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Consejos efectivos para una mejor planificación de proyectos

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Consejos efectivos para una mejor planificación de proyectos

Todo proyecto necesita unos pasos a seguir claramente marcados para establecer las prioridades, determinar la estrategia más óptima y garantizar la toma de decisiones en torno a un objetivo global. Es lo que llamamos planificación de proyectos, una necesidad de toda empresa que puede ser abordada con más garantía de éxito mediante una app de gestión de proyectos online.

Los procesos de planificación son la base que sustenta cualquier iniciativa emprendedora, proporcionan el método y la estructura a el conglomerado de acciones conjuntas que se van a emprender. Es, en resumen, lo contrario de la improvisación obligada en situaciones no previstas, allí donde el buen desarrollo del proyecto está muy atado a las condiciones externas en las que se desenvuelve.

Las ventajas de una buena planificación en, por ejemplo, la gestión de proyectos online, son muchas y muy interesantes. Las compañías con mejor planificación suelen ser no por casualidad las más consolidadas y las que terminan obteniendo mayor rédito. Esto es porque el éxito de una empresa o de un proyecto no surge por combustión expontánea, sino que es en realidad la consecución de objetivos previamente planificados.

Así, las ventajas de una buena planificación de proyectos podrían resumirse en estas seis: las metas de una empresa se convierten en objetivos accesibles, se definen labores y tiempos de ejecución, establece prioridades y pone el foco en las fortalezas de las organizaciones, mejora la toma de decisiones e impulsa un mayor control de todo el proceso.

Pero, ¿cuáles son los pasos a seguir en la planificación de proyectos? Veamos:

Análisis del proyecto: en esta fase se realiza un diagnóstico de la relación entre el proyecto y el medio al que va dirigido ese proyecto. Además, se fija el grado de viabilidad. En este punto es recomendable hacer una división de todos los factores que intervienen y hacerla en estos tipos: económicas, sociales, políticas, tecnológicas o geográficas.

Cuando la viabilidad del proyecto ha sido confirmada, el siguiente paso consiste en establecer objetivos. Por concretar, habría que dar respuesta a estas preguntas relacionadas: qué busca la empresa con este proyecto, para qué se lleva a cabo, dentro de qué valores se enmarca y qué resultados espera tras su puesta en marcha. Los objetivos ayudan a centralizar la información que se desprende del plan y sirven para evaluar la eficacia del proyecto.

Identificación de recursos: A través de esta fase los encargados del plan establecen las herramientas, instrumentos y medios con los que cuentan para la ejecución del proyecto. Aquí hablamos de medios humanos, económicos, tecnológicos, físicos o virtuales. Gracias a esta técnica se pueden determinar los puntos débiles de un proceso.

Plan de trabajo: Después de que se ha evaluado la eficiencia del proyecto, éste exige datos concretos: determinar las fechas, los plazos de ejecución, las labores que se desempeñarán, etc. Como hemos dicho, un plan de trabajo es la hoja de ruta del proyecto, los pasos que se habrán de dar para que todo salga según lo esperado. No obstante, este no debe ser una celda; el plan de trabajo debe ser flexible para que quienes lo ejecuten puedan reaccionar con cintura a las eventualidades que aparezcan por el camino.

Valoración de resultados: la fase final, en este punto los gestores deben responder a una pregunta esencial: ¿se han cumplido los objetivos marcados inicialmente? Lo común es que se elabore un informe en el que se recojan todas las conclusiones derivadas del proyecto.