Tanto si eres autónomo como empresario, conocer y utilizar correctamente los distintos tipos de factura no solo te ayudará a utilizar la más adecuada en cada caso, sino también a interpretar y gestionar documentos que recibas de clientes o proveedores. Porque, seamos sinceros, no quedarías muy bien si te presentan una factura diferente y no sabes identificar de qué se trata…
Por eso, en este artículo te explicamos de forma clara y sencilla los principales tipos de facturas, en qué se diferencian y cuándo debes usar cada una.
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Las facturas ordinarias son las que se utilizan con mayor frecuencia. Se trata de una factura que documenta una operación comercial, ya sea de compraventa o de prestación de servicios.
Este tipo de facturas deben contener una serie de datos mínimos para que sea válida.
- Número de factura y serie.
- Fecha de expedición de la factura
- Datos del emisor y receptor de la factura.
- Concepto, importe e impuestos de la factura.
Puedes ampliar esta información en nuestro artículo “¿Qué datos debe contener una factura?”
Como consecuencia de la factura ordinaria podrán producirse la factura rectificativa y la factura recapitulativa.
Factura rectificativa
Utilizamos la factura rectificativa para corregir errores de una factura ordinaria anterior. Por ejemplo, será necesario emitir una factura rectificativa en estos supuestos:
- Equivocación en alguno de los datos que debemos incluir en la factura.
- Cuando se producen descuentos o bonificaciones posteriores a la operación.
- Si se produce la devolución de productos, envases y embalajes
- Por resolución firme que deje sin efecto o modifique las operaciones realizadas.
- Por auto de declaración concursal del destinatario de la factura.
La factura rectificativa deberá emitirse siempre que se tenga constancia de los motivos que obligan a su expedición y no hayan pasado cuatro años desde la emisión de la factura ordinaria que se pretende rectificar.
Debemos tener claro que una misma factura rectificativa puede corregir varias facturas ordinarias. En este caso, deberemos identificar todas las facturas rectificadas.
La factura rectificativa debe contener todos los datos mencionados anteriormente para las facturas ordinarias y además:
- Datos que identifican la factura o facturas rectificadas como el número de factura y la fecha de expedición.
- La rectificación que se lleva a cabo.
- El título de Factura Rectificativa.
- Los motivos que causan la rectificación.
El tipo impositivo y la cuota repercutida deben reflejar la rectificación efectuada, indicando el importe de la rectificación o consignando como quedan al rectificarse. En este último caso, se especificará también el importe de la rectificación.
Factura recapitulativa
En caso de que emitas muchas facturas al mes para el mismo cliente, puedes utilizar una factura recapitulativa. Su objetivo es resumir todas las facturas dirigidas a un mismo destinatario, siempre y cuando estén comprendidas en un mismo mes natural.
Copia de factura y duplicado de factura
La copia de factura es simplemente una reproducción adicional de la factura original, emitida para el propio emisor con fines de archivo y gestión interna, pero no tiene valor tributario frente a terceros.
En cambio, el duplicado de factura se emite cuando el destinatario original pierde la factura o cuando, por razones justificadas, se necesita otro ejemplar válido. Ambos tipos de facturas deben indicar expresamente su naturaleza para poder distinguirlos del original.
Factura proforma
Las facturas proforma son aquellas que se envían con anterioridad a la compraventa o prestación del servicio para que ambas partes tengan claras las condiciones de la transacción. Suele utilizarse en el comercio internacional y no tiene ningún valor contable, ni sirve para justificar un gasto.
Una vez que el cliente nos acepte la factura proforma, ya podremos convertirla a factura ordinaria.
Si quieres más información, solo tienes que leer nuestro artículo “Factura proforma, ¿qué es y para qué sirve?”
Factura completa
La factura completa es aquella factura que contiene todos los requisitos de la factura ordinaria, en contraposición a la factura simplificada, que veremos a continuación.
Factura simplificada
La factura simplificada sustituye a lo que antes llamábamos tickets y puede omitir ciertos datos, como la información acerca del receptor (nombre, apellidos, razón social y domicilio). Como norma general, solo puede emitirse factura rectificada por importes de hasta 400 euros, que pueden incrementarse hasta 3.000 en casos excepcionales, como ventas al por menor, traslados de personas y equipajes y revelado de fotografías, entre otros.
En nuestro artículo “Diferencias entre una factura completa y una factura simplificada” puedes encontrar más información.
Tipos de facturas en función del medio
Según el medio utilizado para su emisión, las facturas pueden clasificarse en facturas en papel y facturas electrónicas. Ambas tienen la misma validez legal, siempre que cumplan con los requisitos fiscales establecidos, aunque la factura electrónica ofrece ventajas como mayor agilidad, ahorro de costes y mejor gestión documental.
Factura tradicional
Son las facturas emitidas y distribuidas en papel. Un dato: si creas una factura en papel, la escaneas y la mandas por correo electrónico no pasa a ser una factura electrónica, seguirá siendo tradicional.
Factura electrónica
La factura electrónica es una equivalente de la factura en papel, elaborada y distribuida digitalmente. Para que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una tradicional, deberá contener los campos obligatorios exigibles a toda factura (mismos que la factura ordinaria) y ser transmitida de un ordenador a otro.
