Cómo optimizar procesos de trabajo

Las empresas generan su valor a partir de una serie de procesos de trabajo interrelacionados. Cada uno de ellos no definen por sí solos la compañía, pero en conjunto son decisivos para el rendimiento global. Cuanto mejor sea el desarrollo de estos procesos, cuanto mejor se estructure la interacción entre ellos, mejores serán los resultados. Reducir tiempo, disminuir los gastos y solventar errores son las claves para optimizar procesos.

Veamos esto de los procesos de trabajo a partir de un ejemplo. Permítenos trasladarnos a una empresa especializada en la evocadora y aromática fabricación y venta de pan. Para que ese manjar llegue a las manos del consumidor se han de desarrollar diversos procesos de trabajo. El acceso a la materia prima, el almacenamiento y mantenimiento, la producción, la administración de la empresa, la selección del personal, la atención al cliente. Todas esas actividades, en conjunto, determinan los resultados y el éxito del negocio. Cada uno de los procesos debe estar perfectamente optimizado y mantener una impecable interrelación entre ellos.

Y lo que vale para el pan, es válido para negocios tecnológicos. Por ejemplo, el desarrollo de aplicaciones. En este caso, los procesos no vienen acompañados por el olor evocador de una hogaza recién hecha, pero tienen el mismo objetivo. Desde la toma de contacto con el cliente que demanda la app y el análisis de sus necesidades, pasando por el diseño y desarrollo de la aplicación, la entrega y explicación del producto tecnológico y la solución de posibles quejas o fallos a posteriori… Todos estos procesos han de estar ordenados, gestionados y estructurados para generar un flujo de trabajo óptimo.

Por ingente que parezca, esta tarea se presenta hoy accesible a cualquier emprendedor. Y es que la tecnología ha venido a echarnos una mano. Los softwares de gestión empresarial suponen un apoyo extraordinario que facilita, y mucho, optimizar procesos.

Identificación de procesos y recursos

Comenzar a trabajar por procesos de trabajo supone un cambio de cultura que a veces es fatigoso poner en marcha en las compañías tradicionales. Todavía son muchas las empresas que tienen dudas a la hora de modificar la estrategia en su gestión y apuestan por una perspectiva vertical y por departamentos. En otras palabras: cada equipo va por su lado. Las estrategias buscan el beneficio de un departamento concreto sin tener una visión global de la empresa. Esto es un error. Una estrategia beneficiosa, por ejemplo, para el departamento de ventas puede ser resultar perjudicial para el resto de divisiones y, por ende, comprometer los resultados colectivos de la empresa.

Contra esta perspectiva lucha la gestión de procesos. Este enfoque persigue que la organización funcione de forma horizontal. Es decir, lo importante es la colaboración conjunta para alcanzar un objetivo común.

En este cambio de paradigma cultural, uno de los principales problemas que aparecen es el llamado efecto silo. ¿Y esto qué es? Algo tan habitual, y nocivo, como las reticencias para compartir información por parte de algunos departamentos. Con tal actitud se imposibilita la gestión integral y se lamina el buen clima laboral y la eficacia. El crecimiento de la empresa se frena desde dentro. Para solucionar este extendido obstáculo cultural es fundamental ser capaces de comunicar a los empleados los enormes beneficios que brinda seguir una estrategia de gestión por procesos de trabajo.

Para que la comunicación sea efectiva, es conveniente identificar con claridad dichos procesos y destacar unos objetivos que puedan alinear a todos los componentes de la compañía, sea cual sea su departamento. A partir de ahí es el momento de definir las funciones de cada persona y grupo y establecer las necesidades de información de cada una de las partes.

Aunque hay un sinfín de procesos en función del sector y del sistema de trabajo de cada negocio, todos estarán incluidos dentro de unas categorías generales que podemos identificar:

Procesos clave

Son aquellos en los que existe contacto directo con el cliente y que generan directamente valor. Entre ellos encontramos los procesos de producción del producto o servicio y, directamente relacionados con ellos, los diferentes procesos de ventas, que comienzan en el momento en que se trata de captar la atención al cliente y llegan hasta el mismo momento de la venta al consumidor.

Procesos de soporte

Son los que apoyan los procesos anteriores, pero no suponen un contacto directo con el cliente. No obstante, su valor es esencial para que todo el flujo empresarial se desarrolle correctamente. Las contrataciones de empleados, el pago de nóminas, la logística, la formación del personal o la gestión informática y de aplicaciones que permiten el funcionamiento del negocio se incluyen en estos procesos.

Procesos estratégicos

Tienen un componente más global y buscan que se alinee toda la compañía con el mismo objetivo. En ellos se incluye todo tipo de planificación estratégica y por objetivos, la medición de los resultados, la gestión de recursos o la toma de acciones en busca de la mejora de la empresa.

