Aprende todo lo que necesitas saber sobre cómo hacer una factura desde cero.
Antes de nada, conviene tener claro qué es una factura. En términos sencillos, una factura es un documento mercantil que refleja la compraventa de un bien o la prestación de un servicio. Es decir, que se trata del comprobante o justificante de una transacción realizada entre un vendedor y un comprador o cliente.
La emisión de la factura implica que la operación es válida a efectos formales. Dicho de otra forma: aunque la operación pueda realizarse de forma efectiva, sin este documento no podrá justificarse legalmente ante Hacienda ni deducirse fiscalmente.
La ley es clara al respecto: sin factura, no podrás justificar legalmente una operación ni deducir los impuestos correspondientes. La facturación es una parte crucial en la contabilidad del mundo empresarial, porque es el corazón que permite que todo el sistema se mueva de forma correcta. Sin embargo, también es una parte del día a día que genera dudas e inseguridades a muchos profesionales… Y es totalmente comprensible.
Al fin y al cabo, hacer una factura es una actividad que funciona según sus propias reglas y hay que prestar atención a diversas variables: saber cómo calcular la retención aplicable, los requisitos de un tipo de factura u otra, qué número de factura toca, si la emisión está bien hecha, los datos del receptor...
Son muchas cosas que tener en consideración y, a veces, cada caso puede variar, así que debemos controlar al 100% el funcionamiento de las facturas si queremos evitar sorpresas desagradables con la Agencia Tributaria o problemas para tu empresa.
Empecemos por una duda habitual que suele surgir cuando alguien hace una factura: cómo saber si lo estamos haciendo acorde a la ley. Te recomendamos este artículo sobre qué es la facturación para saber qué debes tener en cuenta para que tus facturas sean legales.
Una vez aclarado este punto, veamos paso a paso unos elementos previos para asegurarte de que estás haciendo tu factura de forma correcta.
Más arriba ya hemos mencionado la legalidad como una de las coordenadas fundamentales de la facturación. Y, precisamente, para asegurar esta legalidad, existen una serie de requisitos que deberás cumplir a la hora de emitir una factura. Algo así como un reglamento de los datos de facturación en el que incluyas toda la información necesaria.
A veces también se incluyen otros detalles, como la forma de pago o las fechas de vencimiento cuando se establece la posibilidad de pagar a plazos. No obstante, no es obligatorio.
El Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, es la norma que regula la facturación. Aquí se recoge todo un conjunto de características que han de cumplir todas las facturas. Este decreto también establece los diferentes tipos que existen.
Veamos los cinco tipos de factura básicos.
Es la factura estándar y la más común para casi todo tipo de ocasiones. Como hemos mencionado más arriba, es la prueba física de una operación comercial y debe incluir toda la información detallada de la misma.
Es un tipo de factura que no incluye los datos del cliente (a no ser que el cliente lo solicite expresamente para así deducir gastos e IVA). Esto implica que el impuesto del IVA no se desglosa, sino que solo se incluye bajo la frase «IVA incluido». Las facturas simplificadas solo pueden emitirse en cuatro supuestos específicos:
Es un presupuesto que no tiene valor fiscal, ya que se emite como justificante y compromiso de una inversión futura. No debe ir numerada ni se considera un documento contable. Solo actúa como presupuesto u oferta previa. En este artículo te explicamos cómo hacer una factura proforma.
Una factura de abono o factura rectificativa se emite con el objetivo de realizar modificaciones o correcciones de una factura original. Dicho de otro modo: es la forma de subsanar errores en facturas ya emitidas.
Este tipo de factura permite agrupar diferentes operaciones comerciales efectuadas para un mismo cliente dentro de un mes natural. Funciona igual que una factura ordinaria. Sin embargo, debe contener el importe de todas las ventas del mes natural, además de una breve descripción de todas las operaciones que se agrupan en ella.
Te interesa: ¿Se puede hacer una factura a mano?
