¿Cómo se hace la cuenta de pérdidas y ganancias?

La cuenta de pérdidas y ganancias responde a la pregunta que más importa en cualquier negocio: ¿estás ganando o perdiendo dinero, y por qué? Es el documento contable que resume los ingresos y los gastos de un periodo, muestra el resultado del ejercicio y sirve de base para calcular los impuestos.

Dominar este informe es parte de saber llevar la contabilidad de una empresa. En este artículo verás qué es, quién está obligado a presentarla, cómo se elabora paso a paso, cómo y dónde se presenta y, sobre todo, cómo interpretarla para tomar mejores decisiones.

¿Qué es una cuenta de pérdidas y ganancias?

La cuenta de pérdidas y ganancias (también llamada cuenta de resultados, cuenta de explotación o PyG) es el documento financiero que muestra si tu empresa ha ganado o perdido dinero en un periodo determinado, normalmente el ejercicio fiscal, y por qué.

Recoge dos grandes bloques del Plan General Contable: los ingresos (grupo 7) y los gastos (grupo 6). La diferencia entre ambos es el resultado del ejercicio. Su estructura está fijada por el plan contable, así que es un documento oficial con un formato concreto, no un cuadro que cada empresa diseñe a su manera.

Es una de las piezas de las cuentas anuales y se nutre de los datos de los libros contables, que deben estar al día al cierre del ejercicio.

¿Por qué es importante la cuenta de pérdidas y ganancias?

Más allá de cumplir con la ley, la cuenta de pérdidas y ganancias es la herramienta que revela la rentabilidad real del negocio y permite justificar su situación ante terceros.

Llevarla bien aporta más control sobre la gestión y el rumbo de la empresa; un mejor acceso a la financiación e inversores, que analizan este documento antes de confiar en un negocio; menos riesgo de sanciones por incumplir las obligaciones de depósito, y mejores decisiones, basadas en datos y no en intuiciones.

La cuenta de pérdidas y ganancias no solo mira al ejercicio cerrado: es la base para planificar el siguiente. Revisarla con regularidad y contrastarla con tus previsiones te permite anticipar desviaciones y ajustar precios o costes a tiempo. Hacerlo a diario es más fácil si automatizas el control de ingresos y gastos.

¿En qué se diferencia la cuenta de resultados del balance de situación?

Aunque suelen confundirse, miden cosas distintas. La cuenta de pérdidas y ganancias analiza un periodo completo, mientras que el balance refleja la situación en un momento concreto. Esta tabla resume las diferencias principales:

Resumiendo: la cuenta de pérdidas y ganancias es la película del periodo (cómo has llegado al resultado) y el balance, la foto fija de un instante (qué tienes y qué debes).

¿Cómo se elabora la cuenta de pérdidas y ganancias paso a paso?

Elaborar la cuenta de resultados es un proceso ordenado. Estos son los cuatro pasos para construirla con precisión, desde los ingresos hasta el resultado final:

1. Recopila las ventas e ingresos. Reúne todos los ingresos (ventas, prestación de servicios, dividendos) con el objetivo de saber de dónde proceden
2. Anota todos los gastos (personal, materias primas, alquileres, suministros, publicidad) para saber dónde se destina el dinero que sale.
3. Clasifica la información. Separa ingresos y gastos de explotación, ingresos y gastos financieros e impuestos sobre beneficios.
4. Calcula los resultados. Obtén el resultado de explotación, el financiero, el resultado antes de impuestos y el resultado neto del ejercicio.
5. Presenta el documento. Vuelca todo en el formato vertical oficial. Si el resultado es positivo, hay beneficio; si es negativo, el ejercicio cierra con pérdidas.

¿Cuál es la estructura de la cuenta de pérdidas y ganancias?

