Cómo usar una factura rectificativa y cuándo emplearla

Aún con las opciones tecnológicas que automatizan procesos y facilitan la gestión, no es infrecuente que se cometan errores al emitir una factura: para subsanarlos se utiliza la factura rectificativa.

Si alguna vez has cometido un error al emitir una factura, ya sabes que solucionarlo no es tan fácil como eliminarla y crearla de nuevo: si no quieres enfrentarte a problemas con Hacienda, incluso a posibles sanciones, la forma correcta de arreglar el error es emitir una factura rectificativa. En este artículo te contamos todo lo que debes saber acerca de este documento para utilizarlo de forma adecuada.

¿Qué son las facturas rectificativas?

Las facturas rectificativas son un documento que sirve para corregir una factura original, añadir algún dato incompleto o indicar devoluciones de mercancías. Ya que por ley no podemos alterar una factura que ya ha sido emitida, debemos crear esta factura rectificativa para realizar cualquier cambio o añadir más datos.

Aprende en esta guía todo lo que necesitas saber para hacer una factura desde cero.

Tipos de facturas rectificativas

Existen diferentes tipos de facturas rectificativas que se utilizan en la contabilidad y facturación de una empresa. A continuación, describimos los principales:

• Factura rectificativa por error en el importe: se emite cuando se ha cometido un error en el importe facturado, ya sea porque se ha cobrado de más o de menos.
• Factura rectificativa por error en los datos del cliente: se emite cuando se ha facturado a un cliente equivocado o se han incluido datos incorrectos en la factura original.
• Factura rectificativa por devolución de mercancía: se emite cuando se devuelve un producto o mercancía que ya ha sido facturado y se necesita corregir la factura original.
• Factura rectificativa por descuento posterior: se emite cuando se aplica un descuento después de haber emitido la factura original.
• Factura rectificativa por anulación de factura original: se emite cuando se anula la factura original por algún motivo, como por ejemplo la devolución de la mercancía o el servicio.

En cualquier caso, las facturas rectificativas se emiten para corregir errores u omisiones en las facturas originales y deben estar debidamente documentadas y contabilizadas.

Diferencias entre una nota de crédito y una factura rectificativa

Una nota de crédito, al igual que la factura rectificativa, es un documento que se usa para corregir facturas ordinarias y las dos son aceptadas por la Agencia Tributaria (AEAT). La diferencia es que la factura rectificativa puede corregir una factura después de la declaración trimestral, es decir, cuyo IVA ya ha sido liquidado.

¿Cuándo se debe emitir una factura rectificativa?

Desde que se anunció el nuevo reglamento de facturación el 30 de noviembre del 2012, ya no es posible anular una factura para emitir otra por la misma operación. Y como ya hemos mencionado, tampoco podremos modificarla de forma directa, las facturas originales deben mantenerse intactas.

En el caso de que la original no cumpla con los requisitos establecidos o se detecte algún tipo de error, es obligatorio emitir una factura rectificativa.

Facturas rectificativas por errores

El caso más común para enviar una factura rectificativa es cuando se produce un error. Sobre todo cuando se trata de un error referente a la siguiente información: 

• Número y, en su caso, serie.
• Fecha de la factura.
• Nombre y apellidos, razón (o denominación social) del emisor y el destinatario.
• Número de Identificación Fiscal (NIF*).
• Domicilio del emisor y el destinatario.
• Descripción de las operaciones y datos necesarios para determinar la base imponible (tipo impositivo como IRPF o IVA, cuota tributaria y fechas de las operaciones).

Específicamente, cualquier error relacionado con los artículos 6 y 7 del Reglamento de Facturación será suficiente para emitir una factura rectificativa. Y esta debe emitirse, tan pronto se descubra el error con un plazo máximo de hasta cuatro años.

Este es el antiguo CIF que se dejó de usar con la normativa que se empezó a usar en el 2008.

Facturas rectificativas por modificación de la base imponible del IVA

El reglamento también indica que será obligatoria la expedición de una factura rectificativa cuando las cuotas impositivas repercutidas se hayan determinado incorrectamente o den lugar a la modificación de la base imponible. Las condiciones de la modificación de la base imponible del IVA en las facturas rectificativas se recogen en el reglamento del artículo 80 de la Ley 37/1992.

