Requisitos y datos obligatorios de una factura en España

Cumplir con los requisitos legales de facturación es esencial para cualquier empresa o autónomo en España. Una factura que no contenga todos los datos obligatorios puede ser rechazada por Hacienda, impedir la deducción del IVA e incluso generar sanciones. En esta guía repasamos todos los elementos que debe incluir una factura válida.

Marco legal de la facturación en España

La normativa que regula los requisitos de las facturas en España se recoge principalmente en:

• Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012): establece las obligaciones de facturación.
• Ley del IVA (Ley 37/1992): regula los aspectos fiscales de las facturas.
• Ley Crea y Crece (Ley 18/2022): introduce la obligatoriedad progresiva de la factura electrónica entre empresas.
• Reglamento Verifactu (Real Decreto 1007/2023): establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación.

Datos obligatorios en una factura ordinaria

Número y serie de factura

Toda factura debe llevar un número correlativo dentro de una serie. No puede haber saltos en la numeración. Se pueden utilizar series diferentes para distintos tipos de operaciones (por ejemplo, una serie para ventas nacionales y otra para exportaciones).

Fecha de emisión

La fecha en que se emite la factura. Si la fecha de la operación es diferente a la de emisión, también debe indicarse la fecha de realización de la operación.

Datos del emisor

• Nombre y apellidos o razón social completa.
• Número de Identificación Fiscal (NIF o CIF).
• Domicilio fiscal.

Datos del destinatario

• Nombre y apellidos o razón social completa.
• Número de Identificación Fiscal (NIF o CIF).
• Domicilio fiscal.

En operaciones intracomunitarias, es necesario incluir el número de IVA comunitario (VAT number) de ambas partes.

Descripción de la operación

Una descripción suficientemente detallada de los bienes entregados o servicios prestados para permitir la identificación de la operación. Debe incluir:

• Concepto o descripción del producto/servicio.
• Cantidad de unidades.
• Precio unitario sin impuestos.
• Descuentos o bonificaciones, si los hubiera.

Base imponible

El importe total de la operación antes de impuestos. Si la factura incluye operaciones sujetas a diferentes tipos de IVA, debe desglosarse la base imponible correspondiente a cada tipo.

Tipo impositivo del IVA

El porcentaje de IVA aplicado. En España existen tres tipos:

• General (21%): aplicable a la mayoría de productos y servicios.
• Reducido (10%): alimentos, transporte de viajeros, hostelería, etc.
• Superreducido (4%): pan, leche, frutas, verduras, libros, medicamentos, etc.

Cuota tributaria del IVA

El importe resultante de aplicar el tipo de IVA sobre la base imponible.

Retención de IRPF (cuando aplique)

Los autónomos profesionales (actividades incluidas en las secciones segunda y tercera del IAE) deben aplicar retención de IRPF en sus facturas:

• 15% como tipo general.
• 7% durante los tres primeros años de actividad (año de alta y los dos siguientes).

Importe total

La cantidad final a pagar, resultado de sumar la base imponible y la cuota de IVA, y restar la retención de IRPF si la hubiera.

Requisitos de la factura simplificada

La factura simplificada (antiguo ticket) puede emitirse cuando:

• El importe no supera los 400 euros (IVA incluido).
• El importe no supera los 3.000 euros en determinados sectores (comercio al por menor, hostelería, transporte, etc.).
• Se trata de facturas rectificativas.

Los datos obligatorios de una factura simplificada son:

• Número y serie.
• Fecha de emisión.
• NIF y nombre del emisor.
• Descripción de los bienes o servicios.
• Tipo de IVA aplicado (o la expresión "IVA incluido").
• Importe total.

No es obligatorio incluir los datos del destinatario, salvo que este lo solicite para poder deducir el IVA.

Requisitos adicionales en casos especiales

Facturas rectificativas

Además de los datos habituales, deben incluir:

• Referencia a la factura o facturas rectificadas.
• Motivo de la rectificación.
• La condición de "factura rectificativa".

Facturas intracomunitarias

• Número de IVA comunitario del emisor y del destinatario.
• Mención a la exención de IVA por entrega intracomunitaria (artículo 25 de la Ley del IVA).

Facturas con inversión del sujeto pasivo

• Indicación de "inversión del sujeto pasivo" cuando el obligado a ingresar el IVA es el destinatario.

Plazos de emisión y conservación

• Emisión: antes del día 16 del mes siguiente al de la operación.
• Conservación: mínimo 4 años desde la fecha de devengo del impuesto (periodo de prescripción fiscal). En la práctica, es recomendable conservarlas al menos 6 años (plazo mercantil).

Consecuencias de no cumplir los requisitos

El incumplimiento de los requisitos de facturación puede acarrear:

• Sanciones económicas: multas proporcionales al importe de las facturas incorrectas.
• Pérdida del derecho a deducir el IVA: tanto para el emisor como para el receptor.
• Inspecciones fiscales: las irregularidades en la facturación pueden desencadenar una revisión por parte de Hacienda.

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