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¿Qué es la transformación digital y cómo se implementa?

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¿Te imaginas tener que escribir un informe a mano, enviar por fax un documento a otra sucursal de tu empresa o mandar cartas a todos tus clientes para informarles acerca de las novedades de tu negocio? Pueden parecer cosas de tiempos remotos, pero no hace tanto que dejamos atrás estos procesos ahora obsoletos.

La tecnología avanza a velocidad de vértigo, ofreciéndonos avances en todos los campos que nos permiten optimizar los recursos y la metodología de trabajo. ¿Qué quiere decir esto? Pues que tal vez ya exista alguna manera de realizar nuestras tareas habituales de forma más sencilla y efectiva.

El proceso de transformación digital nos ayuda a aplicar capacidades digitales a los procesos, técnicas, activos y productos para mejorar la eficiencia de nuestra empresa, así como la experiencia de usuario y la satisfacción de nuestros empleados. Pero vayamos paso a paso. ¿Qué es la transformación digital, por qué es tan necesaria y cómo puedo implementarla en mi negocio?

¿Qué es la transformación digital?

La transformación digital de una empresa es un proceso que consiste en la integración y aplicación de las nuevas tecnologías en todos los sectores para cambiar su forma de operar y funcionar. De esta forma, se consigue optimizar sus recursos, mejorar la competitividad y aportar un valor añadido a los clientes, ya que los productos y servicios se adaptan a las necesidades reales de la vida moderna.

Además, también implica una reforma cultural a nivel organizativo. Por lo tanto, no se trata simplemente de comprar ordenadores y adquirir licencias de programas de última generación, sino que todo tiene que venir acompañado de un cambio de mentalidad de directivos y empleados, así como de inversión, planificación y formación.

Con el paso del tiempo, esta apuesta de futuro ha pasado de ser una opción a convertirse en una obligación. No obstante, las ventajas que aporta la transformación digital a una empresa a corto y largo plazo son innegables. Las más importantes son las siguientes:

  • Aporta nuevas oportunidades de negocio y de diversificación a través del análisis de datos.
  • Enriquece la experiencia del cliente o del usuario, así como su relación con la marca.
  • Mejora la gestión de la seguridad.
  • Facilita el acceso a la información interna y a los documentos, como los registros de contabilidad y las facturas.
  • Facilita la capacidad de respuesta rápida a los problemas y a los cambios del entorno.
  • Potencia la cultura de la innovación en el ámbito empresarial.
  • Optimiza la eficiencia de los procesos, de las herramientas y de los recursos.
  • Mejora la competitividad de la compañía dentro del sector.
  • Ayuda a mejorar la comunicación interna y a romper las barreras geográficas.
  • Minimiza los costes a través de las herramientas digitales.
  • Impulsa la sostenibilidad medioambiental.
  • Permite ahorrar dinero.
  • Simplifica las tareas de los empleados.

Para abordar estos cambios hay que tener un conocimiento profundo del sector e impulsar metodologías de trabajo orientadas hacia las necesidades futuras y los posibles cambios. Además, también se requiere un liderazgo potente que establezca el plan de acción con la hoja de ruta a seguir.

Qué es la transformación digital

Ejemplos de transformación digital

Todo esto está muy bien sobre el papel pero, ¿cómo se traduce la transformación digital en términos reales? Veamos la aplicación de estas tecnologías con algunos ejemplos.

Big data

El big data (macrodatos) es un término que se refiere a un conjunto de datos tan grandes, complejos, variados y rápidos que es prácticamente imposible procesarlos a través de los métodos tradicionales. Por lo tanto, se requiere una tecnología de análisis específica para tratar estos datos.

