¿Qué es la gestión de proyectos? Métodos, etapas y herramientas

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Según un estudio realizado por Airtable (en inglés), los directores de marketing pierden un promedio de 13 horas a la semana en tareas manuales y 86% de ellos confesaron que la gestión de proyectos era una causa de estrés para sus equipos.  

Por suerte, hoy en día contamos con soluciones informáticas que nos pueden ayudar. Al igual que se puede levantar mucho peso con una palanca, se pueden lograr grandes metas con la gestión de proyectos organizada, efectiva y apoyada en las mejores herramientas.

¿Qué es la gestión de proyectos?

No se puede empezar la casa por el tejado, se comienza con un plano, se colocan los cimientos y todo va avanzando. Esto pasa igualmente con cualquier iniciativa que se emprenda, y si se cuenta con una metodología específica se habla de gestión de proyectos.

Como su propio nombre indica, la gestión de proyectos no es otra cosa que administrar de manera organizada una iniciativa. 

Normalmente la gestión de proyectos se aplica en el ámbito empresarial para hacer referencia a la definición, ejecución y consecución de una estrategia determinada. Contar con un método específico y el software adecuado es lo que realmente facilita que el proyecto se pueda convertir en viable, alcanzable y rentable.

Las reuniones que nunca terminan y los emails para cualquier pequeño detalle son esas acciones diarias que reducen la efectividad y aumentan el estrés en las empresas. Una buena gestión de proyectos permite minimizar esas pérdidas de tiempo, y enfocarse en el avance de los objetivos marcados.

¿Es lo mismo un gestor de proyecto y de tareas?

A diferencia de la gestión de tareas, la gestión de proyectos se refiere a la ejecución de un plan integral compuesto por tareas que requiere de una visión global. Es importante tener clara la diferencia, porque no basta con organizarse en tareas para lograr la máxima efectividad.

Si se elige un programa que sea gestor de tareas puede ser que se quede corto porque puede que le falte la visión global e integración general con la que cuenta un gestor de proyectos.

¿Por qué es importante la gestión de proyectos?

Cualquier proyecto necesita su gestión, ya se trate de organizar la boda de tu mejor amigo, planificar un viaje o abrir un negocio, pero es sin duda el mundo de la ingeniería el que nos ha enseñado más sobre este tema porque ellos nunca han podido arriesgarse al error.

Un fallo en un proyecto empresarial puede suponer pérdidas económicas, pero fallar en la planificación de la construcción de un puente puede cobrarse vidas.

Por esta razón, la gestión de proyectos se ha visto obligada a nacer como disciplina teórica, con una metodología rigurosa que garantice el éxito y evite errores que podrían ser letales. 

Henry Ford, por ejemplo, fue un pionero en la definición de fases y metodologías de trabajo que permitieran una forma de trabajar más eficiente en sus fábricas de coches.

La empresa japonesa Toyota también nos ha dejado su propia escuela, con el famoso método de productividad de Lean Manufacturing, también llamado el Toyota Production System.

¿De dónde viene la gestión de proyectos?

La primera pirámide egipcia no saldría perfecta, igual que el primer acueducto romano. Tuvieron que realizar planos, hacer pruebas, cometer errores y así hasta desarrollar un proyecto de gran envergadura. Cualquiera de las obras de ingeniería que aún hoy podemos admirar de la historia de la humanidad han sido fruto de una exhaustiva gestión de proyectos.

El concepto de gestión de proyectos como tal se acuñó en la Modernidad, mucho después de que egipcios, griegos, romanos y chinos legasen su patrimonio arquitectónico. Muchas fuentes apuntan a los diagramas de Gantt como el hito clave que dio lugar a la teoría de la gestión de proyectos.

Los diagramas de Henry Laurence Gantt se emplearon a nivel práctico en Estados Unidos en 1931. Gracias a sus bases teóricas se pudo levantar la presa de Hoover y también una red de carreteras interestatales.

Hoy conocemos estos diagramas porque se pueden ver en muchas herramientas de gestión de proyectos. Su aspecto es algo parecido a un esquema con flechas, donde se conectan algunos puntos, como por ejemplo una tarea y varias personas.

Otra fecha señalada en la Historia es el año 1969, cuando se formó oficialmente el PMI o Project Management Institute. Esta institución creó escuela sobre el tema de la gestión de proyectos, e incluso otorgaba certificaciones oficiales.

Décadas más tarde, en 1996, publicaron la Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos. Es como la ‘Biblia’ del tema, y se le conoce popularmente como la PMBOK, la cual actualizan de manera regular. En ella se definen unos estándares de gestión de proyectos, y cuenta con un glosario de términos que permite mantenerse al día en el asunto.

¿Cuáles son los métodos de gestión de proyectos  más comunes?

