Los 12 mejores software de gestión de proyectos

La organización es la clave para lograr mantener el orden en un proyecto y es especialmente necesaria si trabajas en equipo. Sin embargo, para lograr llevar tus proyectos a buen puerto este año, no basta solo con tener una gran capacidad de organizar el trabajo, ya que hay que tener en cuenta muchos factores.

En este artículo te mostramos cómo un software de gestión de proyectos puede ser la mejor herramienta para mantenerlo todo bajo control, sin importar el número de proyectos con los que estés trabajando al mismo tiempo o cuánta gente haya en tu equipo. Elegir una de las opciones que te presentamos no será fácil.

¿Qué hace un software de gestión de proyectos?

Un software de gestión de proyectos es un conjunto de herramientas que mejoran la eficiencia del equipo de la empresa que está llevando a cabo el proyecto y le permite controlar mejor el tema y los recursos asignados.

Las tareas principales de un software de gestión de proyectos son:

• Centralizar la organización y la gestión.
• Planificar los proyectos.
• Obtener una visión global de las tareas asociadas a cada proyecto.
• Control de los costes.
• Permitir la colaboración y la comunicación entre los miembros de los distintos equipos.
• Asignar tareas y funciones y comprobar la carga de trabajo de cada persona dentro de los proyectos.
• Rastrear todos los pasos, etapas y cambios por las que los proyectos van pasando.
• Calcular de forma realista las fechas estimadas para completar cada proyecto.
  

¿Por qué necesito un software de gestión de proyectos?

Saber manejar un proyecto de forma profesional, especialmente si también tienes que gestionar un equipo detrás, puede ser un reto complicado. Los programas especializados en esta área de gestión son herramientas diseñadas para facilitar los procesos, contar con ellas como aliadas de tus planes solo puede traer ventajas a tu empresa.

La utilidad de un software de gestión de proyectos abarca áreas desde la planificación, desarrollo, producción, coordinación, seguimiento y relación con clientes hasta la coordinación de los distintos proyectos simultáneos de las empresas. Añadir uno de estos programas te permitirá aplicar metodologías ágiles, orientadas a generar valor y eficiencia, que suponen menos estrés que las soluciones clásicas.

A continuación, te presentamos una recopilación de las mejores herramientas para que puedas descubrir la que mejor se adapta a las necesidades de tu empresa.

Reseña de los 12 mejores software de gestión de proyectos.

Conoce estos software de primer nivel, elegidos por ser útiles, intuitivos y muy valorados por las empresas.

Software de gestión de proyectos Holded

Holded es un programa de gestión de empresas especialmente diseñado para pymes y autónomos con multitud de herramientas. Es un ERP en la nube, muy completo, que permite automatizar todas las áreas del negocio de manera completa gracias a sus múltiples funcionalidades, una de las más útiles, la parte de gestión de proyectos.

Esta área de la plataforma está especialmente diseñada para poder aumentar la productividad de la empresa, cuenta con versión gratuita y diferentes planes de pago. Permite planificar a través de la colaboración y llevar un control detallado de los proyectos, cada miembro del equipo involucrado en él, y cada tarea correspondiente. Además, ofrece una visión global sobre los avances de cada fase, apoyándose en metodologías profesionales ágiles como el diagrama de Gantt o la vista Kanban.

También cuenta con una app que funciona para Android o iOS para que puedas gestionarlo todo desde cualquier lugar y cuando quieras.

Características y funcionalidades:

Todos los aspectos de los proyectos en una sola vista

Sea cual sea tu proyecto, ya sea organizar un team building o diseñar un software revolucionario, los Proyectos de Holded te dan las herramientas para gestionar cualquier tarea de principio a fin. Desde la interfaz de usuario puedes elegir la plantilla que mejor se adapte a tus necesidades, controlar las responsabilidades de cada miembro del equipo, recopilar tus archivos y gestionar tu presupuesto.

Cálculo de la rentabilidad

¿Alguna vez has dudado sobre cuánto cobrar por un proyecto? Con Holded es muy simple calcular la rentabilidad de un trabajo. Factura por hora, por miembro del equipo, categoría o, si prefieres, elige una tarifa fija. También puedes comparar lo que has gastado con tu presupuesto inicial para tener controlados los gastos. A través de sus herramientas, Holded te permite registrar todas las horas trabajadas en un proyecto y generar una factura automáticamente.