En palabras más sencillas, es la evolución de las clásicas bases de datos. Por ejemplo, las plataformas de VOD (como Netflix o Disney+) y las grandes tiendas online (como Amazon) utilizan esta información para desarrollar sus algoritmos de recomendaciones. También lo utilizan los bancos para la gestión del riesgo y las marcas para buscar el mejor emplazamiento para sus productos en los comercios, aunque su potencial es muy amplio y su uso está en continuo desarrollo.

La gran ventaja es que el big data nos permite detectar tendencias y orientar el negocio hacia los productos y servicios más demandados. Además, también nos da la oportunidad de innovar gracias a esos datos inexplorados para desarrollar nuevas ramas del negocio.

Big data

Almacenamiento en la nube

El almacenamiento en la nube es un servicio que nos da la posibilidad de guardar datos a través de internet en una plataforma externa accesible de forma remota y que mantiene un tercero. La implantación de este sistema cambió la manera de trabajar para todas las empresas, pues no solo nos permite guardar copias de seguridad de todo tipo de archivos, sino que también facilita el trabajo en equipo.

Hoy en día existen multitud de servicios dedicados al almacenamiento en la nube. Algunos de los más conocidos son Dropbox, Google Drive, iCloud, OneDrive o Amazon Web Service.

¿Pero qué tipo de servicios en la nube podemos utilizar para desplegar el potencial de nuestra empresa? Sistemas de planificación de recursos –ERP–, un CRM para gestionar clientes, herramientas de analítica –como las del mencionado big data– o, simplemente, una plataforma para almacenar archivos sincronizados y trabajar en común.

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Blockchain

El blockchain (o cadena de bloques) es especialmente conocido por su aplicación en el campo de las criptomonedas, pero tiene más usos. Se trata de una estructura de datos que agrupa la información en conjuntos o bloques en los que se incorporan metainformaciones sobre otro bloque de la cadena anterior en una línea temporal. La idea es que la información de cada bloque solo pueda ser editada modificando los bloques anteriores.

Ahora bien, ¿cómo puedo utilizar el blockchain para digitalizar mi empresa? Entre otras cosas, esta tecnología nos da la oportunidad de trabajar con bases de datos distribuidas, mejora el seguimiento de los productos, aumenta la autonomía de consumidores y productores y proporciona transparencia, lo que a su vez genera confianza.

Realidad aumentada

Aunque solemos relacionar la tecnología de realidad aumentada con los videojuegos, poco a poco sus usos se han ido extendiendo a todo tipo de sectores. A través de este recurso, el usuario puede visualizar una parte del mundo real a través de una pantalla y participar en experiencias interactivas.

A partir de aquí, las aplicaciones prácticas son tan cuantiosas como interesantes. Por ejemplo, las tiendas de ropa han creado armarios digitales para probarnos prendas o zapatillas sin salir de casa, mientras que los técnicos pueden ofrecer asistencia en remoto. También sirve para fabricar compuestos químicos peligrosos, realizar intervenciones médicas, organizar conciertos virtuales o probar maquillaje. Incluso ya se está trabajando para añadir opciones visuales a los asistentes virtuales, de manera similar al sistema de IA que hemos visto en películas como Blade Runner.

Inteligencia artificial y machine learning

Las tecnologías de inteligencia artificial y machine learning proporcionan a las empresas conocimientos y enfoques predictivos para tomar decisiones precisas, acertadas e informadas sobre desarrollo de productos, ventas, marketing y otras cuestiones estratégicas. Para ello, los programas se someten a un proceso de “aprendizaje”, de forma que procesan y analizan los datos para obtener un conocimiento profundo del negocio, del sector y del mercado.

Evidentemente, los usos empresariales de la inteligencia artificial son múltiples. Algunos ejemplos son el sistema de reconocimiento de imágenes de aplicaciones como Google Photos, el sistema de reconocimiento de voz de Alexa, las técnicas de segmentación de audiencias de los comercios o los clásicos chatbots, cada vez más naturales y precisos.

