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Cómo crear una ficha de control de proveedores

Cómo crear una ficha de control de proveedores

La ficha de control de proveedores es una de las herramientas que puede ayudarte a mejorar tu negocio… En este artículo te explicamos cómo.

Conseguir proveedores para tu negocio es una tarea compleja… Pero más complejo todavía es tenerlos controlados a todos para, así, no solo mejorar tu relación con ellos, sino también optimizarla y exprimirla al máximo. Para ello, lo mejor es tener una buena ficha de control para cada uno de ellos. Y en este artículo queremos explicarte cómo hacerlo de la forma más sencilla posible. Sin quebraderos de cabeza.

La solución fácil: contratar el mejor software ERP que encuentres. Al fin y al cabo, la mayoría de estos servicios tienen en cuenta que los proveedores son una de las partes más fundamentales de toda empresa y, por lo tanto, se esfuerzan en ofrecer todas las herramientas para tratarlos de la forma adecuada.

Aun así, y por si quieres ir un poco por libre sin un buen ERP, establezcamos los cimientos de todo este tinglado y dejemos claro qué datos debería contemplar toda ficha de control de proveedores.

¿Qué debe contener una buena ficha de control de proveedores?

Ya sabes como funciona todo: rara es la vez en la que un único trabajador se ocupe de la misma tarea durante décadas. Por eso mismo, nunca deberías dejar que ningún trabajador se monte su propio sistema de trabajo, sino que lo más aconsejable es establecer unas metodologías que posibiliten que, en el caso de faltar ese empleado, otro pueda asumir sus tareas sin acabar en la UCI con un ataque de ansiedad.

En lo tocante a los proveedores, esto significa que cada uno debería tener una ficha de control siguiendo el patrón que la empresa escoja. Un patrón que, obviamente, deberá satisfacer las necesidades de tu negocio y que, por eso mismo, puede cambiar totalmente de una empresa a otra.

Existen, sin embargo, todo un conjunto de datos que toda ficha de control de proveedores debería incluir. Apunta, que te los chivamos a modo de lista…

  • Datos fiscales del proveedor (es decir: CIF y razón social).
  • Dirección, teléfono y mail de contacto de la empresa.
  • Persona o personas de contacto, con sus métodos de contacto más directo (ya sea este el correo electrónico o el teléfono).
  • Horarios de la empresa. También pueden anotarse, en el caso de que interesen, los horarios de reparto.
  • Producto o servicio que suministran. Aquí es donde te tocará hilar fino y especificar las diferencias entre los productos y servicios de tus diferentes proveedores. De esta forma, cuando tengas que realizar búsquedas más específicas en el futuro, la tarea será mucho menos dificultosa.

Esto sería lo básico. Pero, a partir de aquí, piensa en los campos que podrías (y deberías) añadir a tu ficha de control de proveedores para satisfacer las necesidades concretas de tu negocio.

Modelo de ficha de proveedores

Y ahora volvamos a lo que decíamos al principio: un buen software ERP te ofrecerá todo un conjunto de herramientas pensadas para facilitarte la tarea de recopilar y manejar las mencionadas fichas de control. Pongamos, por ejemplo, nuestra herramienta de proveedores en Holded… En nuestro caso, cada vez que vayas a crear un nuevo cliente (ya que «proveedor» es tan solo una de las múltiples posibilidades específicas), tendrás que rellenar el siguiente modelo de ficha de proveedores:

Nuevo contacto Holded

Como ves, todos los datos sugeridos en el apartado anterior de este artículo están aquí contemplados e incluso se añaden otros campos como la diferencia entre nombre fiscal y nombre comercial, la web o la posibilidad de añadir «tags» para mejorar su calificación y búsqueda. Otra cosa interesante: en la ficha de proveedores, al rellenar el campo de nombre fiscal, si este está registrado legalmente, directamente podrás seleccionar la opción de auto-rellenar el resto de campos que consten en su registro. Más fácil, imposible.

Pero, claro, la creación de la ficha no implica su control. Para su control, debes hacer un seguimiento continuo que, de hecho, un ERP te facilitará al crear un panel de proveedor similar a este ejemplo de Holded.

Ficha proveedor Holded

Aquí ves, entonces, que no solo controlarás los datos del proveedor, sino que también podrás hacer un seguimiento de ventas, monitorizar todo lo que esté pendiente de cobro, acceder a informes de productos o servicios vendidos o añadir notas… Entre muchas otras opciones que te permitirán llevar un control óptimo día a día.

Porque la ficha de control de proveedores no debería ser un triste Excel en el que tienes cuatro datos, sino una herramienta viva que realmente te ayude a mejorar tu empresa.