En el caso de que esta haya sido modificada por la devolución de mercancías o embalajes, no es necesario crear una factura rectificativa. En cambio, se debe cambiar la factura que se emita posteriormente.

Rectificar IVA de una factura impagada

La factura rectificativa también puede emitirse para recuperar el IVA* de las facturas originales impagadas. Esta ha de ser idéntica a la factura original, pero claramente identificada como ‘factura rectificativa’ y con el importe en negativo.

La emisión debe hacerse en el plazo de tres meses desde que se cumplan seis meses o un año del impago.

Se dispone de un mes desde la emisión de la factura rectificativa para hacérsela llegar a la AEAT. Además, deberás incluir una copia de los documentos que justifiquen que se ha instado al cobro de la factura impagada mediante reclamación judicial o notarial.

También se la debes enviar al destinatario.

No te olvides de enviar la factura rectificativa a tu cliente, de lo contrario, podrías descuadrar su contabilidad y causarle problemas con Hacienda.

Facturas rectificativas positivas

Esta es la factura rectificativa que se emite cuando nos deben dinero. Normalmente, esto sucede cuando el importe que hemos puesto en la factura original es menor a lo que tenemos que cobrar.

Facturas rectificativas negativas

Este es el caso contrario de la anterior. Esta factura rectificativa se emite cuando tenemos que pagar. Este tipo de rectificación ocurre cuando hemos cobrado de más. 

¿Factura rectificativa negativa o factura de abono?

Las facturas de abono hacían referencia a los documentos que se emitían como consecuencia de una devolución. A partir del 1 de enero del 2013, cuando entra en vigor el nuevo reglamento de facturación, este es reemplazado por la factura rectificativa negativa.

Según la ley del IVA, algunas actividades están exentas de pagarlo.

Requisitos para hacer facturas rectificativas

Igual que ocurre con las facturas ordinarias, las rectificativas deben cumplir una serie de requisitos para que sean legales.

Estas son las características propias de este tipo de factura:

• Es recomendable resaltar que se trata de una factura rectificativa en el título, para no dar lugar a error.
• Debe llevar una numeración especial y una serie diferente a las facturas ordinarias.
• Es obligatorio identificar la factura original que se quiere modificar (numeración y fecha).
• Incluir el motivo de su emisión y el detalle de la rectificación que se va a efectuar.
• Indicar claramente que se trata de una factura rectificativa.

Por lo que respecta al resto de la información, las facturas rectificativas incluyen todos los datos que deben contener las facturas de cualquier tipo:

• Número y fecha
• Datos fiscales y de contacto de emisor y del receptor
• Concepto del producto o servicio
• Fecha de operación (en el caso de que no coincida con la fecha de emisión)
• Tipo e importe de IVA
• Retención de IRPF e importe

Hay que tener en cuenta que es posible crear una sola factura rectificativa para rectificar varias facturas expedidas. Esto se puede hacer siempre y cuando se identifiquen todas las facturas rectificadas en el documento.

Cómo hacer una factura rectificativa con Holded: paso a paso

Una factura rectificativa se crea como los otros tipos de facturas, siempre y cuando la numeración de la factura sea diferente, se incluya el importe de la rectificación y esté claramente identificada como una factura rectificativa.

En Holded existen herramientas con las que podrás realizar distintos tipos de procesos referentes a facturas rectificativas, como crear, convertir, relacionar o conciliar una factura rectificativa.

Convertir una factura en rectificativa

Primero dirígete a la sección de ‘Ventas’ en tu cuenta de Holded y haz clic en ‘Facturas’.

Aquí deberás buscar la factura que quieras rectificar y hacer clic en la línea donde aparece su información. Esto hará que se expanda la factura. Una vez hecho esto, encontrarás en la parte superior izquierda una opción que dice ‘Convertir’.

Después solo deberás hacer clic en ‘Venta rectificativa’ y esto te llevará a una nueva interfaz donde podrás editar la numeración de la factura rectificada y la razón de la rectificación de la factura. El signo negativo será agregado de forma automática al lado del importe.