Realidad aumentada

La importancia de la transformación digital

¿Pero por qué es tan importante digitalizar tu empresa? Como ya hemos señalado, implementar la transformación digital en los negocios actuales ha dejado de ser una opción para convertirse en una necesidad. La razón es obvia: la tecnología permite que las empresas puedan seguir el ritmo de las demandas cambiantes de los clientes, mantenerse actualizadas según las necesidades de la vida moderna y competir en condiciones de igualdad en el mercado.

Por otro lado, también nos ayuda a trabajar de manera más eficiente y a optimizar los recursos, lo que conlleva maximizar ganancias y reducir pérdidas. Es más, el procesamiento automático de datos nos da herramientas clave para optimizar la experiencia de los clientes y añadir ese plus que marca la diferencia respecto a otras compañías. Asimismo, también enriquece el ambiente de trabajo y aumenta la satisfacción de los empleados proporcionando mejores condiciones laborales.

Hoy en día, la transformación digital es más importante que nunca, tal y como hemos comprobado a lo largo de los años de la pandemia del coronavirus. La COVID-19 forzó a las empresas a adoptar cambios organizativos, culturales y productivos de la noche a la mañana, acelerando un cambio que ha abierto muchísimas posibilidades para las empresas, los trabajadores y los clientes. Al final, de lo que se trata es de aportar un valor añadido a las interacciones, algo que la tecnología nos pone en bandeja.

Los pasos para implementar la transformación digital en un negocio

Ahora que ya tenemos claro que la transformación digital es un cambio de los modelos operativos impulsado por la tecnología y el procesamiento de datos para ofrecer nuevos valores a los usuarios y a los empleados, vamos a ver cómo aplicar este proceso en nuestra empresa. Según el analista digital Brian Solís, este proceso de “darwinismo digital” consta de seis etapas:

  1. Negocio tradicional. En esta fase las empresas operan en base a un legado familiar en cuanto a clientes, procesos, métricas, tecnología y modelos de negocios.
  2. Presente y activo. Aquí existen ciertos núcleos de experimentación que impulsan la alfabetización y la creatividad digital, al mismo tiempo que se intentan mejorar y ampliar procesos específicos.
  3. Formalizado. En esta etapa la experimentación ya está más organizada y se despliega en niveles más prometedores y eficientes. Además, las iniciativas son más atrevidas, circunstancia que aprovechan los agentes del cambio para buscar el apoyo de los ejecutivos y así aplicar nuevos recursos y tecnologías.
  4. Estratégico. Los grupos individuales descubren la fuerza de la colaboración a medida que la investigación, el trabajo y los conocimientos compartidos contribuyen a optimizar los esfuerzos y las inversiones de la nueva transformación digital estratégica.
  5. Convergente. A partir de aquí se crea un equipo de trabajo especial para orientar la estrategia y los procesos en función de los objetivos empresariales sin perder de vista al cliente. A medida que la nueva infraestructura de la empresa se asienta, se consolidan los conocimientos, las funciones, los sistemas, las operaciones y los modelos de negocio.
  6. Innovador y adaptable. En el último paso la transformación digital ya se ha convertido en un elemento más de la empresa y los ejecutivos han asumido que el cambio del sector es constante. A partir de este punto, se establece un nuevo ecosistema dentro de la organización para identificar las tendencias tecnológicas y actuar en consecuencia.

Programas para implementar la transformación digital

Los programas son uno de los factores clave a la hora de digitalizar una empresa. Existen multitud de herramientas digitales de gestión que nos permiten automatizar los procesos, competir en igualdad de condiciones y, en definitiva, gestionar el negocio de forma más eficiente. Algunas de ellas son las siguientes.

