La imagen de tu negocio es igual de importante que los productos que vendes o los servicios que ofreces, porque de ella depende que la gente se fije o no en ti. Por eso, es fundamental que tus documentos estén a la altura de lo que quieres transmitir (y, sobre todo, vender). Contar con un programa para hacer presupuestos puede ayudarte a simplificar esta tarea y a mejorar tu organización.
Ahora bien, ¿qué software de presupuestos deberías escoger? ¿Cuál se adaptará mejor a tus necesidades y a las de tu negocio? ¿Cuál es el mejor programa para hacer presupuestos para tu empresa? ¿Por qué deberías sustituir la clásica hoja de Excel por uno de estos programas? No te preocupes, porque vamos a examinar una a una las mejores propuestas del mercado para que puedas tomar tu propia decisión.
¿Cuáles son los mejores programas para hacer presupuestos?
Antes de entrar en materia, hay que puntualizar que todos los programas de los que hablaremos van más allá de la creación de presupuestos. Es decir, no solo hacen eso, ya que más o menos todos cuentan con una buena base para automatizar la facturación y contabilidad de tu empresa. Además, cualquiera de estas herramientas te ayudará a despedirte de la hoja de cálculo de Excel y de la desorganización que supone tener un documento aquí y otro allá.
A continuación, te presentamos los diez mejores programas para hacer presupuestos para este 2024.
- Holded
- Cloud Gestion
- Facturas Cloud
- SumUp Facturas (antiguo Debitoor)
- Billin
- Contasimple
- Factusol
- Quaderno
- Keyandcloud
- STEL Order
Holded
Más de 80.000 negocios ya ahorran tiempo con Holded.
Holded es un software inteligente en la nube con un diseño muy intuitivo que te ayudará a entender la plataforma rápidamente. Gracias a todas las opciones que ofrece a la hora de crear presupuestos, podrás personalizarlos a tu gusto para que se adapten a la imagen de tu negocio. Por ejemplo, puedes incluir tu logo y los colores corporativos. Para que veas lo sencillo que es, te dejamos un tutorial “paso a paso” que muestra cómo generar presupuestos online.
Pero este ERP (Enterprise Resource Planning por sus siglas en inglés y “planificación de recursos empresariales” si lo traducimos) puede ayudarte a hacer muchas más cosas relacionadas con tu productividad, ya que se trata de un eficiente programa “todo en uno”. De hecho, es una solución que te permitirá realizar fácilmente todas las gestiones de tu empresa en un mismo lugar, como por ejemplo:
- Automatizar la facturación y la contabilidad de tu negocio.
- Tener el máximo control sobre tu inventario y stock.
- Agilizar la comunicación con tus usuarios, clientes y proveedores.
- Gestionar tus proyectos y equipo.
- Obtener informes de lo que necesites con un solo clic.
Una de las funcionalidades que más te ayudará a la hora de tener tus cuentas al día es el Smart Scan. ¿Picar datos te parece una pérdida de tiempo? Lo es. Ahora, gracias a esta herramienta de Holded, dirás adiós a ese tipo de tareas monótonas. Solo tendrás que hacer una foto a tu factura para que el escáner genere y contabilice todos los gastos por ti.
Sin olvidar que, al tratarse de un software en la nube, tendrás acceso desde tu teléfono móvil, tableta, portátil… Es decir, podrás usarlo donde y cuando quieras.
Lo mejor de todo es que, para ver si te encaja o no, te da la posibilidad de hacer una prueba gratuita sin necesidad de incluir tarjeta de crédito. En cuanto al precio, los planes empiezan desde 0 euros para los autónomos y desde 29 euros al mes para empresas.
Cloud Gestion
Cloud Gestion es un software de facturación en la nube simple y sencillo. Con él puedes hacer y enviar presupuestos online y facturas a partir de plantillas. Uno de sus atributos más interesantes es que ofrece soluciones divididas según el sector al que se dedique tu empresa: carpintería, instalaciones eléctricas, diseño y marketing, construcción, obras y reformas, distribución, fontanería…
No cuenta con una prueba gratuita, pero, si te interesa, puedes programar una demo sin coste para ver si es lo que buscas. Sus planes de pago son solo anuales: Lite (350 euros), Pro (750 euros) y Business (1.250 euros).
Facturas Cloud
Entre las funcionalidades de este software de facturación online cabe destacar las múltiples opciones que ofrece a la hora de personalizar presupuestos y facturas. Además, te ayudará a crear fácilmente diferentes documentos, como facturas, facturas proforma, albaranes, recibos, registros de gastos… Y hasta tiene una función de creación y envío de facturas automáticas a través de la facturación periódica.
