Número VAT: qué es y cómo se tramita

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En el este post explicaremos qué es el VAT y cómo puedes tramitarlo. Pese a que este número se suele confundir con el NIF, enumeraremos las claras diferencias que existen entre uno y otro.

Qué es el VAT

El VAT es un número de identificación para una empresa que desea realizar operaciones a nivel europeo. Solo pueden solicitarlo aquellas empresas que vayan a interactuar comercialmente con otras organizaciones de la Unión Europea, es decir, no españolas.

Es importante diferenciar el VAT del NIF, pues ambos sirven para identificar a una corporación, pero en ámbitos muy distintos. Las empresas o autónomos españoles, por el mero hecho de estar dados de alta como tal, no tienen VAT. Este otro número hay que solicitarlo a la Agencia Tributaria, que lo concederá en función de sus condiciones.

El VAT nace con la entrada en vigor del sistema único de pagos puesto en marcha en el continente, denominado SEPA. Este SEPA obliga a las empresas a modificar ciertas pautas en la facturación y cobro de servicios a otras organizaciones del viejo continente. De hecho, una de esas modificaciones es la obligatoriedad de conseguir el VAT.

En resumen, si vas a prestar servicios a nivel europeo necesitarás este número identificativo. Una de las principales diferencias con el NIF es que mientras uno te permite operar a nivel nacional, el VAT cumple la misma función pero más allá de nuestras fronteras.

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Cómo conseguir el VAT

Si una empresa quiere recibir su número de identificación europea, debe acudir a la Agencia Tributaria y demostrar que realmente lo necesita. Es decir, tiene que certificar frente a un evaluador de Hacienda que guarda intención y capacidad para facturar en un país de la Unión Europea y que, en consecuencia, necesita el VAT para operar conforme dicta la normativa vigente.

Hay dos casos en los que no se concederá la mencionada identificación: si realmente no se necesita esta identificación y si, necesitándola, no se consigue demostrar que se va a operar con ella. El proceso de demostración es más o menos estricto dependiendo de la Comunidad Autónoma en la que se realiza, y puede traducirse en la presentación de material –del trabajo que se desea realizar– o de correos justificativos.

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Después de esto, la Agencia Tributaria estudia el caso durante un máximo de quince días, periodo en el que el usuario/empresa recibirá una carta donde aparecerá decisión tomada por el organismo tributario. En caso de que la petición sea desestimada, en la carta aparecerá el procedimiento a seguir para interpelar esta decisión.

Cómo comprobar si se ha obtenido el VAT

Para comprobar si una empresa tiene VAT autorizado, siempre se puede ir al VIES, el registro que muestra información de una organización adherida a su VAT. Existen dos casos en los que se puede consultar el estado del VAT de una empresa:

  • Siempre que no se haya solicitado el número de identificación para operar dentro de la Unión Europea, y se necesite su aprobación para operar de manera urgente. Aunque no se tenga la carta de Hacienda concediendo la autorización, si aparece en el VIES, se tiene derecho a operar con el VAT.
  • Para comprobar que la otra empresa que emite la factura, o que la recibe, puede operar bajo este marco europeo.

Desde aquí, según la facturación de la empresa, se puede solicitar la devolución del IVA soportado en el extranjero y llevar al día toda la contabilidad.

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