  • Holded. Este software inteligente de gestión para pymes es una herramienta en la nube que nos proporciona multitud de recursos para gestionar de manera eficiente un negocio. Facturación, contabilidad, inventario, CRM, administración de proyectos, conciliación bancaria, gestión de equipos, declaraciones de impuestos, informes, servicio posventa… Básicamente, reúne todos los servicios que necesitamos y también nos ayuda a entender en qué punto se encuentra nuestro negocio en todo momento.
  • Slack. Esta herramienta de comunicación instantánea nos proporciona un espacio de trabajo digital para ponernos en contacto con los miembros del equipo o para compartir documentos. Además, nos da la posibilidad de crear canales, automatizar recordatorios y mandar mensajes individuales, grupales o generales.
  • Asana y Trello. Estas dos herramientas son básicas para organizar tareas y asignarlas a los miembros del equipo. También se pueden añadir notas y comentarios, establecer fechas de entrega y añadir etiquetas, entre otras opciones.
  • HubSpot. Este software cuenta con funciones de inbound marketing, ventas y servicio al cliente. Asimismo, también nos ayuda a gestionar las redes sociales, realizar un seguimiento del SEO, automatizar emails y mucho más.
  • Salesforce y ForceManager. Se trata de dos de los CRM (Customer Relationships Management) más conocidos. Es la herramienta básica para digitalizar un departamento de ventas. Este software sirve para gestionar las relaciones con los clientes y crear una base de datos digital. Con esta información se puede mejorar la relación con ellos y su fidelización con la empresa, así como descubrir nuevas oportunidades de negocio.
  • Google Workspace. Anteriormente conocida como G Suite, esta plataforma nos ofrece correo electrónico personalizado para la empresa y múltiples herramientas de colaboración. Por ejemplo, calendario, hojas de cálculo, presentaciones y documentos, entre otros.
  • Office 365. Este servicio de alquiler incluye un paquete de varios programas de Microsoft, como Word, Excel o PowerPoint, así como Outlook, OneDrive, OneNote o Teams. También nos permite trabajar en equipo y sincronizar los documentos en diferentes equipos.

Preguntas frecuentes sobre la transformación digital

Si has llegado hasta aquí, es posible que te hayan surgido muchas dudas acerca de la transformación digital. Te ayudamos a resolver algunas de ellas.

¿Qué programas puedo utilizar para digitalizar mi empresa?

Cada empresa es un mundo y las necesidades varían en función del sector y del modelo de negocio. Sin embargo, los programas más habituales que necesitamos para digitalizar una empresa son los siguientes:

  • Software de facturación y contabilidad.
  • CRM o base de datos digital de clientes.
  • Herramientas de gestión de recursos humanos.
  • Plataformas de comunicación interna.
  • Herramientas de comunicación externa.
  • Software de marketing digital.
  • Herramientas de gestión de proyectos.
  • Programas de organización y gestión de documentos.
  • Servicios de almacenamiento en la nube.

La mayoría de estas funcionalidades se pueden encontrar dentro de un ERP.

¿Cómo puedo implementar la transformación digital?

Como ya hemos visto, implementar la transformación digital en un negocio requiere un estudio del mercado y un departamento específico que se encargue de establecer un plan antes de invertir en mejoras. Es decir, que no basta con comprar equipos, escanear facturas o almacenar nuestros documentos en la nube para digitalizar la empresa.

La metamorfosis debe ser integral, empezando por un cambio de mentalidad de los directivos y de los empleados. Podríamos establecer este proceso en cinco pasos:

  1. Reorientar el modelo de negocio empezando desde el equipo.
  2. Investigar las tecnologías más importantes para nuestra empresa.
  3. Asignar las tareas de implementación a un equipo de empleados con formación específica.
  4. Establecer la hoja de ruta a seguir.
  5. Configurar los objetivos o KPI que nos permitan detectar si el plan está funcionando.

En definitiva, si nuestra empresa no está suficientemente digitalizada no podremos competir en igualdad de condiciones en el mercado. Por lo tanto, es fundamental dar el paso hacia la digitalización si no queremos echar el cierre de nuestro negocio antes de tiempo.

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Almudena Galán
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