Aprende a interpretar la rentabilidad real de tu empresa y a elaborar la cuenta de pérdidas y ganancias con claridad para una gestión financiera acertada.
No solo es necesario saber cómo llevar la contabilidad de una empresa, sino que toda decisión estratégica en la misma debe basarse en datos fiables y la cuenta de pérdidas y ganancias es el informe decisivo que separa la intuición del conocimiento preciso, revelando si las actividades del negocio son realmente rentables. No se trata solo de un documento contable obligatorio, sino de la herramienta que responde a la pregunta crucial: ¿estamos ganando o perdiendo dinero, y por qué?
Elaborarlo correctamente, analizar y saber interpretarlo es algo fundamental para:
Cuando termines de leer este artículo tendrás muy claro qué es, cómo hacerla y cuál es su estructura. Además, veremos las funciones que cumple este documento, los beneficios que supone y en qué medida es obligatorio presentarlo para las empresas.
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Antes de nada, una cuestión terminológica: aunque su nombre técnico es cuenta de pérdidas y ganancias, y ese es el que aparece en el formulario oficial a presentar en el Registro Mercantil, también es correcto hablar de “cuenta de explotación”, “cuenta de resultados” o “balance de explotación” y son expresiones que se usan con frecuencia. Aquí también lo haremos.
La cuenta de pérdidas y ganancias es un documento financiero que muestra el resultado económico de la empresa (es decir, si ha tenido pérdidas o ganancias) durante un periodo concreto de tiempo, habitualmente un trimestre o un ejercicio fiscal, aunque en casos de constitución o disolución de la sociedad, así como modificación de la fecha de cierre del ejercicio social, puede realizarse en un período menor.
Se trata de un documento oficial y, como tal, su estructura es la que determina el plan contable. En ella aparecen todas las cuentas que integran la contabilidad y que corresponden a los grupos 6 (compras y gastos) y 7 (ventas e ingresos) y, por supuesto, la diferencia entre ambas que es la que da lugar al resultado del ejercicio.
Los libros contables y cuentas anuales están muy relacionados, ya que al final de cada ejercicio contable se utilizan los datos de los libros contables. Por tanto, deben de estar al día para poder hacer frente a la obligación de presentar las cuentas de pérdidas y ganancias.
Además de cumplir con la legalidad, ya que el depósito de la cuenta de explotación es obligatorio para todas las empresas, desempeña un papel fundamental para las empresas, ya que permite calcular el resultado económico de la compañía, determinando si la actividad es rentable (ofrece beneficios) o no (da pérdidas) en un periodo concreto.
Este resultado ayuda, además, a revelar la rentabilidad del negocio, es decir, su capacidad para generar ganancias en la gestión de sus ingresos, gastos y costes. Además, con toda esta información es mucho más sencillo realizar la planificación financiera y la toma de decisiones internas correctas para el desarrollo del negocio.
Llevar la cuenta de pérdidas y ganancias de forma correcta aporta interesantes beneficios a las empresas:
En resumen, la empresa tiene muchas razones de peso para presentar la cuenta de resultados. No solo es obligado por ley, sino muy útil para la propia rentabilidad y viabilidad del negocio. Al final, ayuda a optimizar el control de ingresos y gastos en el día a día.
Sí, en España actualmente es un trámite obligatorio, sea cual sea el tamaño y tipo de empresa. La forma de presentar la cuenta de pérdidas y ganancias depende del régimen fiscal al que esté sujeta la sociedad.
La cuenta de pérdidas y ganancias muestra la situación financiera de la empresa en un periodo determinado (un trimestre o un año fiscal). En cambio, el balance general es una fotografía de la situación, que se realiza en un momento concreto.
Ahora que conoces su importancia, es el momento de pasar a la acción. Elaborar una cuenta de resultados es un proceso estructurado y lógico. A continuación, te explicamos el paso a paso con todo detalle para que construyas la tuya con precisión, desde los ingresos hasta el resultado final.
Se deben identificar los ingresos y los gastos, incluyendo las ventas, los dividendos y cualquier otra entrada de dinero, además de gastos de personal, de materias primas, alquileres, suministros, publicidad, logísticos y cualquier otro.
Una vez se tienen todos los datos, es momento de organizar tanto ingresos como gastos según diferentes tipos:
Se calcula el resultado de explotación, restando los gastos a los ingresos. También debes calcular el resultado financiero (ingresos financieros menos gastos financieros), el resultado antes de impuestos (resultado de explotación más resultado financiero) y el resultado neto del ejercicio (resultado antes de impuestos menos los impuestos correspondientes).
