Cómo hacer un plan de viabilidad

Un plan de viabilidad o plan de empresa es un documento que analiza la fortaleza y probabilidad de éxito de una idea de negocio. Se trata de realizar un estudio exhaustivo de todas las áreas y procesos que intervendrán en el proyecto a nivel económico y técnico, mediante una serie de herramientas y pasos que veremos a continuación.

Para facilitar la comprensión de cada uno de los apartados he creado en paralelo nuestro propio plan sobre una idea de negocio que tengo en mente desde hace muchos años. Lo podéis descargar al final del artículo de forma completamente gratuita y como ejemplo/guía de la información que debe contener.

Voy a compartir este proyecto que me ronda la cabeza y que, hasta donde yo sé, no existe aún. Lo comento por si eres un inversor y mi plan de viabilidad te parece tan interesante que quieres invertir en mi idea 😉

Plan de viabilidad para un negocio (caso real)

Mi idea de negocio se titula ‘FMéride’. Se basa en el aumento de la demanda y el deseo de adquirir cierto tipo de productos cuando se produce una efeméride o evento. Pongo un ejemplo para verlo más claro.

Durante años vi cestos en centros comerciales repletos de cajas viejas de cintas de casete, vinilos y CDs entre los que podríamos encontrar discos de artistas tan conocidos como Michael Jackson a 2€, 5€, 8€…

Cuando se celebraron los 30 años de trayectoria de su carrera musical los CDs de Michael Jackson se habían agotado, con gente pagando más de 50€ por discos que años atrás estaban casi regalados.

Mi idea es crear puntos de venta físicos y online que preparen un calendario a varios meses/años vista. Ir creando ‘fiestas’ a raíz de efemérides que vayan a tener lugar y que aprovechen ocasiones especiales para comercializar productos que se revalorizan por el valor sentimental que adquieren en ciertos momentos especiales.

¿Cuánto cuesta hoy un disco antiguo de Massiel? ¿Cuánto valdrá cuando en seis años celebremos los 60 años desde que la cantante ganara Eurovisión?

Quizás la idea te encante. O te parezca absurda y sin futuro. Con un plan de viabilidad lo que tratamos de discernir es precisamente eso: si tiene sentido o no (como negocio), analizando parámetros económicos y estratégicos.

Paso 1: datos básicos del proyecto

En este apartado debemos aportar una descripción breve de la actividad que vamos a desarrollar. En mi plan de viabilidad sería:

“Comercio de merchandising, objetos y elementos aprovechando el aumento de valor generado a raíz de un evento importante relacionado con una celebridad. ¿Cuánto vale hoy el vídeo del último informativo que presentó la Reina Letizia? ¿Cuánto valdrá el 14 de septiembre de este año cuando cumpla 50?”.

CONSEJO: tiene que ser muy breve, conciso y fácilmente entendible. No importa cómo de compleja sea tu idea de negocio. Debes encontrar la fórmula para sintetizarla y hacerla comprensible en unas líneas.

En este apartado de datos básicos para el proyecto debes también incluir datos sobre la financiación propia con la que ya cuentes y la financiación ajena que vayas a necesitar. Bien acudiendo a bancos, inversores, etc.

Paso 2: el producto

¿Qué vas a vender? Este es el segundo punto que debe incluir tu plan de viabilidad. Debes explicar los tipos de producto, con una breve descripción y, lo más importante, cuál es su ventaja competitiva. En el negocio de ejemplo sería:

• Producto: Objetos.
• Descripción: Se comercializarán diferentes objetos relacionados con la persona de la que se celebre la efeméride, para comercializarlos en el momento de máximo interés por esa personalidad, a raíz de dicha efeméride.
• Ventajas: Traducir el valor sentimental en económico, comprando o creando objetos en momentos de bajo interés (bajo coste) y vendiéndolos en momentos de alta demanda (mayor precio y beneficios por cada objeto).

Al redactar mi plan de viabilidad he pensado que podríamos ampliar la idea de negocio con Servicios de organización de fiestas y eventos. Si, por ejemplo, tenemos un club de fans de la serie ‘Friends’ en España, y contamos con merchandising exclusivo que hemos adquirido en un momento de baja demanda, podemos ofrecer la organización de eventos para los propios productores de la serie, club de fans, etc., monetizando también estas ocasiones especiales con la organización de estos actos.

Por lo tanto, añadiré un servicio nuevo a mi Plan de Viabilidad:

• Servicio: Organización de eventos.
• Descripción: Organización de eventos relacionados con los objetos y efemérides de las que disponemos material.
• Ventajas: Tendremos la oportunidad de organizar eventos exclusivos para público muy selecto e interesado en la efeméride. Siendo el único proveedor con artículos tan exclusivos y especiales para la ocasión.

