El número VIES: ¿qué es y para qué sirve?

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Las siglas VIES van a caer en tu regazo en el mismo instante en el que empieces a operar más allá de las fronteras de España. Porque, de alguna forma u otra, ese debería ser el objetivo de todo profesional y empresa: expandirse y llegar a otros mercados. Pero entonces es necesario familiarizarse con términos como el que nos ocupa.

Y, ojo, porque para entender bien qué es exactamente el VIES también es necesario controlar otros dos conceptos ligados a este: el VAT y el IVA intracomunitario. Para tener una visión de conjunto, veámoslos todos en este artículo.

¿Qué es el número VIES?

Empecemos por el principio, obviamente, y despejemos la incógnita básica en este entuerto: ¿qué es exactamente el VIES? Estas son las siglas con las que se denomina al Sistema de Intercambio de Información sobre el IVA. Pero, claro, esto tampoco es que explique demasiado al respecto.

En definitiva, el VIES es una herramienta europea en forma de motor de búsqueda que permite saber si un profesional o una empresa cumple la legislación imprescindible para operar dentro de los límites de la Unión Europea. Dicho de otra forma: es una especie de censo o registro en el que constan todas las compañías y autónomos que tienen un NIF-IVA, que es lo que se necesita para actuar a nivel europeo. Y lo que vamos a ver con más detenimiento a continuación.

¿Para qué sirve el número VIES?

La principal utilidad de estar registrado en el VIES (y, por lo tanto, tener un número de identificación fiscal activo a nivel intracomunitario) queda implícita en lo que ya hemos explicado hasta este momento: te permite operar a nivel comercial con empresas de otros países de la Comisión Europea. Pero no solo eso.

Y es que consultar el VIES puede tener una utilidad realmente jugosa. Al comprobar que ambas partes constan en el VIES, y siguiendo el reglamento europeo vigente (específicamente el art.25 Ley IVA 37/1992), podrás emitir facturas exentas de IVA. Algo que, de hecho, beneficia tanto al emisor como al receptor de la factura.

Evidentemente, solo los profesionales y las empresas pueden registrarse en el VIES, por lo que esta exención nunca será aplicable a las facturas a particulares. En este caso, sí que será necesario aplicar el IVA pertinente.

¿Qué es el VIES en España?

Llegados a este punto, es necesario añadir un poco de complejidad e introducir otro nivel de siglas… Porque es imposible entender el VIES sin saber qué es el ROI. Al fin y al cabo, estamos hablando de diferentes pasos en un mismo proceso.

El Registro de Operadores Intracomunitarios es, tal y como su propio nombre deja claro, un registro en el que es necesario estar dado de alta para poder actuar como operador intracomunitario. Tampoco es un trámite demasiado dificultoso: lo único que hay que hacer es darse de alta con el modelo 036, donde se deben marcar las casillas 582 y 584, indicando la fecha exacta en la que se desea empezar a desarrollar la actividad intracomunitaria.

Una vez registrado en el ROI, y en un plazo máximo de tres meses, la Agencia Tributaria nos asignará un NIF-IVA. Y, por consiguiente, apareceremos en el censo VIES con este mismo número identificativo.

¿Qué es el VAT intracomunitario?

Entonces, ¿qué pinta el VAT en todo esto? Pues, simple y llanamente, resulta que ya hemos estado hablando del VAT en todo este tiempo. Porque NIF-IVA y VAT son exactamente la misma cosa.

El VAT es, en resumidas cuentas, el número de identificación fiscal de un profesional o empresa español que actúa comercialmente a nivel europeo. El NIF, de hecho, te permite operar dentro de España. Pero, si quieres hacer negocios fuera, necesitarás un NIF-IVA o VAT.

Desde la misma Agencia Tributaria consideran que es obligatorio que un profesional o empresa solicite el VAT number siempre que cumpla uno de los siguientes requisitos:

  1. Realizar compras o ventas intracomunitarias de bienes en las que el IVA es aplicable.
  2. Prestar servicios en otro estado miembro de la Unión Europea a un destinatario que sea sujeto pasivo.
  3. Recibir de una empresa de fuera de España y Baleares un servicio en el que sea aplicable la inversión del sujeto pasivo.

Puede darse el caso, además, de que una entidad jurídica en general necesite un número VAT. Pero solo se le concederá en el caso de que realice compras intracomunitarias de bienes en las que el IVA sea aplicable.

¿Cómo saber cuál es mi VAT?

Por otra parte, hay un truco que debes conocer… Y es que, teniendo en cuenta que la asignación del VAT (es decir: el número con el que nos identificaremos dentro del censo VIES) corresponde a un protocolo internacional totalmente estándar, no es muy difícil saber cuál es tu NIF-IVA.

Tan sencillo como seguir la siguiente fórmula: coge tu NIF (o el de tu empresa) y anteponle las dos letras del código de tu país que esté estipulado en el VIES. Este código es bastante intuitivo: España es ES, Reino Unido es GB, Francia es FR, Italia es IT, Portugal es PT… Y así con todos los países que conforman la Comunidad Europea.

¿Te ha quedado claro ya qué es exactamente el VIES? ¿Y qué relación tiene no solo con el VAT (también llamado NIF-IVA), sino también con el ROI? Porque hay que reconocer que este baile de siglas puede resultar un poco confuso al principio… Pero que, en cuanto tengas claro los conceptos básicos, podrás lanzarte de cabeza a tu nueva aventura como operador intracomunitario — y seguro que necesitarás un programa de facturación gratis para ayudarte.

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