Como autónomos y empresarios no nos cansamos de hacer facturas. Vender es nuestro objetivo y eso significa que el negocio va creciendo. Pero, ¿somos consciente de todos los tipos de factura que existen? ¿Conocemos las diferencias entre factura ordinaria, proforma, simplificada, etc.?
En función del tipo de negocio que tengas es muy probable que no necesites conocer ni la mitad. Sin embargo, es muy recomendable que seamos conscientes de todos los tipos de facturas que existen y tengamos ciertas nociones de cuándo y quién debe utilizar cada una de ellas. La verdad es que no pareceríamos muy profesionales si nos entregan una factura y ni siquiera sabemos dilucidar de qué tipo es.
Pues bien, a continuación vamos a hacer una clasificación de los tipos de facturas y explicaremos en qué consisten y cuándo deberemos utilizarlas.
Los 10 tipos de facturas en función de su contenido
- Ordinarias
- Rectificativas
- Recapitulativas
- Proforma
- Copia
- Duplicado
- Completa
- Simplificada
- Tradicionales
- Electrónicas
A continuación veremos detalladamente cada tipo de factura, en función de su naturaleza y uso, valor, requisitos o medio.
1. Factura ordinaria
Ordinarias
Las facturas ordinarias son las que se utilizan con mayor frecuencia. Se trata de una factura que documenta una operación comercial, ya sea de compraventa o de prestación de servicios.
Este tipo de facturas deben contener una serie de datos mínimos para que sea válida.
- Número de factura y serie.
- Fecha de expedición de la factura
- Datos del emisor y receptor de la factura.
- Concepto, importe e impuestos de la factura.
Puedes ampliar esta información en nuestro artículo “¿Qué datos debe contener una factura?”.
Como consecuencia de la factura ordinaria podrán producirse la factura rectificativa y la factura recapitulativa.
Ejemplo:
2. Factura rectificativa
Rectificativas
Utilizamos la factura rectificativa para corregir errores de una factura ordinaria anterior. Por ejemplo, será necesario emitir una factura rectificativa en estos supuestos:
- Equivocación en alguno de los datos que debemos incluir en la factura.
- Cuando se producen descuentos o bonificaciones posteriores a la operación.
- Si se produce la devolución de productos., envases y embalajes
- Por resolución firme que deje sin efecto o modifique las operaciones realizadas.
- Por auto de declaración concursal del destinatario de la factura.
La factura rectificativa deberá emitirse siempre que se tenga constancia de los motivos que obligan a su expedición, siempre que no hayan pasado cuatro años desde la emisión de la factura ordinaria que se pretende rectificar.
Debemos tener claro que una misma factura rectificativa puede corregir varias facturas ordinarias. En este caso, deberemos identificar todas las facturas rectificadas.
La factura rectificativa también debe contener los requisitos mencionados anteriormente para las facturas ordinarias y además:
- Datos que identifican la factura o facturas rectificadas como el número de factura y la fecha de expedición.
- La rectificación que se lleva a cabo.
- El título de Factura Rectificativa.
- Los motivos que causan la rectificación.
- El tipo impositivo y la cuota repercutida deben reflejar la rectificación efectuada indicando el importe de la rectificación o consignándolas como quedan al rectificarse. En este último caso, se especificará también el importe de la rectificación.
Ejemplo:
3. Factura recapitulativa
En caso de que emitas muchas facturas al mes para el mismo cliente, puedes utilizar las facturas recapitulativas. Su objetivo es resumir todas las facturas dirigidas a un mismo destinatario, siempre y cuando estén comprendidas en un mismo mes natural.
Ejemplo:
Tipos de facturas en función de su valor
4. Factura proforma
Las facturas proforma son aquellas que se envían con anterioridad a la compraventa o prestación del servicio para que ambas partes tengan claras las condiciones de la transacción. Suele utilizarse en el comercio internacional y no tiene ningún valor contable, ni sirve para justificar un gasto.
Una vez que el cliente nos acepte la factura proforma, ya podremos convertirla a factura ordinaria.
Si quieres más información, solo tienes que leer nuestro artículo “Factura proforma, ¿qué es y para qué sirve?”.
Ejemplo:
5. Copia de factura
Documento que se queda el emisor de la factura para su documentación. Se trata de una copia de la factura original y, por tanto, contiene los mismos datos. La única diferencia es que las copias deben indicar que lo son, para poder diferenciarlas del original.
6. Duplicado de factura
Factura duplicada para el receptor, en caso de que pierda la original. Es el emisor el que la expide con los mismos datos que la anterior, solamente indicando que se trata de un duplicado.