En un futuro próximo, lo normal es que todas las facturas sean electrónicas. Crear, gestionar y archivar facturas electrónicas es mucho más práctico que organizar todo un despacho con una ingente cantidad de papeles. Pásate ahora a Holded y empieza a disfrutar de las ventajas de la facturación online.
Diferencias clave por tipo de factura
Cada tipo de factura tiene características específicas que la hacen adecuada para distintas situaciones comerciales y fiscales. La factura ordinaria es la más común, utilizada para documentar cualquier operación de compraventa de bienes o servicios. Detalla toda la información fiscal necesaria y permite el derecho a deducción del IVA.
Por otro lado, la factura simplificada (anteriormente conocida como “ticket”) es más breve y se utiliza en operaciones de pequeño importe. No siempre identifica al destinatario, salvo que este lo solicite, y está pensada para agilizar el proceso de facturación en negocios de venta directa al público.
La factura proforma, en cambio, no es un documento fiscal ni genera obligaciones tributarias. Su función es informativa: sirve para presentar una oferta comercial, indicando las condiciones de venta, pero sin implicar una transacción definitiva.
La factura rectificativa corrige errores en una factura ya emitida. Es obligatoria cuando se detectan fallos en los importes, en el IVA o en otros datos esenciales, y debe identificar claramente la factura original que corrige.
Por último, la factura recapitulativa agrupa varias operaciones realizadas con el mismo cliente en un periodo determinado, facilitando una gestión más ordenada de las transacciones.
Conocer estas diferencias es esencial para utilizar el formato correcto en cada caso, cumpliendo correctamente con las obligaciones fiscales y evitando posibles problemas administrativos o sanciones.
¿En qué casos es conveniente utilizar cada tipo de factura?
La ordinaria es la factura más común y se utiliza en cualquier transacción comercial. Si hay errores, puedes emitir una rectificativa. En caso de tener que juntar varias para facilitar la contabilidad, puedes emitir una recapitulativa.
La factura proforma permite enviar a un cliente el presupuesto oficial antes de que realice, por ejemplo, un pago parcial anterior al servicio. Se puede usar en estos casos, pero no sirve como factura para presentar a Hacienda. Al realizar el trabajo se debe emitir una factura ordinaria.
En cuanto al formato, la factura electrónica es la opción más moderna y eficiente, ya que se emite y almacena digitalmente, ahorrando tiempo y recursos. Además, desde 2026 la facturación electrónica será obligatoria en España, por lo que conviene que te vayas familiarizando con ella.
Cómo utilizar soluciones online para optimizar la facturación
Un ERP en la nube como Holded puede ser un gran aliado para gestionar la facturación. Además de cubrir otras áreas del negocio, cuenta con un módulo en particular que permite:
- Creación rápida y sencilla de facturas
- Automatización de tareas repetitivas
- Digitalización y registro de gastos
- Control de pagos y cobros
- Informes y análisis financieros
Además de estas funcionalidades, Holded ofrece una interfaz intuitiva y fácil de usar. Al ser en la nube, es accesible desde cualquier dispositivo con conexión a internet. De esta forma, las empresas pueden ahorrar tiempo, agilizar y reducir errores en su proceso de facturación.
Preguntas frecuentes
¿Qué datos y elementos deben llevar siempre las facturas?
La factura, para ser válida, debe incluir siempre:
• Número y serie
• Fecha de expedición
• Datos del emisor y receptor (nombre o razón social, NIF o CIF, domicilio)
• Descripción del producto o servicio a facturar
• Base imponible
• Tipo impositivo
• Cuota tributaria
• Importe total
Además, es recomendable añadir la forma de pago, el vencimiento y cualquier otra información adicional relevante.
¿Cómo y cuándo se debe agregar el IVA en las facturas?
El IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) es un impuesto indirecto que grava el consumo de bienes y servicios. En España actualmente el tipo general de IVA es del 21%, salvo para tipos reducidos en algunos casos.
El IVA debe incorporarse en la factura, sumándose a la base imponible. Así, se obtiene el importe total con IVA, que deberá ser abonado por el cliente.
Es importante tener en cuenta que la normativa sobre el IVA puede variar en función de la actividad económica y el contexto.
¿Es obligatorio emitir factura en todas las ventas?
No, no siempre es obligatorio emitir factura en todas las ventas.
En general, sí debes emitir factura si vendes a otros autónomos, empresas o administraciones públicas, ya que estos necesitan la factura para justificar el gasto y deducir el IVA. También es obligatorio cuando el cliente la solicita expresamente, así como en exportaciones o en operaciones intracomunitarias.
Sin embargo, no es obligatorio emitir factura en ventas a particulares en algunas actividades (como comercio minorista, transporte de personas, hostelería, etc.). En esos casos, puedes entregar un ticket o factura simplificada, salvo que el cliente pida expresamente una factura completa.
¿Se pueden combinar varios tipos de facturas en una misma operación?
No, no se pueden combinar varios tipos de facturas en una misma operación.
Cada operación debe documentarse con un único tipo de factura, según las características de la venta o prestación de servicio. Es decir, debes elegir si emites una factura ordinaria, una factura rectificativa, una simplificada, o, si corresponde, una recapitulativa (que agrupa varias operaciones del mismo cliente en un periodo determinado), pero no mezclar varios tipos en un solo documento.
Esto garantiza claridad, validez legal y facilita la correcta declaración ante Hacienda.