Finalmente, y con toda la documentación, es el momento de presentar el informe en formato vertical, con todo el cúmulo de sumas y restas. Hay dos resultados posibles: si el producto final es positivo, la empresa ha obtenido beneficio, mientras que si es negativo, el ejercicio se cierra con pérdidas.
Existen tres tipos de cuentas anuales y, por tanto, tres tipos de cuenta de pérdidas y ganancias:
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La empresa deberá elaborar un tipo y otro de balance de pérdidas y ganancias si durante dos ejercicios consecutivos reúne al menos dos circunstancias de las siguientes:
La diferencia entre ellas es que la información aparece menos desglosada en la primera y con más detalle en cada una de las demás.
A continuación tienes la estructura de la cuenta de pérdidas y ganancias para Pymes, que es la más utilizada con diferencia.
También tienes las cuentas contables que incluye cada apartado, estando entre paréntesis las que van con signo negativo y con asterisco las que su signo puede ser positivo o negativo.
En la cuenta de pérdidas y ganancias aparecen 4 resultados diferentes:
Viene dado por la diferencia entre los ingresos y gastos del ejercicio pero sin incluir los de tipo financiero. Con ello, obtenemos el resultado obtenido con la actividad de la empresa. En otras palabras, se calcula lo que el negocio ha ganado o perdido al vender sus productos o servicios.
Agrupa los ingresos y gastos financieros (intereses, diferencias de cambio, etc.). Este dato refleja los resultados en términos financieros. Es clave para poder detectar áreas de mejora y poder tomar decisiones informadas en el futuro.
Es la suma de los anteriores: del resultado de explotación y del financiero. Su importe es el beneficio o la pérdida de la actividad sin contemplar el importe del impuesto de sociedades. De hecho es el que sirve de base para calcularlo.
Es el beneficio o la pérdida final y definitiva, porque este ya sí es después del impuesto de sociedades. A fin de cuentas, la empresa tendrá que pagar dicho impuesto de sociedades, y el resultado será lo que realmente ha ganado, después de todos los cálculos.
Con el ejemplo que tienes más adelante lo verás muy claramente.
Con el programa de contabilidad de Holded obtendrás la cuenta de explotación con solo pulsar una tecla, pero está bien que sepas hacer una a mano. Para eso es el siguiente ejemplo:
Los saldos de las cuentas de ingresos y gastos que presenta la sociedad a 31 de diciembre son las siguientes:
Con estos datos, la cuenta de pérdidas y ganancias sería la siguiente:
El resultado obtenido de la cuenta de explotación nos indica en gran medida si la empresa es solvente o no. Es una imagen que sirve para saber si hay pérdidas o beneficios, y por tanto, cómo está la salud financiera del negocio.
Al mismo tiempo, permite identificar áreas de mejora y fortalezas, para garantizar la viabilidad y el crecimiento en el futuro. Con la información más clara de la situación, se pueden tomar mejores decisiones estratégicas.
Algunos indicadores clave que debes conocer para interpretar los resultados de la cuenta de explotación son:
Algunos indicadores clave que debes conocer para interpretar los resultados de la cuenta de explotación son:
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La cuenta 129 es la "Cuenta de Resultado del Ejercicio" y recoge el beneficio o la pérdida del año que termina: es el resultado final de traspasar a ella los saldos de todas las cuentas de ingresos y gastos (las cuentas de la clase 6 y 7) en el asiento de cierre.
En esencia, la cuenta 129 es el termómetro financiero anual de tu empresa. Su saldo te dice, sin lugar a dudas, si el ejercicio cerró en números verdes o rojos. Gestionar bien el proceso que culmina en esta cuenta es sinónimo de un cierre contable preciso y saludable.
La cuenta 121 de "resultados negativos de ejercicios anteriores" es la cuenta donde se acumulan las pérdidas que la empresa generó en años pasados y que aún no han sido compensadas o absorbidas. Es la contrapartida menos deseable de la cuenta de resultados positivos.
Cuando un ejercicio cierra con pérdidas, ese resultado negativo (de la cuenta 129) se traspasa aquí. El saldo en la 121 actúa como un recordatorio contable de que la empresa debe generar beneficios futuros para "sanar" esa herida patrimonial. Para compensarla, la empresa necesita aplicar beneficios de ejercicios posteriores o bien recibir aportaciones extraordinarias de los socios.
