Factura proforma: ¿qué es y para qué sirve?

Dentro del vasto mundo de la facturación, las facturas proforma son muy particulares por su validez legal y comercial. Si no son una factura real ni un presupuesto, ¿entonces para qué sirven?

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Factura proforma

¿Qué es y para qué sirve una factura proforma?

Una factura proforma es un documento que contiene toda la información que posteriormente habrá de incluirse en la factura definitiva. Se trata solo de un documento informativo y normalmente se utiliza en el comercio internacional (importación y exportación de artículos). 

Este carácter informativo se utiliza para declarar el compromiso del vendedor de proporcionar el producto o servicio especificado al comprador y al precio determinado. En las facturas proforma se especifican los detalles de la transacción para que ambas partes las tengan claras antes de realizar el intercambio.

La factura proforma no tiene validez a efectos contables y un negocio no puede utilizarla como justificante de pago. Sin embargo, sí que puede ser utilizada para exigir que se respeten las condiciones del contrato.

Su utilización no está limitada pero las facturas proforma suelen ser usadas por empresas en transacciones internacionales donde el establecimiento de un acuerdo comercial puede llevar a mayores confusiones. Un ejemplo claro es cuando se debe declarar el valor de las mercancías al pasar por aduanas. 

La factura proforma tendrá que ser emitida por la empresa exportadora. Y en ella se detallarán todos aquellos aspectos que sean importantes para completar la transacción de compra venta. Si el importador decide aceptar la oferta, la factura proforma puede servirnos como un justificante de confirmación del pago antes de que se realice. También podrás convertirla a factura y emitirla al cliente para su pago posterior.

¿Qué diferencia hay entre una factura y una factura proforma?

A primera vista, son fáciles de confundir ya que contienen la misma información y la presentan prácticamente de la misma manera, pero estas tienen sus diferencias. 

La proforma es una factura provisional. Esta sirve para sellar la compraventa de un producto o servicio entre dos partes pero no formará parte de tu contabilidad. A diferencia de la factura que es el documento definitivo, la proforma se puede modificar.  

La Agencia Tributaria nunca aceptará una factura proforma como evidencia de una relación comercial entre tú y tu cliente por lo que es muy importante tener clara la diferencia entre las dos. 

En cuanto a aspecto, la factura proforma sería exactamente igual a una factura regular si no fuese por dos detalles: 

Título 

La principal diferencia entre las dos es el título. La factura proforma siempre deberá indicar al cliente lo que es y de forma muy clara. La palabra ‘proforma’ tiene que aparecer en la cabecera del documento y de manera evidente. 

Numeración 

Las facturas proforma pueden numerarse, pero como no forman parte de la contabilidad, no es un requerimiento. Las facturas regulares siempre van numeradas. 

¿Cuál es la diferencia entre una factura proforma y un presupuesto? 

Estos documentos se pueden confundir ya que tienen características similares: ninguno tiene validez fiscal (no se pueden usar para cobrar o entregar a Hacienda), muestran el precio de los productos o servicios, y se suelen enviar antes que la factura final. Pero es ahí donde las similitudes terminan. 

El presupuesto es un cálculo anticipado del precio total de un bien o servicio. Se entiende como una oferta y su función, normalmente, es la de iniciar una negociación. Si tu cliente lo rechaza, deberás crear una nueva o terminar la relación. 

Dependiendo de las negociaciones, el coste total que aparece en el presupuesto puede variar mucho desde su primera versión a la factura final. En cambio, la factura proforma es usada en comercio internacional y tiende a ser una reflejo de la factura final. 

Normalmente se envía un presupuesto, y cuando este es aprobado, se crea una proforma que es después convertida a una factura comercial.

¿Cómo se hace la factura proforma?

Como ya habíamos comentado, el contenido de una factura proforma es bastante similar al de una factura ordinaria.

Los requisitos de las facturas proforma son:

  • El encabezado debe contener el título ‘Factura Proforma’ de forma muy visible para evitar confusiones con las facturas comerciales.
  • La fecha de emisión.
  • Tus datos como proveedor o emisor: nombre comercial, razón social, NIF, datos de contacto, domicilio, etc. Además, en el caso de que la transacción se realice dentro de la Unión Europea, habrá que incluir el número de IVA comunitario.
  • Datos de tu cliente o destinatario: nombre comercial, razón social, identificación, datos de contacto, dirección, etc.
  • Descripción de los productos, mercancía o servicios, mencionando de forma explícita la cantidad o las unidades si aplica.
  • Precio unitario por producto, precio total y la divisa cotizada.

