Diferencias entre una factura completa y una factura simplificada

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¿Qué tipos de factura existen? ¿Cuáles son las más habituales? ¿Qué es una factura simplificada? ¿Cuáles son las diferencias entre una factura completa y una factura simplificada? Da igual el tiempo que lleves haciendo facturas como profesional (o como empresa), porque está claro que este es un campo tan complejo que siempre arroja nuevas preguntas que te transportan directamente hacia conceptos desconocidos.

En este artículo, sin embargo, vamos a centrarnos en abordar un área concreta del mundo de la facturación: las diferencias entre una factura completa y una factura simplificada (a la que hace un tiempo nos referíamos simple y llanamente como ticket). Al fin y al cabo, estos son los dos tipos de facturas más comunes… Así que es del todo deseable controlarlos al cien por cien, ¿no te parece?

¿Qué es una factura ordinaria?

La factura ordinaria es, sin lugar a dudas, la que se usa con mayor frecuencia. Y, por cierto, cuando hablamos de factura ordinaria estamos hablando obviamente de la factura completa.

Pero, si nos ponemos teóricos, ¿cómo definiríamos este concepto de la forma más correcta posible? Podemos decir que una factura ordinaria es un documento oficial que sirve para dejar constancia de una operación comercial, ya sea la compraventa de un producto o la prestación de un servicio.

En ella, por lo tanto, deberán aparecer todos los datos relativos a la transacción realizada para que queden archivados de la forma más ordenada posible. Es, entonces, una forma de mantener controladas todas las transacciones y prestaciones realizadas por un profesional o por una empresa.

Lo que seguro que te lleva hacia otra pregunta habitual: ¿cómo debes hacer tus facturas ordinarias? ¿Tienen que ir impresas en papel? ¿Las facturas digitales son válidas a efectos legales ante la Administración Pública?

Tradicionalmente, está claro que la factura debía realizarse en papel y entregarse directamente al cliente con un sello oficial, además de guardar una copia propia. Actualmente, sin embargo, la facturación no solo se ha simplificado, sino que la factura digital está completamente aceptada y un profesional puede realizar todo el proceso en la nube estando seguro de que opera dentro de los límites de la legalidad.

Ahora bien, esa legalidad hay que afianzarla sobre todo asegurándose de que la factura completa incluye todos los campos imprescindibles. ¿Y cuáles son esos campos? Un total de ocho que listamos a continuación…

  • Numeración. Debe realizarse de forma correlativa (es decir: si la factura número 3 está fechada a 5 de junio, la factura número 4 no puede ir fechada a 20 de mayo, sino que deberá ser relativa a una fecha igual o posterior a la de la factura número 3).
  • Fecha de expedición.
  • Razón social. Debe incluirse toda la información de ambas partes implicadas en la transacción; es decir, tanto del emisor como del receptor.
  • NIF (Número de Identificación fiscal) de ambas partes.
  • Concepto. Es necesario incluir una pequeña descripción de la naturaleza de la transacción.
  • Importe. Si hay más de una transacción englobadas en la misma factura ordinaria, es necesario desglosarlas e incluir el importe de cada una de ellas por separado.
  • La cuota tributaria. Habitualmente, supone aplicar convenientemente tanto el IVA como el IRPF, salvo en contadas excepciones.
  • Importe total resultante de la suma del importe inicial y los impuestos pertinentes.

🚀 Puedes ampliar esta información en el artículo “¿Qué datos debe contener una factura?” 🚀

¿Qué es una factura simplificada?

El Real Decreto 1619/2012 aprobó un nuevo Reglamento de Facturación que entró en vigor el pasado 1 de enero del año 2013. Este nuevo reglamento por fin estableció que la factura simplificada pasaba a ser un documento contable legal a la hora de justificar un gasto. También contemplaba que este nuevo concepto substituía al antiguo ticket de compra, ahora ya en desuso.

Pero este marco legal no responde a una pregunta habitual: ¿qué es exactamente una factura simplifica y cuándo puedo usarla?

Empecemos por lo fácil, que es la definición:

Este es un tipo de factura que se usa para deducir gastos de una empresa y que solo incluye los datos fiscales del emisor. Dicho de otra forma: no es necesario que los datos fiscales del receptor de la factura simplificada aparezcan en la misma. Y por eso es “simplificada”: porque es más simple.

Piensa en las facturas que manejas a diario en tu vida de consumidor. Restaurantes, mecánicos, peluquerías… Cada vez que realizas una compra y te entregan un ticket, este es realmente una factura simplificada, ya que en ella se cumplimentan los datos de emisor de la factura pero no los del cliente.

