos, de la importancia de nuestra función dentro de todo el esquema, hará que nos impliquemos de manera sensata para que el resto de los compañeros no padezca las consecuencias de un retraso.
  • La comunicación fluye mejor. Especialmente, cuando estamos ante un software de gestión empresarial. Si te has fijado en cómo lo hace el de Holded, verás que basta con actualizar dentro de él el estado en el que está nuestra tarea; tan sencillo como arrastrar un bloque de un estado a otro. De esta manera, todos sabrán en cuestión de segundos el progreso de cada proyecto.

Desventajas

  • En grandes corporaciones, que manejan multitud de proyectos y mueven a decenas o cientos de personas, trabajar con diagrama de Gantt no siempre es lo mejor. Algo que, como hemos visto, es tan sencillo visualmente, puede devenir en un esquema muy complejo, difícil de interpretar y que puede llevarnos a equívocos o malas interpretaciones.
  • Hay que entender muy bien todos los procesos de nuestra propia empresa y conocer sus tiempos de ejecución para crearlo. Lo habitual, como responsable de una pyme, es que esto lo tengas absolutamente interiorizado. Pero si no es así, necesitas un periodo de aprendizaje de cada parte del proceso hasta poder elaborar un diagrama de Gantt realista.
  • Hacerlo a mano puede ser un incordio. A menudo, actualizar cada tarea se nos puede olvidar, de manera que el diagrama se convierta en papel mojado. Solo un software adecuado resolverá este potencial problema. Recuerda, si vas a incorporar algún programa a tu empresa, contar con uno que resuelva todas esas tareas que pueden mecanizarse. Programas ERP como el de Holded incorpora, además del software para gestionar proyectos, el de contabilidad, facturación y CRM (gestión de las relaciones con el cliente).
Ejemplo de un diagrama de Gantt en Holded
Vista de un diagrama de Gantt en Holded

¿Quiénes deberían hacer un diagrama de Gantt?

El diagrama de Gantt es la herramienta gráfica perfecta para pymes. Para una gran empresa, se hace complejo de usar. Una vez sabido esto, el diagrama de Gantt es perfecto para cualquier empresa que tenga proyectos muy concretos y acotados:

  1. Empresas de e-commerce. Si tenemos una tienda online, sabemos perfectamente en qué partes se divide un proyecto, desde que lo creamos o comercializamos hasta que se le entrega al cliente.
  2. Marketing y publicidad. En este tipo de empresas, el diagrama resulta altamente eficaz. Son compañías en las que múltiples factores externos pueden entrar en juego, de manera que prediseñar los tiempos de ejecución, dejando espacios para potenciales cambios por parte del cliente, es muy rentable.
  3. Diseño gráfico online y offline. Un diseñador suele encontrarse con periodos de tiempo muerto (esperar la confirmación de un cliente tras la presentación del diseño inicial) que puede aprovechar para avanzar en otros proyectos. De esta manera, especialmente si es un autónomo, podrá gestionar perfectamente su tiempo sin que ninguno de sus encargos se resienta.
  4. En general, todas las pymes del sector servicios. Y estamos hablando del sector aplastantemente mayoritario en nuestro país: más del 70% de las pymes pertenecen a él, según datos del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo. El conocimiento profundo del sector por parte del dueño de una pyme le permite establecer periodos muy realistas de entrega, por lo que un diagrama de Gantt será el mejor aliado especialmente cuando hay picos de trabajo.

¿Cómo se elabora un diagrama de Gantt?

Para crear uno, necesitamos conocer de antemano todos los elementos que conforman un proyecto y los tiempos de entrega. Y aquí incluimos a profesionales externos. Si, por ejemplo, nuestro proyecto es decorar un escaparate, antes de programar el tiempo que tardaremos en la ejecución en sí de la tarea tenemos que saber qué materiales necesitamos y, sobre todo, qué proveedores nos los van a servir y cuánto tardan en entregárnoslos. Estas serían las partes que debemos incorporar al diagrama de Gantt:

  1. Detalla una a una todas las tareas que conforman el proyecto. Comenzando, como acabamos de comentar, por aquellas externas a nosotros y de las que, por supuesto, dependemos.
  2. Cuando las tengas listadas, marca todas aquellas que son interdependientes, es decir, que no pueden ejecutarse sin la finalización previa de otra parte del proyecto, o que necesitan marchar en paralelo.
  3. Coloca cada tarea en una línea temporal dentro del diagrama, siendo realista y marcando unos periodos de ejecución razonables: ni demasiado cortos ni excesivos.
  4. Asigna cada tarea a un responsable.

Lo ideal es que, una vez tengas creado el diagrama, lo sometas brevemente a revisión con el resto del equipo. Puede que hayas puesto tiempo de más o de menos en alguna parte, bien por error o bien porque se te haya pasado por alto la complejidad de una determinada tarea. Todo ello debe de estar perfectamente claro antes de que el diagrama se convierta en una herramienta de trabajo.

Ejemplo de un diagrama de gantt en Holded
El diagrama de Gantt se puede visualizar por meses, semanas y días

¿En qué soportes podemos hacer un diagrama de Gantt?

