Consejos Marketing

Cómo agilizar los procesos de una empresa

autor

Cómo agilizar los procesos de una empresa

Es un día típico en el trabajo. Como todos los demás, empiezas con una taza de café y con un montón de objetivos en mente: diseñar la estrategia del negocio para el nuevo año, empezar a planificar ese gran proyecto que lleva meses rondando por tu cabeza, revisar cada una de las necesidades y gastos de la empresas y un sinfín de tareas más. Pero aún no has empezado cuando… los fuegos empiezan.
Un cliente que llama urgentemente con un problema, crisis de personal, reuniones de última hora, montones de documentos que revisar o que necesitan tu aprobación. De repente son las 19 horas y todo lo que has hecho en el día es apagar fuegos. ¿Quieres que mañana sea diferente? Entonces sigue leyendo estas 16 tácticas que te ayudarán a simplificar los procesos de tu empresa y a tener tiempo para lo que de verdad te importa.

16 tácticas para agilizar los procesos de una empresa

Tecnología

La tecnología nos facilita la vida pero si no la utilizamos bien también puede suponer verdaderos quebraderos de cabeza. Aquí tienes algunos consejos para mantener tus servicios tecnológicos en buena forma.

1. Adquiere un servidor

Un servidor puede actuar como un archivador digital para tu creciente pila de documentación. Además, aumentarás la seguridad, ya que guardando los papeles en un servidor central, será más fácil realizar copias de seguridad diariamente.

2. Pásate a la nube

Si ya estás utilizando un programa de facturación y contabilidad para manejar los ingresos y los gastos de tu empresa, da el siguiente paso y apuesta por la automatización. Localiza un software que agilice los procesos de facturación y realice la contabilidad automáticamente. Asegúrate de que tiene una buena funcionalidad de notificaciones para que te recuerde cuándo debes efectuar los pagos y los cobros.

3. Cuida tu web

Tu página web es el principal punto de acceso a tu negocio por parte de un cliente potencial. Debe de preocuparte tanto por los gráficos y asegúrate de que los usuarios están obteniendo la información que necesitan. Una lista de preguntas frecuentes accesible desde el menú puede reducir el número de llamadas o mensajes de clientes preguntando por cuestiones simples y evitan que un usuario frustrado se vaya a otra web.

Dinero

El dinero no es la causa de todos los problemas, pero puede generarnos muchos dolores de cabeza. Aquí tienes 3 consejos para agilizar los procesos de una empresa en lo que respecta al dinero.

4. Automatiza la presentación de impuestos

En otro artículo ya vimos todos los modelos que deben presentar las empresas. Esto supone un enorme trabajo que es muy fácil de eliminar. Solo tienes que buscar un ERP que rellene los modelos tributarios automáticamente. Eso sí, sigue teniendo presente que necesitarás que tenga las características descritas en el punto 2, facturación ágil y contabilidad automática. Todo suma.

5. Haz frente a tus pagos cuento antes

Paga tus facturas en cuanto las recibas. De este modo evitarás que se acumulen los cargos y no incurrirás en cargos por pagos atrasados por despistes u olvidos. Lo mejor de todo, no estarás perdiendo el tiempo pagando facturas.

6. Agrupa los seguros

Quizás pagues un poco más pero renovar todas las pólizas de seguros con una misma empresa o agente te permitirá sentarte a revisar las pólizas solo una vez al año, en lugar de tener diferentes renovaciones a lo largo de los meses. Ahorrarás un montón de tiempo y tendrás más fuerza a la hora de negociar ya que tu volumen de gasto será mayor con una sola compañía.

Administración

La gestión cotidiana de la empresa es probablemente el trabajo más difícil para cualquier empresario. Aquí tienes cómo simplificarlo.

7. Contrata estratégicamente

Establece unos requisitos mínimos para cualquier contratación y elabora criterios de eliminación relacionados con la experiencia, conocimientos o salario esperado. Así te evitarás revisar una enorme cantidad de solicitudes y, al ser más selectivo, será más fácil que des con la persona adecuada.

8. Contrata a un CFO o director de finanzas

Llega un momento en la vida de cualquier empresa en el cual ya no seas capaz de mantenerte al día con la gestión financiera. ¡Es una buena señal! Significa que tu empresa ha crecido y los ingresos se han aumentado. Enhorabuena. Cuando llegue este momento, no trates de postergar la necesidad de contratar a un CFO que se adapte a tus necesidades. No te preocupes demasiado por el coste ya que esa persona conseguirá que tu negocio sea todavía más rentable.

9. Reduce el número de proveedores

Mantener una relación sólida con tus proveedores es fundamental para cualquier negocio. Si consigues reducir el número de proveedores con los que trabajas, podrás mejorar las relaciones. Además, tu poder de negociación aumentará al mismo nivel que se incrementes los pedidos.

10. Externaliza los servicios de recursos humanos

Los empresarios pueden pasar hasta un tercio de su tiempo administrando nóminas y otras cuestiones de recursos humanos. Además, es fácil incurrir en errores por desconocimiento o despistes. Si contratas a una empresa externa para que se encargue de ello, eliminarás la posibilidad de error y ahorrarás un montón de tiempo.

11. Reduce el número de reuniones

¿De verdad necesitas una reunión de equipo cada semana? Menos reuniones significan menos tiempo tiempo y más trabajo hecho. Además, los trabajadores te lo agradecerán. Eso sí, no se trata de eliminar las reuniones por completo, solo las que no sean productivas o demasiado reiteradas.

Marketing

Captar la atención de los consumidores es cada vez más difícil. Aquí tienes algunos consejos para acelerar tus esfuerzos.

12. Analiza tu imagen de marca

¿Qué piensan los clientes de tu empresa? Realizar cuestionarios online pueden ahorrarte un montón de costes asociados a la investigación de mercado tradicional.

13. Anuncios online

Ahora es más fácil que nunca conseguir publicidad. Los medios de masas tradicionales como la radio o la televisión han sido terreno exclusivo de las grandes empresas, pero ahora todo tipo de negocios pueden invertir un pequeño porcentaje de sus beneficios en publicidad online, altamente personalizada y segmentada.
Artículo relacionado: 10 maneras de conseguir publicidad gratis para mi empresa

Productividad personal

El tiempo se consume a la velocidad de la luz, sobre todo si no te organizas correctamente. Aquí te dejamos unas tácticas que te ayudarán a gestionar mejor el tiempo de trabajo.

14. Decide qué externalizar

No es necesario que tengas todos los procesos de la empresa bajo tu control. Deja que otras personas se ocupen de parte del trabajo. Delega en otros empleados o externaliza servicios y enfócate en lo más importante.

15. Organiza tu tiempo

Establece un horario de trabajo y un horario de ocio. No necesitas estar las 24 horas del día comprometido con la empresa. También necesitas respirar, disfrutar, pasar tiempo con tu familia. No importa lo ocupado que estés, tómate este consejo enserio y verás como tu mente responde mucho mejor.

16. Acorta la lista de tareas

Una lista de tareas no es otra cosa que una lista de deseos. Una lista de tareas muy larga te dejará menos tiempo para concentrarte en ideas que de verdad generen ingresos. Céntrate en las tres tareas más importante para el día. El resto, pueden esperar.
Artículo relacionado: 5 consejos para aumentar drásticamente la productividad