Aunque utilicemos un programa de facturación que automatiza procesos, los errores pueden todavía ocurrir. Y, por mucho que nos gustaría, simplemente no podemos regresar, crear una nueva factura y eliminar la que tiene el error.
Por ley, no podemos alterar una factura emitida, por esta razón debemos crear un documento nuevo si queremos hacer algún cambio. Es aquí cuando entran las facturas rectificativas que sirven para corregir o modificar una factura que ya ha sido emitida.
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¿Qué son las facturas rectificativas?
Este tipo de facturas que se emiten para corregir un error que se ha realizado en una factura previa.
¿Nota de crédito o factura rectificativa?
Las dos se usan para corregir facturas ordinarias y las dos son aceptadas por la Agencia Tributaria (AEAT). La diferencia es que la factura rectificativa puede rectificar una factura después de la declaración trimestral, es decir, cuyo IVA ya ha sido liquidado.
¿Cuándo se deben emitir las facturas rectificativas?
Desde que se anunció el nuevo reglamento de facturación el 30 de noviembre del 2012, ya no es posible anular una factura para emitir otra por la misma operación. Y como ya mencionamos, tampoco podremos modificarla de forma directa, las facturas originales deben mantenerse intactas.
En el caso de que la original no cumpla con los requisitos establecidos o se detecte algún tipo de error, es obligatorio emitir una factura rectificativa.
Facturas rectificativas por errores
El caso más común para enviar una factura rectificativa es cuando se produce un error. Sobre todo cuando se trata de la siguiente información:
- Número y, en su caso, serie
- Fecha de la factura
- Nombre y apellidos, razón (o denominación social) del emisor y el destinatario
- Número de Identificación Fiscal (NIF*)
- Domicilio del emisor y el destinatario
- Descripción de las operaciones y datos necesarios para determinar la base imponible (tipo impositivo como IRPF o IVA, cuota tributaria y fechas de las operaciones)
Específicamente, cualquier error relacionado con los artículos 6 y 7 del reglamento de facturación será suficiente para emitir una factura rectificativa. Y esta debe emitirse tan pronto se descubra el error con un plazo máximo de hasta cuatro años.
*Este es el antiguo CIF que se dejó de usar con la normativa que se empezó a usar en el 2008.
Base imponible del IVA
El reglamento también indica que será obligatoria la expedición de una factura rectificativa cuando las cuotas impositivas repercutidas se hubiesen determinado incorrectamente o se den lugar a la modificación de la base imponible.
En el caso de que esta haya sido modificada por la devolución de mercancías o embalajes, entonces no es necesario crear una factura rectificativa. En cambio se debe cambiar la factura que se emita posteriormente.
Rectificar IVA de una factura impagada
La factura rectificativa también puede emitirse para recuperar el IVA* de las facturas impagadas. Esta ha de ser idéntica a la factura original, pero claramente identificada como ‘factura rectificativa’ y con el importe en negativo.
La emisión debe hacerse en el plazo de tres meses desde que se cumplan seis meses o un año del impago.
Tienes un mes desde la emisión de la factura rectificativa para hacérsela llegar a la AEAT. Además, deberás incluir una copia de los documentos que justifiquen que se ha instado al cobro de la factura impagada mediante reclamación judicial o notarial.
También se la debes enviar al destinatario
No te olvides de enviar la factura rectificativa a tu cliente, de lo contrario, podrías descuadrarle la contabilidad y causarle problemas con Hacienda.
Facturas rectificativas positivas
Esta es la factura rectificativa que emitimos cuando nos deben dinero. Normalmente, esto sucede cuando el importe que hemos puesto en la factura original es menor a lo que tenemos que cobrar.
Facturas rectificativas negativas
Como te podrás imaginar, este es el caso contrario de la anterior. Esta factura rectificativa se emite cuando tenemos que pagar. Normalmente ocurre cuando hemos cobrado de más.
¿Factura rectificativa negativa o factura de abono?
Las facturas de abono hacían referencia a los documentos que se emitían como consecuencia de una devolución. A partir del 1 de enero del 2013, cuando entra en vigor el nuevo reglamento de facturación, este es reemplazado por factura rectificativa negativa.
*Según la ley del IVA, algunas actividades están exentas de pagarlo.
¿Cuáles son los requisitos de las facturas rectificativas?
Igual que ocurre con las facturas ordinarias, las rectificativas deben cumplir una serie de requisitos para que sean legales.
En criterios generales, la factura rectificativa será igual a la factura original, salvo por unas características propias:
- Debe llevar una numeración especial y una serie diferente a las facturas ordinarias.
- Es obligatorio identificar la factura original que se quiere modificar (numeración y fecha).
- El motivo de su emisión y el detalle de la rectificación que se va a efectuar.
- Indicar claramente que se trata de una factura rectificativa.
Hay que tener en cuenta que es posible crear una sola factura rectificativa para rectificar varias facturas expedidas. Esto se puede hacer siempre y cuando se identifiquen todas las facturas rectificadas en el documento.
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¿Cómo se hace una factura rectificativa?
Al fin y al cabo, estas son facturas, así que se crean de la misma forma que se crean los demás tipos de facturas. Claro está, siempre y cuando la numeración sea diferente, se incluya el importe de la rectificación y está claramente identificada como una factura rectificativa.
Con un software de facturación como Holded estos requisitos se realizan de forma automática.
Cómo hacer una factura rectificativa con Holded
Primero deberás dirigirte a la sección de ‘Ventas’ en tu cuenta de Holded y hacer clic en ‘Facturas’.
Aquí deberás buscar la factura que quieras rectificar y hacer clic en la línea donde aparece su información. Esto hará que se expanda la factura. Una vez hecho esto, encontrarás en la parte superior izquierda una opción que dice ‘Convertir’.
Después solo deberás hacer clic en ‘Venta rectificativa’ y esto te llevará a una nueva interfaz donde podrás editar la numeración de la factura y la razón de la rectificación. El signo negativo será agregado de forma automática al lado del importe.
Cuando esté lista, podrás ‘aprobarla’ o si no, simplemente puedes guardarla como un borrador para seguir editándola en otro momento.
Una vez aprobada, puedes considerar la factura rectificada. Para más información sobre cómo hacer este y otros procesos con Holded siempre puedes dirigirte a la Academy.
Ejemplo de factura rectificativa
El siguiente es un ejemplo de una factura rectificativa hecha con Holded.
