¿Sabes lo que es la transformación digital y por qué es tan importante digitalizar tu empresa? ¿Cuáles son los mejores recursos para afrontar esta evolución?
¿Te imaginas tener que escribir un informe a mano, enviar por fax un documento a otra sucursal de tu empresa o mandar cartas a todos tus clientes para informarles acerca de las novedades de tu negocio? Pueden parecer cosas de tiempos remotos, pero no hace tanto que dejamos atrás estos procesos ahora obsoletos.
La tecnología avanza a velocidad de vértigo, ofreciéndonos avances en todos los campos que nos permiten optimizar los recursos y la metodología de trabajo. ¿Qué quiere decir esto? Pues que tal vez ya exista alguna manera de realizar nuestras tareas habituales de forma más sencilla y efectiva.
El proceso de transformación digital nos ayuda a aplicar capacidades digitales a los procesos, técnicas, activos y productos para mejorar la eficiencia de nuestra empresa, así como la experiencia de usuario y la satisfacción de nuestros empleados. Pero vayamos paso a paso. ¿Qué es la transformación digital, por qué es tan necesaria y cómo puedo implementarla en mi negocio?
La transformación digital de una empresa es un proceso que consiste en la integración y aplicación de las nuevas tecnologías en todos los sectores para cambiar su forma de operar y funcionar. De esta forma, se consigue optimizar sus recursos, mejorar la competitividad y aportar un valor añadido a los clientes, ya que los productos y servicios se adaptan a las necesidades reales de la vida moderna.
Además, también implica una reforma cultural a nivel organizativo. Por lo tanto, no se trata simplemente de comprar ordenadores y adquirir licencias de programas de última generación, sino que todo tiene que venir acompañado de un cambio de mentalidad de directivos y empleados, así como de inversión, planificación y formación.
Con el paso del tiempo, esta apuesta de futuro ha pasado de ser una opción a convertirse en una obligación. No obstante, las ventajas que aporta la transformación digital a una empresa a corto y largo plazo son innegables. Las más importantes son las siguientes:
Para abordar estos cambios hay que tener un conocimiento profundo del sector e impulsar metodologías de trabajo orientadas hacia las necesidades futuras y los posibles cambios. Además, también se requiere un liderazgo potente que establezca el plan de acción con la hoja de ruta a seguir.
Todo esto está muy bien sobre el papel pero, ¿cómo se traduce la transformación digital en términos reales? Veamos la aplicación de estas tecnologías con algunos ejemplos.
El big data (macrodatos) es un término que se refiere a un conjunto de datos tan grandes, complejos, variados y rápidos que es prácticamente imposible procesarlos a través de los métodos tradicionales. Por lo tanto, se requiere una tecnología de análisis específica para tratar estos datos.
En palabras más sencillas, es la evolución de las clásicas bases de datos. Por ejemplo, las plataformas de VOD (como Netflix o Disney+) y las grandes tiendas online (como Amazon) utilizan esta información para desarrollar sus algoritmos de recomendaciones. También lo utilizan los bancos para la gestión del riesgo y las marcas para buscar el mejor emplazamiento para sus productos en los comercios, aunque su potencial es muy amplio y su uso está en continuo desarrollo.
La gran ventaja es que el big data nos permite detectar tendencias y orientar el negocio hacia los productos y servicios más demandados. Además, también nos da la oportunidad de innovar gracias a esos datos inexplorados para desarrollar nuevas ramas del negocio.
El almacenamiento en la nube es un servicio que nos da la posibilidad de guardar datos a través de internet en una plataforma externa accesible de forma remota y que mantiene un tercero. La implantación de este sistema cambió la manera de trabajar para todas las empresas, pues no solo nos permite guardar copias de seguridad de todo tipo de archivos, sino que también facilita el trabajo en equipo.
Hoy en día existen multitud de servicios dedicados al almacenamiento en la nube. Algunos de los más conocidos son Dropbox, Google Drive, iCloud, OneDrive o Amazon Web Service.
¿Pero qué tipo de servicios en la nube podemos utilizar para desplegar el potencial de nuestra empresa? Sistemas de planificación de recursos –ERP–, un CRM para gestionar clientes, herramientas de analítica –como las del mencionado big data– o, simplemente, una plataforma para almacenar archivos sincronizados y trabajar en común.
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El blockchain (o cadena de bloques) es especialmente conocido por su aplicación en el campo de las criptomonedas, pero tiene más usos. Se trata de una estructura de datos que agrupa la información en conjuntos o bloques en los que se incorporan metainformaciones sobre otro bloque de la cadena anterior en una línea temporal. La idea es que la información de cada bloque solo pueda ser editada modificando los bloques anteriores.
Ahora bien, ¿cómo puedo utilizar el blockchain para digitalizar mi empresa? Entre otras cosas, esta tecnología nos da la oportunidad de trabajar con bases de datos distribuidas, mejora el seguimiento de los productos, aumenta la autonomía de consumidores y productores y proporciona transparencia, lo que a su vez genera confianza.
Aunque solemos relacionar la tecnología de realidad aumentada con los videojuegos, poco a poco sus usos se han ido extendiendo a todo tipo de sectores. A través de este recurso, el usuario puede visualizar una parte del mundo real a través de una pantalla y participar en experiencias interactivas.
