Proyectos

Guía completa sobre la gestión de proyectos: concepto, metodologías y fases

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Según un estudio realizado por Airtable (en inglés), los directores de marketing pierden un promedio de 13 horas a la semana en tareas manuales. Al mismo tiempo, un 86% de los encuestados confesaron que la gestión de proyectos era una causa de estrés para sus equipos.

Por suerte, hoy en día contamos con soluciones informáticas que nos pueden ayudar. Al igual que se puede levantar mucho peso con una palanca, se pueden lograr grandes metas con una gestión de proyectos organizada, efectiva y apoyada en las mejores herramientas.

¿Qué es la gestión de proyectos?

Es imposible empezar a construir una casa por el tejado. Primero se comienza con un plano, después se colocan los cimientos y, a partir de ahí, todo va avanzando. Esto sucede igualmente con cualquier iniciativa que se emprenda y si se cuenta con una metodología específica, se habla de gestión de proyectos.

Por lo tanto, como su propio nombre indica, la gestión de proyectos no es otra cosa que administrar de manera organizada una iniciativa.

Normalmente, la gestión de proyectos se aplica en el ámbito empresarial para hacer referencia a la definición, ejecución y consecución de una estrategia determinada. Contar con un método específico y el software adecuado es lo que realmente facilita que el proyecto se pueda convertir en algo viable, alcanzable y rentable.

Por ejemplo, las reuniones que nunca terminan y los emails para cualquier pequeño detalle son acciones diarias que reducen la efectividad y aumentan el estrés en las empresas. Mediante una buena gestión de proyectos se minimizan esas pérdidas de tiempo y se pone el foco en el avance de los objetivos marcados.

Módulo de proyectos en Holded
Organiza tareas por prioridad y fecha de entrega.

¿Es lo mismo un gestor de proyecto y de tareas?

A diferencia de la gestión de tareas, la gestión de proyectos se refiere a la ejecución de un plan integral compuesto por tareas que requiere de una visión global. Por eso es importante tener clara la diferencia, ya que no basta con organizarse en tareas para lograr la máxima efectividad.

Si se elige un programa que sea un gestor de tareas, puede ser que el plan se quede corto. En ese caso, es posible que le falte la visión global y la integración general que ofrece el uso de un gestor de proyectos.

¿Por qué es tan relevante la gestión de proyectos?

Cualquier proyecto necesita orden y gestión: organizar la boda de tu mejor amigo, planificar un viaje, abrir un negocio… Pero es sin duda el mundo de la ingeniería el que nos ha enseñado más sobre este tema,puesto que es un campo donde nunca han podido arriesgarse al más mínimo error.

Un fallo en un proyecto empresarial puede suponer pérdidas económicas, pero fallar en la planificación de la construcción de un puente puede cobrarse vidas. Por esta razón, la gestión de proyectos se ha visto obligada a nacer como disciplina teórica, con una metodología rigurosa que garantice el éxito y que evite errores que podrían ser letales.

Henry Ford, por ejemplo, fue un pionero en la definición de fases y métodos de trabajo que permitieran una forma de producción más eficiente en sus fábricas de coches.

La empresa japonesa Toyota también nos ha dejado su propia escuela. En ella se creó el famoso método de productividad de Lean Manufacturing, más conocido como el Toyota Production System.

¿De dónde viene la gestión de proyectos?

La primera pirámide egipcia no saldría perfecta, igual que el primer acueducto romano. Tuvieron que realizar planos, hacer pruebas, cometer errores y así hasta desarrollar un proyecto de gran envergadura. Cualquiera de las obras de ingeniería que aún hoy podemos admirar de la historia de la humanidad han sido fruto de una exhaustiva gestión de proyectos.

El concepto de gestión de proyectos como tal se acuñó en la Modernidad, mucho después de que egipcios, griegos, romanos y chinos legasen su patrimonio arquitectónico. En ese aspecto, numerosas fuentes apuntan a los diagramas de Gantt como el hito clave que dio lugar a la teoría de la gestión de proyectos. Los diagramas de Henry Laurence Gantt se emplearon a nivel práctico en Estados Unidos en 1931. Gracias a sus bases teóricas se pudo levantar la presa de Hoover y también una red de carreteras interestatales.

