En cualquier empresa puede aparecer el caos en algún momento por la falta de un plan de trabajo. Para evitar este tipo de situaciones, te explicamos cómo planificar de forma eficiente en el siguiente artículo.
¿A quién no le gusta tenerlo todo bajo control? Una buena organización facilita que las cosas salgan bien. Por ejemplo, se puede empezar con planes, retroplannings, tareas planificadas sobre calendario y todo lo que se le parezca. El mundo empresarial (y el mundo en general también) tiende por naturaleza al desorden y al caos.
Por eso, vale la pena esforzarse para tenerlo todo bien organizado. ¿Por dónde empezar? El primer paso sería añadir un buen plan de trabajo en tus tareas de gestión de proyectos.
Es importante no empezar la casa por el tejado: hacer un plan de trabajo no es complicado, pero ha de estar calculado al milímetro. Por esta razón, en este artículo no solo vamos a abordar qué es exactamente un plan de trabajo, sino que también vamos a explicarte los pasos necesarios para crearlo bien.
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Como los inicios son importantes, antes de nada vamos a dejar claro qué es exactamente un plan de trabajo. Es una herramienta que nos ayuda a organizar, optimizar y simplificar las tareas o recursos necesarios para conseguir un objetivo laboral.
Lo podemos ver como una herramienta que nos va a ayudar a organizar, optimizar y simplificar las tareas o recursos necesarios para conseguir un objetivo laboral, como una hoja de ruta.
La idea es que te ayude a planificar y gestionar todos los proyectos que sean necesarios de cara al éxito de tu objetivo. Y no solo eso: debería ayudarte a sistematizar toda la información generada por estos procesos.
Dicho de una forma mucho más sintética: un plan de trabajo eficiente es la estrategia que te permite llegar a unos resultados deseados. Y ahora sí que toca preguntar: ¿cómo?
A la hora de realizar nuestro plan de trabajo hay que prestar atención a ciertos puntos que no pueden faltar.
Un plan de trabajo es algo esencial en la gestión de proyectos, ya que ayuda a cumplir con los objetivos, por eso más del 90% de las empresas lo utilizan. Vamos a ver cuáles son los beneficios de llevarlo a cabo en tu negocio.
Para que las cosas salgan bien, es imprescindible tener claros tus objetivos. Gracias al plan de trabajo podrás listar tus metas y garantizar su ejecución en un tiempo determinado. Si no cuentas con uno es posible que los objetivos no queden claros y se resuelvan de manera errónea o directamente no se cumplan.
El objetivo de hacer un plan trabajo es establecer las tareas y actividades a realizar para llevar a cabo un proyecto. Esto se traduce en que la organización de los departamentos y equipos de trabajo que ayudarán a crear un proceso de participación y colaboración eficaz. Así, gracias a las tareas asignadas, se creará un sentido de responsabilidad individual enfocado a un objetivo en concreto.
Uno de los motivos principales por los que los planes de trabajo son recursos necesarios es que permiten identificar fallos o problemas lo antes posible y así abordarlos lo antes posible, de manera inmediata y eficiente.
Alcanzar resultados es la meta de todo negocio. Por eso, un plan de trabajo debe estar pensado detenidamente para cumplir su objetivo. Si está todo bien organizado y estipulado, no habrá sorpresas y los objetivos se obtendrán en los plazos correspondientes.
Antes de enumerar los pasos para llevar a cabo un buen plan, te recomendamos que tú y tu equipo repaséis estos consejos para hacerlo de forma mucho más eficiente y exitosa.
Con todo esto claro, es el momento de establecer los siete pasos necesarios para crearlo.
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A continuación, te presentamos un ejemplo de plan de trabajo para que pueda servirte de guía o inspiración.
¿Qué quieres lograr exactamente con él? ¿Cuál es tu meta? Es necesario que lo definas de la forma más clara posible y que, además, marques unos plazos fijos que deberían ser sagrados. Un pequeño consejo: sé realista con tus plazos y establece fechas que encajen. Y, sobre todo, no agobies a tu equipo con objetivos imposibles.
