Hacer un presupuesto online es algo que no apasiona a la mayoría de las personas emprendedoras. ¿Por qué? Porque es lo contrario al cuento de la lechera: aquella fábula trataba de dejarse llevar por una visión maximalista de la realidad y que esta acabara en drama. Los presupuestos implican intentar ser lo más realista posible para evitar la tragedia. Por eso, aquí queremos darte las claves necesarias para que gestiones su versión online de forma más óptima.
Para empezar, una aclaración bastante básica: si hablamos de presupuestos online, está claro que vas a necesitar algún tipo de software para abordarlos. Puedes buscar un software dedicado a esta materia en exclusiva o, mejor todavía, recurrir a un ERP online. Estos programas no solo contienen otras herramientas, sino que ligan los presupuestos que realices a otras áreas de tu negocio, como la contabilidad, la facturación o la planificación de equipos.
Con eso, claro, entremos de lleno en la materia presupuestaria (en su subdivisión online, por supuesto).
¿Cómo hacer un presupuesto online?
La mejor forma de abordar la gestión óptima de tus presupuestos online es a través de todo un conjunto de claves que vamos a ver a continuación. Pero, ojo, porque hay una clave número 0, y que no es otra que la búsqueda de un ERP online que se adapte a las necesidades y características de tu empresa (como, por ejemplo, el de Holded).
Una vez con esto claro, ya podemos abordar las cinco claves para la gestión de tus presupuestos. Vamos allá.
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Descúbrelo1. Comprende las necesidades de tu proyecto
Esta es otra cosa que podría parecer de Perogrullo, pero que suele ser uno de los errores habituales de los emprendedores novatos. Y es que resulta necesario emplear una gran cantidad de tiempo para comprender de forma profunda las necesidades de tu negocio a nivel presupuestario. A partir de ahí, se deben clarificar los requisitos para satisfacer esas necesidades.
Lo importante es no confundir las necesidades de tu empresa con tus deseos como empresario. Por eso mismo, es vital que identifiques, documentes y confirmes de forma lo más exacta posible las necesidades básicas y construyas tus presupuestos online a partir de ellas. Una vez satisfechas, será el momento de ir a por tus deseos de futuro empresarial. Paso a paso.
2. Prepárate para riesgos, problemas y sorpresas
La mencionada diferenciación entre necesidades y deseos ya debería haberte dado una pista de otra de las grandes claves de este proceso: ser lo más realista posible. A partir de esa visión sensata y práctica, será fácil entonces considerar todo un conjunto de riesgos, problemas y sorpresas potenciales. Y también actuar en consecuencia para asegurar que tu presupuesto es lo suficientemente flexible como para afrontar todas estas eventualidades.
3. Usa KPI de control
Denominamos KPI a un indicador clave de rendimiento. Son datos cuantificables y concretos que ayudan a controlar de forma más óptima los presupuestos online. Algunos de los KPI que puedes usar en tus proyectos son los siguientes:
- AC (coste real). Indica la cantidad de dinero gastada en un proyecto hasta la fecha de su cuantificación.
- CV (variación de coste). Muestra si el coste del proyecto está por encima o por debajo de la línea de base que se haya establecido en el presupuesto.
- ROI (retorno de la inversión). Informa sobre la rentabilidad de un proyecto al mostrar si los beneficios han excedido los costes o no.
4. Comunicación al equipo
Todos los miembros de tu equipo deben estar informados al cien por cien de tus presupuestos online, así como de sus objetivos, limitaciones y necesidades. Esta es la única forma de que cada empleado realice su trabajo de tal manera que incida positivamente en el balance económico final. Y también es el mejor camino para que se creen sinergias entre diferentes equipo en pos del éxito hacia el que ha de apuntar el presupuesto.
5. Revisa y rehaz
Que no te dé miedo rehacer tu presupuesto. El presupuesto ha de ser un documento vivo que vaya adaptándose a las necesidades del momento. Porque, al fin y al cabo, resulta mucho más fácil corregir un pequeño error que surge ahora que esperar varios meses y tener que corregir ese mismo error transformado en algo mucho más grande.
Por eso, lo mejor a la hora de gestionar tus presupuestos online es revisar los recursos y volver a pronosticar. Además, contamos con la ventaja de que todos los programas nos permiten editar los presupuestos en unos segundos.
Cómo escoger un programa para hacer presupuestos
En el mercado hay una amplia gama de programas para hacer presupuestos. Cada uno tiene unas determinadas características y funciones especiales que debes valorar en función de las necesidades de tu negocio.
Una de las opciones más completas es el ERP de Holded, que contiene varios servicios integrados: facturación, conversión de presupuestos en facturas, smart scan, gestión de remesas, cálculo de impuestos y conexión con los bancos. De esta forma, podrás administrar la planificación financiera de tu empresa desde una única plataforma.
Otras opciones muy completas son Contasimple, STEL Order, Keyandcloud… Cada uno de estos programas destaca por una serie de funciones características. La buena noticia es que la mayoría de ellos se pueden probar gratis sin compromiso. Es más, Holded hasta ofrece un plan gratuito para autónomos.
¿Es mejor un programa para hacer presupuestos en la nube o un software de escritorio?