Plantillas flexibles

Cada una te ofrece una manera diferente de visualizar la gestión de proyectos, pero siempre seguirán tus directrices. Solo tienes que escoger la que más te guste, ya sea la simplicidad del Kanban, la precisión del diagrama de Gantt o la intensidad de un Sprint. Utiliza la vista de Gantt para hacer un seguimiento de los proyectos y asegurarte de que se están cumpliendo los plazos con éxito. Los equipos ven su trabajo a través de la vista Calendario para asegurarse de que han distribuido las iniciativas a lo largo del mes y del año. La vista Kanban ayuda a los equipos a planificar las tareas y los sprints.

Tarjetas de tareas

Divide tus proyectos más complejos en tareas con las tarjetas de Holded. Asigna responsables, define fechas de entrega o deadlines para tener siempre claras tus prioridades mientras tienes una visión global del proceso. Las tareas además se pueden crear de forma automática gracias a unos formularios prediseñados. Tu equipo solo tendrá que responder el formulario y la herramienta generará la tarjeta.

Más allá de los proyectos, una visión global de negocio

Al ser un programa que abarca todas las partes de una empresa, permite conectar sus múltiples herramientas para gestionar tus proyectos sin errores y de forma global. Por ejemplo, puedes conectar con la Contabilidad para tener una visibilidad completa sobre cómo tus proyectos afectan a tu flujo de caja. Con las herramientas de Equipo puedes ver cuántas horas están empleando tus empleados en cada uno de los proyectos, reuniones o tareas.

Monday.com

Monday es un programa en la nube que permite crear flujos de trabajo (también llamados workflow) que los equipos de cualquier tamaño pueden usar para la gestión de proyectos por etapas en cualquier lugar, de manera eficaz y productiva. Los equipos forman workflows y proyectos con plantillas, sin necesidad de programar, con una plataforma adaptable que automatiza las tareas manuales y conecta a los equipos en un espacio de trabajo digital.

Gracias a una interfaz muy visual, aprender a usar este software es sencillo y se le puede dar acceso al proyecto a cualquier nuevo miembro de un equipo, sin complicaciones.

Características y funcionalidades:

Plantillas de flujo de trabajo personalizables

La base de datos de esta plataforma tiene más de 200 plantillas personalizables, que puedes modificar como quieras, añadiendo columnas de varias clases, la posibilidad de agrupar un módulo o documentos, para generar un workflow que permita gestionar las necesidades del proyecto exactamente como te hace falta.

Automatizaciones

Configura una automatización en segundos y deja que el programa realice las tareas más rutinarias. A través de las automatizaciones el sistema te permitirá hacer cosas como recibir notificaciones, crear elementos en otros tableros, asignar propietarios, actualizar estados y mucho más muy rápidamente. Eliminando los errores humanos para centrarse en el trabajo que realmente importa.

Paneles de datos

Los datos son perfectamente comprensibles, lo que facilita el seguimiento del estado del proyecto. Pueden ser visualizados a través del sistema que se prefiera: vistas Kanban, el calendario, Gantt, mapas, formularios, etc. De esta manera, podemos olvidarnos de la hoja de cálculo.

Integraciones con herramientas habituales

Uno de los recursos más interesantes de este software es la posibilidad de integrarlo con otros programas, ya que al no ser una herramienta de gestión global de negocio, esta es la forma en la que es posible gestionar el trabajo general. Por ejemplo, se puede conectar con herramientas digitales como Hootsuite o Aircall.

Wrike

Se trata de un software de gestión de proyectos con versión gratuita y de pago. Esta herramienta basada en la nube se basa en la colaboración entre equipos sin importar en qué lugar estén y ofrece una solución de principio a fin, es decir, lleva los proyectos desde la semilla inicial hasta el seguimiento del progreso y los resultados finales. También ofrece la creación de informes para evaluar el proyecto a posteriori.

Funcionalidades:

Plantillas de flujo de trabajo personalizables

Optimiza los procesos de trabajo a través de esta herramienta versátil que ofrece desde paneles de control y workflow personalizados hasta automatizaciones específicas.

Trabajo colaborativo en tiempo real

La información y los archivos se actualizan automáticamente y pueden ser compartidas con todas las partes interesadas. Podrás eliminar las conversaciones por correo electrónico y las reuniones innecesarias substituyéndolos por comentarios y notificaciones en tiempo real o informes dinámicos.