Formulario para crear tareas
Crea formularios con Holded para organizar la creación de tareas.

En la actualidad conocemos estos diagramas porque se pueden ver en muchas herramientas de gestión de proyectos de hoy en día. Su aspecto es parecido a un esquema con flechas, donde se conectan algunos puntos, como, por ejemplo, una tarea y varias personas.

Otra fecha señalada en la Historia es el año 1969, cuando se formó oficialmente el PMI o Project Management Institute. Esta institución sentó cátedra sobre todo lo que rodea al tema de la gestión de proyectos e, incluso, otorgaba certificaciones oficiales.

Décadas más tarde, en 1996, publicaron la Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos. Es como la ‘Biblia’ del tema y se le conoce popularmente como la PMBOK, la cual actualizan de manera regular. En ella se definen unos estándares de gestión de proyectos y cuenta con un glosario de términos que permite mantenerse al día en el asunto.

¿Cuáles son los métodos de gestión de proyectos más comunes?

En el plano empresarial con una buena gestión de proyectos se puede reducir drásticamente el coste y el plazo de cualquier conjunto de tareas organizadas para un determinado fin.

La Ruta Crítica

Se han ido haciendo populares diferentes teorías de gestión de proyectos, como el conocido como método de la Ruta Crítica. Éste permite marcar unos plazos bien claros para cada fase de un trabajo.

El Método Waterfall

También se ha aprendido mucho desde mediados del Siglo XX de otro igualmente conocido: el método Waterfall. Básicamente, es una derivación del diagrama de Gantt.

Agile

Posteriormente, han ido adquiriendo fama otras metodologías de gestión de proyectos, como el método Agile. Su idea principal es que se trata de un concepto circular, que trabaja por fases y después revisa y vuelve a comenzar. Estructurar de esta forma los proyectos permite:

  • Que se pueda avanzar más deprisa.
  • Que se coordinen mejor los equipos.
  • Que se reduzcan los recursos.
  • Que se aprenda continuamente.

Scrum

Scrum es otro de los métodos de gestión de proyectos más extendidos y populares. Normalmente se utiliza para el trabajo en equipo y es aplicable a cualquier área. A fin de cuentas, es un marco de trabajo para facilitar la agilidad de procesos, definiendo eventos, prácticas y roles diferentes.

Kanban

Kanban es otro de los más conocidos esquemas de distribución de tareas, en este caso de origen japonés. En realidad, es un subsistema del método JIT o ‘Justo a tiempo’ por sus siglas en inglés (Just In Time).

Conocer estas distintas metodologías a la hora de organizar bien las tareas y proyectos es fundamental para dar con el sistema óptimo para una empresa, equipo o productividad personal.

Beneficios de la gestión de proyectos

Una vez se comienza a profundizar en el tema, se descubre que la gestión de proyectos como idea es todo un mundo. Una verdadera disciplina de gran complejidad. Igual que una cebolla, se puede ir avanzando por capas, y, de esa manera, ir descubriendo cada vez más estrategias, herramientas, técnicas y conceptos de gran interés.

A nivel empresarial, contar con un buen sistema de gestión de proyectos tiene muchas ventajas:

  • Más productividad y ahorro de tiempo.
  • Menos gastos y mayor optimización de recursos.
  • Se trabaja mejor en equipo y se fomenta la colaboración.
  • Se evitan confusiones motivadas por la falta de asignación de roles y por establecer claramente las responsabilidades.
  • Más satisfacción interna, por la agilidad que se da a los procesos.
  • Aumento de la motivación* al ver los logros conseguidos de manera clara.

En definitiva, un protocolo de gestión de proyectos permite mejorar la rentabilidad del negocio a todos los niveles. Y no solo, sino que además lo optimiza de forma sostenible en el tiempo.

