Facturas simplificadas: qué son y cómo se diferencian de las otras facturas

Las preguntas más comunes que surgen a la hora de controlar la facturación de un negocio suelen ser: ¿Qué tipos de factura existen? ¿Cuáles son las más habituales? ¿Qué es una factura simplificada? ¿Cuáles son las diferencias entre una factura completa y una simplificada? No importa el tiempo que lleves haciendo facturas como profesional o como empresa, porque es un campo tan complejo que siempre arroja nuevas preguntas.

A continuación, te explicaremos las diferencias entre una factura completa y una factura simplificada, a la que hace un tiempo se la conocía como ticket.

¿Qué es una factura ordinaria?

La factura ordinaria es la que se usa con mayor frecuencia y es la que se define como factura completa.

Se define como un documento oficial que sirve para dejar constancia de una operación comercial, ya sea la compraventa de un producto o la prestación de un servicio.

En ella deben aparecer todos los datos relativos a la transacción realizada para que queden archivados de la forma más ordenada posible. Es una forma de mantener controladas todas las transacciones y prestaciones realizadas por un profesional o por una empresa.

Al tener todo esto claro, seguramente te saltarán otras preguntas como: ¿cómo se hacen las facturas ordinarias? ¿Tienen que ir impresas en papel? ¿Las facturas digitales son válidas a efectos legales ante la Agencia Tributaria?

Tradicionalmente, la factura debía realizarse en papel y entregarse directamente al cliente con un sello oficial, además de guardar una copia propia. Actualmente, la facturación no solo se ha simplificado, sino que la factura digital está completamente aceptada y un profesional puede realizar todo el proceso en la nube estando seguro de que opera dentro de los límites de la legalidad.

Aunque esta legalidad hay que afianzarla asegurándote de que la emisión de la factura incluye todos los requisitos:

• Numeración. Debe realizarse de forma correlativa. Es decir, si la factura número 3 está fechada a 5 de junio, la factura número 4 no puede ir fechada a 20 de mayo, sino que deberá ser relativa a una fecha igual o posterior a la de la factura número 3.
• Fecha de expedición
• Razón social. Debe incluirse toda la información de ambas partes implicadas en la transacción, es decir, tanto del emisor como del receptor.
• NIF. La factura emitida tiene que incluir el número de identificación fiscal de ambas partes.
• Concepto. Es necesario incluir una pequeña descripción de la transacción.
• Importe. Si hay más de una transacción en la misma factura ordinaria, es necesario desglosarlas e incluir el importe de cada una de ellas por separado.
• La cuota tributaria. Habitualmente, supone aplicar convenientemente tanto el IVA como el IRPF, salvo en contadas excepciones.
• Importe total. El resultado de sumar del importe inicial y los impuestos pertinentes.

Puedes ampliar esta información en este artículo: ¿Qué datos debe contener una factura?

¿Qué es una factura simplificada?

El Real Decreto 1619/2012 aprobó un nuevo Reglamento de Facturación que entró en vigor el 1 de enero de 2013. Este nuevo reglamento por fin estableció que la factura simplificada pasaba a ser un documento contable legal a la hora de justificar un gasto. También contemplaba que este nuevo concepto sustituye al antiguo ticket de compra, ahora ya en desuso.

Pero este marco legal no responde a una pregunta habitual: ¿qué es exactamente una factura simplificada y cuándo se puede usar?

Empecemos por su definición:

Este es un tipo de factura que se usa para deducir gastos de una empresa y que solo incluye los datos fiscales del emisor. Dicho de otra forma: no es necesario que los datos fiscales del receptor de la factura simplificada aparezcan en la misma. Y por eso es “simplificada”: porque es más simple.

Todo se entiende mejor con un ejemplo: las facturas que se manejan a diario como consumidor en restaurantes, mecánicos, peluquerías… Cada vez que se realiza una compra y se entrega un ticket, este es realmente una factura simplificada, ya que en ella se cumplimentan los datos del emisor pero no los del cliente.