Seguramente, varios empleados serán los que trabajen en pos de los objetivos de tu plan de trabajo. Por eso, nunca está de más que tengan un documento que les ayude a entender sus fases, las motivaciones del mismo y el proceso a seguir.
Las metas son conceptos más generales, mientras que los objetivos son mucho más específicos y deben estar marcados cronológicamente en el calendario de planificación. En cuanto a los objetivos, intenta que sean SMART, que además de significar «inteligente» en inglés, son las siglas de:
Define no solo los recursos de los que dispones, sino también los que necesitas para alcanzar tus objetivos.
De nada sirve hacerse el ciego con nuestras propias debilidades, porque al final acaban pasando factura. Es mucho mejor ponerle nombre a esas limitaciones, pensar en cómo puedes superar los obstáculos que implican y cuál es la mejor manera de avanzar.
Determina quién va a encargarse de cada una de las tareas, házselo saber y facilítales la vida para que puedan alcanzar sus objetivos con toda la ayuda posible.
De nuevo, es mejor tenerlo todo por escrito. Así que ponte manos a la obra: lista las acciones específicas de tu plan de trabajo, organiza el calendario, elabora un horario y una cronología… Siempre es mucho más fácil entender este tipo de estrategias con una guía sobre el papel.
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Como hemos comentado antes, en un plan de trabajo colaboran varias personas. La mejor manera de compartir el contenido con todas las partes implicadas es a través en una plataforma en la nube. Por ejemplo, Holded dispone de una herramienta de Proyectos que facilita muchísimo el trabajo en equipo.
Contar con una herramienta de gestión hace que todo sea más sencillo:
A veces es mucho más fácil de entender cómo funciona un plan de trabajo visualizándolo. Vamos a elaborar tres ejemplos distintos que no tienen por qué ajustarse al tuyo, pero que quizá te ayuden a entender cómo elaborarlo. Una herramienta de proyectos como la de Holded te permitirá ver en qué punto se encuentra cada tarea.
Pongamos que tienes una empresa de serigrafía y bordado textil, y que un cliente te ha pedido una partida de 50 camisetas para un partido de fútbol benéfico que tendrá lugar en quince días. Las camisetas irán serigrafiadas con un logotipo que tendrás que diseñar y presentar al cliente para su aprobación. Este sería el plan de trabajo:
En el último mes ha habido, dentro de la empresa, un incremento en las quejas dentro del servicio al cliente, así que urge implementar una serie de mejoras dentro del departamento. Como sabemos, mantener un buen servicio, tanto en la entrega del producto como después de la venta, es esencial para mejorar la reputación de nuestra marca y mejorar las ventas.
Tenemos un nuevo producto en nuestro catálogo y necesitamos que los clientes actuales y potenciales lo conozcan. Para ello vamos a desarrollar una estrategia de comunicación basada en las redes sociales.
Un plan de trabajo es, en esencia, un documento (preferiblemente virtual en vez de físico) que contiene toda la información, plazos, horarios y designaciones de tareas necesarios para que un proyecto se lleve a cabo en tiempo y modo óptimos.
Dentro del mismo es esencial definir todos los objetivos, los procesos que incluye, los tiempos de entrega… En definitiva, cualquier detalle que permita aunar fuerzas para que el resultado sea el mejor posible.
Para elaborar un plan de trabajo necesitas conocer de qué recursos dispones, cuáles te faltan, qué objetivos te has fijado, quién o quiénes están implicados en su consecución y, llegado el caso, un plan de contingencia o plan de crisis para mitigar posibles obstáculos en el proceso.
Dentro de un plan de trabajo deben incluirse los objetivos, las personas implicadas en él, los recursos con los que cuentas, un análisis DAFO, un calendario (lo más realista posible), estrategias de actuación y, siempre, un análisis de resultados.
Cada empresa necesitará los suyos, pero en esencia podemos distinguir tres tipos de planes de trabajo:
Por supuesto, también se puede elaborar un plan de trabajo para alcanzar metas personales. Es una herramienta eficacísima e imprescindible dentro de cualquier pyme para aprovechar los recursos de los que disponemos y ser competitivos.