A partir de aquí, las aplicaciones prácticas son tan cuantiosas como interesantes. Por ejemplo, las tiendas de ropa han creado armarios digitales para probarnos prendas o zapatillas sin salir de casa, mientras que los técnicos pueden ofrecer asistencia en remoto. También sirve para fabricar compuestos químicos peligrosos, realizar intervenciones médicas, organizar conciertos virtuales o probar maquillaje. Incluso ya se está trabajando para añadir opciones visuales a los asistentes virtuales, de manera similar al sistema de IA que hemos visto en películas como Blade Runner.
Las tecnologías de inteligencia artificial y machine learning proporcionan a las empresas conocimientos y enfoques predictivos para tomar decisiones precisas, acertadas e informadas sobre desarrollo de productos, ventas, marketing y otras cuestiones estratégicas. Para ello, los programas se someten a un proceso de "aprendizaje", de forma que procesan y analizan los datos para obtener un conocimiento profundo del negocio, del sector y del mercado.
Evidentemente, los usos empresariales de la inteligencia artificial son múltiples. Algunos ejemplos son el sistema de reconocimiento de imágenes de aplicaciones como Google Photos, el sistema de reconocimiento de voz de Alexa, las técnicas de segmentación de audiencias de los comercios o los clásicos chatbots, cada vez más naturales y precisos.
¿Pero por qué es tan importante digitalizar tu empresa? Como ya hemos señalado, implementar la transformación digital en los negocios actuales ha dejado de ser una opción para convertirse en una necesidad. La razón es obvia: la tecnología permite que las empresas puedan seguir el ritmo de las demandas cambiantes de los clientes, mantenerse actualizadas según las necesidades de la vida moderna y competir en condiciones de igualdad en el mercado.
Por otro lado, también nos ayuda a trabajar de manera más eficiente y a optimizar los recursos, lo que conlleva maximizar ganancias y reducir pérdidas. Es más, el procesamiento automático de datos nos da herramientas clave para optimizar la experiencia de los clientes y añadir ese plus que marca la diferencia respecto a otras compañías. Asimismo, también enriquece el ambiente de trabajo y aumenta la satisfacción de los empleados proporcionando mejores condiciones laborales.
Hoy en día, la transformación digital es más importante que nunca, tal y como hemos comprobado a lo largo de los años de la pandemia del coronavirus. La COVID-19 forzó a las empresas a adoptar cambios organizativos, culturales y productivos de la noche a la mañana, acelerando un cambio que ha abierto muchísimas posibilidades para las empresas, los trabajadores y los clientes. Al final, de lo que se trata es de aportar un valor añadido a las interacciones, algo que la tecnología nos pone en bandeja.
Ahora que ya tenemos claro que la transformación digital es un cambio de los modelos operativos impulsado por la tecnología y el procesamiento de datos para ofrecer nuevos valores a los usuarios y a los empleados, vamos a ver cómo aplicar este proceso en nuestra empresa. Según el analista digital Brian Solís, este proceso de "darwinismo digital" consta de seis etapas:
Los programas son uno de los factores clave a la hora de digitalizar una empresa. Existen multitud de herramientas digitales de gestión que nos permiten automatizar los procesos, competir en igualdad de condiciones y, en definitiva, gestionar el negocio de forma más eficiente. Algunas de ellas son las siguientes.
Si has llegado hasta aquí, es posible que te hayan surgido muchas dudas acerca de la transformación digital. Te ayudamos a resolver algunas de ellas.
Cada empresa es un mundo y las necesidades varían en función del sector y del modelo de negocio. Sin embargo, los programas más habituales que necesitamos para digitalizar una empresa son los siguientes:- Software de facturación y contabilidad.- CRM o base de datos digital de clientes.- Herramientas de gestión de recursos humanos.- Plataformas de comunicación interna.- Herramientas de comunicación externa.- Software de marketing digital.- Herramientas de gestión de proyectos.- Programas de organización y gestión de documentos.- Servicios de almacenamiento en la nube.La mayoría de estas funcionalidades se pueden encontrar dentro de un ERP.
Como ya hemos visto, implementar la transformación digital en un negocio requiere un estudio del mercado y un departamento específico que se encargue de establecer un plan antes de invertir en mejoras. Es decir, que no basta con comprar equipos, escanear facturas o almacenar nuestros documentos en la nube para digitalizar la empresa.La metamorfosis debe ser integral, empezando por un cambio de mentalidad de los directivos y de los empleados. Podríamos establecer este proceso en cinco pasos:1. Reorientar el modelo de negocio empezando desde el equipo.2. Investigar las tecnologías más importantes para nuestra empresa.3. Asignar las tareas de implementación a un equipo de empleados con formación específica.4. Establecer la hoja de ruta a seguir.5. Configurar los objetivos o KPI que nos permitan detectar si el plan está funcionando.En definitiva, si nuestra empresa no está suficientemente digitalizada no podremos competir en igualdad de condiciones en el mercado. Por lo tanto, es fundamental dar el paso hacia la digitalización si no queremos echar el cierre de nuestro negocio antes de tiempo.