*Conoce los cinco libros que todo gestor debería leer para motivarse.

Las etapas o fases de la gestión de proyectos

Habitualmente, los proyectos se suelen dividir en cinco etapas clave:

  1. Análisis de viabilidad del proyecto.
  2. Planificación detallada.
  3. Ejecución.
  4. Seguimiento y control.
  5. Cierre y evaluación.

Estas etapas consisten particularmente en llevar a cabo las siguientes acciones:

  • El análisis incluye valorar el alcance y los riesgos de todo tipo que rodean al proyecto en cuestión.
  • La planificación pasa por definir el alcance, hacer estimaciones de tiempo y costes, asignar roles y concretar un cronograma o calendario
  • La ejecución se deberá dividir en las distintas fases que marquen las propias tareas del proyecto en sí.
  • En la fase de seguimiento y control se deben fijar reuniones de seguimiento e informes periódicos para poder ir viendo resultados y hacer ajustes en tiempo real.
  • La clausura y valoración del proyecto incluye una fase inicial de análisis, un resumen de resultados y el cierre.

En función del área, de la envergadura del proyecto y del tema que trate, se irán concretando estas distintas etapas de una forma u otra. En todo caso, las fases que acabamos de desgranar suelen ser el común denominador de cualquier gestión de proyectos.

Tanto si vas a hacerte una casa en el campo como si quieres emprender con una startup o llevar el control de gestión para pymes o gran empresa, el proyecto necesitará pasar por esas cinco etapas. De hecho, seguramente habrá distintos subproyectos que a su vez tendrán estas cinco fases, con sus sub-etapas correspondientes.

Las mejores herramientas para la gestión de proyectos

‘Dadme un punto de apoyo y moveré el mundo’, dijo el matemático griego Arquímedes. Si hay un buen aliado para llevar a cabo la gestión de proyectos, es sin duda la tecnología. A día de hoy existen muchas soluciones en el mercado que ofrecen de manera intuitiva un gestor de proyectos eficiente.

Diagrama de Gantt en Holded
Diagrama de Gantt en Holded.

1. Holded

Un gestor de proyectos que se integra con el resto del negocio.

Una de las opciones más destacadas es Holded, un software de gestión de proyectos en la nube con múltiples funcionalidades. Con este programa se puede llevar a cabo cualquier proyecto de principio a fin. Desde la concepción a la facturación.

Los proyectos dentro de Holded se organizan por tarjetas y plantillas. Cada vez que creas uno debes asignar una plantilla que a su vez tendrá las tareas divididas por tarjetas. Holded pone a tu disposición una variedad de plantillas (entre ellas, la Kanban y el Diagrama de Gantt) para que elijas la que mejor se adapte a tu forma de trabajar.

La gran ventaja es que toda esta información se puede integrar con los demás datos de la empresa.

Así, desde el departamento de Contabilidad, por ejemplo, pueden hacerse cargo de las partidas de cada proyecto y recurrir a la información en tiempo real con facilidad. De hecho, en este campo, es uno de los mejores programas para hacer presupuestos.

Holded te permite facturar por hora, miembro del equipo, categoría o tarifa fija. Puedes registrar tus horas trabajadas por tarea y el cálculo de la factura final se hará automáticamente. También puedes comparar lo que has gastado con lo que has presupuestado para que el trabajo no se te vaya de las manos.

Con todo, hay que señalar que la ventaja de usar un ERP como Holded es que se aplica la gestión de proyectos de manera unificada con todas las áreas de la empresa.


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Método Kanban de gestión de proyectos en Trello

2. Trello

Una solución web y para móviles de gestión de proyectos.

Muchas empresas utilizan este gestor de proyectos porque es fácil y muy completo. Tiene la desventaja de que no se integra ni resuelve otras necesidades del negocio. Sin embargo, como gestor de proyectos es muy funcional.

Permite usar una vista de Kanban con todos los proyectos, distribuirlos en diferentes categorías y crear tareas dentro de cada uno. Asimismo, incluye asignación de roles, envío de notificaciones por correo, la posibilidad de adjuntar archivos, crear listas y mucho más.

