Cómo hacer una facturatu guía completa

Que la facturación no se te haga cuesta arriba… En este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber para convertirte en un verdadero maestro de las facturas.

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como hacer una factura

Así de sencillo: sin facturas, no cobras. La facturación es una parte realmente crucial en el mundo empresarial porque, de alguna forma u otra, es el corazón que permite que todo el sistema se mueva de forma correcta. Pero, a la vez, también es una parte del día a día que se le hace cuesta arriba a muchos profesionales… Y es totalmente comprensible.

Al fin y al cabo, la facturación es un mundo que funciona con sus propias reglas. Y son unas reglas que hay que controlar al cien por cien si quieres evitar sorpresas desagradables. Por eso mismo, en este artículo queremos revelarte todo lo que necesitas saber a la hora de hacer una factura.

Cómo hacer una factura: paso a paso

Ahora ya sabes qué debes hacer para que tus facturas sean legales… Pero eso no significa que sepas cómo hacer esa misma factura. Así que veamos paso a paso qué es lo que deberías asegurarte de que estás llevando tu facturación de forma correcta.

  1. Elige tu método de facturación. ¿Vas a usar un Excel de toda la vida o prefieres algún programa de facturación más moderno? A este respecto, debes saber que los mejores softwares de facturación online (muchos de ellos incluidos dentro de potentes herramientas ERP como la de Holded, por ejemplo) permiten a todo un equipo trabajar a tiempo real en la nube, con todas las ventajas que esto supone.
  2. Usa las plantillas de factura. Ya sea un modelo de factura en hoja de cálculo o las múltiples opciones que te ofrece un programa de facturación, en las que la personalización siempre será mucho más sencilla y efectiva.
  3. Asegúrate que todo lo que vas a reflejar en tu factura (datos, importes, impuestos) está consensuado por las dos partes implicadas.
  4. Rellena tu factura con todos los datos correctos. Y no te olvides de repasar esos datos, porque siempre se te pueden escapar errores que acaben derivando en problemas diversos.
  5. Decide si trabajarás con factura tradicional (en papel) o factura electrónica.
  6. Envía tu factura y conserva una copia.
  7. Observa que se cumplen los períodos de pago que hayas pactado.

¿Cuáles son los requisitos para generar una factura?

Más arriba ya hemos mencionado la legalidad como una de las coordenadas fundamentales de la facturación. Y, precisamente para asegurar esta legalidad, existen una serie de requisitos que deberás cumplir a la hora de emitir tus facturas. Algo así como un reglamento de facturación en el que incluyas todos los datos necesarios…

  1. Número de factura y serie. Es el número que identifica la factura que estás emitiendo y que, de hecho, la distingue como un documento único y diferenciado del resto.
  2. Fecha de emisión. Este dato es especialmente relevante porque determinará el periodo de facturación en el que se deberán imputar los impuestos correspondientes.
  3. Datos fiscales. Tanto los datos del emisor como los datos del cliente deben quedar correctamente reflejados: nombre y apellidos (en el caso de que una de las partes sea un autónomo), denominación social completa para la empresa (es decir: razón social), domicilio y, por último, número de identificación fiscal, ya sea el DNI para autónomo o el NIF para empresas. Ojo, que el CIF ya no se usa en términos legales desde hace algunos años.
  4. Concepto, importe e impuestos de la factura. Estos datos variarán en cada factura, obviamente, y dependerán de lo estipulado entre ambas partes.

¿Cuántos tipos de facturas existen?

Llegados a este punto del artículo, a lo mejor piensas que todas tus facturas van a ser iguales… Pero no. Porque resulta que existen diferentes tipos de facturas y, dependiendo de la naturaleza de la transacción que cubran, pueden ser de una forma u otra.

Veamos los cinco tipos de facturas básicos.

1. Factura ordinaria

Es la factura estándar y más común. Como hemos dicho más arriba, es la prueba física de una operación comercial y debe incluir toda la información detallada de la misma.

