¿Cómo contabilizar el Kit Digital? Paso a paso

El Kit Digital es un programa diseñado para apoyar la digitalización de las pymes y autónomos en España. Ofrece subvenciones no reembolsables que cubren el 100% del coste de soluciones digitales. En este artículo, explicaremos cómo contabilizar el Kit Digital y los factores qué influyen en este proceso.

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¿Cómo se contabiliza la ayuda del Kit Digital?

Para contabilizar el Kit Digital hay que registrar la subvención recibida en una cuenta específica y los gastos subvencionados en las cuentas correspondientes. Las facturas de los agentes digitalizadores incluirán el IVA, que debe ser declarado y deducido en la declaración trimestral. Además de cumplir con las obligaciones fiscales y contables. En este artículo, detallaremos cómo gestionarlo de manera adecuada.

¿Qué requisitos contables y obligaciones fiscales son necesarios en este proceso?

Para las empresas que reciben la ayuda del Kit Digital, existen algunos requisitos contables y obligaciones fiscales que deben cumplir.

Requisitos contables

• Utilizar cuentas contables específicas. Deben registrar en su contabilidad, en un código de cuenta contable diferenciado, el detalle de todas las transacciones relacionadas con la actividad subvencionada.
• Conservar la documentación relacionada con la ayuda del Kit Digital durante al menos cuatro años. 
• Llevar un libro de registro de las inversiones con fecha, importe, etc.

Obligaciones fiscales

• Declarar la subvención en el Impuesto de Sociedades o IRPF, ya que considera un ingreso a efectos fiscales. 
• Aplicar el IVA a la factura que nos emita el agente digitalizador. La subvención cubre el coste del servicio, pero no el IVA, que debe ser abonado. Bien es cierto que, posteriormente, este IVA se deduce como compra, con lo que no tiene un  impacto real en las cuentas.
• Justificar la inversión. Deben presentar a la Administración Pública toda la documentación que acredite que la inversión se ha realizado de acuerdo a las condiciones establecidas en la convocatoria del Kit Digital.

¿Qué cuentas y asientos contables se manejan con el Kit Digital?

La contabilización del Kit Digital sigue el tratamiento general de subvenciones, y las cuentas y asientos contables aplicables son similares a los utilizados para otras subvenciones.

Cuentas contables

• 130 – Subvenciones oficiales de capital: para registrar las subvenciones recibidas destinadas a la adquisición de inmovilizado (activo no corriente).
• 132 – Otras subvenciones, donaciones y legados: para subvenciones recibidas para fines distintos a la financiación de capital, como programas que generarán gastos futuros.
• 4708 – Hacienda Pública, deudora por subvenciones concedidas: para registrar créditos con Hacienda por subvenciones recibidas.
• 4758 – Hacienda Pública, acreedora por subvenciones a reintegrar: para registrar deudas con Hacienda por subvenciones que deben devolverse.
• 746 – Subvenciones, donaciones y legados de capital transferidos al resultado del ejercicio: imputa como ingresos del ejercicio en función de la amortización del inmovilizado financiado con la subvención.

Asientos contables

• Por recibir el bono Kit Digital

• Al contratar al proveedor del producto o servicio subvencionado en el Kit Digital

• Por el posterior abono a proveedores

• Al incluir la subvención en el resultado del ejercicio
  

¿Cómo se realiza el pago del Kit Digital?

El pago del Kit Digital se realiza mediante transferencia bancaria en dos fases. La primera es del 70% del bono. Una vez implantada y justificada la solución digital se produce el primero, excepto en gestión de redes sociales que es del 40%. El plazo es de 3 meses desde la fecha de implantación de la solución digital.

En la segunda fase se realiza el pago del 30% del bono restante. Una vez finalizados los 12 meses del servicio, se produce el segundo pago del 30% restante del bono, excepto en gestión de redes sociales que es del 60%. El plazo es de 1 mes desde la finalización de los 12 meses del servicio.

¿Cómo se presenta el IVA al contabilizar el Kit Digital?

La ayuda del Kit Digital es una subvención no reembolsable que cubre el 100% del coste de las soluciones digitales contratadas. Los agentes digitalizadores, encargados de proporcionar las soluciones, emiten la factura a la empresa beneficiaria. Esta factura incluye el IVA correspondiente, ya que la subvención cubre solo el coste del servicio, no el IVA.