Trello se puede utilizar desde el PC y también en smartphone o tablet, así que la gestión de proyectos se puede convertir en algo accesible para el día a día de cualquier profesional, gerente o miembro del equipo de una empresa.


Método Kanban de gestión de proyectos en Asana

3. Asana

Un gestor de proyectos completo.

Similar a Trello, pero con una interfaz distinta, Asana es un programa especializado en gestión de proyectos. Tiene una versión de aplicación web y otra para smartphones. Este software facilita a los equipos trabajar de manera colaborativa a distancia. Permite la asignación de tareas y la definición de objetivos.

Asana tiene un apartado de portfolios donde se pueden crear proyectos y es posible visualizar el avance de cada uno, así como hacer seguimiento y enviar notificaciones al equipo.

Hay otras herramientas muy intuitivas y completas de gestión de proyectos que son similares, como por ejemplo Slack, Monday o Airtable. Todas ellas son soluciones extraordinarias, si lo que se busca es poder trabajar de manera colaborativa online con todo el equipo.


Cómo empezar a gestionar un proyecto

La fase cero si quieres gestionar un proyecto es que empieces teniendo claro tu objetivo. Para ello, puedes utilizar el método SMART. Como indican sus siglas en inglés, hace referencia a las cinco características que debe tener tu meta fijada:

  • Specific (específica)
  • Measurable (medible)
  • Attainable (alcanzable)
  • Realistic (realista)
  • Timely (en un plazo concreto)

1. Análisis y DAFO

Vamos a usar como ejemplo un proyecto concreto de mediano a corto plazo. Un objetivo SMART podría ser traspasar tus datos a un nuevo CRM en tres semanas. Se trata de algo concreto y medible, con un tiempo definido. Una vez consolidado el objetivo, tenemos que evaluar si es alcanzable y realista.

Es el momento de hacer el análisis de viabilidad: ¿tienes los recursos necesarios? ¿Tenemos una cuenta que ofrece todo lo que necesitamos? ¿Existe alguien capacitado para hacer la migración??

Para este inicio de cualquier proyecto hay una herramienta de gestión empresarial muy útil: el DAFO. Permite analizar debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades. Por ejemplo, en este caso, una fortaleza podría ser un equipo motivado, o la organización de tus contactos. Si resulta que vas a hacer el proyecto en el mes de agosto tienes una amenaza: muchos trabajadores se van de vacaciones.

Tu oportunidad podría ser un incremento de clientes gracias a un descuento anual que te obligue a buscar un CRM con más capacidades.

El DAFO o también llamado SWOT permite analizar fortalezas de la empresa, áreas de mejora, oportunidades del mercado y amenazas que puede sufrir el sector o el negocio en particular.

2. Planificación y elección del software

Luego la planificación, será la que te exigirá el uso de un software como puede ser Holded para poder definir todo el plan. Es el momento de embarcarte en la gestión de proyectos y de descubrir todo su potencial. Además, si el programa cuenta con un panel de visualización de resultados podrás hacer el seguimiento que exige la fase cuatro de la gestión de proyectos.

A partir de ahí, con todo integrado en un buen software para gestión de proyectos, podrás ir acometiendo el resto de fases que hemos explicado anteriormente. Holded, por ejemplo, cuenta con un panel personalizable donde visualizar el progreso de cada proyecto, su porcentaje de avance y los datos más relevantes. Con esta prueba gratis de 14 días también puedes empezar a organizar tu proyecto de manera inteligente y eficiente. Llegarás mucho más lejos con la herramienta y el sistema adecuado.


Preguntas frecuentes sobre la organización de proyectos

¿Cuál es la importancia de la gestión de proyectos?

La importancia de la gestión de proyectos es vital para cualquier tipo de empresa o negocio. Incluso, es de gran relevancia también para el día a día de las personas. La razón es que mediante una buena gestión de cualquier tipo de proyecto se aprovechan más los recursos más valiosos de los negocios y de mucha gente: el tiempo y el dinero. Una óptima organización de los proyectos ofrece ahorro, tranquilidad y orden.