Asimismo, podrás elegir un diseño de su lista, añadir tu logo y configurar el color, tipo de letra o imagen de fondo. De esta forma, tus clientes tendrán clara tu imagen corporativa desde el primer momento. Y como también se trata de un programa en la nube, te permite gestionar tu facturación y otros datos desde cualquier lugar donde tengas conexión a internet.
En cuanto a tarifas, Facturas Cloud es gratuito hasta cuatro documentos al mes. Luego ofrece tres planes: Básico (71,40 euros más IVA al año), Avanzado (131,40 euros más IVA al año) e Ilimitado (167,40 euros más IVA al año).
SumUp Facturas (antiguo Debitoor)
Otra de las soluciones a valorar para hacer un presupuesto online es SumUp Facturas. Esta herramienta cumplirá con tus necesidades básicas gracias a sus numerosas prestaciones y su fácil funcionamiento. Entre otras cosas, podrás formular presupuestos en un minuto, enviarlos desde cualquier dispositivo con conexión y transformarlos en facturas en un solo clic.
El sistema de cobro de esta solución dista del resto, ya que no se basa en un plan mensual o anual. En su lugar, SumUp Facturas cobra una comisión del 1,95% por transacción cada vez que un cliente te pague una factura online. Eso sí, el servicio está limitado a cuatro facturas al mes. Si quieres hacer más, tendrás que pasar te al modo Pro por 8 euros al mes, aunque en ese caso la comisión baja hasta el 0,98%.
Billin
Billin es un software de facturación online para autónomos y pymes bastante completo. Sus funcionalidades más populares son:
- Carga automática de la información del cliente.
- Personalización del diseño de presupuestos y facturas.
- Activación de pagos por adelantado.
- Conexión directa con la gestoría.
- Envío de recordatorios de pago para facturas recurrentes.
- Integración de tiendas a través de Shopify.
- Creación de facturas FACe válidas para la Administración Pública.
Además, como también es un programa de presupuestos en la nube, toda tu información estará almacenada de forma segura y podrás usar Billin desde cualquier dispositivo, donde y cuando quieras.
Cuenta con una prueba gratuita de 30 días para que puedas ver si es lo que necesitas. Y sus precios van desde los 6,60 euros (más IVA) al mes con el plan Básico a los 20 euros (más IVA) al mes del plan Unlimited.
Contasimple
Contasimple es una buena opción si solo buscas automatizar tu facturación y contabilidad. Aparte de crear facturas y presupuestos, también podrás generar albaranes personalizados, aplicar impuestos automáticamente y subir tu firma digital para certificar tus documentos.
El programa te ofrece una prueba gratuita durante 30 días. Luego podrás optar por alguno de sus planes, que van desde los 0 euros (con funcionalidades muy limitadas) hasta los 13,95 euros (más IVA) al mes.
Factusol
Se trata de un software que cubrirá casi todas las necesidades de la facturación de tu empresa. Tendrás tus ventas, compras, stock de artículos e inventario bajo control. Aunque el diseño es algo anticuado, toda la información aparece de forma clara.
Factusol te da la opción de contratar sus servicios en dos modalidades, con o sin soporte técnico y con variaciones de precio:
- Versión en la nube: plan digital (180 euros al año), plan con soporte por email (280 euros al año), plan con soporte telefónico (430 euros al año).
- Versión local: sin soporte (225 euros al año), con soporte por email (290 euros al año) y con soporte telefónico (605 euros al año).
Hay que tener en cuenta que, si optas por tener todos tus datos online, te facilita la conciliación bancaria —conexión con los bancos—, lo que te permitirá saber en todo momento, y desde cualquier lugar, el estado de tus cuentas y tus gastos.
Quaderno
Esta solución está enfocada al mercado de los negocios que venden online y quieren olvidarse del cálculo de los impuestos tras cada venta. Por ejemplo, si eliges este software ahorrarás bastante tiempo en la gestión del IVA. Por otro lado, cuenta con una herramienta para generar presupuestos online de manera rápida y sencilla.
Dispone de una prueba gratuita de siete días y de cuatro planes de pago que van desde los 49 euros al mes con un máximo de 250 transacciones hasta los 149 euros al mes con la posibilidad de hacer hasta 2.500 transacciones mensuales. El último plan es para empresas que realizan más de 2.500 transacciones al mes, pero en ese caso Quaderno ofrece precios personalizados.
Keyandcloud
Keyandcloud es un software de facturación enfocado a autónomos y pymes. Con él se pueden crear presupuestos online con pocos clics. También te permite enviar albaranes, recibos, controlar tus productos a la venta y mantener ordenadas tus listas de clientes y proveedores.