Tipos de facturas en función de los requisitos
7. Factura completa
La factura completa es aquella factura que contiene todos los requisitos de la factura ordinaria. Se habla de ella en contraposición a la factura simplificada que veremos a continuación.
Ejemplo:
8. Factura simplificada
La factura simplificada sustituye a lo que antes llamábamos tickets y puede omitir ciertos datos.
En nuestro artículo “Diferencias entre una factura completa y una factura simplificada” puedes encontrar más información.
Ejemplo:
Tipos de facturas en función del medio
9. Factura tradicional
Son las facturas emitidas y distribuidas en papel. Un dato: si creas una factura en papel, la escaneas y la mandas por correo electrónico no pasa a ser una factura electrónica, seguirá siendo tradicional.
10. Factura electrónica
La factura electrónica es una equivalente de la factura en papel, elaborada y distribuida digitalmente. Para que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una tradicional, deberá contener los campos obligatorios exigibles a toda factura (mismos que la factura ordinaria) y ser transmitida de un ordenador a otro.
En un futuro próximo, lo normal es que todas las facturas sean electrónicas. Crear, gestionar y archivar facturas electrónicas es mucho más práctico que organizar todo un despacho con una ingente cantidad de papeles. Pásate ahora a Holded y empieza a disfrutar de las ventajas de la facturación online.
¿En qué se diferencia cada tipo de factura?
Los tipos de facturas se distinguen según su valor, medio y otras características. Esta es la clasificación general:
- Factura ordinaria
- Factura rectificativa
- Factura recapitulativa
- Factura proforma
- Copia de factura
- Duplicado de factura
- Factura completa
- Factura simplificada
- Factura tradicional
- Factura electrónica
Las facturas ordinarias son las más comunes y documentan una compraventa o prestación de servicios.
Existen otros tipos de facturas, como las rectificativas para corregir errores, las recapitulativas para resumir varias facturas a un mismo cliente, las proforma que se envían antes de la transacción, y las copias o duplicados.
Además, las facturas pueden clasificarse según su valor (completas o simplificadas) o el medio en que se emiten (tradicionales en papel o electrónicas).
¿En qué casos es conveniente utilizar cada tipo de factura?
La ordinaria es la factura más común y se utiliza en cualquier transacción comercial. Si hay errores, puedes emitir una rectificativa. En caso de tener que juntar varias para facilitar la contabilidad, puedes emitir una recapitulativa.
La factura proforma permite enviar a un cliente el presupuesto oficial antes de que realice, por ejemplo, un pago parcial anterior al servicio. Se puede usar en estos casos, pero no sirve como factura para presentar a Hacienda. Al realizar el trabajo se debe emitir una factura ordinaria.
En cuanto al formato, la factura electrónica es la opción más moderna y eficiente, ya que se emite y almacena digitalmente, ahorrando tiempo y recursos. Además, desde 2025 se volverá obligatoria la facturación electrónica en España.
Cómo utilizar soluciones online para optimizar la facturación
Un ERP en la nube como Holded puede ser un gran aliado para gestionar la facturación. Además de cubrir otras áreas del negocio, cuenta con un módulo en particular que permite:
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- Digitalización y registro de gastos
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Además de estas funcionalidades, Holded ofrece una interfaz intuitiva y fácil de usar. Al ser en la nube, es accesible desde cualquier dispositivo con conexión a internet. De esta forma, las empresas pueden ahorrar tiempo, agilizar y reducir errores en su proceso de facturación.
Preguntas Frecuentes
¿Qué datos y elementos deben llevar siempre las facturas?
La factura, para ser válida, debe incluir siempre:
-Número y serie
-Fecha de expedición
-Datos del emisor y receptor (nombre o razón social, NIF o CIF, domicilio)
-Descripción del producto o servicio a facturar
-Base imponible
-Tipo impositivo
-Cuota tributaria
-Importe total
Además, es recomendable añadir la forma de pago, el vencimiento y cualquier otra información adicional relevante.
¿Cómo y cuándo se debe agregar el IVA en las facturas?
El IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) es un impuesto indirecto que grava el consumo de bienes y servicios. En España actualmente el tipo general de IVA es del 21%, salvo para tipos reducidos en algunos casos.
El IVA debe incorporarse en la factura, sumándose a la base imponible. Así, se obtiene el importe total con IVA, que deberá ser abonado por el cliente.
Es importante tener en cuenta que la normativa sobre el IVA puede variar en función de la actividad económica y el contexto.