Cuando esté lista, podrás ‘aprobarla’ o, si no, simplemente puedes guardarla como un borrador para seguir editándola en otro momento. Una vez aprobada, puedes considerar la factura rectificada.

Hacer una factura rectificativa independiente

Utiliza esta opción cuando el cliente haya pagado la factura por completo. En el caso que el importe para corregir sea el valor total de la factura original, una vez creada la factura rectificativa, deberás añadir el pago para que quede registrado.

Si la rectificación cubre un valor parcial de la factura original, una vez creada la factura rectificativa, deberás crear el cobro parcial en la original para que quede registrado.

Para crear una factura rectificativa, al igual que en el ejemplo anterior, deberás acudir a la sección ‘Ventas’ de tu cuenta Holded y luego a ‘Facturas’. Una vez ahí, tendrás que hacer clic en la flecha junto a ‘Nueva Factura’ y seleccionar ‘Venta rectificativa’. Luego, deberás rellenar los datos en el editor de factura y hacer clic en ‘Aprobar’. En el modal que se abrirá, haz clic en ‘Añadir pago’. Comprueba que los datos de pago sean correctos y haz clic en ‘Guardar’.

Relacionar una factura rectificativa con su original

Esta opción te permitirá que, en el caso de que el cliente no haya pagado, la factura original quede cobrada y la rectificativa pagada, siempre que no hayas elegido la opción de convertir tu factura anteriormente.

Para relacionar una factura rectificativa con su original, deberás generar una venta rectificativa con los mismos datos de cliente y producto de la factura original. A continuación, podrás seleccionar la factura original desde el listado de facturas. 

En el modal que se abre, haz clic en ‘Añadir pago’ y luego pulsa en el icono de la lupa. Finalmente, deberás seleccionar la venta rectificativa que has generado previamente y hacer clic en ‘Confirmar’.

Conciliar una factura rectificativa

Para conciliar una factura rectificativa, ve al apartado de ‘Bancos’ y selecciona ‘Bancos’. Haz clic en tu banco y pulsa en el botón ‘Reconciliar’.

En función de si la venta rectificativa está relacionada con su factura original o no, la conciliación se realizará de forma diferente:

• Factura rectificativa independiente: una vez creada la factura rectificativa deberás proceder a crear el pago para que quede registrado. Concilia la factura original contra el cobro y la factura rectificativa contra el pago registrado.
• Factura rectificativa relacionada: cuando vayas a conciliar la factura original verás que ya aparece conciliada. Si has emitido una factura rectificativa por parte del importe total quedará por conciliar solo la diferencia entre importes.

Ejemplo de factura rectificativa

Como hemos visto, la factura rectificativa es un documento esencial en tu contabilidad, ya que te permite subsanar errores en cualquier tipo de factura previamente emitida, ya sea en los datos de la operación, el importe, los impuestos aplicados o cualquier otro aspecto relevante. 

A continuación, vamos a ver algunos ejemplos prácticos de facturas rectificativas, que ilustran las situaciones más comunes en las que es necesario rectificar una factura y te ayudarán a entender de forma más sencilla cómo hacerlo correctamente.

Ejemplo de factura rectificativa por sustitución

• Número de factura: 2023/001-R (Serie y numeración especial para rectificativa)
• Fecha de emisión: 10/03/2023
• Factura original a sustituir: 2023/001 (con fecha 01/03/2023)
• Motivo de rectificación: Rectificación del tipo de IVA aplicado (del 21% al 10%)
• Descripción: Venta de 10 unidades de producto X
• Precio unitario: 100€
• Total: 1.000€
• IVA: 10% (100€)
• Total con IVA: 1.100€

En este caso, la factura rectificativa sustituye la original al corregir el error en el tipo de IVA aplicado. El importe total con el IVA corregido es de 1.100€ y la factura original queda anulada con la emisión de la factura rectificativa. La referencia a la factura original y el motivo de la rectificación son cruciales para que se reconozca correctamente la modificación.

Este es un ejemplo típico de una factura rectificativa por sustitución, que sirve para corregir un error sustancial en la factura original, asegurando que se cumpla con la normativa fiscal y que ambas partes (empresa y cliente) tengan los datos correctos.