2. Factura simplificada (también llamada ticket)

Es un tipo de factura que no incluye los datos del cliente (a no ser que el cliente lo solicite expresamente para así deducir gastos e IVA). Esto implica que el IVA no se desglosa, sino que solo se incluye bajo la frase «IVA incluido». Las facturas simplificadas solo pueden emitirse en cuatro casos específicos:

✓ En el caso de que el importe de la operación sea inferior a los 400 € (con IVA incluido).

✓ En el caso de las facturas rectificativas.

✓ En el caso de haber recibido una autorización por parte del Departamento de Gestión Tributaria.

✓ En el caso de registrar una operación comercial en la que el Reglamento de Facturación permita la emisión de tickets. Suelen ser operaciones comerciales que no superan los 3000 euros (IVA incluido).

3. Factura proforma

Es un presupuesto que no tiene valor fiscal, ya que se emite solo como justificante y compromiso de una inversión futura. Debe ir etiquetada como «factura proforma» e incluir la misma información que una factura ordinaria, pero siempre ha de ir numerada aparte.

4. Factura rectificativa (factura de abono)

Son facturas que se emiten con el objetivo de realizar modificaciones o ampliaciones de una factura original. Dicho de otro modo: es la forma de subsanar errores en facturas ya emitidas.

5. Factura recapitulativa

Este tipo de factura permite agrupar diferentes operaciones comerciales realizadas para un mismo cliente dentro de un mes natural. Funciona igual que una factura ordinaria, pero debe contener el importe de todas las ventas del mes natural además de una breve descripción de todas las operaciones que se agrupan en ella.

¿Cómo calcular el IVA y el importe total?

Si en el punto 1 del apartado interior has decidido usar un programa de facturación como el incluido en Holded, el cálculo del IVA no supondrá ningún problema para ti porque es algo que el software hará por ti. Así te olvidas.

Pero si, por el contrario, eres de los que prefieres hacer estos cálculos por ti mismo, lo cierto es que tan solo debes aplicar una fórmula realmente sencilla. Eso sí, antes de nada, deberás saber el tipo de IVA que debes aplicar en tus facturas: ¿es el general del 21%? ¿El reducido del 10%? ¿El superreducido del 4%?

Una vez tengas esto claro, será el momento de que te pongas a hacer tus cálculos. Al encontrarnos ante una regla de tres, todo se reduce a dividir el importe total de la factura entre 1.xx (siendo xx el porcentaje que te corresponda según el tipo de IVA pertinente). Por ejemplo, si aplicas un 21% de IVA, tendrás que dividir el importe entre 1.21. Y, si aplicas un 10%, deberás dividir entre 1.10.

Una vez obtengas este dato, deberás sumarlo al importe total de tu factura. Y este resultado será tu importe final… A no ser que tengas que restar el IRPF, claro.

Consejos generales para hacer facturas

¿Todo lo que hemos explicado te deja más tranquilo a la hora de hacer tu primera factura? ¿Ya sabes todo lo que tienes que saber para estar al día con la Agencia Tributaria y estás dispuesto a lanzarte a facturar como si no hubiera un mañana?

Bueno, espera, no te embales… Porque a continuación te ofrecemos unos cuantos consejos para que acabes de redondear tu pericia en estas tareas.

  1. Empóllate todos los elementos básicos de la factura. Vamos, todo lo que te hemos estado explicándote en este artículo hasta ahora. Ni más, ni menos.
  2. Repasa, repasa y vuelve a repasar. Es mejor repasar mil veces una factura antes de tener que arrepentirte cuando te explote en la cara algún problema que te pasó inadvertido. Ya sabes lo que dicen las abuelas: más vale prevenir que curar. Y, en cuestión de facturación, la prevención es el repaso sobre repaso.
  3. Lleva un registro de tus facturas emitidas y recibidas. Este registro no solo te ayudará a facilitar las declaraciones trimestrales y anuales, sino que además también te permitirá controlar que todos tus clientes te pagan cuando deben (y que, obviamente, tú también pagas cuando debes y no te cuelgas al respecto). Un pequeño consejo: un programa de facturación es ideal para optimizar y automatizar este tipo de registros de facturas.
  4. No te angusties con la facturación. En serio, no lo hagas. No te dejes llevar por el lado oscuro. Este es el gran consejo: si eres ordenado y metódico, la gestión de facturas no debería causarte ningún tipo de ansiedad.
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