Cómo crear un plan de trabajo eficiente

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¿En tu empresa asoma el caos y empiezas a echar de menos un plan de trabajo? En este artículo te explicamos cómo planificar de forma eficiente.

A todos nos encantan los planes, los retroplannings, las tareas planificadas sobre calendario y todo lo que se le parezca. Y no es de extrañar porque el mundo empresarial (y el general también) tiende por naturaleza al caos y no está de más esforzarse en tenerlo todo bien organizado. Por eso, deberías añadir un buen planning de trabajo a los planes habituales de tus tareas de gestión de proyectos.

Pero no empieces la casa por el tejado: hacer un plan de trabajo no es complicado, pero ha de estar calculado al milímetro. Por esta razón, en este artículo no solo vamos a abordar qué es exactamente un plan de trabajo, sino que también vamos a explicarte los pasos necesarios para crear un buen plan de este tipo.

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¿Qué es un plan de trabajo?

Como los inicios son importantes, antes de nada vamos a dejar claro qué es exactamente un plan de trabajo. Es una herramienta que nos ayuda a organizar, optimizar y simplificar las tareas necesarias para conseguir un objetivo laboral.

La idea es que te ayude a planificar y gestionar todos los recursos que sean necesarios de cara al éxito de tu objetivo. Y no solo eso, debería ayudarte a sistematizar toda la información generada por estos procesos. Dicho de una forma mucho más sintética: un plan de trabajo eficiente es la estrategia que te permite llegar a unos resultados deseados. Y ahora sí que toca preguntar: ¿cómo?

Pasos para crear tu plan

Esta sección podría titularse “crea tu sistema de trabajo en tan solo siete pasos”… Pero espera, porque aquí vienen dos consejos que te ayudarán a planificar esos pasos de forma mucho más eficiente.

  • Tu plan ha de seros útil a ti y a tu empresa. Esto quiere decir que no te fíes de lo que es más efectivo para otras empresas: encuentra lo que es más efectivo para vosotros, y trabaja con base en ello.
  • Si tu plan de trabajo va a ser muy grande, divídelo en etapas e identifícalas de la forma más clara posible.

Con todo esto claro, es el momento de establecer los siete pasos necesarios para crearlo:

  1. Establece el objetivo de tu plan. ¿Qué quieres lograr exactamente con él? Es necesario que lo definas de la forma más clara posible y que, además, marques unos plazos fijos que deberían ser sagrados. Un pequeño consejo: sé realista con tus plazos y no agobies a tu equipo con objetivos imposibles.
  2. Redacta la introducción y antecedentes de tu plan. Seguramente, varios empleados serán los que trabajen en pos de los objetivos de tu plan de trabajo. Por eso, nunca está de más que tengan un documento que les ayude a entender las motivaciones del mismo.
  3. Fija metas y objetivos. Las metas son conceptos más generales, mientras que los objetivos son mucho más específicos y deben estar marcados incluso cronológicamente en el calendario de planificación. En cuanto a los objetivos, intenta que sean SMART, que además de ser “inteligente” en inglés son las siglas de “específico” (cuanto más detallado, mejor), “medible” (si tus objetivos son cuantificables, será más fácil determinar si se han conseguido o no), “alcanzable” (repetimos: sé realista), “relevante” (no enredes con objetivos que no son importantes y que lo único que harán será robar tiempo a objetivos más útiles) y “tiempo limitado” (no dejes objetivos abiertos indefinidamente, todos han de tener una fecha específica en el calendario).
  4. Todo plan de trabajo cuenta con una lista de recursos. Enumera no solo los recursos de los que dispones, sino también los que necesitas para alcanzar tus objetivos.
  5. Define tus limitaciones. De nada sirve hacerse el ciego con nuestras propias limitaciones, porque al final acaban pasando factura. Es mucho mejor definir esas limitaciones y pensar cómo puedes superar los obstáculos que implican.
  6. Identifica a las partes responsables. Determina quién va a encargarse de cada una de las tareas, házselo saber y facilítale la vida para que pueda alcanzar sus objetivos con toda la ayuda posible.
  7. Deja tu estrategia por escrito. De nuevo, es mejor tenerlo todo por escrito. Así que ponte manos a la obra: lista las acciones específicas de tu plan de trabajo, calendariza, elabora un horario y una cronología… Siempre es mucho más fácil entender este tipo de estrategias sobre el papel.

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Raül De Tena

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