Existen tres modelos de cuenta de pérdidas y ganancias (Pymes, abreviado y normal). La mayoría de pequeñas y medianas empresas usa el modelo de Pymes. Una empresa pasa de un modelo a otro cuando durante dos ejercicios seguidos supera al menos dos de estos límites:

La diferencia entre modelos es el nivel de desglose: el de Pymes agrupa más las partidas y el normal las detalla al máximo. En el modelo de Pymes, la cuenta encadena las grandes partidas hasta llegar a cuatro subtotales:

• Resultado de explotación: lo que gana o pierde la empresa con su actividad principal, sin contar lo financiero.
• Resultado financiero: el efecto de intereses, inversiones y diferencias de cambio.
• Resultado antes de impuestos (BAI): la suma de los dos anteriores; es la base para calcular el Impuesto de Sociedades.
• Resultado del ejercicio: el beneficio neto o la pérdida definitiva, ya descontados los impuestos.

¿Cómo se interpretan los resultados de la cuenta de pérdidas y ganancias?

El resultado final dice si hay beneficio o pérdida, pero interpretar la cuenta es ir más allá y entender de dónde sale ese número. Estos son los indicadores clave que debes conocer:

• Margen bruto: ventas menos costes directos; un margen alto indica que controlas bien los costes de producción.
• Gastos de explotación: los necesarios para funcionar que no se imputan directamente a las ventas (salarios, alquileres, suministros, marketing).
• EBIT (resultado operativo): beneficio antes de intereses e impuestos; mide la rentabilidad de la actividad al margen de cómo se financia la empresa.
• Resultado neto: lo que queda tras aplicar impuestos; es el indicador de rentabilidad más importante.

Para interpretar la cuenta sin perderte, hazle estas tres preguntas a tus propios datos:

¿Qué margen me queda? Divide el resultado de explotación entre los ingresos: te dice si la actividad principal es rentable de verdad.

¿De dónde sale el beneficio? Si depende del resultado financiero o de ingresos extraordinarios, tu actividad real puede no ser tan sólida como parece.

¿Cómo evoluciona? Un dato aislado dice poco. Compara el mismo periodo de distintos años para ver si los gastos crecen más rápido que los ingresos.

¿Quién está obligado a presentar la cuenta de pérdidas y ganancias?

En España, todas las sociedades están obligadas a elaborar y depositar la cuenta de pérdidas y ganancias como parte de las cuentas anuales, sea cual sea su tamaño o forma jurídica. El modelo que utiliza cada empresa (Pymes, abreviado o normal) depende de su tamaño.

Los autónomos en estimación directa no presentan una cuenta de pérdidas y ganancias formal en el Registro Mercantil, pero sí elaboran un cálculo equivalente de ingresos menos gastos para su declaración de la renta, por lo que entender este documento también les resulta útil.

¿Cómo y dónde se presenta?

Una vez elaborada, la cuenta de pérdidas y ganancias se presenta por dos vías que conviene no confundir.

Por un lado, en el Registro Mercantil, dentro de las cuentas anuales. Las cuentas se formulan en los tres meses siguientes al cierre del ejercicio, se aprueban en junta general dentro de los seis primeros meses y se depositan en el mes siguiente a su aprobación. Por ejemplo, con cierre el 31 de diciembre, la aprobación llega como muy tarde el 30 de junio y el depósito, hacia el 30 de julio.

Y, por otro, en el Impuesto de Sociedades, a través del modelo 200, donde las partidas de la cuenta sirven de base para calcular el impuesto.

No depositar las cuentas a tiempo conlleva sanciones económicas y puede provocar el cierre de la hoja registral de la sociedad.

Ejemplo práctico de una cuenta de pérdidas y ganancias

Verlo con números lo aclara todo. Imagina una sociedad que a 31 de diciembre presenta los siguientes saldos en sus cuentas de ingresos y gastos:

Con esos saldos, la cuenta de pérdidas y ganancias quedaría así:

La lectura es directa: este negocio gana dinero con su actividad (resultado de explotación de 32.000 €), lo mejora con el resultado financiero y cierra con 27.000 € de beneficio neto una vez pagados los impuestos.