Según la Ley General Tributaria, todos los autónomos y empresarios tienen la obligación de emitir y conservar facturas por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en desarrollo de su actividad. En concreto, los empresarios y profesionales están obligados a hacer una factura en los siguientes casos:
La normativa española indica que tenemos que reunir dos requisitos para emitir una factura de manera legal: estar dado de alta en Hacienda y también en el correspondiente régimen de la Seguridad Social. El problema es que esto requiere pagar religiosamente una cuenta mensual nada desdeñable.
Según la jurisprudencia (STS 25/10/2007), no hace falta darse de alta como autónomo para emitir facturas si los ingresos son inferiores al SMI y la actividad no se realiza de forma habitual. Ahora bien, la jurisprudencia no es lo mismo que la ley. Y la ley española no contempla de forma expresa esta posibilidad. Por lo tanto, se puede facturar sin ser autónomo en ciertos casos amparados por la jurisprudencia. Eso no quita que el titular pueda recibir una sanción, pero luego tendrá que recurrir y meterse en un lío jurídico que muchas veces no compensa.
Si en el primer punto del apartado interior has decidido usar un programa de facturación como el incluido en Holded, el cálculo del IVA o cualquiera de los impuestos no supondrá ningún problema porque es algo que el software hará por ti.
Pero si, por el contrario, eres de los que prefieres hacer estos cálculos personalmente, lo cierto es que tan solo debes aplicar una fórmula realmente sencilla. Eso sí, antes de nada, deberás saber el tipo de IVA que debes aplicar en tus facturas: ¿es el general del 21%? ¿El reducido del 10%? ¿El superreducido del 4%? ¿O tal vez se trata de una factura exenta de IVA?
Una vez tengas esto claro, será el momento de que te pongas a hacer cálculos. Al encontrarnos ante una regla de tres, todo se reduce a dividir el importe total de la factura entre 1.xx (siendo xx el porcentaje que te corresponda según el tipo de IVA pertinente). Por ejemplo, si aplicas un 21% de IVA, tendrás que dividir el importe entre 1.21. Y, si aplicas un 10%, deberás dividir entre 1.10.
Cuando obtengas este dato, deberás sumarlo para calcular el importe total de tu factura. Y esta cifra será tu importe final… a no ser que tengas que restar la retención del IRPF, claro. Esta retención también varía en función de la actividad del trabajador autónomo y es importante tener claro el porcentaje aplicable.
Si la actividad está exenta de IVA (médicos, formación, seguros…), debe indicarse la exención aplicable.
Un dato a tener en cuenta es que la retención de IRPF solo la tienen que realizar los autónomos profesionales, ya que las empresas están obligadas a facturar utilizando el IVA.
Para saber qué tipo de retención tienes, deberías saber cuál es tu situación actual como autónomo:
Además, también existen otros porcentajes especiales. Así, para algunas actividades en estimación objetiva (módulos) y las actividades ganaderas de engorde de porcino y avicultura se aplica un 1%. La cifra sube a un 2% en caso de actividades forestales, agrícolas y restantes actividades ganaderas.
Para calcular esta retención debes tener únicamente en cuenta la base imponible, no la suma de la base imponible e IVA. Y también tienes que recordar que el IRPF se resta al importe total de la factura, mientras que el IVA se suma.
A tener en cuenta: El IRPF solo se aplica en facturas entre profesionales, no entre autónomo → particular o empresa → particular.
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Para lograr este dato hay que tener primero:
Con esto podremos calcular el importe total que tiene que pagar el cliente por dicha factura. Veamos la aplicación práctica con dos ejemplos de facturas.
Base imponible: 1.000 €
21% de IVA: 210 € (1.000 € multiplicados por 0,21 debido al 21%)
Total factura: 1.210 € (1.000 € + 210 euros de IVA)
Base imponible: 1.000 €
Menos el 15% IRPF: 150 € (1.000 € multiplicados por 0,15 debido al 15%)
21% de IVA: 210 € (1.000 € multiplicado por 0,21)
Total factura: 1.060 € (1.000 € - 150 € + 210 €)
Porque a continuación te ofrecemos unos cuantos consejos para que acabes de redondear tu pericia en estas tareas.
Si en el primer punto del apartado interior has decidido usar un programa de facturación como el incluido en Holded, el cálculo del IVA o cualquiera de los impuestos no supondrá ningún problema porque es algo que el software hará por ti.