Para optimizar procesos es también esencial identificar cuáles son los recursos que demanda cada uno de estos procesos y de qué forma se puede aumentar su eficacia o reducir costes sin perder calidad. Si volvemos a nuestra panadería es importante definir nuestro proveedor de materias primas, pero no solo eso, sino valorar el envasado del producto o las particularidades del establecimiento en el que vendemos el producto.

Por qué optimizar procesos de trabajo

Estarás con nosotros en que esta primera identificación es global y resulta necesario hacer un desglose que permita optimizar procesos de forma más accesible. Pero, ¿por qué es importante hacerlo? Te adelantamos una cosa: va a ser fundamental para la supervivencia y el crecimiento de tu negocio.

El análisis que exige optimizar procesos de trabajo va a servirte para repasar qué es lo que ocurre en la empresa y de qué modo mejorarlo. No hay que olvidar que en cualquier proceso intervienen personas, tecnología, diferentes recursos y materiales. En la etapa de análisis podrás comprobar si todos estos componentes funcionan de forma eficiente y si existen procesos que estén provocando sobrecostes o que se solapen con otros que realicen diferentes departamentos.

Te indicamos algunas razones por las que resulta clave optimizar procesos de trabajo:

• Aumento de la rentabilidad. Puedes valorar el comportamiento de todos los recursos de la empresa en los diferentes procesos. La optimización se va a orientar hacia un ahorro de costes y un incremento de la eficacia.
• Simplificación. Directamente relacionado con el punto anterior. A veces los problemas en las organizaciones están asociados a no conocer exactamente cómo se utilizan los recursos, ya sean humanos o tecnológicos. De esta forma, se duplican acciones y se complica el proceso. Mejorando el control y la coordinación, el trabajo de todos será más sencillo y los resultados mucho mejores.
• Facilita la automatización. Conseguir que el engranaje del negocio funcione perfectamente es uno de los fines principales de la optimización de procesos. Es posible identificar qué tareas se pueden automatizar y, de esta manera, ahorrar costes que se pueden invertir en aspectos que ofrezcan mayor valor añadido. Además, de este modo, los empleados serán capaces de identificar más fácilmente posibles errores.
• Mejora las relaciones humanas. Los estudios psicológicos indican que uno de los factores necesarios para aumentar la productividad en la empresa es la comunicación entre los empleados. Si el equipo conoce los diferentes procesos y quién se dedica a qué es fácil hacer aportaciones en favor del compañero que redundarán en beneficio común y mejorarán la relación interpersonal. Esta comunicación aleja cualquier competencia perniciosa entre departamentos. Al optimizar los procesos de trabajo estaremos más cerca de lograr que todos los trabajadores remen en la misma dirección.
• Evaluación continua. Con procesos definidos y optimizados se pueden valorar mucho mejor los resultados y hacer una evaluación crítica y en positiva. Conociendo su funcionamiento será más fácil identificar dónde están los posibles errores y poner las soluciones que mejoren el conjunto.

Pasos y claves para optimizar procesos

El mundo del emprendimiento ha cambiado. Hoy existen herramientas tecnológicas que pueden ayudarte, y mucho, en algunos procesos críticos de cualquier negocio, como puede ser la facturación. Aplicar soluciones tecnológicas en la gestión de los procesos es esencial para modernizar tu negocio, sobre todo si estamos hablando de una PYME. Contando con ellas y, sobre todo, con el sentido común, te recomendamos que sigas una serie de pasos para optimizar procesos que serán clave para el futuro de tu negocio.

• Automatizar procesos. Una vez que hayas identificado los procesos principales y secundarios en tu negocio definirás qué tareas se repiten y podrían unificarse. Pero no solo eso, sino que entenderás que existen ciertas labores que ahora hacéis de forma manual que se pueden automatizar con el consiguiente aumento de la eficacia, mejora de calidad y eliminación de errores humanos. Aquí te explicamos algunas ventajas indiscutibles en la automatización de procesos.
• Mejora la comunicación en todas las fases. En una empresa, los procesos que desarrolla un departamento influyen directamente en otros y viceversa. Cualquier fallo en la cadena repercute en el todo. Por ello, es esencial establecer las mejores fórmulas de comunicación entre todo el equipo, que todos sepan lo que hacen los demás y cuándo y cómo lo hacen. La tecnología nos ayuda también a ello. Los softwares de comunicación interna como Slack, Google Hangouts o Microsoft Teams cuentan con chats que permiten una comunicación constante y ordenada. Trabajar con la tecnología de la nube facilita, también, saber qué están haciendo tus compañeros en todo momento.
• Presta atención a tu equipo. Quienes mejor conocen los fallos y los aspectos mejorables de un proceso son quienes se enfrentan día tras día a ellos. Escúchalos e implanta aquellas mejoras que sean aplicables en el negocio.
• Integra todos los datos en una sola plataforma. Centralizar la información de cada uno de los departamentos es básico para tener una visión de conjunto y particular que permita optimizar los procesos.
• Establece objetivos reales para valorar si realmente se ha optimizado el proceso. Como bien sabes, la medición es esencial en cualquier negocio. Solo poniendo el acento en indicadores objetivos del rendimiento estarás en disposición de observar si las mejoras puestas en marcha han surtido efecto.