Paso 3: el plan de producción

¿Cómo vas a conseguir los productos o servicios que quieres vender? Esta es la cuestión clave que debes responder en este apartado. El objetivo es permitir un análisis posterior de costes, a raíz de visualizar lo que vas a necesitar para poner en marcha tu idea. En mi plan de viabilidad colocaría:

• Descripción del proceso productivo: plan de compras y almacenaje de artículos durante largos periodos de tiempo, que luego serán transportados a tienda en el momento indicado
• Sistemas de control y gestión de calidad (si procede): control de inventario
• Tecnología utilizada: por ejemplo, un ERP para gestionar contabilidad, facturación, inventario…
• Instalaciones y maquinaria (este punto sí es importante en el plan de viabilidad de mi idea): almacenes y locales comerciales
• Proveedores que necesitaré: transporte

Paso 4 del plan de viabilidad: el análisis de mercado

Estamos ante uno de los puntos más importantes de tu plan de viabilidad. Debes ser honesto y realizar un análisis crítico. Que no nos puedan nuestras ganas de salir adelante con nuestra idea de negocio. Este apartado tiene que incluir los siguientes puntos.

4.1 Un análisis del sector

Con datos sobre la proyección económica del sector, qué factores estructurales pueden modificarlo, nuevas tendencias, factores demográficos y socioeconómicos y previsiones. Os dejo como guía el caso de mi idea:

“El comercio minorista se enfrenta al reto de la digitalización, estando cada vez más concentrado en gigantes como Amazon, por ejemplo. El comercio vive un cambio de tendencia hacia un consumidor cada vez más reacio a realizar compras físicas. Un proceso, además, acelerado por la pandemia.

Respecto al mercado potencial podemos llegar anualmente a prácticamente toda la población mayor de edad, repitiendo potenciales clientes en función de sus gustos y aficiones. Quien nos compra una vez puede volver a hacerlo en otra efeméride que sea de su agrado”.

4.2 Cliente potencial

Aquí tienes que definir el perfil de tu cliente tipo, así como sus motivaciones para la compra.

“Cualquier adulto es cliente potencial de FMéride. Trabajamos con emociones, donde siempre es más fácil activar la compra”.

4.3 Análisis de la competencia

Definiendo sus fortalezas y debilidades. ¿A quién te enfrentas? ¿Cuáles son sus vulnerabilidades y cómo puedes superarlas? Es el momento de explicarlo. En mi plan de negocio pondría:

“Nuestro modelo de negocio no existe. Al menos no con el enfoque tan concreto de aportar valor sentimental (y por ende económico) a productos a raíz de una efeméride que los pone en valor. Sí podríamos definir como competidores a grandes cadenas y centros comerciales que, puntualmente, también lanzan ‘corners’ o espacios puntuales a raíz de algún evento.

En cualquier caso operaríamos con bastante libertad en este sentido, dado que sería el único perfil de empresa que, sólo puntualmente, podría restarnos clientes o ventas”.

4.4 El famoso DAFO

Las siglas DAFO representan a los términos Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades. Es el punto crítico a nivel estratégico, porque nos va a dibujar una posición realista sobre nuestra idea de negocio. No tiene por qué tirar nuestra idea por tierra. Pero sí es útil para tener claro qué retos vamos a tener en frente, e ir planteando las soluciones para superarlos.

Os voy a facilitar mi DAFO, para que entendamos mejor qué debemos buscar en este apartado del plan de viabilidad:

• Debilidades:
  • Necesidad de financiación externa. Inversión inicial fuerte.
  • Alto coste de almacenamiento.
  • Necesidad de locales comerciales a pie de calle.
  • Necesidad de personal especializado en rastrear cierto tipo de productos, para ‘cazarlos’ online, en rastrillos, etc., a un precio bajo.
  • Modelo fácil de copiar: podrían surgir rápidamente competidores similares que nos restaran cuota.
  • Acciones constantes de escaparatismo, con altos costes.
• Amenazas:
  • Problemas de copyright con algunos artistas, marcas, etc., que podrían tratar de evitar que utilicemos sus imágenes o reclamos para nuestro negocio.
  • Inflación.
  • Alta dependencia logística.
  • Pandemia.
• Fortalezas:
  • Modelo inexistente. No hay competidores.
  • Monetizamos las emociones. En momentos de alta emotividad, el potencial cliente está dispuesto a pagar y a gastar más.
  • Concepto muy marketiniano que puede despertar interés en medios de comunicación, cuando ellos mismos traten esas mismas efemérides en sus espacios.
• Oportunidades:
  • Generación de valor sin gastos en producción ni ningún tipo de manufactura.
  • Concepto fácilmente exportable a cualquier parte del mundo.
  • Los locales comerciales a pie de calle están bajando de precio, ante la falta de demanda.