Contenido de la factura simplificada

Ahora bien, que una factura sea simplificada no significa que pueda incluir los conceptos que el emisor quiera, tiene que seguir una estructura:

• Número y series correlativas. En este punto no existe ninguna diferencia con las facturas completas. Todas las facturas deben estar numeradas correlativamente. Y podrán establecerse series siempre y cuando exista una razón justificada. Como sería el caso de tener varios establecimientos un mismo negocio.
• Fecha de expedición
• Nombre o razón social y NIF solo del emisor.
• Concepto. Incluso en este tipo de documento simplificado es necesario incluir una descripción mínima del producto entregado o del servicio prestado, por ejemplo el nombre de lo que se ha vendido.
• Tipo impositivo aplicado. Si se aplican distintos tipos de IVA, será necesario incluir las bases imponibles de forma separada.
• Importe total a pagar.

Es necesario tener claro que, tan solo con estos datos, aunque la factura simplificada sea legal, no permitirá al destinatario deducir el IVA pertinente. Para poder hacerlo, el cliente deberá solicitar que la factura simplificada también incluya tanto su propio NIF como su razón social, además de la retención del IRPF aplicada por el emisor.

Puedes ampliar esta información en el artículo ‘Cómo hacer una factura‘.

¿Cuándo se usa la factura simplificada?

La facturación simplificada solamente puede utilizarse cuando se cumplen unos requisitos. El primero de ellos es que el importe facturado no supere los 400 euros IVA incluido. Las facturas rectificativas también pueden ser simplificadas.

Pero, como casi todo en esta vida, hay excepciones a la norma. Existen algunos casos en los que una factura simplificada puede llegar hasta 3.000 euros IVA incluido:

• Ventas al por menor de bienes muebles corporales o semovientes a particulares.
• Servicios o ventas en ambulancia.
• Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
• Transporte de personas y sus equipajes.
• Servicios de hostelería y restauración. Esto incluye tanto bares como restaurantes, pero también cualquier tipo de suministro de bebidas y/o comidas destinadas a consumir en el mismo momento.
• Salas de baile y discotecas.
• Servicios telefónicos prestados mediante cabinas o tarjetas magnéticas o electrónicas recargables que no permitan la identificación del portador.
• Servicios de peluquerías e institutos de belleza.
• Utilización de instalaciones deportivas.
• Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
• Aparcamiento de vehículos.
• Servicios de videoclub.
• Tintorerías y lavanderías.
• Autopistas de peaje.

¿Cuándo no se puede expedir factura simplificada?

De la misma forma, existen varias eventualidades en las que no se puede emitir una factura simplificada:

• Entregas intracomunitarias de bienes.
• Ventas a distancia.
• Operaciones realizadas fuera del territorio de aplicación de los tipos impositivos aplicados.
• Operaciones con inversión del sujeto pasivo. Es decir, aquellas situaciones en las que es el destinatario quien ha de emitir la factura en vez del emisor.

En estos casos, aunque el importe facturado sea inferior a 400 €, será imposible optar por la simplificación de la factura.

¿Cuál es la diferencia entre la factura y el ticket?

Anteriormente, hemos comentado que los tickets (o tiques) dejaron de usarse en términos legales a partir de la aplicación del Real Decreto 1619/2012. Eso no significa que el concepto haya desaparecido del día a día en el mundo de la facturación.

Los tickets de compra son un resguardo del comprobante de un pago. Por ejemplo, el resguardo que te dan cuando te compras ropa en una tienda. Aunque la manera correcta de referirnos a él es ‘factura simplificada’.

Así que si te preguntas cuál es la diferencia entre factura y ticket, en realidad preguntas por la diferencia entre factura completa y factura simplificada. Y eso es precisamente lo que vamos a ver a continuación.

Diferencias entre factura ordinaria y factura simplificada

Para terminar, y tras tantos datos sobre el los diferentes tipos de facturas y sus excepciones, te ofrecemos un resumen de todo lo que hemos tratado en el artículo:

• En las facturas simplificadas no es necesario incluir los datos del receptor de la factura, pero en las facturas completas es obligatorio que consten tanto los del emisor, como los del receptor.
• Las facturas simplificadas deben incluir cuál es la contraprestación total, mientras que en las facturas completas no. En este segundo caso, es totalmente imprescindible desglosar el importe total en base imponible, tipo de IVA y cuota de IVA.
• En las facturas simplificadas no es necesario incluir la cuota tributaria de IVA. Por el contrario, en las facturas completas sí.
• En las facturas simplificadas solo debes identificar el tipo de bien entregado o servicio prestado en la operación. Sin embargo, en las facturas completas debes realizar una descripción completa que incluya los datos de las operaciones realizadas.