Gestión de cambios y aprobaciones optimizada

Realiza un mejor seguimiento de los cambios en los proyectos y mejora la colaboración y la comunicación con el equipo a través de las funciones de revisión y aprobación. Las partes interesadas podrán solicitar y obtener información en el contexto completo de todas las entregas de su parte del proyecto.

Integraciones

Igual que otras herramientas que no son de gestión global de un negocio, Wrike ofrece la posibilidad de integraciones de software como Google Drive para los archivos o Jira para complementar la experiencia.

Asana

Es una herramienta web que cuenta con aplicación móvil para llevarla a cualquier lugar, que se centra en simplificar la gestión de proyectos mediante la organización de tareas y equipos, aunque estén trabajando en remoto. Es una de las herramientas de gestión de proyectos más populares, ayuda a que organices el trabajo para que cada miembro de tu equipo sepa lo que hay que hacer, cuándo y cómo deben proceder para conseguirlo.

Características y funciones:

Modelo de datos exclusivo

El modelo de datos de Asana, llamado Work Graph TM es exclusivo de este software y es una manera única de visualizar qué necesita el equipo para estar en la misma página, cumplir plazos de entrega y alcanzar los objetivos.

Tableros de proyectos

A través de la creación de un tablero personalizado podrás visualizar rápidamente en qué estado se encuentra el trabajo de empresa, tienes opciones como identificar los próximos pasos, adjuntar archivos y tomar acciones concretas para mantenerte al día con las tareas.

Informes

En Asana se pueden generar informes en tiempo real para hacer un seguimiento acerca de cómo están los proyectos que te interesan para que puedas evaluar los progresos, detectar posibles errores y activar posibles cambios.

Gestiona tu equipo

Visualiza en un solo lugar cuál es la carga de trabajo de los equipos en todos los proyectos, realiza la gestión de sus calendarios de entrega y repasa sus responsabilidades para que no se te escape un solo detalle.

Smartsheet

Un software online de trabajo colaborativo para tu equipo que permite no solo administrar la gestión de proyectos y adaptarlos a tu empresa, sino escalar las tareas según el tamaño de tu negocio y las necesidades del mismo.

Características y funcionalidades:

Flujos de trabajo inteligentes y automatizados

Facilita los flujos de trabajo gracias a la posibilidad de conectar los datos entre sistemas y automatizar las tareas rutinarias, gracias a sus herramientas de conexión de datos Bridge by Smartsheet.

Informes de eventos

Monitoriza como la información y el estado de un proyecto han ido cambiando a lo largo de todo el proceso de gestión de proyectos y descarga el informe avanzado que necesites en cualquier momento.

Gestión de recursos avanzada

A través de estas herramientas del software podrás destinar los recursos necesarios a cada tarea y para todos tus equipos, creando una mayor tasa de éxito para los proyectos con funcionalidades como, por ejemplo, el mantenimiento de horarios y presupuestos, así como la previsión de las necesidades de contratación.

Presupuestos conectados con la contabilidad

Otra de las opciones de Smartsheet es la posibilidad de conectar los planes de gastos y los reales con la actividad del equipo. Es posible realizar seguimientos en función de objetivos y así conservar la transparencia en los aspectos financieros de tu empresa.

Clarizen

Se trata de una herramienta de software que permite la gestión de proyectos de forma colaborativa. Los equipos que cuenten con esta herramienta podrán trabajar en sus tareas a través de ella en tiempo real, como por ejemplo sucede en otros software como Google Drive.

Características y funcionalidades:

Interfaz adaptativa

Crea tableros con lo que necesitas ver en cada momento para automatizar flujos de trabajo, en un programa intuitivo, muy fácil de usar, con versión web y aplicación para poder realizar la gestión de proyectos desde cualquier lugar.

Informes personalizables

Que además permiten la integración con Salesforce para juntarlos con los informes de ventas.

Automatizaciones

Minimiza riesgos en tu planificación mediante las herramientas de automatización de tareas repetitivas y alertas.

Gestión de cambios

Puedes realizar fácilmente la gestión y seguimiento de los cambios llevados a cabo en la gestión de proyectos, así como también de la duración y gastos.

Trello

Un maravilloso software de gestión de proyectos que funciona mediante la creación de tableros de proyectos y tarjetas de tareas personalizables con campos como etiquetas, fechas de entrega, responsable asignado, horarios, etc.

