5 herramientas para optimizar la gestión de proyectos en una empresa

¿La gestión de los proyectos de tu empresa se te hace cuesta arriba? Aquí tienes 5 herramientas que te ayudarán a optimizarla.

La gestión de los proyectos de una empresa puede convertirse en un verdadero quebradero de cabeza. Al fin y al cabo, gestionar todos los proyectos activos implica que tiene que existir un hombre orquesta capaz de tener una visión de conjunto lo suficientemente elocuente como para ordenar todos los flujos de trabajos hacia una finalidad conjunta.

Y, sí, lo de "hombre orquesta" no va en broma: este tipo de labores implican no solo una aptitud innata para la visión de conjunto, sino también la multidisciplinariedad suficiente como para utilizar todo un conjunto de herramientas diferentes que sirvan para ordenar, categorizar y automatizar todo un conjunto de procesos complejos. Siempre puedes beneficiarte, eso sí, de las herramientas nativas para la gestión de proyectos que incluyen algunos softwares de gestión de empresas (por ejemplo, Holded).

Pero lo cortés no quita lo valiente, y lo cierto es que existen todo un conjunto de herramientas que ayudan a optimizar la gestión de proyectos en una empresa. A continuación te hablamos de los cinco básicos que a nosotros nos parecen imprescindibles.

Trello: proyectos en tableros

¿Te acuerdas de aquellos inmensos tableros que solían coronar las salas de reuniones y sobre los que se intentaban organizar visualmente todos los proyectos de una empresa? Trello es lo más parecido que vas a encontrar en tu ordenador (y en el de todas las personas implicadas en un mismo proyecto).

De hecho, es una versión evolucionada con nuevas y revolucionarias opciones. El punto de partida es que todo un mismo equipo trabaje en una serie de paneles que contengan tarjetas que pueden ir moviéndose, etiquetándose y compartiéndose. A partir de ahí, cada equipo usará Trello según sus propios intereses... Pero una cosa está clara: las posibilidades de esta herramienta son (casi) infinitas.

Asana: Trello elevado a cien

Asana puede considerarse la competencia directa de Trello. O, mejor todavía, una versión ampliada de Trello para aquellos equipos que necesiten funcionar con una mayor complejidad. Y es que, aunque el punto de partida es el mismo (tableros y tarjetas), Asana incluye todo un conjunto de utilidades que pueden resultar determinantes a la hora de gestionar tus proyectos.

Lo más destacable son las listas de tareas comunes, que permiten llevar un control del trabajo realizado y por finiquitar incluso con gráficos la mar de intuitivos. Y más todavía: Asana incorpora una poderosa herramienta de comunicación interna que puede ayudar a desengrasar los problemas de tus proyectos.

Slack: comunicación interna

Dos errores comunes a la hora de gestionar proyectos: basar las comunicaciones en cadenas de mails interminables (que son tediosos de escribir y de leer y que acaban perdidos en nuestras bandejas de entrada) o usar chats sociales como WhatsApp o Facebook Chat para que el equipo dialogue (sabiendo que, tarde o temprano, los miembros del equipo se dejarán llevar por la procrastinación de otras charlas personales).

Para evitar ambos errores, lo más sensato es contar con una herramienta como Slack: un chat pensado para equipos de trabajo que elimina distracciones y que crea un lugar común en el que las conversaciones son fluidas y en el que incluso puedes tener un espacio reservado para conservar archivos que sean de interés para el grupo. Di adiós a la procrastinación.

Harvest: el tiempo de tus proyectos

Gestionar los proyectos de una empresa, a fin y al cabo, consiste en gestionar el tiempo de todo un equipo. Y, para conseguirlo, nada mejor que una herramienta como Harvest, cuya principal finalidad es precisamente contabilizar el tiempo que cada trabajador dedica a cada proyecto (o a cada tarea de un mismo proyecto).

Los temporizadores de Harvest están sincronizados en múltiples plataformas (para ordenadores y smartphones). Y lo mejor de todo: permite establecer relación entre tiempo y valor económico para que veas si estás invirtiendo demasiado esfuerzo en una tarea que tampoco te va a reportar tanto dinero.

Basecamp: todo en uno

Basecamp se presenta a sí mismo como la solución para integrar muchas de las herramientas que hemos visto con anterioridad como Slack, Trello o Asana. La idea es que no necesites diferentes herramientas y apps, sino que lo tengas todo centralizado en un único espacio: el espacio de Basecamp.

En ese espacio podrás gestionar tareas de actividades para todo tu equipo: asignarlas, controlarlas, cambiarlas... Y también podrás centralizar las comunicaciones de todos los miembros implicados en un mismo proyecto, convocar reuniones, crear resúmenes de los procesos, eliminar cuellos de botella y muchas otras utilidades que no pueden resultar más beneficiosas. Si buscas más consejos, consulta nuestras recomendaciones para una gestión de proyectos exitosa.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia principal entre Trello y Asana?

Aunque ambas herramientas parten del mismo concepto de tableros y tarjetas, Asana ofrece funcionalidades más avanzadas como listas de tareas comunes con gráficos de progreso y herramientas de comunicación interna integradas. Trello es más sencillo e intuitivo, ideal para equipos con necesidades básicas de organización.

¿Es mejor usar varias herramientas especializadas o una solución todo-en-uno como Basecamp?

Depende de las necesidades de tu equipo. Si buscas simplicidad y centralización, una herramienta como Basecamp evita tener que alternar entre múltiples aplicaciones. Sin embargo, las herramientas especializadas pueden ofrecer funcionalidades más profundas en áreas concretas como la gestión del tiempo o la comunicación.

¿Por qué no se recomienda usar WhatsApp para la comunicación de proyectos?

WhatsApp mezcla conversaciones personales con profesionales, lo que favorece la procrastinación y la pérdida de foco. Herramientas como Slack están diseñadas específicamente para equipos de trabajo, con canales organizados por proyecto o tema que mantienen las conversaciones relevantes y accesibles.

¿Cómo puede Harvest ayudarme a controlar la rentabilidad de mis proyectos?

Harvest permite contabilizar el tiempo que cada trabajador dedica a cada tarea o proyecto, y establecer una relación directa entre tiempo invertido y valor económico. Así puedes identificar si estás dedicando demasiado esfuerzo a tareas poco rentables y redistribuir los recursos de forma más eficiente.