El eterno debate también afecta a los programas de presupuestos. Pero la respuesta en este caso es sencilla. Un programa de escritorio puede darnos relativa seguridad en cuanto que, en principio, los datos no salen del equipo.
No obstante, un software en la nube es accesible desde cualquier dispositivo (algo muy útil si varios miembros del equipo tienen que acceder a los presupuestos), no requieren mantenimiento y hacen copias de seguridad automáticas. Además, también consumen menos recursos del equipo para funcionar.
Preguntas frecuentes
¿Cómo fijo un precio en mi presupuesto?
Una de las dudas más habituales que todo empresario o autónomo se hace es cómo calcular el precio del presupuesto. Por desgracia, no hay una respuesta sencilla.
Ahora bien, como guía, debes calcular un precio que te permita cubrir costes y obtener un margen de beneficio acorte a tu estrategia comercial. Además, también debes estudiar los precios de la competencia, el perfil de los clientes y la posibilidad de aplicar posibles promociones o descuentos.
El objetivo es encontrar un equilibrio para que el precio no sea ni demasiado bajo ni demasiado alto. Si fuera tan fácil de hacer como de decir…
¿Qué es un presupuesto maestro?
Si hacer un presupuesto normal es complicado, hacer un presupuesto maestro es uno de los mayores retos a los que se va a enfrentar tu empresa en términos de contabilidad. Sin embargo, se trata de un instrumento tan útil que merece la pena hacer el esfuerzo.
El presupuesto maestro es un documento que engloba todos los presupuestos de la empresa: compras, ventas, producción, marketing… Por lo tanto, se trata de una herramienta esencial de la planificación financiera de un negocio.
En este sentido, un presupuesto maestro es clave para alcanzar los objetivos económicos de la empresa, optimizar los recursos, mejorar los procesos y analizar la rentabilidad del negocio, tanto a medio como a largo plazo. Gracias a este documento, tendrás una
visión general del negocio en la palma de la mano que te ayudará a hacer comparaciones económicas generales entre ejercicios.
Pero, como decíamos, hacer un presupuesto maestro no suele ser una tarea sencilla. Para obtener esta información, primero debes recopilar toda la información de cada departamento para elaborar cada presupuesto. Una vez reunidos todos estos documentos, ya podrás hacer el primer borrador del presupuesto maestro. Y es que muy probablemente tengas que reajustarlo antes de aprobar la versión definitiva.
¿Cómo se hace un presupuesto en Excel?
Sí, también se puede hacer un presupuesto en Excel. De hecho, no son pocos los negocios que siguen empleando este programa de Office para elaborar sus presupuestos… e incluso las facturas.
La principal ventaja de Excel es que permite al usuario crear sus propias plantillas de facturas o utilizar alguna de las básicas que vienen incluidas en el programa. En principio, solo hay que diseñarlas o personalizarlas la primera vez (a no ser que quieras aplicar cambios o actualizar el formato de tus presupuestos), de forma que todos los miembros del equipo puedan trabajar sobre la misma plantilla.
¿Pero cómo se crea un presupuesto en Excel? En general, el proceso es bastante sencillo.
El primer paso es obvio: tener acceso al programa. Excel es un software de Microsoft Office que requiere licencia de uso (es decir, que es de pago). No obstante, hay una alternativa gratuita: Google Sheets. Se trata de una versión de Excel en la nube a la que se puede acceder a través de Google Drive.
Escoger o crear una plantilla. Esta plantilla tiene que tener casillas predeterminadas para introducir el título del presupuesto, los productos o servicios, los gastos y los ingresos.
Introducir el resto de elementos clave en la plantilla. Además de poner los datos de la empresa, debemos reservar espacio para los datos del cliente, el número de presupuestos, la fecha de emisión, el concepto, el precio antes de impuestos, los gastos del servicio, descuentos, anticipos, impuestos (IVA e IRPF), el importe total y el modo de pago.
Calcular el resultado. El programa hace las cuentas automáticamente, pero tenemos que configurar las fórmulas a mano primero.
Con esto ya tendrás preparada una plantilla para hacer los presupuestos de tu empresa. No obstante, si quieres saltarte todos estos pasos, puedes recurrir a Holded o a otros de los programas de facturación que hemos mencionado anteriormente, pues están diseñados para crear presupuestos sin necesidad de preparación previa, lo que reduce considerablemente la posibilidad de cometer errores humanos.
¿En qué se diferencia una factura de un presupuesto?
Sobra decir que una factura y un presupuesto son cosas diferentes. Básicamente, un presupuesto es un documento que se presenta al cliente al inicio de la relación comercial para indicar el coste aproximado, mientras que la factura se entrega después de prestar el servicio.
Otra diferencia fundamental es que el presupuesto no tiene que ajustarse a un modelo legal y se realiza con el fin de convencer al cliente para que contrate el servicio, que puede aceptarlo o no. Por su parte, para hacer una factura hay que incluir una serie de datos obligatorios y adaptarse a los requisitos impuestos en la ley.
Al margen de todo esto, sí que conviene que ambos documentos se realicen sobre plantillas propias de la empresa para mantener una imagen corporativa y transmitir cierta profesionalidad. La ventaja de utilizar un programa de facturación es que ya vienen preparados para emitir presupuestos formales… y facturas a juego.