El diagrama de Gantt lo creó un ingeniero mecánico estadounidense, Henry Gantt, allá por 1910, así que, como podrás imaginar, su primera versión fue física. Por tanto, podemos afirmar que la manera más fácil de hacer un diagrama de Gantt es… sobre un papel.

O sobre una cartulina. En ella diseñamos el diagrama y marcamos las tareas en la línea temporal. Ahora bien, ¿cómo lo actualizamos? Bien, podemos usar papelitos adhesivos e ir moviéndolos. ¿Nos acordaremos de ir hasta la cartulina, cambiar el estado de cada tarea y seguir trabajando? ¿Quién lo hace? ¿Es fiable?

Y, sobre todo, con el teletrabajo implantado en muchas de las pymes, ¿dónde lo situamos físicamente? Sí, en el siglo XX no había otro remedio, pero ahora… Ahora tenemos ordenadores interconectados.

Lo cual nos lleva a una segunda versión: hacerlo en Excel. Podemos tener un documento tipo Excel en línea e ir actualizándolo, es cierto. Pero con este programa ocurre que es uno de los programas menos intuitivos que hay, por lo que no todo el mundo se maneja bien con él.

Por último, lo ideal es contar con un software de gestión de proyectos que incorpore un diagrama de Gantt. ¿Por qué? Primero, porque este software se comparte en red y acceder a él para avisar del estado en el que dejamos una tarea nos lleva apenas segundos.

Segundo, porque si contamos con uno especialmente intuitivo, hasta los compañeros con menos pericia tecnológica sabrán manejarlo en poco tiempo. En el caso de Holded, por ejemplo, cuentas con webinars para iniciarte en el programa. De hecho, en 30 minutos ya sabrás empezar a utilizarlo. Pero, por si fuera poco, también existe Holded Academy, con todos los recursos siempre a tu disposición, desde videotutoriales hasta artículos de ayuda para resolver problemas que se te presenten. Y, por supuesto, atención personalizada en cualquier momento.

Y lo más importante de todo: cuando introduzcas este elemento en la gestión de tu negocio, verás cómo optimizas al máximo los tiempos de ejecución de tus distintos trabajos. Eso sí, para que sea realmente eficaz, debes hacerlo con un software adecuado.


Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre el diagrama de Gantt y el diagrama de PERT?

El diagrama de Gantt y el diagrama de PERT se parecen, pero no son iguales ni sirven exactamente para lo mismo. Para empezar, diremos que PERT es un acrónimo que significa «Program Evaluation and Review Tecnique» o, en castellano, «técnica de evaluación y revisión de programas».

También es una representación visual de un proyecto en el tiempo, también desglosa las tareas, también interrelaciona las que lo están y también asigna cada tarea a una persona. Eso, en lo que a parecidos se refiere. Ahora, veamos las diferencias.

Su representación gráfica. Un diagrama de Gantt se representa con barras lineales (es un gráfico de barras, en definitiva), mientras que el de PERT es lo que se conoce como diagrama de flujo. A simple vista, un diagrama de PERT, al no ser cuadrangular, puede resultar más caótico (suele representarse con líneas multidireccionales que llevan a distintos recuadros).

El diagrama de Gantt ofrece mayor estructuración. El de PERT está más orientado a personalizar paulatinamente cada tarea, mientras que el primero se enfoca hacia la organización interna de un proyecto (y de una empresa).

El diagrama de PERT es más popular en los primeros compases de un proyecto. Es más bien una guía visual para saber cómo se va a configurar el mismo y permite un mayor grado de personalización, pero a la hora de organizar y gestionar el proyecto, el diagrama de Gantt resulta bastante más acertado. Un diagrama de PERT también puede ser útil en las fases iniciales de un negocio, especialmente si no tenemos claros los tiempos de ejecución de cada tarea.

¿Qué alternativas existen al Diagrama de Gantt?

Además del diagrama de PERT, hay otras herramientas para gestionar proyectos. Estas son algunas:

Tablero Kanban. «Kanban» significa, en japonés, «señal visual», y un poco es esto lo que ofrece este tipo de tableros, que han pasado, al igual que el diagrama de Gantt, del plano analógico al digital. En origen, era un tablero dividido en columnas. Cada columna representa un flujo de trabajo y, dentro de ellas, se pegan tarjetas con las tareas correspondientes a cada tarea y se van moviendo según avance cada parte del proyecto.

Diagrama de hitos. Imagina que un proyecto es una carrera de obstáculos, y que cada obstáculo superado es una tarea finalizada. Este es un poco el espíritu de un diagrama de hitos, donde el hito es un punto de control (por simplificarlo, alguien termina su parte del proyecto y le pasa el testigo al siguiente). También puede resultar muy motivacional, pero como herramienta de organización y gestión del tiempo puede ser demasiado simple.

Diagrama de red. Si visualizamos un proyecto como una red de trabajo interconectada (imaginemos, por ejemplo, una red de ordenadores conectados entre sí), un diagrama de red puede sernos útil. El problema viene cuando hay partes del proyecto que no dependen de otras, algo que sucede en buena parte de las empresas; esta estructura pierde entonces sentido.

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Puri Ruiz
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