Cuenta con versión web y una aplicación para ios y android. Ofrece una opción gratuita muy completa, aunque, por supuesto, para disfrutar de todas las ventajas de este software hay que acceder a la opción de pago. Este es uno de los favoritos de los usuarios para llevar sus proyectos, no solo de las empresas.

Características y funcionalidades:

Fácil configuración de proyectos

Comenzar a crear los tableros por los que funciona esta herramienta es muy sencillo e intuitivo. Además los tableros de gestión de proyectos tienen vistas personalizables según necesidades y permiten usar cronogramas, calendarios, estadísticas e incluso relacionar tableros entre sí para ver cómo interactúan los proyectos entre sí.

Sistema de tarjetas detalladas

Permiten compartir con los equipos todos los aspectos importantes y detalles de las tareas. Las tarjetas pueden contener pasos, vistas previas de archivos adjuntos, recordatorios, checklists, reacciones usando emojis y comentarios.

Tareas automatizadas

Trello cuenta con herramientas de automatización para la gestión de proyectos, conocidas como Butler, que utiliza comandos de lenguaje natural para automatizar prácticamente todas las tareas como mover listas, crear botones personalizados para agilizar la creación de procesos o programar asignaciones de tareas.

Sistema de integraciones Power\-Up

Este software permite integrar fácilmente las aplicaciones externas que tus equipos ya usan a través de los llamados Power\-Up. Esto permite hacer desde informes hasta, por ejemplo, crear campos personalizados.

Jira

Un software de gestión de proyectos muy popular para las empresas, basado en la nube, que es parte de la compañía de software Atlassian, propietaria también de Trello. Este programa de gestión está especializado en proyectos de software, pero es usado para toda clase de tareas.

Características y funcionalidades:

Flujos de trabajo personalizables

Tienes opciones para elegir entre una de las plantillas de trabajo de Jira o montar el tuyo propio según las necesidades de gestión de proyectos que tengas.

Hojas de ruta

Una de las herramientas más populares de este software de gestión, usadas sobre todo para lanzar productos de forma más rápida y fiable creando planes más inteligentes. Se puede hacer un esbozo de la idea completa y permiten escalar la carga de trabajo según las previsiones iniciales.

Tableros Scrum y Kanban

El complemento perfecto para los equipos que usan metolodogía agile para la gestión de proyectos, estos tableros permiten mantenerse enfocados en ofrecer valor iterativo e incremental, mientras aumentan la comunicación y la transparencia del proceso.

Informes ágiles

Informes incorporados por defecto en el software que no tienen nada que ver con una interminable hoja de cálculo difícil de entender. Estos informes no son solo para que los equipos tomen mejores decisiones a tiempo real, si no que pueden ofrecerse a los clientes como valor añadido.

Notion

Notion no es solo un software de gestión de proyectos multiplataforma, sino que también es una herramienta para tomar notas y de gestión del conocimiento. Este espacio de trabajo online tiene versión web y versión iOS y Android.

Es una de las opciones más populares también para la planificación personal de proyectos, no solo para empresas. Permite realizar acciones como escribir textos, checkbox o listas y ordenar esta información en tablas, bases de datos, wikis o entradas.

Además, permite agregar filtros de navegación y encontrar todo rápidamente.

Funcionalidades:

Contenido para compartir

Igual que pueda pasar con programas como Google Drive o Dropbox, Notion es un software que permite compartir el contenido y los archivos de la gestión de proyectos con otros usuarios como, por ejemplo, un cliente, esté o no en la plataforma.

Galería de templates para gestión de proyectos

La comunidad de Notion crea diferentes set ups para muchos tipos de proyectos diferentes y específicos. Podrás encontrar tableros personalizables para todo tipo de temas, por ejemplo, el lanzamiento de un nuevo menú de un restaurante; con diferentes herramientas para modificar ese template o incluso crear uno nuevo desde cero.

Wikis de los proyectos

En ocasiones, especialmente si un proyecto lleva mucho tiempo activo, es fácil perder el contexto de las tareas o incluso olvidarse de dónde estaban los documentos antiguos. Notion permite crear unas guías, llamadas wikis, para poder mantener la organización de todo el proyecto y que cualquier miembro del equipo que se incorpore tenga un histórico del contexto.

