¿Qué es y para qué sirve un ERP?

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El ERP es el software empresarial más requerido por las empresas. Después de analizar los datos de más de 2.000 negocios en España, un estudio encontró que este tipo de programa dobla las demandas de otros: casi un 50% (49.17%) seguido por CRM (14.35%) y RRHH (12.68%). 

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Tipos de software más demandados por empresas españolas - Estudio de SoftDoit

Pero, ¿por qué? Más que una herramienta, este software es un sistema que centraliza todas las funciones necesarias para gestionar una compañía.  

A continuación vamos a ver qué es un ERP y para qué sirve.

¿Qué es y para qué sirve un ERP?

Un ERP es un software que permite a las empresas controlar todos los flujos de información que se generan en cada ámbito de la organización. Sus siglas representan Enterprise Resource Planning o sistema de planificación de recursos empresariales en español. 

El objetivo de los sistemas ERP es integrar los departamentos. Donde antes teníamos un programa especializado para cada uno, ahora, podemos asegurar la existencia de una única base de datos centralizada donde se gestione la información en tiempo real y con eficiencia.

De este modo, los ERP suelen estar integrados por diferentes módulos, correspondientes a cada departamento. Los componentes más comunes son los de compras, ventas, inventario, logística, facturación, contabilidad, recursos humanos (RRHH) y CRM (customer relationship management).

Qué es un ERP

¿Para qué sirve un ERP?

Si nos guíamos por esta definición, entonces el objetivo último de cualquier sistema ERP es el de ayudar a las empresas en sus tareas de administración y toma de decisiones, automatizando todos sus procesos. Gracias a ello podemos obtener datos en tiempo real, mejorar tareas de back office, controlar flujos de trabajo y minimizar errores.

La planificación de recursos empresariales suele ser tediosa, pero con un software ERP puede llegar a ser automática. Por ejemplo, cuando se habla de contabilidad, el usuario solo tendrá que preocuparse por conseguir ventas. Del resto (crear facturas y contabilizar gastos) se encargará el programa.

…el objetivo último de cualquier sistema ERP es el de ayudar a las empresas en sus tareas de administración y toma de decisiones, automatizando todos sus procesos.

Las empresas que ya saben qué es un ERP y que disponen de él, sin duda están en ventaja respecto a sus competidores que no utilicen uno. Estas serán capaz de automatizar sus procesos administrativos, tendrán un mayor control sobre lo que hacen y podrán utilizar la información de forma eficiente. Ya no se trata de resolver problemas, sino de adelantarse a ellos y evitar que aparezcan.

Gráfico que muestra el nivel de satisfacción que las empresas tienen con su ERP

Según un estudio (en inglés) relizado por Panorama Consulting, el 52.66% de los comercios estan satisfechos con su sistema ERP, 38.14% tienen un sentimiento neutral, el 6.54% esta disatisfecho y el 2.66% está muy disatisfecho.

La mayoría de las compañías pueden observar un aumento an agilidad después de adoptar un ERP. Y aquellas que reportan dificultades, se debe a una falta de procesos y problemas de administración. 

La elección del sistema ERP que se va a utilizar debe ser tomada con mucho cuidado y tomando muchos datos en cuenta ya que la empresa invertirá mucho tiempo y recursos en este.

¿Cuáles son las características de un ERP?

Existen muchos ERP y estos varían en escala y las funciones que ofrecen, pero independientemente del tamaño, podemos encontrar las siguientes características en la mayoría de los programas: 

