Si buscas un CRM gratuito para tu negocio y no sabes por cuál decantarte, aquí te contamos cuáles son los 10 mejores, sus ventajas y desventajas
Cuando montas una pyme, contar con una herramienta que gestione las relaciones con el cliente es fundamental. Una de las soluciones estrella para conseguir esta relación fluida con el cliente es el software CRM, pero no deja de ser una inversión y es bueno conocer a fondo qué hay en el mercado y si existe el CRM gratuito ideal.
Por eso, en este artículo explicamos qué debe tener un buen CRM, una lista con los diez más interesantes, sus pros y sus contras, resolvemos las dudas más frecuentes y comparamos todos los seleccionados entre sí para ayudarte a tomar una decisión.
CRM son las siglas de Customer Relationship Management (gestión de relaciones con el cliente). Por tanto, en sentido estricto, CRM es un modelo de gestión: son todas aquellas estrategias destinadas a establecer una interacción fluida con nuestros clientes (tanto los actuales como los potenciales).
Sin embargo, aquí hablamos del software CRM, es decir, del programa informático que permite organizar y gestionar dichas interacciones para que el servicio de preventa, venta y posventa sea impecable.
Hay, en esencia, tres tipos de CRM. Te decimos cuáles son, qué tienen y a qué tipo de empresa le va cada uno:
Pero aquí tratamos de buscar el CRM gratuito perfecto, ese que mejor se adapte a nuestras necesidades. Eso sí, hay una serie de requisitos básicos que necesitamos que contenga para que tenga la máxima funcionalidad:
¿Cuáles son las ventajas y las desventajas de cada CRM gratuito? Las repasamos todas a continuación.
Lo primero que debemos decir de Holded es que no es exactamente un CRM, sino un ERP que incluye una herramienta CRM. Un ERP (Enterprise Resource Planning o sistema de planificación de recursos empresariales) es un software de gestión inteligente que permite tener agrupadas e integradas todas las funciones de facturación, marketing, contabilidad y flujo de trabajo que necesita tu empresa.
Es decir, Holded incluye todo lo necesario para automatizar las facturas, cuenta con un portal del cliente para que tenga acceso a la información que compartas con cada uno de ellos, elabora informes de gastos e ingresos y automatiza toda tu contabilidad, controla cada detalle de tu stock, crea catálogos para los clientes, coordina el flujo de trabajo (incluyendo el control horario de los empleados y facilitando el teletrabajo) y un largo etcétera. Pero centrándonos en su herramienta CRM, las ventajas de Holded sobre sus competidores son las siguientes:
Aunque no sea exactamente una desventaja, Holded no es el software que una gran multinacional eligiría, porque está pensado para pequeños y medianos empresarios y autónomos. Se trata de facilitar la labor a quienes cuentan con un equipo reducido de empleados y a menudo no cuentan con un departamento dedicado en exclusiva a estas funciones, por lo que está hecho para que todo el mundo aprenda rápidamente a utilizarlo.
Para comprobarlo no tienes más que darte de alta en la prueba gratuita de 14 días: no necesitas una tarjeta de crédito, es decir, que no se te cobrará nada al finalizar la prueba y puedes darte de baja sin haber adquirido ningún compromiso.
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Como la mayoría de las herramientas orientadas a la gestión de relación con los clientes, este CRM gratuito permite crear una base de datos completamente personalizada y centralizada. Cuenta con numerosas funcionalidades orientadas no solo a la venta, sino también a la captación de clientes.
Al igual que sus competidores, el CRM gratuito de la firma Zoho tiene un número de funcionalidades considerable cuya implementación se complica a medida que se le añade nivel de personalización, pero aun así, en su nivel más básico, es intuitivo y de fácil manejo.
Dentro del mundo del CRM gratuito, Bitrix24 es una de esas herramientas que ofrece algo más que un simple CRM. Tiene su propia nube (al igual que Holded, por ejemplo) y añade numerosas aplicaciones que hacen crecer su funcionalidad.
Agile combina los servicios de ventas y marketing con un CRM gratuito (hasta 10 personas) con una notable capacidad para vincular empresas y contactos, herramientas de interacción con los clientes (chat, e-mail…), análisis de ventas y tráfico de la web, etc.