Contenido de la factura simplificada

Ahora bien, que una factura sea simplificada no significa que pueda incluir los campos que le dé la gana. Existen todo un conjunto de conceptos que este documento debe incluir, y vamos a verlos a continuación…

  • Número y serie correlativas. En este punto no existe ninguna diferencia con las facturas completas. Todas las facturas deben estar numeradas correlativamente. Y podrán establecerse series siempre y cuando exista una razón justificada (como cuando tenemos varios establecimientos de un mismo negocio).
  • Fecha de expedición.
  • Nombre o razón social y NIF del emisor. Recuerda: solo del emisor, obviamente.
  • Concepto. Incluso en este tipo de documento simplificado, es necesario incluir una descripción mínima del producto entregado o del servicio prestado. Lo que ocurre es que esta descripción no tiene por qué ser exhaustiva, sino que puede ser tan solo el nombre del producto o servicio intercambiado.
  • Tipo impositivo aplicado. Si se aplican distintos tipos de IVA, será necesario incluir las bases imponibles de forma separada.
  • Importe total a pagar.

Es necesario tener claro que, tan solo con estos datos, aunque la factura simplificada sea legal, no permitirá al destinatario deducir el IVA pertinente. Para poder hacerlo, el cliente deberá solicitar que la factura simplificada también incluya tanto su propio NIF como su razón social, además de la retención del IRPF aplicada por el emisor.

🚀 Puedes ampliar esta información en el artículo “Cómo hacer una factura” 🚀

¿Cuándo se usa la factura simplificada?

La facturación simplificada solo puede usarse cuando se cumplen todo un conjunto de requisitos. El primero de ellos, y totalmente ineludible, es que el importe facturado no supere los 400 €, con IVA ya incluido. Las facturas rectificativas también pueden ser simplificadas.

Existen, eso sí, todo un conjunto de excepciones que hacen posible realizar este tipo de factura siempre que el importe no supere los 3000€ (de nuevo, con el IVA incluido). Esas excepciones son las siguientes…

  • Ventas al por menor de bienes muebles corporales o semovientes a particulares.
  • Servicios o ventas en ambulancia.
  • Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
  • Transporte de personas y sus equipajes.
  • Servicios de hostelería y restauración. Esto incluye tanto bares como restaurantes, pero también cualquier tipo de suministro de bebidas y/o comidas destinadas a consumir en el mismo momento.
  • Salas de baile y discotecas.
  • Servicios telefónicos prestados mediante cabinas o tarjetas magnéticas o electrónicas recargables que no permitan la identificación del portador.
  • Servicios de peluquerías e institutos de belleza.
  • Utilización de instalaciones deportivas.
  • Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
  • Aparcamiento de vehículos.
  • Servicios de videoclub.
  • Tintorerías y lavanderías.
  • Autopistas de peaje.

¿Cuándo no se puede expedir factura simplificada?

De la misma forma, existen todo un conjunto de eventuales en los que la factura simplificada no está permitida a efectos legales. Son los siguientes…

  • Entregas intracomunitarias de bienes.
  • Ventas a distancia.
  • Operaciones realizadas fuera del territorio de aplicación de los tipos impositivos aplicados.
  • Operaciones con inversión del sujeto pasivo. Es decir, aquellas situaciones en las que es el destinatario quien ha de emitir la factura en vez del emisor.

En estos casos, por lo tanto, aunque el importe facturado sea inferior a 400€, será imposible optar por la simplificación de la factura.

¿Cuál es la diferencia entre la factura y el ticket?

Ya lo hemos dicho más arriba: el concepto “ticket” dejó de usarse en términos legales a partir de la aplicación del Real Decreto 1619/2012. Eso no significa, sin embargo, que el concepto haya desaparecido del día a día en el mundo de la facturación.

El ticket de compra es un resguardo del comprobante de un pago. Es ese resguardo que te dan cuando te compras ropa en una tienda o cuando pagas un bocadillo en el bar de la esquina… Lo que ocurre es que la manera correcta de refererirnos a él es, directamente, como factura simplificada.

Así que, al fin y al cabo, si te estás preguntando cuál es la diferencia entre factura y ticket, resulta que en verdad lo que estás preguntándote es cuál es la diferencia entre factura completa y factura simplificada. Y eso es precisamente lo que vamos a ver a continuación.

Diferencias entre factura ordinaria y factura simplificada

Llegados a este punto, ¿todavía tienes dudas sobre cuáles son las principales diferencias entre una factura ordinaria y una factura simplificada? No te preocupes, hagamos una recapitulación final para que quede lo más claro posible…

  1. En las facturas simplificadas no es necesario incluir los datos del receptor de la factura, pero en las facturas completas es obligatorio que consten estos mismos datos.
  2. Las facturas simplificadas deben incluir cuál es la contraprestación total, mientras que en las facturas completas no. En este segundo caso, es totalmente imprescindible desglosar el importe total en base imponible, tipo de IVA y cuota de IVA.
  3. En las facturas simplificadas no es necesario incluir la cuota tributaria de IVA. Por el contrario, en las facturas completas debe constar expresamente la cuota de IVA.
  4. En las facturas simplificadas solo debes identificar el tipo de bien entregado o servicio prestado en la operación. Sin embargo, en las facturas completas debes realizar una descripción completa de las operaciones realizadas.

Con todo lo explicado en este artículo, ya deberías tener suficiente para aplicar tanto las facturas completas como las simplificadas de forma correcta (y, sobre todo, de forma legal).

Pero reconozcámoslo: el mundo de las facturas puede resultar un poco complicado… Y, precisamente por eso, los softwares de facturación online como Holded nos facilitan esta tarea.

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