  • Administración de la cadena de suministro – Se puede seguir fácilmente el proceso de suministro. Desde la producción a la distribución.
  • Análisis de información – Como toda la información se almacena en una única base de datos, es fácil para el ERP analizarla.  
  • Automatización – Los ERP siempre automatizarán tareas como la creación de informes, por ejemplo.   
  • Contabilidad – Gestión de finanzas y facturación. Normalmente se compagina con compras y ventas.   
  • CRM – Gestión de relación con el cliente, comunicación directa, seguimiento de oportunidades, etc.
  • Generación de informes – Como gestionan tantos datos, todos los ERP realizan informes. 
  • Gestión de compras y ventas – Opciones para controlar los gastos y entradas desde un solo lugar. 
  • Gestión de proyectos – Gracias a la integración con finanzas, permite calcular las ganancias. 
  • Gestión de stock e inventario – Organización desde el precio y los almacenes hasta los pedidos. Especialmente si son compatibles con una aplicación como Shopify.  
  • Integración – Este integra las distintas ramas de una empresa y centraliza sus datos. Esta es absoluta a través de departamentos y unidades de negocio. 
  • Operaciones en tiempo real – Los problemas se identifican rápidamente, dándole así tiempo al vendedor de reaccionar y encontrar una respuesta rápida. 
  • Pagos online – Opciones de pago online y facilidad para conectar con aplicaciones como PayPal y Stripe, por ejemplo. 
  • Personalización – Es imposible diseñar el programa perfecto que se adapte a todas las necesidades. Por esta razón, los buenos ERP se pueden personalizar y son flexibles. 
  • Un aspecto uniforme – Distintas ramas de la empresa se agrupan bajo un mismo programa, dándole así un aspecto uniforme. 
  • Recursos humanos (RRHH) – Gestión de nóminas, contratos, ausencias, información de empleados, etc.
Los orígenes del ERP

Los orígenes del ERP

Desde los años 40 existen sistemas de gestión para empresas, pero los orígenes del sistema ERP moderno se tienden a rastrear hasta los años 60. 

ERP en el sigo XX

Los órigenes de los sistemas ERP nos llevan a los años 60 cuando las industrias de manufacturación empezaron a desarrollar los primeros software de gestión. Estos eran programas sencillos y eran una solución para la gestión de inventario y el control de existencias. 

En los 70, vimos la introducción del MRP o planificación de los requerimientos de material. Este software se desarrolló con la intención de controlar la información de manufacturación, compra y distribución de materia prima. Estas herramientas eran muy costosas por lo que solo las compañías grandes se podían permitir su uso. En esta década también vimos los primeros programas de contabilidad. 

…de las empresas españolas que consideran adoptar un ERP, el 47,5% lo hará en la nube, un 26,4% en los propios servidores y el resto se mostraba indeciso…

Los años 80 vieron la evolución de los MRP en distintos sectores. Para este entonces, los programas ofrecían sus servicios a empresas con mayor diversidad de actividades. Empezaron a agregar finanzas y las primeras funciones de RRHH. 

En la década de los 90 fue cuando lo qué es un ERP nació como lo conocemos hoy en día. De hecho fue en este tiempo cuando el grupo Gartner creó el término Enterprise Resource Planning. En estos años, se afinaron todas las funcionalidades que ya teníamos y además se agregaron nuevas como facturación e ingienería. 

Por la mayor parte de este periodo, los programas eran instalados en los sistemas de las empresa (on premise) pero al final de la década se introdujeron los ERP que se accederían a través de internet. Lo que más adelante se denominaría como ‘la nube’. 

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ERP en el siglo XXI

En estos 20 años, gracias al desarrollo de nuevas tecnologías, se ha dado un nuevo paso en la planificación de recursos empresariales. Las soluciones en la nube y SaaS (software como servicio por sus siglas en inglés) han contribuido a la rápida expansión de estos sistemas. 

SaaS y la nube 

El SaaS es un modelo de negocio que permite a los usuarios acceder a programas a través del internet. A diferencia del software tradicional, este no requiere de instalación y almacena la información en el centro de datos de la empresa que provee el servicio. Este puede ser gratuito (Gmail, Google Drive) o tener un coste. Normalmente, se paga una tarifa mensual que contrasta con el pago único de los programas on premise

Gracias al acceso a internet, se han podido integrar soluciones a los ERP como CRM para contactar a clientes directamente a través de correo electrónico y otros canales. Además, ahora se pueden solucionar problemas de la cadena de suministro en tiempo real. 

Su gran expansión también da lugar a la reducción de costes. Los ERP ya no requieren de una gran inversión y ahora son mucho más fáciles de implantar y administrar. De ahora en adelante, las pequeñas y medianas empresas también pueden centralizar toda su información con esta tecnología.