Capsule es uno de los CRM gratuitos más conocidos, con un plan gratuito bastante generoso y orientado a pequeñas empresas que, a su vez, tengan un número reducido de contactos. Tiene una función de recordatorio para recontactar con clientes con los que se ha perdido la comunicación durante un tiempo.
Este CRM está entre los más conocidos del mercado. Su código abierto permite mejorar el software cada vez que dé fallos o no se adapte a los requerimientos de los usuarios. También permite un nivel considerable de innovación, precisamente por funcionar con código abierto.
Este CRM, que surgió como una bifurcación de Sugar CRM, ha avanzado notablemente y ha modernizado bastantes de sus funciones. Sus numerosas funcionalidades lo hacen complejo de usar, pero es bueno para automatizar tareas repetitivas, analiza rendimientos de campaña y calidad de oportunidades y se identifican con facilidad los puntos en los que la gestión con el cliente se atasca para corregir las acciones emprendidas.
Macroges es un CRM gratuito que integra facturación y TPV, lo que simplifica algunas acciones frente a otros CRM. Automatiza procesos de gestoría y está plenamente adaptado a la legislación española.
Aunque técnicamente no es un CRM, cuenta con varias funciones que lo incluyen. En realidad, Notion es una herramienta de productividad que vale tanto para agenda como de to-do list, calendario, etc., es decir, tiene aplicaciones que sirven para el trabajo y para la vida diaria.
Como hemos visto, la mayor parte de las versiones gratuitas de estos CRM tienen funcionalidades limitadas, por lo que tarde o temprano tendremos que elegir una que se adapte a nuestro presupuesto. Deberíamos tener en cuenta lo siguiente:
Normalmente, un CRM gratuito es la versión básica de uno de pago. Es decir, viene con sus funciones limitadas. Puede que no ofrezca todas las herramientas que tiene desarrolladas para que, avanzado el proceso de adaptación, termine comprando la versión de pago; o que limite el número de contactos, de facturas, de capacidad de almacenamiento… En esencia, un CRM gratuito es perfecto para probar y descartar si no nos gusta, por lo que deberíamos contar con el máximo número de funcionalidades posibles a nuestra disposición.En otro orden de cosas, es importante también que, puesto que la gratuidad del producto está limitada a un tiempo, nuestra curva de aprendizaje sea corta. Dicho de otro modo, si instalamos un CRM gratuito que nos cuesta muchas horas, días o semanas de aprender a usarlo, nos va a generar frustración en lugar de incorporarlo como lo que es: una herramienta que nos va a quitar muchísimas horas de trabajo debido a la automatización de los procesos.
Un CRM es un software de gestión de relaciones con el cliente y un ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema de planificación de recursos empresariales. CRM y ERP deben complementarse e integrarse a la perfección. Si como hemos visto el CRM detecta oportunidades de negocio y gestiona la atención al cliente, el ERP debe unificar y organizar todas las áreas de negocio para controlar todos los procesos y planificar y optimizar los recursos de los que dispone la empresa. En otras palabras, las empresas necesitan de ambas herramientas para implementar la automatización de la mayoría de los procesos y que el empresario se dedique a fondo a la parte creativa del negocio. Producción, inventario, logística, envíos, facturas, contabilidad, administración de recursos humanos, impuestos… Todo esto forma parte de un ERP. Además, el ERP es, por así decirlo, toda la parte del negocio a la que el cliente no tiene acceso, al revés que el CRM, que sí está compartido (en parte) con el cliente.Las plataformas ERP de última generación están orientadas al servicio en la nube; es decir, no almacenan los datos en el ordenador (con el consiguiente ahorro de espacio en los discos duros), sino que tenemos toda la información a nuestra disposición alojada en un servidor en remoto.Además, un ERP debe integrar un CRM. Es lo más práctico y diríamos que lo más necesario: si una pequeña empresa tiene dos software diferentes, puede encontrarse con problemas de integración entre ambos y además no es funcional (se duplican datos, funciones, etcétera). No tener un ERP puede dar lugar a que nos encontremos con aplicaciones de software cerradas que no se pueden personalizar y que, en consecuencia, no serán óptimas para nuestra empresa. La gestión de nuestro producto se hará entonces mucho más complicada.
Para un control pleno de nuestro negocio, lo ideal es contar con un ERP y un CRM perfectamente integrados, que funcionen como una sola herramienta, adaptado a nuestras necesidades y a un precio asequible.