El IVA soportado que aparece en las facturas de los agentes digitalizadores debe ser incluido en la declaración trimestral del IVA (modelo 303). Este IVA es el que aparece en las facturas emitidas por los proveedores (en este caso, agentes digitalizadores).

Pasos para contabilizar el Kit Digital

Para contabilizar el kit digital hay que seguir los siguientes pasos.

• Recepción de la factura. Al recibir la factura se debe registrar en el libro de facturas recibidas con toda la información pertinente (fecha de recepción, número de factura, importe sin IVA, con IVA, importe subvención, etc).
• Alta del inmovilizado en el balance de situación. Hay que registrar el inmovilizado en el libro de inventario y cuentas anuales con la fecha de adquisición (el valor de adquisición del inmovilizado sin IVA, el valor residual y la vida útil del inmovilizado.)
• Amortización del inmovilizado. Al final de cada ejercicio, se debe amortizar el inmovilizado en proporción a su vida útil.
• Imputación de la subvención a la cuenta de pérdidas y ganancias. La subvención se imputará a la cuenta de pérdidas y ganancias en la misma proporción que la amortización del inmovilizado.

Ejemplos prácticos de la contabilización del Kit Digital

Supongamos que una empresa adquiere servicios de marketing online por valor de 1.000 €, subvencionados por el Kit Digital. El IVA de los servicios es del 21%, lo que supone un importe de 210 €.

1. En el momento de la adquisición se abrirían los siguientes asientos contables.

2. Al notificarse la subvención, se anotaría lo siguiente.

3. Al recibir el importe del kit digital en la cuenta bancaria se contabiliza como sigue.

Contar con el ERP de Holded  ayuda a realizar todas estas gestiones y anotaciones. Se ahorran enormes cantidades de tiempo y, lo más importante, se minimizan errores manuales, al automatizarse estos apuntes al recibir la subvención o con el abono de la factura al agente digitalizador, por poner algunos ejemplos de operaciones involucradas en el proceso.

Consideraciones prácticas para pymes y autónomos al contabilizar el Kit Digital

Es importante tanto para pymes como autónomos tener en cuenta los siguientes aspectos a la hora de contabilizar el kit digital.

• Mantener una buena organización de la documentación. Conservar toda la documentación relacionada (facturas, justificantes de pago, asientos contables, etc.) 
• Utilizar las cuentas contables adecuadas. Para la adquisición de servicios se debe utilizar la cuenta de gastos correspondiente al servicio adquirido. En el caso de la adquisición de inmovilizado, se debe utilizar la cuenta de inmovilizado material y la cuenta de amortización del inmovilizado.
• Aplicar el IVA correctamente. El IVA soportado por la adquisición de los bienes o servicios subvencionados se deduce en la declaración del IVA. El importe de la subvención no está sujeto a IVA.
• Imputar la subvención a la cuenta de pérdidas y ganancias en la misma proporción que el gasto subvencionado. La adquisición de servicios, se imputará a la cuenta de pérdidas y ganancias en el ejercicio en que se realice el gasto. En la adquisición de inmovilizado, la subvención se imputará a la cuenta de pérdidas y ganancias a lo largo de la vida útil del inmovilizado.
• Llevar un registro de las inversiones. Se debe anotar la fecha de adquisición, el importe de la inversión, la amortización acumulada y el valor residual del inmovilizado.
• Consultar con un asesor contable. En caso de duda, se recomienda consultar con un asesor contable para obtener asesoramiento personalizado sobre la contabilización del Kit Digital.

Preguntas frecuentes

¿Hacer uso del Kit Digital influye en la declaración de impuestos?

Sí, hacer uso del Kit Digital sí influye en la declaración de impuestos tanto para autónomos como para pymes. En el impuesto sobre la Renta (IRPF), ya que se considera un ingreso a efectos del IRPF. También se considera ingreso en el Impuesto de Sociedades. Debiendo prestar atención además al Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), pues se abona factura al agente digitalizador, con el IVA correspondiente.

¿Qué ocurre si no se contabiliza la ayuda del Kit Digital?

En el apartado inicial explicamos qué es el Kit Digital, aclarando que se trata de una subvención que supone un ingreso para la empresa o autónomo.No contabilizar esta entrada de dinero, y el posterior abono de factura al agente digitalizador, puede tener consecuencias para quienes la reciben. Su ausencia distorsiona la información financiera de la empresa. En consecuencia, puede ser considerado una infracción con sanciones por parte de la administración.