Ejemplo de factura rectificativa por diferencias

Factura Original (incorrecta):

• Número de factura: 2023/00
• Fecha de emisión: 05/03/2023
• Descripción: Venta de 5 unidades de producto Y
• Precio unitario: 50€
• Total: 250€
• IVA: 21% (52,50€)
• Total con IVA: 302,50€

Error: Se facturaron 5 unidades cuando en realidad se entregaron 6 unidades.

Factura Rectificativa (por diferencias):

• Número de factura: 2023/002-R (Serie y numeración especial para rectificativa)
• Fecha de emisión: 10/03/2023
• Factura original a rectificar: 2023/002 (con fecha 05/03/2023)
• Motivo de rectificación: Rectificación por la diferencia de unidades entregadas (5 en lugar de 6)
• Descripción: Venta de 6 unidades de producto Y
• Precio unitario: 50€
• Total: 300€
• IVA: 21% (63€)
• Total con IVA: 363€

En este caso, la factura rectificativa ajusta la cantidad de unidades facturadas (de 5 a 6), lo que cambia tanto el importe total como el IVA aplicado. La diferencia entre la factura original y la rectificativa es de 50€ (en productos) y 10,50€ (en IVA), por lo que la factura rectificativa refleja estos cambios.

Este ejemplo de factura rectificativa por diferencias muestra cómo se realiza un ajuste cuando el importe de la factura original no coincide con la operación real, ya sea por un error en la cantidad de productos o en otro dato relevante.

Ejemplo de factura rectificativa por error en el tipo de IVA

Factura Original (incorrecta):

• Número de factura: 2023/003
• Fecha de emisión: 10/03/2023
• Descripción: Venta de 8 unidades de producto Z
• Precio unitario: 120€
• Total: 960€
• IVA aplicado: 21% (201,60€)
• Total con IVA: 1,161,60€

Error: Se aplicó un tipo de IVA del 21% cuando el tipo correcto debía ser el 10% (producto exento de IVA reducido).

Factura Rectificativa (por error en el tipo de IVA):

• Número de factura: 2023/003-R (Serie y numeración especial para rectificativa)
• Fecha de emisión: 15/03/2023
• Factura original a rectificar: 2023/003 (con fecha 10/03/2023)
• Motivo de rectificación: Rectificación del tipo de IVA aplicado (del 21% al 10%)
• Descripción: Venta de 8 unidades de producto Z
• Precio unitario: 120€
• Total: 960€
• IVA corregido: 10% (96€)
• Total con IVA corregido: 1.056€

En este caso, la factura original aplica un IVA del 21% cuando el tipo impositivo correcto debía ser el 10%. La factura rectificativa corrige este error, ajustando el IVA a la cantidad correcta de 96€ en lugar de 201,60€. La diferencia de IVA entre ambas facturas es de 105,60€, lo que también reduce el total de la factura de 1.161,60€ a 1.056€.

Este ejemplo de factura rectificativa por error en el tipo de IVA demuestra cómo se debe rectificar el tipo de IVA en caso de que se haya aplicado incorrectamente, asegurando que la factura refleje el importe exacto que debe ser declarado a Hacienda.

¿Cómo presentar una factura rectificativa ante Hacienda?

El primer paso es emitir la factura rectificativa con los detalles correctos, asegurándote de que cumple todos los requisitos establecidos por la normativa que hemos visto anteriormente. 

Una vez emitida, deberás reflejar la factura rectificativa en tu contabilidad como una corrección a la factura original; comprueba que incluye correctamente la diferencia en el IVA y el total.

Finalmente, la presentación de la factura rectificativa depende del tipo de impuesto al que afecte y del sistema de facturación que utilices:

• Modelo 303: si la factura rectificativa afecta al IVA, deberás presentar el modelo 303 de autoliquidación del IVA en el período correspondiente (mensual o trimestral).
• Modelo 111: si la rectificación afecta a retenciones de IRPF, deberás incluirla en tu autoliquidación de retenciones mediante el Modelo 111.