Con el desarrollo de los planes de viabilidad han aparecido otros modelos que también permiten detectar nuestras fortalezas y debilidades, y encontrar vías para potenciarlas o darles solución. El más conocido y novedoso es el modelo Canvas, que también podrías incluir en tu plan de viabilidad.

Paso 5. El Plan de marketing

Aquí definiremos el posicionamiento y acciones para alcanzarlo con nuestra marca, dentro del mercado en el que queremos entrar. Para ello tenemos que establecer en este apartado:

1. Estrategia de precios.
2. Política de ventas.
3. Acciones de publicidad.
4. Distribución.
5. Servicio post venta y garantías de nuestros productos.

5.1 La estrategia de precios

En lo que a estrategia de precios se refiere, debes establecer si vas a competir por ser barato, si estarás en la media del mercado o si tu estrategia se enfoca a un posicionamiento de valor, con un precio más alto que la media.

En mi ejemplo la estrategia de precios sería de valor medio – alto. “Buscaremos un posicionamiento de calidad, aunque partiendo de la base de que el coste de adquisición de esos mismos productos ha sido bajo, con lo que no necesitaré precios altos para conseguir un buen margen”.

5.2 Políticas de venta

En las políticas de venta debemos establecer si contaremos con un equipo comercial propio o subcontratado. También tendremos que prestar atención a ciertos márgenes o ‘pellizcos’ en cuanto a costes que se pueden ir quedando durante el proceso de manufactura, distribución, comercialización (por ejemplo, incentivos de venta), relaciones y pagos con proveedores… Para entenderlo mejor os detalle la política de ventas de FMéride:

“FMéride contará con un equipo de rastreadores o cazadores de tendencias a los que se les pedirá encontrar una serie de productos con unas condiciones máximas de precio. Este modelo comercial se basará en una comisión del 33% sobre el valor total facturado. Es decir, si un ‘cazador’ obtiene 100 cd’s de Massiel a 3€, se le abonará los 300€, más 100€ más en concepto de comisiones por el envío. Podemos ofrecer altos incentivos, dado que suelen ser objetos de bajo coste o valor. Esto nos permite aportar comisiones altas sin que se disparen nuestros costes, que en el ejemplo se quedarían en 4€/unidad.

Abonamos estas entregas a 30 días. Cualquier persona que quiera obtener unos ingresos extra puede pertenecer a esta red comercial”.

5.3 Publicidad

Respecto al apartado de publicidad, en tu plan de viabilidad tendrás que detallar la inversión en publicidad que tengas prevista para promocionar tu marca. Aunque no necesariamente necesitas hacerlo, si tienes otras vías de promoción. Recuerda que Zara, por ejemplo, no realiza publicidad.

“En el caso de FMéride vamos a jugar con la espectacularidad de nuestros escaparates y eventos, muy ligados además a temas de actualidad que nos puedan permitir llamar la atención de viandantes y medios de comunicación. La inversión directa en publicidad será baja o nula”.

5.4 Distribución

Respecto al esquema de distribución tendrás que detallar qué parte del coste de tu producto se llevará la distribución del mismo. El objetivo es repercutirlo en el precio final, y definir bien cuánto ganaremos con cada venta.

“En mi idea de negocio (sirva como ejemplo de lo que pondríamos en este apartado), vamos a realizar un importante y constante volumen de envíos, con lo que tendremos fuerza de negociación frente a proveedores logísticos. Según este volumen, y diferentes presupuestos que hemos solicitado, podríamos mover 1kg de producto por Madrid con unos costes de 2,75€/kg. Por lo que necesitaremos añadir ese precio al coste final a cada producto, teniendo en cuenta que no todo lo que vayamos a comercializar tendrá el mismo peso”.

5.5 Posventa y garantías

Por último, respecto al servicio post-venta y garantía, se trata de establecer tu política de garantía. Aquí tienes que responder a preguntas como:

• ¿Cuánto dura la garantía?
• ¿Quién arreglará el producto?
• ¿En cuánto tiempo?
• ¿Cuánto te costará?

Paso 6. Organización y personal

En este apartado de tu plan de viabilidad debes especificar quiénes forman parte del equipo directivo y cuáles son sus responsabilidades.

