Automatizar tareas en el trabajo: cómo ahorrar tiempo y dedicarte a lo que importa

Automatizar tareas es una de las grandes obsesiones de la optimización laboral precisamente porque te ayuda a ahorrar tiempo para dedicarlo a lo que realmente importa.

¿Alguna vez has tenido la sensación de que la jornada laboral se te va en todo un conjunto de tareas necesarias pero tediosas que te impiden dedicarte a lo que realmente importa para hacer avanzar a tu empresa? A todos nos ha ocurrido. Porque las tareas tediosas están ahí para eso, para robarnos tiempo.

Pero, por suerte, la automatización hace tiempo que llegó para mejorar nuestra vida laboral en un mil por cien (y más desde que contamos con herramientas como las aplicaciones que ofrece Holded). Porque, sinceramente, si la automatización se ha convertido en una de las mayores obsesiones de la optimización empresarial, por algo será. Así que, sin más dilación, vamos a entrar en materia: veamos qué es exactamente automatizar tareas y, a partir de ahí, preguntémonos cómo puede (y debe) ayudarte a ahorrar tiempo para que lo inviertas en tareas realmente importantes.

¿Qué es la automatización del trabajo?

Si nos ponemos teóricos, podemos afirmar que la automatización del trabajo es un proceso en el que ciertas tareas de producción habitualmente asociadas a trabajadores humanos son transferidas a agentes tecnológicos. Dicho de otra forma: la automatización implica usar las posibilidades de la tecnología para delegar tareas que para un humano no solo pueden resultar tediosas, sino que también pueden conducir al error.

Automatizar tareas, entonces, implicará unos objetivos bien marcados que podemos resumir en la siguiente lista:

• Mejorar la productividad empresarial. Principalmente, reduciendo costes de producción y mejorando su calidad.
• Mejorar las condiciones laborales de los empleados, eliminando los procesos tediosos.
• Realizar operaciones intelectuales y/o manuales que para un humano son más complicadas que para un agente tecnológico.
• Simplificar el trabajo, dejando los procesos complejos para la máquina y permitiendo que el trabajador dedique tiempo a cuestiones más cualitativas.
• Integrar gestión y producción.

Automatización para ahorrar tiempo

Un ejemplo práctico de cómo automatizar tareas lo tenemos en el área de contabilidad de una empresa. Si analizamos sus flujos de trabajo antes de la existencia de la tecnología, nos encontraremos con todo un conjunto de tareas repetitivas y penosas que, además, dejaban mucho margen para el error humano. La introducción de softwares de gestión contable hicieron posible transferir muchas de estas tareas a unos sistemas informáticos que implican velocidad de procesamiento y reducción del margen de error. Un buen ejemplo es la automatización de facturas.

Y quien habla de contabilidad, también habla de recursos humanos, producción, almacén y cualquier otra área de una empresa en la que puedas pensar. Para todas estas áreas existen softwares dedicados y, a su vez, también existen softwares de gestión de empresas (como el que ofrecemos en Holded) que engloban todas estas herramientas y continuamente están trabajando en pos de añadir nuevas y salvadoras automatizaciones.

Pero ¿cómo te ayuda esta práctica de automatizar tareas a ahorrar tiempo exactamente? Trabajando en dos vías paralelas que ya hemos sobrevolado previamente en este artículo:

• Eliminando errores humanos. Estos errores suelen acarrear costes añadidos y, sobre todo, una pérdida de tiempo que se va a base de revisiones, modificaciones y trabajo extra.
• Reduciendo la necesidad de horas extra. Y que conste que esto no solo hará que ahorres dinero, sino que también incidirá positivamente sobre la motivación de tus trabajadores.

Lo que importa (... y el aumento de ingresos)

Van ligados, ¿no te parece? Lo que debería importar es aumentar el valor de tu empresa y, por consiguiente, incrementar los ingresos percibidos. Y eso es algo que la automatización puede ayudarte a conseguir de forma realmente óptima.

Al automatizar ciertas tareas, reduces el margen de error humano y las horas extra, pero también agilizas todo un conjunto de tareas que liberan tiempo para mejorar tu producto o servicio. Y, por consiguiente, para mejorar también tu empresa.

Todo lo dicho significa minimizar pérdidas y aumentar ingresos. También implica tener más tiempo para emplearlo en lo que consideres más pertinente... Está comprobado que los procesos manuales no automatizados son más caros y gastan más tiempo, así que ¿por qué ibas a querer conservarlos en tu empresa? Descubre más sobre las ventajas de la automatización de procesos y cómo un ERP puede transformar tu negocio.

Preguntas frecuentes

¿Qué tareas del trabajo son las más fáciles de automatizar?

Las tareas más fáciles de automatizar son las repetitivas y predecibles, como la facturación, la conciliación bancaria, la generación de nóminas y los informes contables. Cualquier proceso que siga un patrón recurrente y no requiera juicio creativo es un buen candidato para la automatización.

¿Necesito conocimientos técnicos avanzados para automatizar tareas en mi empresa?

No necesariamente. Los softwares de gestión actuales, como Holded, están diseñados para ser intuitivos y fáciles de usar. La mayoría de las automatizaciones se configuran con unos pocos clics, sin necesidad de conocimientos de programación ni formación técnica especializada.

¿Cómo afecta la automatización a la motivación de los empleados?

La automatización mejora la motivación de los empleados al eliminar las tareas más tediosas y alienantes de su jornada. Al liberarles de procesos repetitivos, pueden dedicar su tiempo a tareas de mayor valor y más estimulantes, lo que reduce la frustración y aumenta la satisfacción laboral.

¿La automatización realmente reduce los costes de una empresa?

Sí, la automatización reduce costes de forma directa e indirecta. Directamente, al eliminar errores humanos que generan gastos adicionales en correcciones. Indirectamente, al reducir la necesidad de horas extra y agilizar procesos que antes consumían mucho tiempo y recursos.