Cómo crear un plan de trabajo eficiente paso a paso

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En cualquier empresa puede aparecer el caos en algún momento por la falta de un plan de trabajo. Para evitar este tipo de situaciones, te explicamos cómo planificar de forma eficiente en el siguiente artículo.

¿A quién no le gusta tenerlo todo bajo control? Una buena organización facilita que las cosas salgan bien. Por ejemplo, se puede empezar con planes, retroplannings, tareas planificadas sobre calendario y todo lo que se le parezca. El mundo empresarial (y el mundo en general también) tiende por naturaleza al desorden y al caos. Por eso, vale la pena esforzarse para tenerlo todo bien organizado. ¿Por dónde empezar? El primer paso sería añadir un buen plan de trabajo en tus tareas de gestión de proyectos.

Es importante no empezar la casa por el tejado: hacer un plan de trabajo no es complicado, pero ha de estar calculado al milímetro. Por esta razón, en este artículo no solo vamos a abordar qué es exactamente un plan de trabajo, sino que también vamos a explicarte los pasos necesarios para crearlo bien.

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¿Qué es un plan de trabajo?

Como los inicios son importantes, antes de nada vamos a dejar claro qué es exactamente un plan de trabajo. Es una herramienta que nos ayuda a organizar, optimizar y simplificar las tareas o recursos necesarios para conseguir un objetivo laboral.

La idea es que te ayude a planificar y gestionar todos los proyectos que sean necesarios de cara al éxito de tu objetivo. Y no solo eso, debería ayudarte a sistematizar toda la información generada por estos procesos. Dicho de una forma mucho más sintética: un plan de trabajo eficiente es la estrategia que te permite llegar a unos resultados deseados. Y ahora sí que toca preguntar: ¿cómo?

Beneficios de un plan de trabajo

Más del 90% de las empresas utilizan prácticas de gestión de proyectos para cumplir sus objetivos con éxito.

1. Definir objetivos

Para que las cosas salgan bien, es imprescindible tener claros tus objetivos. Gracias al plan de trabajo podrás listar tus metas y garantizar su ejecución en un tiempo determinado. Si no cuentas con uno es posible que los objetivos no queden claros y se resuelvan de manera errónea o directamente no se cumplan.

2. Organizar equipos de trabajo

El objetivo de hacer un plan trabajo es establecer las tareas y actividades a realizar para llevar a cabo un proyecto. Esto se traduce en que la organización de los departamentos y equipos de trabajo que ayudarán a crear un proceso de participación y colaboración eficaz. Así, gracias a las tareas asignadas, se creará un sentido de responsabilidad individual enfocado a un objetivo en concreto. 

3. Identificar los problemas a tiempo

Uno de los motivos principales por los que los planes de trabajo son recursos necesarios es que permiten identificar fallos o problemas lo antes posible y así abordarlos lo antes posible, de manera inmediata y eficiente. 

4. Obtener resultados

Alcanzar resultados es la meta de todo negocio. Por eso, un plan de trabajo debe estar pensado detenidamente para cumplir su objetivo. Si está todo bien organizado y estipulado, no habrá sorpresas y los objetivos se obtendrán en los plazos correspondientes.

Lo que debes saber antes de crear tu plan de trabajo

Antes de enumerar los pasos para llevar a cabo un buen plan, te recomendamos que tú y tu equipo repaséis estos consejos para hacerlo de forma mucho más eficiente y EXITOSA.

  • Tu plan debe ser útil para tu equipo. Esto quiere decir que no te fíes de lo que es más efectivo para otras empresas: encuentra lo que es más efectivo para vosotros, y trabaja con base en ello.
  • Si tu plan de trabajo va a ser muy grande, divídelo en etapas e identifícalas de la forma más clara posible.

Con todo esto claro, es el momento de establecer los siete pasos necesarios para crearlo.

Como realizar un plan de trabajo paso a paso

A continuación, te presentamos un ejemplo de plan de trabajo para que pueda servirte de guía o inspiración.

1. Establece el objetivo de tu plan

¿Qué quieres lograr exactamente con él? ¿Cuál es tu meta? Es necesario que lo definas de la forma más clara posible y que, además, marques unos plazos fijos que deberían ser sagrados. Un pequeño consejo: sé realista con tus plazos y establece fechas que encajen. Y, sobre todo, no agobies a tu equipo con objetivos imposibles.

2.Redacta la introducción y antecedentes de tu plan

Seguramente, varios empleados serán los que trabajen en pos de los objetivos de tu plan de trabajo. Por eso, nunca está de más que tengan un documento que les ayude a entender sus fases, las motivaciones del mismo y el proceso a seguir.

3. Fija metas y objetivos

Las metas son conceptos más generales, mientras que los objetivos son mucho más específicos y deben estar marcados cronológicamente en el calendario de planificación. En cuanto a los objetivos, intenta que sean SMART, que además de ser “inteligente” en inglés son las siglas de “específico” (cuanto más detallado, mejor), “medible” (si tus objetivos son cuantificables, será más fácil determinar si se han conseguido o no), “alcanzable” (repetimos: sé realista), “relevante” (no te enredes con objetivos que no son importantes y que lo único que harán será robar tiempo a objetivos más útiles) y “tiempo limitado” (no dejes objetivos abiertos indefinidamente, todos han de tener una fecha específica en el calendario).

4. Todo plan de trabajo cuenta con una lista de recursos

Define no solo los recursos de los que dispones, sino también los que necesitas para alcanzar tus objetivos.

5. Define tus limitaciones

De nada sirve hacerse el ciego con nuestras propias limitaciones, porque al final acaban pasando factura. Es mucho mejor definir esas limitaciones, pensar cómo puedes superar los obstáculos que implican y cuál es la mejor manera de avanzar.

6. Identifica a las partes responsables

Determina quién va a encargarse de cada una de las tareas, házselo saber y facilítale la vida para que pueda alcanzar sus objetivos con toda la ayuda posible.

7. Deja tu estrategia por escrito

De nuevo, es mejor tenerlo todo por escrito. Así que ponte manos a la obra: lista las acciones específicas de tu plan de trabajo, organiza el calendario, elabora un horario y una cronología… Siempre es mucho más fácil entender este tipo de estrategias con una guía sobre el papel.

Mejores prácticas a la hora de compartir un plan de trabajo

Como hemos comentado antes, en un plan de trabajo colaboran varias personas. La mejor manera de compartir el contenido con todas las partes implicadas es a través en una plataforma en la nube. Por ejemplo, Holded dispone de una herramienta de Proyectos que facilita muchísimo el trabajo en equipo.

Ejemplo de Proyectos en la plataforma Holded

Contar con una herramienta de gestión hace que todo sea más sencillo:

  • Se avanza más deprisa
  • Los equipos se coordinan mejor
  • Se necesitan menos recursos para cumplir con las tareas
  • Se aprende continuamente

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Felipe Tunnell

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