🇬🇧 ¿Cómo hacer una factura proforma en inglés? 🇬🇧

Hay diferentes marcos de facturación en los que es necesario enviar tu documento en inglés. Los más extendidos, fundamentalmente, son los envíos fuera de la Unión Europea y el caso concreto en el que el destinatario de la proforma exija este idioma en concreto.

Partamos de un hecho realmente básico: una factura proforma en inglés debe incluir los mismos apartados que en castellano. Pero sí que deberás tener en cuenta todo un conjunto de factores que abordamos a continuación…

  • En el encabezado deberás incluir la expresión “Pro forma invoice” con tal de evitar malentedidos con tu cliente.
  • Deberás incluir el nombre y el CIF o número de identificación de ambas partes, teniendo en cuenta que probablemente esto cambie dependiendo del país al que vas a facturar.
  • A la hora de hacer facturas proforma en inglés, no te olvides de la “Pro forma invoice date“, que será la fecha de la factura y que, igual que en castellano, deberá ser correlativa a su número de factura (o número de serie, en el caso de que optes por crear una serie diferente para tus transacciones extranjeras).
  • Nomina todos los apartados de los conceptos facturados en lengua inglesa. Esto significa que tendrás que familiarizarte con términos como “quantity” (cantidad), “unit” (unidad), “description” (descripción), “price” (precio) y “total” (total).
  • La fecha de pago será indicada bajo el concepto de “Due Date“.
  • Los “Terms of Payment” se refieren a las formas de pago, que deberán haber sido consensuadas y aceptadas por ambas partes con anterioridad. Este apartado es especialmente importante porque es necesario recordar que, aunque la factura proforma en inglés no sea válida a nivel fiscal (porque, recordemos, es un comprobante), sí que tiene validez legalmente en el que caso de que se produzca un impago o el incumplimiento de las condiciones pactadas.
  • El total de tu factura en inglés deberá marcar un total neto que se conoce como “total without VAT“, pero también deberás incluir el importe y el IVA asignado según la transacción “VAT amount %” y, para acabar, el monto final a facturar, que suele asignarse bajo el nombre de “total due“.

Cómo hacer una factura proforma paso a paso con Holded

Gracias a programas como Holded, es muy sencillo hacer una factura proforma. Simplemente tienes que acceder a tu sección de ‘Ventas’, hacer clic en ‘Proforma’ y seleccionar el ‘+’ azul. 

Paso 1 – Datos básicos

Desde ahí podrás dirigirte al bloque superior de información donde se rellenará de forma automática el número del documento y podrás agregar en los campos indicados los datos del contacto, la fecha de emisión y vencimiento. 

Paso 2 – Elementos de la tabla

Después te encontrarás con el bloque inferior izquierdo de información. Aquí es donde insertarás el resto de la información necesaria: artículo, concepto, descripción, cantidad, etc. 

Paso 3 – Opciones avanzadas 

Una vez listas las opciones básicas, podrás elegir distintos parámetros más específicos como el tipo de moneda y el idioma de la proforma, entre otros. 

Paso 4 – Asigna un canal de ventas

Aquí podrás escoger una cuenta o crear una nueva donde se manejará esta proforma. 

Paso 5 Añade etiquetas 

Tienes la posibilidad de añadir etiquetas (o tags) para exportar informes personalizados más adelante. 

Paso 6 Previsualiza y guarda

Una vez completatdos los demás pasos, podrás visualizar tu proforma en formato PDF y guardarla. 

Una vez esté lista la factura proforma, podrás enviarla en un email a tu cliente desde tu cuenta de Holded. Podrás programar el envío de hasta 500 facturas proforma en masa. Para saber más sobre como Holded produce y envía facturas proforma, puedes visitar nuestra Academy

Ejemplo de una factura proforma

La siguiente es una factura proforma realizada con una cuenta de Holded. Como podrás ver, indica claramente que es una ‘proforma’ en la parte superior.

Ejemplo de factura proforma
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