Como autónomos y empresarios no nos cansamos de hacer facturas. Vender es nuestro objetivo y eso significa que el negocio va creciendo. Pero, ¿somos consciente de todos los tipos de factura que existen? ¿Conocemos las diferencias entre factura ordinaria, proforma, simplificada, etc.?
En función del tipo de negocio que tengas es muy probable que no necesites conocer ni la mitad. Sin embargo, es muy recomendable que seamos conscientes de todos los tipos de facturas que existen y tengamos ciertas nociones de cuándo y quién debe utilizar cada una de ellas. La verdad es que no pareceríamos muy profesionales si nos entregan una factura y ni siquiera sabemos dilucidar de qué tipo es.
Pues bien, a continuación vamos a hacer una clasificación de los tipos de facturas y explicaremos en qué consisten y cuándo deberemos utilizarlas.
Tipos de facturas en función de su contenido
Ordinarias
Las facturas ordinarias son las que se utilizan con mayor frecuencia. Se trata de una factura que documenta una operación comercial, ya sea de compraventa o de prestación de servicios.
Este tipo de facturas deben contener una serie de datos mínimos para que sea válida.
- Número de factura y serie.
- Fecha de expedición de la factura
- Datos del emisor y receptor de la factura.
- Concepto, importe e impuestos de la factura.
Puedes ampliar esta información en nuestro artículo “¿Qué datos debe contener una factura?”.
Como consecuencia de la factura ordinaria podrán producirse la factura rectificativa y la factura recapitulativa.
Rectificativas
Utilizamos la factura rectificativa para corregir errores de una factura ordinaria anterior. Por ejemplo, será necesario emitir una factura rectificativa en estos supuestos:
- Equivocación en alguno de los datos que debemos incluir en la factura.
- Cuando se producen descuentos o bonificaciones posteriores a la operación.
- Si se produce la devolución de productos., envases y embalajes
- Por resolución firme que deje sin efecto o modifique las operaciones realizadas.
- Por auto de declaración concursal del destinatario de la factura.
La factura rectificativa deberá emitirse siempre que se tenga constancia de los motivos que obligan a su expedición, siempre que no hayan pasado cuatro años desde la emisión de la factura ordinaria que se pretende rectificar.
Debemos tener claro que una misma factura rectificativa puede corregir varias facturas ordinarias. En este caso, deberemos identificar todas las facturas rectificadas.
La factura rectificativa también debe contener los requisitos mencionados anteriormente para las facturas ordinarias y además:
- Datos que identifican la factura o facturas rectificadas como el número de factura y la fecha de expedición.
- La rectificación que se lleva a cabo.
- El título de Factura Rectificativa.
- Los motivos que causan la rectificación.
- El tipo impositivo y la cuota repercutida deben reflejar la rectificación efectuada indicando el importe de la rectificación o consignándolas como quedan al rectificarse. En este último caso, se especificará también el importe de la rectificación.
Recapitulativas
En caso de que emitas muchas facturas al mes para el mismo cliente, puedes utilizar las facturas recapitulativas. Su objetivo es resumir todas las facturas dirigidas a un mismo destinatario, siempre y cuando estén comprendidas en un mismo mes natural.
Tipos de facturas en función de su valor
Proforma
Las facturas proforma son aquellas que se envían con anterioridad a la compraventa o prestación del servicio para que ambas partes tengan claras las condiciones de la transacción. Suele utilizarse en el comercio internacional y no tiene ningún valor contable, ni sirve para justificar un gasto.
Una vez que el cliente nos acepte la factura proforma, ya podremos convertirla a factura ordinaria.
Si quieres más información, solo tienes que leer nuestro artículo “Factura proforma, ¿qué es y para qué sirve?”.
Copia
Documento que se queda el emisor de la factura para su documentación. Se trata de una copia de la factura original y, por tanto, contiene los mismos datos. La única diferencia es que las copias deben indicar que lo son, para poder diferenciarlas del original.
Duplicado
Factura duplicada para el receptor, en caso de que pierda la original. Es el emisor el que la expide con los mismos datos que la anterior, solamente indicando que se trata de un duplicado.
Tipos de facturas en función de los requisitos
Completa
Aquella factura que contiene todos los requisitos de la factura ordinaria.
Simplificada
La factura simplificada sustituye a lo que antes llamábamos tickets y puede omitir ciertos datos.
En nuestro artículo “Diferencias entre una factura completa y una factura simplificada” puedes encontrar más información.
Tipos de facturas en función del medio
Tradicionales
Son las facturas emitidas y distribuidas en papel. Un dato: si creas una factura en papel, la escaneas y la mandas por correo electrónico no pasa a ser una factura electrónica, seguirá siendo tradicional.
Electrónicas
La factura electrónica es una equivalente de la factura en papel, elaborada y distribuida digitalmente. Para que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una tradicional, deberá contener los campos obligatorios exigibles a toda factura (mismos que la factura ordinaria) y ser transmitida de un ordenador a otro.
En un futuro próximo, lo normal es que todas las facturas sean electrónicas. Crear, gestionar y archivar facturas electrónicas es mucho más práctico que organizar todo un despacho con una ingente cantidad de papeles. Pásate ahora a Holded y empieza a disfrutar de las ventajas de la facturación online.