También debes determinar todas las categorías profesionales que habrá en la organización. Estableciendo en cada una de ellas:

• Funciones
• Salario
• Políticas de recursos humanos y productividad
• Beneficios para los trabajadores
• Formación
• Bonificaciones por objetivos
• Políticas de ascensos
• Incentivos
• Seguros

Paso 7. Plan de inversiones

Uno de los últimos apartados del plan de viabilidad o de negocio es el Plan de Inversiones. Determina la necesidad de financiación y recursos económicos para llevar a cabo todo lo que has ido describiendo en los pasos anteriores. Se subdivide en cuatro tipos de inversión:

1. El inmovilizado material: inversión en muebles, instalaciones o cualquier otro material necesario para el desarrollo de la idea de negocio
2. El inmovilizado intangible: propiedad industrial, licencias, inversión en i+d…
3. Inmovilizado financiero: costes derivados de la financiación, hipotecas sobre cierto tipo de propiedades, operaciones de renting, etc.
4. Otras inversiones: cualquier otra inversión extra que no se corresponda con ninguna de las anteriores, pero que también sea necesaria

Paso 8. El escenario económico

El último punto de un plan de viabilidad completo es realizar un exhaustivo análisis que plantee los objetivos económicos, año a año, de la idea de negocio. Aquí responderemos a cuestiones como:

• ¿Cuántas unidades venderé?
• ¿De qué productos?
• ¿A qué precio?
• ¿Cuál será la facturación estimada?
• ¿Cuáles serán los gastos asociados para obtener esa facturación?

Saca la calculadora y establece adecuadamente todas las inversiones, gastos y líneas de financiación que vamos a necesitar. Cuantificando con la mayor exactitud posible aspectos como:

• Gasto anual en mobiliario
• Gasto anual en tecnología/informática
• Gasto anual en alquiler de locales
• Gasto anual en personal
• Gasto anual en terrenos/edificaciones, si procede
• Y, en definitiva, cualquier gasto imputable a la actividad

Por otro lado, tenemos que hacer una previsión de ventas e ingresos. Esto nos ayudará a establecer objetivos comerciales reales. Necesitas vender ‘X’ cantidad, al precio ‘Y’, porque es lo que te cuesta producir bienes y venderlos con beneficios. Los valores de X e Y saldrán de este análisis.

Todas estas cuestiones, más las aportaciones de capital y financiación, establecerán tus niveles de tesorería anuales, lo que hablará de la capacidad de solvencia y solidez de tu idea de negocio.

Descargar ejemplo de plan de Viabilidad real

Aquí podéis descargar el plan de viabilidad de FMéride. Sirva como ejemplo de todos los pasos explicados. Especialmente de esta parte final, para que no se os olvide imputar absolutamente nada. Un ejemplo de este tipo de cuadrantes.

Años Conceptos	2023	2024	2025	2026
Transporte	5.500 €	5.800 €	6.000 €	6.200 €
Informática	5.000 €	1.000 €	1.000 €	1.000 €
Instalaciones	8.000 €	9.000 €	10.000 €	11.000 €
Maquinaria y herramientas	1.000 €	1.000 €	1.000 €	1.000 €
Mobiliario	5.000 €	1.000 €	1.000 €	1.000 €

• Respecto al transporte contamos con que, además de servicio de mensajería, necesitaremos nuestra propia flota para apoyarlos, mediante renting con el valor indicado
• Planteamos una inversión en ordenadores inicial de 5.000€, y luego 1.000€/año para sustitución/renovación de equipos
• Las instalaciones hace referencia la alquiler de locales, que iremos aumentando anualmente por hipotéticas subidas de precio en los mismos
• Gastos en maquinaria diversa y herramientas
• Gastos de mobiliario que son elevados el primer año, pero que serán mantenidos y más contenidos en sucesivos

Todos los pasos e información descrita han sido elaborados en base a la herramienta de la Dirección General de la Industria y la Pequeña y Mediana Empresa (DGIPYME) para crear tu propio Plan de Empresa.

Tan solo tienes que registrarte y comenzar a rellenar todos los campos con las recomendaciones e información que os hemos detallado en este artículo.

Realizar un plan de viabilidad tan completo lleva su tiempo. Pero es la única forma de valorar con objetividad el recorrido de una idea de negocio, más allá de opiniones subjetivas.

Recomendamos la herramienta de DGIPYME porque permite descargar e imprimir el plan de viabilidad en el formato que habéis visto. Con funciones tan interesantes como la detección de incongruencias e inconsistencias en las cifras económicas y contables, que es donde más errores o imprecisiones podríamos cometer. Y lo mejor: es gratis.

Preguntas frecuentes sobre el plan de viabilidad