Si la factura rectificativa afecta a la liquidación de impuestos ya presentada, será necesario presentar una declaración complementaria para corregir la autoliquidación ya realizada. Este procedimiento se aplica si has presentado una autoliquidación en la que se ha incluido una factura incorrecta y ahora necesitas ajustar el importe que ya declaraste a Hacienda.

Plazos para emitir y registrar la factura rectificativa

Las facturas rectificativas deben emitirse tan pronto como se detecte el error que deben corregir y, en todo caso, en un plazo máximo de cuatro años desde que se emitió la factura original.

En algunos casos, Hacienda puede solicitar documentación adicional para justificar la rectificación, como el contrato original, comunicaciones con el cliente o cualquier otro documento que respalde tanto el error como la corrección.

Procedimiento en el SII (Suministro Inmediato de Información)

La generalización en el uso del Suministro Inmediato de Información (SII) afecta también a las facturas rectificativas, que deben seguir su propio protocolo:

• Como en el proceso tradicional, el primer paso es la emisión de la factura rectificativa. Asegúrate de que contenga los datos correctos y que cumpla con todos los requisitos legales.
• Una vez emitida la factura rectificativa, debes remitir la información a Hacienda a través del SII. Para ello, debes utilizar el mismo sistema de presentación que para las facturas normales, a través de la sede electrónica de Hacienda.

• En el SII deberás incluir los mismos datos que en cualquier otra factura, pero hay que identificar que se trata de una factura rectificativa. Esto se hace añadiendo la clave “F6” en el campo de “tipo de factura”, lo que indica que se trata de una factura rectificativa.
• En la factura rectificativa, debes indicar la referencia a la factura original que se está rectificando. Esto es esencial para que Hacienda pueda asociar la factura rectificativa a la factura inicial.
• También tendrás que indicar el motivo por el cual se está emitiendo la factura rectificativa, por ejemplo, una corrección de cantidades, de tipo de IVA, de precios, entre otros.
• En el SII, el plazo para transmitir la factura rectificativa es el mismo que para las facturas ordinarias, es decir, 4 días naturales desde la emisión de la factura, aunque este plazo se extiende hasta el día 16 si se realiza una autoliquidación del IVA mensual.
• En caso de que la factura rectificativa corrija una declaración previamente enviada al SII, deberás realizar un ajuste. Si la factura rectificativa afecta a la base imponible o al tipo impositivo del IVA, será necesario rectificar también el registro de IVA previamente presentado. Esto se hace mediante una nueva transmisión de los datos corregidos.
• Una vez que envíes la factura rectificativa al SII, Hacienda validará la información. Si todo está correcto, la factura rectificativa se reflejará en los registros del SII y en tu libro de facturas emitidas.

Ten en cuenta que si hay errores o inconsistencias Hacienda te lo notificará y tendrás que corregir la información y reenviar los datos rectificados.

Por otro lado, si la factura rectificativa afecta a la declaración de IVA, es posible que debas realizar un ajuste en el Modelo 303 (autoliquidación del IVA), dependiendo de si ya habías declarado el IVA correspondiente de la factura original. Este ajuste debe realizarse en el período de autoliquidación en el que se emite la rectificación.

Consecuencias de no presentar una factura rectificativa cuando es obligatoria

Es fundamental que emitas una factura rectificativa en cuanto se identifique el error a subsanar, siempre de manera oportuna y conforme a la normativa para evitar posibles problemas y cumplir con las obligaciones fiscales de manera adecuada. De no hacerlo, estas son algunas de las consecuencias a las que puedes enfrentarte:

• Sanciones y multas por parte de la Agencia Tributaria.
• Dificultades en la justificación de deducciones o ingresos erróneos.
• Errores en la declaración del IVA.
• Problemas en auditorías o inspecciones fiscales.
• Relaciones comerciales dañadas con los clientes.
• Riesgo de no recuperar el IVA soportado.

Con Holded, siempre estarás preparado para la facturación electrónica, ya que el software automatiza el proceso para reducir posibles errores, incorpora de forma automática cualquier posible cambio que ocurra en la normativa y, de esta forma, te asegura un correcto cumplimiento fiscal y un importante ahorro de tiempo en cada transacción.