¿Qué es el número VIES, para qué sirve y cómo se comprueba?

Las siglas VIES aparecen en cuanto vendes a un cliente de Francia, compras material a un proveedor alemán o contratas una agencia en Portugal. Y rara vez llegan solas: casi siempre vienen con el ROI y el NIF-IVA, que muchos conocen como VAT number.

Entender cómo encajan las tres piezas te evita un error con Hacienda muy concreto: emitir una factura sin IVA a alguien que no tenía derecho a recibirla. En este artículo verás qué es exactamente el VIES, qué tienes que hacer para aparecer en él y cómo comprobar a tus clientes antes de aplicar el IVA intracomunitario.

¿Qué es el número VIES?

El VIES (VAT Information Exchange System, o Sistema de Intercambio de Información sobre el IVA) es un buscador online de la Comisión Europea que comprueba si un número de IVA de un país de la UE es válido para hacer operaciones intracomunitarias. Consulta al momento las bases de datos fiscales de cada Estado miembro y devuelve una respuesta muy simple: válido o no válido.

El VIES no guarda datos propios. Cada país gestiona su registro de operadores (en España, el Registro de Operadores Intracomunitarios de la Agencia Tributaria) y el VIES se limita a preguntar. Cuando alguien dice que una empresa "está en el VIES", quiere decir que tiene un NIF-IVA activo y que aparece al buscarlo.

El llamado número VIES es, en realidad, tu NIF-IVA: el mismo identificador que en inglés se conoce como VAT number. No existe un código aparte que tengas que pedir.

¿Para qué sirve el número VIES?

La principal utilidad de estar registrado en el VIES (y, por lo tanto, tener un número de identificación fiscal activo a nivel intracomunitario) queda implícita en lo que ya hemos explicado hasta este momento: te permite operar a nivel comercial con empresas de otros países de la Comisión Europea. Pero no solo eso.

Y es que consultar el VIES puede tener una utilidad realmente jugosa. Al comprobar que ambas partes constan en el VIES, y siguiendo el reglamento europeo vigente (específicamente el art.25 Ley IVA 37/1992), podrás emitir facturas exentas de IVA. Algo que, de hecho, beneficia tanto al emisor como al receptor de la factura.

Además, conocer VIES sirve para evitar el fraude, ya que favorece la transparencia en las transacciones comunitarias, y permite aplicar la exención de IVA prevista en entregas y adquisiciones dentro de la UE.

Evidentemente, solo los profesionales y las empresas pueden registrarse en el VIES, por lo que esta exención nunca será aplicable a las facturas a particulares. En este caso, sí que será necesario aplicar el IVA pertinente.

¿Cómo obtener el número VIES? Alta en el ROI

Para aparecer en el VIES con un NIF-IVA español tienes que darte de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI). No hay un trámite específico del VIES: en cuanto Hacienda te incluye en el ROI, tu número pasa a ser consultable desde cualquier país de la UE.

La Agencia Tributaria obliga a pedir el NIF-IVA a quien vaya a hacer alguna de estas operaciones:

• Entregas intracomunitarias de bienes.
• Adquisiciones intracomunitarias de bienes sujetas al IVA.
• Prestación de servicios que se localizan en otro Estado miembro cuando el cliente es el sujeto pasivo.
• Contratación de servicios a empresas no establecidas en la península y Baleares cuando tú eres el sujeto pasivo.

El alta se pide con el modelo 036, ya sea al empezar la actividad o más adelante como modificación de datos censales. El proceso tiene tres pasos:

1. Marca la casilla 582 (solicitud de alta en el ROI).
2. Indica en la casilla 584 la fecha prevista de tu primera operación intracomunitaria.
3. Presenta el modelo y espera la resolución de la Agencia Tributaria.

Hacienda tiene tres meses para resolver. Si pasa ese plazo sin respuesta, la solicitud se considera denegada, así que conviene pedir el alta con margen antes de tu primera venta o compra a otro país de la UE.

¿Cómo comprobar un número de IVA en el VIES?

Tienes dos buscadores oficiales para validar un NIF-IVA. Los dos son gratuitos y consultan los mismos datos, pero cambian los requisitos de acceso y lo que puedes hacer después con la respuesta.

En la web de la Comisión Europea

La herramienta VIES on-the-Web de la Comisión Europea no pide certificado y funciona de la siguiente forma:

1. Elige en el desplegable el Estado miembro (o Irlanda del Norte) del número que quieres comprobar.
2. Escribe el número sin el prefijo del país. Por ejemplo, para ESB12345678 escribe solo B12345678.
3. Si quieres guardar prueba de la consulta, rellena también tu país y tu NIF-IVA en los campos del peticionario.
4. Pulsa Comprobar y revisa el resultado.

En la sede electrónica de la Agencia Tributaria

La Agencia Tributaria tiene su propio acceso al VIES en su sede electrónica. Para consultar el NIF-IVA de una empresa de otro Estado miembro necesitas certificado electrónico o DNI electrónico.

La respuesta del VIES como prueba ante Hacienda

La respuesta del VIES tiene valor como prueba si al consultar te identificas con tu propio NIF-IVA. Según la Agencia Tributaria, esa contestación te permite demostrar ante la administración fiscal de un Estado miembro que verificaste un número en una fecha concreta y qué resultado obtuviste.

Guárdala junto a la factura (una captura o el PDF de la respuesta son suficientes) por si Hacienda te pregunta años después por qué no cobraste IVA.

¿Qué hacer si tu cliente no aparece en el VIES?

Un resultado "no válido" en el VIES significa que ese número no figura como activo para operaciones intracomunitarias en la base de datos de su país. Las causas más habituales son estas:

• El número está mal escrito o incluye el prefijo del país en el campo del número.
• La empresa tiene NIF, pero nunca se ha dado de alta como operador intracomunitario.
• El alta está en trámite y todavía no se ha resuelto.
• El número se ha dado de baja o no existe.

Si el resultado es "no válido", empieza por revisar el número con tu cliente. Si sigue sin aparecer, no apliques el régimen intracomunitario: haz la factura como si fuera una operación dentro de España, con el IVA español que corresponda.

A veces el problema es técnico. Cuando el servicio de un país está caído, el VIES muestra un mensaje de error en lugar del "no válido". En ese caso no saques conclusiones y repite la consulta más tarde.

Si facturas a menudo a clientes de otros países de la UE, un programa de facturación que guarde el NIF-IVA de cada cliente te ahorra copiar el número a mano en cada factura y equivocarte con un dígito justo cuando menos te conviene.