En el plano empresarial se utiliza la gestión de proyectos y con ello se puede reducir drásticamente el coste y el plazo de cualquier conjunto de tareas organizadas para un determinado fin.

Se han ido haciendo populares diferentes teorías de gestión de proyectos, como el popular método de la Ruta Crítica que permite marcar unos plazos bien claros para cada fase.

También se ha aprendido mucho desde mediados del Siglo XX de otro método igualmente conocido, el método Waterfall, que derivó del diagrama de Gantt.

Posteriormente se han ido haciendo populares otros métodos de gestión de proyectos, como el método Agile. La idea principal de este famoso método es que se trata de un concepto circular, que trabaja por fases y después revisa y vuelve a comenzar.

Estructurar de esta forma los proyectos permite:

  • Que se pueda avanzar más deprisa
  • Que se coordinen mejor los equipos
  • Que se reduzcan los recursos
  • Que se aprenda continuamente

Scrum es otro de los métodos de gestión de proyectos más extendidos y populares. Normalmente se utiliza para el trabajo en equipo, aunque se puede aplicar a cualquier área. Scrum a fin de cuentas es un marco de trabajo para facilitar la agilidad de procesos, definiendo eventos, prácticas y roles diferentes.

Kanban es otro de los más conocidos esquemas de distribución de tareas, en este caso de origen japonés. En realidad es un subsistema del método JIT o justo a tiempo por sus siglas en inglés (Just In Time).

Conocer estas distintas metodologías para organizar bien las tareas y proyectos es fundamental para dar con el sistema óptimo para tu empresa, equipo o productividad personal.

Beneficios de la gestión de proyectos

Una vez se comienza a profundizar en el tema, se descubre que esto de la gestión de proyectos es un gran mundo, una verdadera disciplina de gran complejidad. Igual que una cebolla, se puede ir avanzando por capas, y descubriendo cada vez más estrategias, herramientas, técnicas y conceptos de gran interés.

A nivel empresarial, contar con un buen sistema de gestión de proyectos tiene muchas ventajas:

  • Más productividad y ahorro de tiempo
  • Menos gastos y optimización de recursos
  • Se trabaja mejor en equipo y se fomenta la colaboración
  • Se evitan confusiones motivadas por la falta de roles y responsabilidades claras
  • Más satisfacción interna, por la agilidad de procesos
  • Aumento de la motivación, por ver los logros conseguidos de manera clara

En definitiva, un protocolo de gestión de proyectos permite mejorar la rentabilidad del negocio a todos los niveles y de forma sostenible en el tiempo. 

Las etapas de gestión de proyectos

Normalmente los proyectos se suelen dividir en cinco etapas clave:

  • Análisis de viabilidad del proyecto
  • Planificación detallada
  • Ejecución
  • Seguimiento y control
  • Cierre y evaluación

Estas fases se dividen a su vez en distintas etapas, que suelen ir en esta línea:

  • El análisis incluye valorar la viabilidad, el alcance y los riesgos
  • La planificación pasa por definir el alcance, hacer estimaciones de tiempo y costes, asignar roles y concretar un cronograma o calendario
  • La ejecución se deberá dividir en las distintas fases que marquen las propias tareas del proyecto en sí
  • En la fase de seguimiento y control se deben fijar reuniones de follow-up e informes periódicos para poder ir viendo resultados y hacer ajustes en tiempo real
  • La clausura y valoración del proyecto incluye una fase inicial de análisis, un resumen de resultados y el cierre.

En función del área, de la envergadura del proyecto y del tema que trate, se irán concretando estas distintas etapas de una forma u otra.

En todo caso, estas fases suelen ser el común denominador de cualquier gestión de proyectos.

Tanto si vas a hacerte una casa en el campo como si quieres iniciar una startup, el proyecto necesitará pasar por esas cinco etapas, y seguramente habrá distintos subproyectos que a su vez tendrán estas cinco fases, con sus sub-etapas correspondientes.

Las mejores herramientas para gestionar proyectos

‘Dadme un punto de apoyo y moveré el mundo’ dijo el matemático griego Arquímedes. Si hay un buen aliado para llevar a cabo la gestión de proyectos, es sin duda la tecnología.

A día de hoy existen muchas soluciones en el mercado que ofrecen de manera intuitiva un gestor de proyectos eficiente.

1. Holded, un gestor de proyectos que se integra con el resto del negocio

Una de las opciones destacadas es Holded, un software de gestión en la nube que entre sus funcionalidades incluye la gestión de proyectos.

Con este programa se puede llevar a cabo cualquier proyecto de principio a fin. Desde la concepción a la facturación. 

Los proyectos dentro de Holded se organizan por tarjetas y plantillas. Cada vez que creas un proyecto, deberás asignar una plantilla que a su vez tendrá las tareas divididas por tarjetas. Holded pone a tu disposición una variedad de plantillas (entre ellas la Kanban y el Diagrama de Gantt) para que elijas la que mejor se adapte a tu forma de trabajar. 