¿Cómo decido cuál metodología de gestión aplicar?

No existe una metodología mejor que otra. Ya se han detallado a lo largo del texto varias metodologías diferentes y que se aplican actualmente, las cuales se distinguen notablemente entre sí. A su vez, también existen numerosas diferencias entre proyectos. Por lo tanto, en función de múltiples factores en cada caso convendrá una metodología u otra: presupuesto disponible, fechas y plazos, equipo, personal, sector de trabajo… O sea, que la elección dependerá de cada situación.

¿Qué es el control de costes en la gestión de proyectos?

Cuando se habla de control de costes en la organización de proyectos, estamos haciendo referencia todo lo relativo al aspecto económico que engloba el proyecto. Es decir, a los riesgos financieros que pueda conllevar cualquier tipo de proyecto o tarea que se vaya a acometer y al presupuesto que se haya establecido para ello. Organizarte y tener en cuenta esos potenciales riesgos será clave para alcanzar el éxito.

¿Qué es un análisis de viabilidad en la gestión de un proyecto?

El estudio o análisis de viabilidad es una de las patas esenciales sobre la que se debe apoyar cualquier gestión de un proyecto. Consiste en valorar, previamente, si un plan es rentable en todos los sentidos. Es decir, que con un análisis de viabilidad lo que se estudia es:

– Si la compañía cuenta con los recursos técnicos necesarios para emprender.
– Si el presupuesto se ajusta al proyecto. O sea, si existen recursos financieros suficientes.
– Si el plan cumple con todas las exigencias jurídicas y legales que pueda haber.
– Si se van a cumplir los plazos marcados y que son acordes a las exigencias de la empresa y del mercado.
– Si realmente el proyecto en cuestión satisface correctamente las necesidades operativas de la compañía en ese momento.

En el análisis de cada una de esas cuestiones participan diversos equipos y departamentos. Con el informe que elabora cada uno se conforma lo que se conoce como análisis de viabilidad y se decide sí poner en marcha el proyecto o no.


Conclusión sobre lo que es una buena gestión de proyectos

Llegados a este punto, queda clara la magnitud que tiene un concepto como el de la gestión de proyectos. Un término, que, más allá de lo explicado, ya se puede intuir como muy amplio por la extensión de este artículo.

Así mismo, queda claro que al hablar de gestión de proyectos se puede hacer referencia tanto al plano laboral y empresarial de cualquier clase de compañía como al plano personal. Es decir, que una buena gestión de proyectos aporta beneficios sea cual sea el ámbito donde se aplique.

Al mismo tiempo, y ahora centrándonos en la parte más empresarial del concepto, una óptima gestión de proyectos se puede aplicar siguiendo múltiples metodologías. Agile, Scrum, Kanban… Cada una sigue sus propios patrones y ofrece unas características diferentes y variadas que convendrán en según qué proyectos y empresas. De hecho, en este sentido también tienen influencia los orígenes tanto de cada método como del propio concepto de gestión de proyectos. Algo que también se ha detallado.

Pero si hay un aspecto sobre la gestión de proyectos en lo que se ha hecho hincapié es en lo importante que puede ser contar con un buen software para ello. Hoy en día, estando en un escenario plenamente digital, resulta clave apoyarse en un gestor online de la máxima calidad. Para ello se han detallado ejemplos como Trello o Asana, y sobre todo, Holded. Programas que permiten organizar y gestionar todas y cada una de las patas de un proyecto: equipo, contabilidad, tributación, integraciones con otros sistemas.

La clave es que estos programas permiten aprovechar esta clase de ventajas que ofrece el mundo digital. Por lo tanto, aunque el término de gestión de proyectos nació hace mucho tiempo, se ha adaptado al contexto actual. Un contexto que es totalmente digital y en el que no tendrán lugar aquellas compañías que no logren entenderlo y sumarse a ello con un buen software de gestión empresarial y de proyectos.

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