Contabilidad

Presupuestos online: 5 claves para gestionarlos

Presupuestos online: 5 claves para gestionarlos

¿Te estás volviendo loco con tus presupuestos online? En este artículo te ofrecemos 5 claves para que los gestiones de la forma más óptima.

Hacer presupuestos es algo que no apasiona a la mayor parte de emprendedores… ¿Por qué? Porque es lo contrario al cuento de la lechera: aquella fábula trataba de dejarse llevar por una visión maximalista de la realidad y que esta acabara en drama. Los presupuestos implican intentar ser lo más realista posible para evitar la tragedia. Por eso, aquí queremos darte las claves necesarias para que gestiones su versión online de forma totalmente óptima.

Para empezar, una aclaración bastante básica: si hablamos de presupuestos online, está claro que vas a necesitar algún tipo de software para abordarlos. Puedes buscar un software dedicado a esta materia en exclusiva o, mejor todavía, recurrir a un ERP online que no solo contendrá otras herramientas, sino que ligará estos presupuestos que realices a otras áreas de tu negocio como la contabilidad, la facturación o la planificación de equipos.

Con eso claro, entremos de lleno en la materia presupuestaria (en su sub-división online, claro)…

¿Cómo hacer un presupuesto online?

La mejor forma de abordar la gestión óptima de tus presupuestos online es a través de todo un conjunto de claves que vamos a ver a continuación… Pero, ojo, porque hay una clave número 0 que damos por supuesta, y que no es otra que la búsqueda de un ERP online que se adapte a tu empresa (como, por ejemplo, el de Holded).

Una vez con esto claro, ya podemos abordar las 5 claves para la gestión de tus presupuestos.

1. Comprende las necesidades de tu proyecto

Esta es otra cosa que podría parecer de perogrullo pero que suele ser uno de los grandes errores de los emprendedores primerizos. Y es que resulta necesario emplear un gran tiempo para comprender de forma profunda las necesidades de tu negocio a nivel presupuestario y, a partir de ahí, clarificar los requisitos para satisfacer esas necesidades.

Lo importante es no confundir las necesidades de tu empresa con tus deseos como empresario. Por eso mismo, es vital que identifiques, documentes y confirmes de forma lo más exacta posible las necesidades básicas y construyas tus presupuestos online a partir de ellas. Una vez satisfechas, de hecho, será el momento de ir a por tus deseos de futuro empresarial.

2. Prepárate para riesgos, problemas y sorpresas

La mencionada diferenciación entre necesidades y deseos ya debería haberte dado una pista de otra de las grandes claves de este proceso: ser cuanto más realista mejor. A partir de esa visión lo más realista posible, será fácil entonces considerar todo un conjunto de riesgos, problemas y sorpresas potenciales. Y también actuar en consecuencia para asegurar que tu presupuesto es lo suficientemente flexible como para afrontar todas estas eventualidades.

3. Usa KPIs de control

Denominamos KPI a un indicador clave de rendimiento. Son datos cuantificables y concretos que ayudan a controlar de forma más óptima los presupuestos online. Algunos de los KPIs que puedes usar en tus proyectos son los siguientes:

  • AC (Coste Real), indica la cantidad de dinero gastada en un proyecto hasta la fecha de su cuantificación.
  • CV (Variación de Coste), muestra si el coste del proyecto está por encima o por debajo de la línea de base que se haya establecido en el presupuesto.
  • ROI (Retorno de la Inversión), informa sobre la rentabilidad de un proyecto al mostrar si los beneficios han excedido los costos o no.

4. Comunica al equipo

Todos los miembros de tu equipo deben estar informados al cien por cien de tus presupuestos online, de sus objetivos, limitaciones y necesidades. Esta es la única forma de que cada empleado realice su trabajo de tal forma que incida positivamente en el balance económico final. Y también es la mejor forma de que se creen sinergias entre diferentes equipo en pos del éxito hacia el que ha de apuntar el presupuesto.

5. Revisa y rehaz

Que no te dé miedo rehacer tu presupuesto: este ha de ser un documento realmente vivo que vaya adaptándose a las necesidades del momento. Porque, al fin y al cabo, resulta mucho más fácil corregir un pequeño error que surge ahora a esperar varios meses y tener que corregir ese mismo error pero transformado en algo mucho más grande.

Por eso, lo mejor a la hora de gestionar tus presupuestos online es revisar los recursos y volver a pronosticar. Todo sea para evitar que tu empresa se convierta en el ejemplo pluscuamperfecto del cuento de la lechera.