La gran ventaja es que toda esta información se puede integrar con los demás datos de la empresa.

Así, desde el departamento de Contabilidad por ejemplo, pueden hacerse cargo de las partidas de cada proyecto y recurrir a la información en tiempo real con facilidad. 

Holded te permite facturar por hora, miembro del equipo, categoría o tarifa fija. Puedes registrar tus horas trabajadas por tarea y el cálculo de la factura final se hará automáticamente. También puedes comparar lo que has gastado con lo que has presupuestado para que el trabajo no se te vaya de las manos. 

2. Trello, una solución web y para móviles de gestión de proyectos

Muchas empresas utilizan este gestor de proyectos porque es fácil y muy completo. Tiene la desventaja de que no se integra ni resuelve otras necesidades del negocio, sin embargo como gestor de proyectos es muy funcional.

Permite usar una vista de Kanban con todos los proyectos, distribuirlos en diferentes categorías y crear tareas dentro de cada uno. Asimismo, incluye asignación de roles, envío de notificaciones por correo, la posibilidad de adjuntar archivos, crear listas y mucho más.

Trello se puede utilizar desde el PC y también en smartphone o tablet, así que la gestión de proyectos se puede convertir en algo accesible para el día a día de cualquier profesional, gerente o miembro del equipo de una empresa.

3. Asana, un gestor de proyectos completo

Similar a Trello, con una interfaz distinta, Asana es un programa especializado en gestión de proyectos. Tiene una versión de aplicación web y otra para smartphones.

Este software facilit a los equipos trabajar de manera colaborativa a distancia. Permite la asignación de tareas y la definición de objetivos.

Asana tiene un apartado de portfolios donde se pueden crear proyectos y es posible visualizar el avance de cada uno, así como hacer seguimiento y enviar notificaciones al equipo.

Hay otras herramientas muy intuitivas y completas de gestión de proyectos que son similares a Trello, por ejemplo: Slack, Monday o Airtable. Todas ellas son soluciones extraordinarias si lo que se busca es poder trabajar de manera colaborativa online con todo el equipo.

Con todo, hay que señalar que la ventaja de usar un ERP como Holded es que se aplica la gestión de proyectos de manera unificada con todas las áreas de la empresa.

Cómo empezar a gestionar un proyecto

La fase cero si quieres gestionar un proyecto es que empieces teniendo claro tu objetivo. Para ello, puedes utilizar el método SMART. Como indican sus siglas en inglés, hace referencia a las cinco características que debe tener tu meta fijada:

  • Specific (específica)
  • Measurable (medible)
  • Attainable (alcanzable)
  • Realistic (realista)
  • Timely (en un plazo concreto)

Vamos a usar como ejemplo un proyecto concreto de mediano a corto plazo. Un objetivo SMART podría ser traspasar tus datos a un nuevo CRM en tres semanas. Se trata de algo concreto y medible, con un tiempo definido. Una vez consolidado el objetivo, tenemos que  evaluar si es alcanzable y realista.

Es el momento de hacer el análisis de viabilidad: ¿tienes los recursos necesarios? ¿Tenemos una cuenta que ofrece todo lo que necesitamos? ¿Existe alguien capacitado para hacer la migración??

Para esta primera fase de cualquier proyecto hay una herramienta empresarial muy útil: el FODA. Permite analizar: fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades.

Por ejemplo, en este caso, una fortaleza podría ser un equipo motivado, o la organización de tus contactos. Si resulta que vas a hacer el proyecto en el mes de agosto tienes una amenaza: muchos trabajadores se van de vacaciones.

Tu oportunidad podría ser un incremento de clientes gracias a un descuento anual que te obligue a buscar un CRM con más capacidades. .

El FODA o también llamado SWOT permite analizar fortalezas de la empresa, áreas de mejora, oportunidades del mercado y amenazas que puede sufrir el sector o el negocio en particular.

La segunda fase, la de planificación, será la que te exigirá el uso de un software como puede ser Holded para poder definir todo el plan. Es el momento de embarcarte en la gestión de proyectos y de descubrir todo su potencial.

Además, si el programa cuenta con un panel de visualización de resultados podrás hacer el seguimiento que exige la fase cuatro de la gestión de proyectos.

Holded, por ejemplo, cuenta con un panel personalizable donde visualizar el progreso de cada proyecto, su porcentaje de avance y los datos más relevantes.

Puedes acceder a esta prueba gratis de 14 días y empezar a gestionar un proyecto de manera inteligente con un software especializado en esto. Verás que llegas mucho más lejos con la herramienta y el sistema adecuado.

O aprende más aquí

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