Identificación y medición de KPIs

La mejora continua implica que las organizaciones realizan optimizaciones constantes a pequeña escala que se van corrigiendo según se identifican nuevos puntos de crecimientos o cambios en el entorno o la tecnología. Por lo tanto, la mejora continua es parte intrínseca de optimizar procesos de trabajo. Se trata de medir los cambios realizados, valorar sus resultados, buscar feedback que pueda identificar mejoras y volver a implantar mejoras y optimizar el proceso siempre que sea necesario. Es una rueda que no cesa.

Pero, como decíamos anteriormente, para conseguir que el proceso tenga los resultados esperados hemos de utilizar métricas que permitan medirlo todo, que faciliten los datos que comparen la situación antes de implantar las mejoras y después de haberlo hecho. Para ello, la mejor herramienta son los KPIs o indicadores de rendimiento. Seguro que has oído hablar más de una vez sobre ellos. Si tienes alguna duda, aquí te lo contamos todo sobre lo que son, para qué sirven y cómo calcularlos.

Depende de cada tipo de trabajo y de cada departamento entender cuál es el KPI clave que hemos de medir. No obstante, en los procesos de trabajo, podemos encontrar una serie de indicadores de desempeño que hemos de tener muy en cuenta. Dependerá de cada departamento detallar los KPIs específicos para ponernos en marcha en la medición:

Indicadores de capacidad. Asociados al proceso de producción, relacionan la cantidad producida con el tiempo que se tarda en producirla.

Indicadores de rentabilidad. Vinculados a aspectos generales y contables de la empresa, pero también a algunos procesos en los que se puede desglosar la ganancia en relación a la inversión realizada. Por ejemplo, son importantes para valorar los resultados obtenidos después de invertir en un nuevo software en un proceso determinado.

Indicadores de calidad. En ciertos procesos (por ejemplo, la logística), podemos analizar cuántos productos llegaron a su destino en perfectas condiciones o cuántos fueron devueltos por algún fallo en el funcionamiento.

Indicadores de eficiencia. Se trata de analizar cada proceso de manera que se determine el uso de recursos y los resultados. Lo ideal es lograr que, con menos recursos, pero optimizados, se alcance un mejor resultado. Esto redunda en un menor coste.

Indicadores de eficacia. En este caso debemos partir de nuestros objetivos y hacer una valoración entre los resultados deseados y los realmente obtenidos.

La medición a partir de los KPIs nos va a indicar la situación objetiva de los procesos y permitirá hacer un análisis de los puntos fuertes y de los aspectos que se pueden mejorar en cada uno de ellos. Los datos son la raíz que nos va a guiar hacia la autoevaluación, la base de la mejora continua.

El camino del éxito va apareciendo conforme avanzamos. Paso a paso. Pero es importante saber en qué parte del camino hemos tropezado para no volver a hacerlo. Medir y analizar los resultados de cada proceso te permitirá establecer objetivos realistas y evaluar el desempeño global de la empresa a partir de la suma de las partes. Las decisiones acertadas se toman a partir de datos y de análisis, no de intuiciones. Contar con herramientas tecnológicas de primer nivel hará el camino más sencillo y te ayudará a que todos los procesos estén alineados.

Implementación de un ERP

La integración de todos los procesos de la empresa en un solo software ahorra tiempo, dinero, y facilita organizar todas las operaciones de gestión básica. Hoy, los mejores sistemas de planificación de recursos empresariales son los denominados ERP.

No hace mucho tiempo las empresas contaban con un programa especializado para gestionar cada departamento. Los sistemas ERP han supuesto una revolución para optimizar procesos, ya que son capaces de integrar todos los departamentos en una única base de datos, desde Recursos Humanos a Logística pasando por Contabilidad o Facturación, entre otros. Su capacidad de gestionar toda la información en tiempo real multiplica la eficiencia de las empresas.

Los errores prácticamente desaparecen, los flujos de trabajo quedan totalmente controlados y tareas a menudo tediosas o repetitivas como la facturación o las labores administrativas quedan automatizadas.

Si tienes una empresa, apostar por un ERP como Holded estará dándote una ventaja competitiva inmensa. Mientras tus competidores se ocupan de la contabilidad, la gestión organizativa de los empleados o controlar el inventario, tú podrás destinar ese tiempo y recursos en aquello que realmente te da valor y mejora tus resultados: optimizar procesos, conseguir nuevos clientes y, por descontado, vender.