Tienes la posibilidad de probar el programa para hacer presupuestos de manera gratuita durante 15 días y luego optar por uno de sus tres planes de pago: Small por 12 euros al mes (para dos usuarios y una empresa), Business por 24 euros al mes (para tres usuarios y una empresa) y Unlimited por 48 euros al mes (para cuatro usuarios y una empresa).
STEL Order
El valor añadido de STEL Order es que está especialmente orientado a la gestión desde los teléfonos móviles. Junto con Holded, es la única opción que incluye todas las funcionalidades para ser un ERP. Y eso abarca desde la facturación hasta la gestión de equipos y proyectos. Y, por supuesto, la creación de presupuestos.
Para saber si es lo que tu negocio necesita, ofrece 15 días de prueba sin coste y sin necesidad de introducir la tarjeta de crédito. A partir de ahí, sus tarifas dependen de la duración del contrato. Su plan más económico es el bianual, que sale a 27 euros al mes. El plan mensual cuesta 36 euros al mes.
Tabla comparativa de herramientas para realizar presupuestos
Puede que después de desgranar cada una de las opciones de nuestro listado sigas dudando sobre qué programa elegir. Hay muchas opciones y, aunque todas pueden ayudarte a hacer los presupuestos de tu negocio, todas ofrecen prestaciones muy diferentes. Por eso, hemos creado una tabla resumiendo qué funcionalidades tiene cada una de ellas para que lo veas todo más claro.
|
|
Facturación |
Conversión* |
Smart Scan |
Remesas |
Impuestos |
Bancos |
|
Holded |
✔️ |
✔️ |
✔️ |
✔️ |
✔️ |
✔️ |
|
Cloud Gestion |
✔️ |
✔️ |
❌ |
✔️ |
❌ |
❌ |
|
Facturas Cloud |
✔️ |
❌ |
❌ |
❌ |
❌ |
❌ |
|
SumUp Facturas |
✔️ |
✔️ |
❌ |
❌ |
❌ |
❌ |
|
Billin |
✔️ |
✔️ |
❌ |
❌ |
✔️ |
❌ |
|
Contasimple |
✔️ |
✔️ |
✔️ |
✔️ |
✔️ |
❌ |
|
Factusol |
✔️ |
❌ |
❌ |
✔️ |
❌ |
❌ |
|
Quaderno |
✔️ |
❌ |
❌ |
❌ |
✔️ |
❌ |
|
Keyandcloud |
✔️ |
✔️ |
❌ |
✔️ |
❌ |
✔️ |
|
STEL Order |
✔️ |
✔️ |
❌ |
✔️ |
✔️ |
❌ |
Preguntas frecuentes
¿Cómo elijo un programa para hacer presupuestos?
Lo importante en estos casos es tener claro qué es lo que necesita tu negocio. Si tu prioridad es encontrar un programa que te facilite la creación de presupuestos, te has de asegurar que esa función esté entre su oferta. El siguiente paso es mirar si el software ofrece algo más y si le puedes sacar provecho de las herramientas adicionales. Y también deberías valorar los posibles límites de transacciones.
Como existen varias opciones en el mercado, es clave que puedas probar gratis los programas que más te gustan antes de unirte a algún plan de pago. Por eso muchas soluciones tienen pruebas gratuitas, para que veas su funcionamiento en acción y acabar de decidir si te encajan.
Otro factor que deberías tener en cuenta es cuántas personas usan los programas que te interesan y, sobre todo, cuál es su opinión acerca de la plataforma. Por ejemplo, más de 80.000 negocios ya usan Holded para la gestión de su día a día. Además, tiene una puntuación de 4,5 sobre 5 en Trustpilot, una web de referencia donde usuarios de todo el mundo pueden dejar sus reseñas sobre cualquier empresa.
Por otro lado, es fundamental que el programa disponga de una atención al cliente a la altura. Al igual que los seguros, puede que nunca acabes necesitando sus servicios porque todo va como la seda. ¡Ojalá! Pero en el caso de que tengas alguna duda o incidencia, da mucha tranquilidad saber que cuentas con un grupo de expertos para resolver cualquier problema.
¿Qué características debe de tener un buen software para hacer presupuestos?
En el mercado hay una gran variedad de programas para hacer presupuestos, así que es probable que te resulte complicado decantarte por uno. En este artículo hemos examinado diez alternativas y todas ellas ofrecen herramientas muy distintas. ¿Pero qué características son las más importantes? Algunos de los must de tu software de presupuestos son los siguientes:
Interfaz intuitiva que facilite su uso.
Prestaciones cómodas y automatizadas que simplifiquen las tareas del equipo.
Herramientas para hacer y enviar presupuestos online.
Cálculo automático de impuestos.
Prueba gratuita.
Opiniones positivas de los usuarios.
Precio asequible y acorde con el servicio.
Funciones adicionales útiles para la empresa.