Notas de las reuniones

Toda gestión de proyectos requiere, tarde o temprano, de una reunión. Para agilizar la gestión de la misma y no tener que preocuparse por el coste de tiempo que supone estar enviando un correo electrónico recapitulando, este software tiene la opción de tablero de notas accesible a todo el equipo, donde se pueden consultar sin necesidad de enviar más documentos y mejorar el seguimiento de las tareas.

Colmena

Esta es una de las opciones de gestión de proyectos que está enmarcada en un software de gestión de empresas alojado en la nube. No cuenta con una aplicación específica para iOS y Android, pero su interfaz es adaptable a todos los dispositivos.

Funcionalidades:

Gestión de negocio

Este software cuenta con herramientas totalmente personalizables para la gestión de todos los aspectos de las empresas, además de la parte de la gestión de proyectos. Permite controlar el stock de los inventarios o hacer un seguimiento de las ventas relacionadas con los proyectos.

Flujos de trabajo personalizables

Adaptables a cualquier negocio, basándose en la sencillez y rapidez de uso.

Podio

Un software de gestión de proyectos online que basa su interfaz en un espacio de trabajo único que sirve para organizar todos los plazos de entrega, documentos, archivos y conversaciones de tus proyectos en un único lugar. Cuenta con una aplicación disponible para iOS y Android.

Características y funcionalidades:

Espacio de trabajo único

Permite que tu equipo se olvide de la hoja de cálculo manteniendo todos los archivos, recursos y la vista general de los proyectos en el mismo lugar, fomentando así la colaboración entre empresas.

Integración con otras aplicaciones de trabajo

Con Podio puedes subir todos los archivos procedente de herramientas como Google Drive, Dropbox o Sharefile.

Colaboraciones externas

Este software de gestión de proyectos permite realizar reuniones dentro de su espacio de trabajo con clientes y gente externa a la herramienta sin necesidad de que se hagan cuenta, así tú puedes seguir controlando la gestión de los proyectos y toda la documentación organizada en el mismo sitio.

Chat integrado

El software incluye una sección de chat para que tu equipo no tenga que salir de la herramienta para comunicarse entre los miembros que tengan acceso.

Basecamp

Basecamp es un software de gestión de proyectos colaborativo que se basa en el seguimiento diario de tareas, diseñado para equipos grandes y pequeños, desde pymes hasta grandes empresas o profesionales independientes. Cuenta con funciones para la gestión de tareas y la comunicación en equipo, Basecamp permite la administración de procesos de forma segura y protegida.

Características y funcionalidades:

All-in-one

Aúna todos los aspectos de la gestión de proyectos y herramientas disponibles en una sola vista personalizable según las necesidades de tus proyectos y contiene todos los equipos involucrados, todos los archivos, fechas de entrega, calendarios y herramientas de colaboración.

Gestión de equipos

Podrás hacer un seguimiento de las tareas de cada miembro del equipo y ellos podrán gestionar las notificaciones que les llegan dentro de la plataforma, incluso programar mensajes automáticos para avisar de su disponibilidad y carga de trabajo cuando les asignen una tarea.

Visión de manager

Para facilitar el seguimiento de las tareas, este software de gestión de proyectos cuenta con herramientas para manager para poder ver en qué estado se encuentran los proyectos en cada momento. También cuenta con una función para hacer preguntas automáticas a los equipos del estilo “¿En qué estás trabajando esta semana?” que podrás ver en la propia plataforma sin necesidad de abrir tu correo electrónico.

Hill charts

Una herramienta de planificación exclusiva de este software que es una evolución de las vistas Kanban. En estas tablas no solo puedes ver las tareas realizadas o las que quedan por hacer realizadas con las fechas de entrega sino que mezcla la información con el contexto para controlar mejor los procesos.

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Como ves, tienes muchas opciones en cuanto al software de gestión de proyectos con el que puedes contar para optimizar tus procesos y tener un mayor control de las tareas. Te recomendamos que antes de escoger uno hagas una lista con todas las necesidades y requerimientos de los proyectos de tu empresa, ya que no es lo mismo si necesitas una solución global de gestión de tu negocio que incluya una parte de gestión de proyectos, que si solo necesitas un software que te ayude a llevar las tareas al día.

Elegir cuál es el mejor software de gestión de proyectos no es una tarea fácil, pero una vez lo tengas claro, esperamos que este artículo te ayude a decidirte para que puedas gestionar tus proyectos de la manera más eficiente posible.