Tipos de erp

Tipos de ERP

Como ya hemos respondido qué es un ERP, ahora debemos entender los tipos que existen: 

ERP por tamaño

Estos se clasifican por el tamaño de los negocios que atienden. Holded está diseñado para las pymes pero existen otros programas que se han creado exclusivamente para compañías de gran tamaño. 

ERP para pequeñas empresas 

Este es un ERP que puede variar en complejidad pero siempre cubrirá las necesidadesd de un negocio local. También caben aquí los programas que gestionan la información de negocios en un sector especializado. 

ERP para pequeñas y medianas empresas 

Este ERP es más escalable que el anterior ya que está diseñado para compañías en crecimiento que pueden, potencialmente, llegar a cubrir los procesos empresariales de más de una industria. 

ERP para grandes empresas 

Estos son los ERP más potentes del mercado y están diseñados para sobrellevar la complejidad de las empresas más grandes. Estos tienen la capacidad de embarcar varias industrias y unidades de negocio. 

ERP por instalación

Cuando se trata de ERP, tenemos la opción de instalarlo en nuestros sistemas (on premise) o accederlo a través de la nube (cloud) y cada opción tiene sus ventajas y desventajas

ERP en local (on premise)

Esta opción permite al usuario tener más control sobre sus datos. También significa que es él quien esta encargado de la seguridad y de la actualización del mismo. Requiere de un entrenamiento de personal extensivo para el mejor rendimiento. 

Normalmente, suelen ser las empresas más grandes las que optan por el software en local ya que prefieren no guardar su información con terceros y tienen los recursos para mantener el programa al día. 

Gráfico que muestra el interés de las empresas por tener un ERP en la nube VS un ERP 'en local'

ERP en la nube (cloud) 

El ERP en la nube es al que se accede a través de internet. No requiere de instalación alguna y normalmente se puede empezar a usar después de crear una cuenta. 

Con este sistema, el usuario no tiene el mismo nível de control que con el programa ‘en local’ pero ahorra mucho tiempo y recursos empresariales ya que no tiene que preocuparse por el mantenimiento, seguridad o actualización. Otro de los beneficios es que no requieren de mucha formación ya que, normalmente, estas soluciones ofrecen un equipo de soporte. 

Según la información recopilada por SoftDoit, de las empresas españolas que consideran adoptar un ERP, el 47,5% lo hará en la nube, un 26,4% en los propios servidores y el resto se mostraba indeciso o no lo consideraban como un factor determinante para elegir un programa.

Los ERP más importantes

¿Cuáles son los ERP más importantes?

Sería imposible definir cuáles son los ‘más importantes’. Existen muchos sistemas ERP en el mercado, pero no todos son iguales. Muchas empresas creen que es suficiente con la implantación de un sistema de planificación, pero lo que no saben, es que podrían estar integrando un programa anticuado que no se ha adaptado a las necesidades de una negocio moderno. 

Por eso, recomendamos reunir toda la información necesaria y seguir los siguientes pasos para que encuentres un programa de calidad que se adapta a las necesidades de tu empresa. 

1 – Define el plan

En la primera fase, las empresas deberán definir cuales son las áreas que usarán el nuevo programa, cuáles son los objetivos que se quieren alcanzar, que información se recopilará y cual es el equipo que trabajará con el ERP.

2 – Descubre tus necesidades 

En este paso, los equipos deberán recolectar datos e identicar los problemas actuales que se esperan solucionar con el ERP. Por ejemplo, poca productividad en un área específica. Al tener los problemas claros, será mucho más fácil elegir un programa que se adapte a tus necesidades. 

3 – Busca opiniones 

La implementación de un nuevo software no solo afectará a tu empresa sino a las que trabajan contingo también. Las relaciones con asesores, distribuidores y proveedores se podrán ver afectados por este cambio por lo que no estaría demás pasarles una propuesta del sistema ERP que estás pensando adoptar. 

4 – Selecciona tu ERP

A estas alturas, ya tienes claro cuales son tus necesidades y los objetivos que quieres alcanzar con tu nuevo software ERP. Ahora podrás seleccionar un programa que se adapte a tu empresa. 

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1 comentario en “¿Qué es y para qué sirve un ERP?”

Harald Meyer-Delius

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