Llevar al día la facturación y los pagos a Hacienda es clave para tu tranquilidad. Te guiamos paso a paso por todos los modelos, plazos y obligaciones para que tu negocio crezca sin sobresaltos.
Ser autónomo significa llevar las riendas de tu proyecto profesional, pero también asumir una serie de responsabilidades fiscales que, si no se gestionan correctamente, pueden convertirse en un quebradero de cabeza.
Conocer y cumplir con las obligaciones tributarias no es solo un requisito legal; es la base para una gestión financiera sana y evitar sanciones.
En este artículo vamos a desglosar de forma clara y práctica las principales obligaciones fiscales a las que te enfrentas. Abordaremos los impuestos que debes pagar, los modelos que tienes que presentar trimestral y anualmente y otras obligaciones formales, como la facturación.
Una vez que gestionas el alta como autónomo, tu panorama fiscal se puede resumir en cuatro pilares fundamentales. No son solo pagos, sino un conjunto de declaraciones y cumplimientos que mantienen tu situación al día con la Agencia Tributaria.
Hay tres impuestos clave con los que vas a convivir como autónomo. Entender su naturaleza te ayudará a saber por qué y para qué los pagas.
El Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas grava los beneficios que obtienes de tu actividad. La peculiaridad es que lo pagas por anticipado, de forma trimestral, a cuenta del resultado final del año. Aquí es donde elegir el régimen de estimación correcto marca la diferencia:
El Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) es un impuesto indirecto que repercutes a tus clientes y que debes ingresar periódicamente a Hacienda, pero con una particularidad: puedes restar el IVA que tú mismo hayas pagado a tus proveedores.
Más información: El IVA y el IRPF en las facturas de un autónomo.
Es un impuesto municipal que grava el mero ejercicio de una actividad económica. La buena noticia para la gran mayoría de autónomos es que están exentos durante los primeros tres años de actividad y, posteriormente, si su cifra de negocio no supera el millón de euros anuales. Aunque estés exento de pago, es obligatorio darse de alta en el epígrafe correspondiente del IAE en el momento del inicio de la actividad.
Los modelos son los formularios oficiales que utilizas para comunicarte con la Agencia Tributaria en lo que respecta al pago de impuestos, declaraciones informativas y comunicaciones censales, entre otros. A continuación te dejamos un listado práctico de los principales modelos que utilizarás en tu día a día como autónomo y que, por tanto, debes conocer.
En abril, julio, octubre y enero tendrás que presentar los modelos trimestrales correspondientes a la actividad realizada durante los 3 meses anteriores. Los más importantes son:
Al finalizar el ejercicio fiscal, es obligatorio presentar ciertas declaraciones o resúmenes anuales, que recogen y regularizan los impuestos que has pagado o adelantado durante el año. Los más importantes son:
Si realizas operaciones con el extranjero (UE o fuera de la UE), o si superas cierto volumen de facturación, pueden surgir obligaciones con modelos específicos como el 296 (operaciones con terceros países) o el declarativo 347 (con personas o empresas con las que hayas superado los 3.005,06 € anuales).
Más allá de los modelos, Hacienda exige una serie de obligaciones de cara a una posible inspección.
La primera de ellas corresponde a la facturación: la emisión de facturas correctas es una obligación ineludible. Deben incluir todos los datos obligatorios: numeración correlativa, fecha, tus datos y los del cliente, descripción de la operación, base imponible, IVA aplicado y, si corresponde, retención de IRPF. Además, debes conservar una copia de todas las facturas emitidas y recibidas durante, al menos, 4 años.
Además, debes llevar un registro ordenado de tu actividad económica. Esto incluye:
Por otro lado, estás obligado a comunicar a Hacienda ciertas operaciones, como la obtención de pagos en efectivo superiores a 1.000 euros (o 500 euros en determinados supuestos) de un mismo cliente. En este caso, debes informar a Hacienda a través del modelo 179.
Aunque la Seguridad Social y Hacienda son administraciones diferentes, existe una relación directa entre ambas en la figura del autónomo.
El primero de ellos afecta al inicio mismo de la actividad: darte de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) es un requisito previo e indispensable para poder ejercer una actividad económica. Sin este alta, no puedes facturar legalmente.
Recientemente, se ha implantado un sistema de cotización basado en los ingresos reales netos. Esto significa que tu base de cotización (y por tanto, la cuota mensual que pagas) ya no es fija por completo, sino que se ajusta a tramos en función de tus ganancias. Esto vincula directamente tu rendimiento fiscal (ingresos menos gastos) con tu obligación con la Seguridad Social.
Además, las cuotas que pagas a la Seguridad Social son gastos deducibles en tu declaración de IRPF. Esto reduce la base imponible sobre la que tributas, por lo que, en la práctica, una parte de lo que pagas en cotización te lo "devuelve" Hacienda vía menor pago de impuestos.
Es fundamental no confundir estos dos ámbitos: las obligaciones fiscales (con Hacienda) se refieren al pago de impuestos (IRPF, IVA) y a la presentación de declaraciones sobre la actividad económica. Su fin es financiar los presupuestos del Estado.
Por su parte, las obligaciones laborales con la Tesorería General de la Seguridad Social se refieren a tu protección social como trabajador. Incluyen el alta, la cotización mensual (que da derecho a sanidad, jubilación, baja por enfermedad, etc.) y, si tienes empleados, las nóminas y sus cotizaciones.
Son dos vías paralelas e igual de importantes. Incumplir en una no exime de la otra, y ambas pueden conllevar sanciones independientes. Una gestión profesional implica mantener ambas al día.
El incumplimiento, ya sea por olvido o error, tiene consecuencias económicas y legales que es mejor evitar. La primera de ellas es económica: Hacienda aplica multas dinerarias que pueden ser leves, graves o muy graves.
Una presentación fuera de plazo puede suponer una multa del 5% al 20% de la cantidad a declarar, mientras que una declaración incorrecta o la omisión de datos puede acarrear sanciones del 50% al 150% de la cuota defraudada.
Además de la sanción, si pagas fuera de plazo, se aplican intereses de demora sobre la cantidad adeudada. Hacienda también puede emitir un "recargo de oficio" si es ella quien descubre la deuda y te requiere para pagarla.
Los errores reiterados o la ocultación de ingresos aumentan significativamente el riesgo de sufrir una inspección fiscal. En los casos más graves, la Agencia Tributaria puede exigir el pago de deudas con embargos en cuentas corrientes e, incluso, derivar el caso a la vía penal por delito fiscal.
La clave para realizar una correcta gestión fiscal de tu negocio está en la organización y la prevención:
¿Es necesario contar con un asesor fiscal o se trata de algo que puedes gestionar tú mismo? Depende de ti. Si tu actividad es muy sencilla, tienes conocimientos sólidos y tiempo, el hecho de encargarte tú mismo puede suponer un ahorro inicial.
Ahora bien, contar con un asesor fiscal es casi imprescindible para actividades con cierto volumen, gastos complejos o dudas. No es un gasto, es una inversión. Te garantiza cumplir correctamente, te asesora para ahorrar impuestos de forma legal y te libera tiempo para tu negocio. Para la mayoría de autónomos, es la opción más recomendable.