Adaptabilidad a los distintos tipos de negocios.
Servicio de atención al cliente.
Accesibilidad desde todos los dispositivos y en cualquier lugar (programa en la nube).
Tutoriales y guías para aprender a utilizar el programa.
A estas características deberías añadir otras específicas que resulten especialmente necesarias para tu negocio. Por ejemplo, hay personas que prefieren un programa local en lugar de uno en la nube. Por otro lado, para algunos profesionales es imprescindible la conciliación bancaria, mientras que a otros el sistema Smart Scan les soluciona la vida. En cualquier caso, te remitimos a la tabla comparativa que encontrarás más arriba.
¿Cómo se hace un presupuesto?
Todo profesional principiante se ha enfrentado al dilema de cómo hacer un presupuesto. El primer escollo en el camino suele ser el peor: fijar el precio de tu producto o servicio.
La mala noticia es que, aunque un mentor o un compañero te puede orientar, establecer el precio solo depende de ti. Pero no estás solo contra el mundo, sino que puedes utilizar como guía ciertos baremos.
En primer lugar, debes calcular una cuantía que te permita cubrir costes y ganar un margen de beneficio en consonancia a tu estrategia comercial. Asimismo, tienes que tener en cuenta el perfil de tus clientes, estudiar los precios de la competencia, repercutir tus gastos en su justa medida y analizar la posibilidad de aplicar descuentos a ciertos clientes.
Por otro lado, a veces los colegios profesionales tienen tablas de honorarios con fines orientativos, aunque suelen estar desfasados.
La clave está en encontrar un equilibrio para que tus precios no sean demasiado altos ni demasiado bajos, cosa que no es nada fácil. Si alguien conoce este secreto, se lo tiene muy bien guardado.
¿Y después qué?
Una vez hayamos superado esta gran piedra del camino, es como si empezáramos a ir cuesta abajo, porque solo queda lo más fácil. Para hacer tu presupuesto deberías seguir estos pasos:
Haz constar claramente en el documento que se trata de un presupuesto (sin compromiso para el cliente pero vinculante para ti, aunque eso no hace falta que lo pongas).
Indica el número correlativo del presupuesto y la fecha.
Introduce tus datos y los del cliente, incluyendo NIF o DNI de ambos.
Añade la validez del presupuesto.
Describe de manera clara y concisa los productos o servicios que vas a facturar e indica el desglose de los precios.
Refleja el cálculo de los impuestos.
Incluye los descuentos (si computan), los costes y el total.
Si lo deseas, pon las garantías y las condiciones legales.
Indica de forma clara los métodos de pago y los plazos para abonar los plazos en caso de que el coste total se divida en varias mensualidades.
Ahora solo te queda enviar tu presupuesto al cliente… y cruzar los dedos para que lo acepte.
¿Qué datos debe incluir un presupuesto?
¿El presupuesto tiene los mismos requisitos formales que una factura? Obviamente, la factura tiene unas condiciones mucho más estrictas que las del presupuesto, porque la factura tiene validez jurídica y el presupuesto no.
No obstante, los datos obligatorios que debe llevar un presupuesto coinciden en parte con los de la factura. Son los siguientes:
Datos fiscales de la empresa o del autónomo y datos de contacto.
Datos fiscales del cliente.
Fecha del presupuesto y validez.
Número de presupuesto.
Fechas de ejecución de cada fase del proyecto.
Descripción de los trabajos a realizar.
Detalle de los precios sin impuestos.
Cálculo de impuestos.
Precio final.
Método de pago.
Además, si quieres quedar fetén con tu cliente, puedes añadir información adicional de manera totalmente opcional. Por ejemplo, las condiciones legales, el desglose detallado de los productos o servicios, el plazo para pedir cambios e incluso ofrecer asesoramiento profesional durante la ejecución de los trabajos.
El truco definitivo para hacer presupuestos de manera rápida y fácil
Obviamente, tu mejor aliado para hacer presupuestos es un programa especializado. Pero si has llegado hasta aquí, seguramente esa no sea la respuesta que buscas, así que te vamos a dar una pista más: una de las cosas que te resultarán más útiles para hacer un presupuesto son las plantillas.
Las plantillas de presupuesto te ayudarán a emitir documentos mucho más rápido y respetando cierta uniformidad. Muchos programas cuentan con plantillas personalizables que puedes adaptar a las características de tu negocio. Para que puedas empezar con buen pie, en Holded te damos algunas plantillas de presupuesto en formato Excel, Word y PDF para que las utilices libremente.
Esperamos que con toda esta información puedas elegir el software para hacer presupuestos que mejor se adapte a ti, porque ahorrar tiempo en la gestión de tu negocio es ganar calidad para tus clientes.
