¿Cómo se hace la cuenta de pérdidas y ganancias?

Cerrar el año con más dinero en el banco no significa que tu empresa haya ganado dinero. Para saber si el negocio es rentable de verdad, y de dónde sale ese beneficio (o esa pérdida), tienes que mirar un documento concreto de las cuentas del ejercicio.

Dominar este informe es parte de saber llevar la contabilidad de una empresa. En este artículo verás qué es, quién está obligado a presentarla, cómo se elabora paso a paso, cómo y dónde se presenta y, sobre todo, cómo interpretarla para tomar mejores decisiones.

¿Qué es una cuenta de pérdidas y ganancias?

La cuenta de pérdidas y ganancias (también llamada cuenta de resultados, cuenta de explotación o PyG) es el documento financiero que muestra si tu empresa ha ganado o perdido dinero en un periodo determinado, normalmente el ejercicio fiscal, y por qué.

Recoge dos grandes bloques del Plan General Contable: los ingresos (grupo 7) y los gastos (grupo 6). La diferencia entre ambos es el resultado del ejercicio. Su formato lo fija el plan contable, así que todas las empresas la presentan con la misma estructura. Forma parte de las cuentas anuales, junto al balance y la memoria contable.

La cuenta de pérdidas y ganancias sigue el criterio de devengo: registra ingresos y gastos cuando se producen, no cuando se cobran o se pagan. Por ejemplo, una factura emitida en diciembre y cobrada en febrero cuenta como ingreso del año en que la emitiste. Por eso puedes cerrar con beneficio y tener problemas de liquidez al mismo tiempo. Para seguir el dinero que entra y sale de verdad necesitas el cash flow o un plan de tesorería.

Dentro de la cuenta, los ingresos y gastos se ordenan según su origen:

• De explotación: los de la actividad principal, como ventas, compras, sueldos, alquileres o suministros.
• Financieros: intereses de préstamos, rendimientos de inversiones o diferencias de cambio.
• Excepcionales: operaciones fuera de lo normal y de importe relevante, como una multa o los daños de un incendio. Van en «otros resultados», dentro del resultado de explotación.
• Impuesto sobre beneficios: el gasto por el Impuesto sobre Sociedades del ejercicio.

¿Por qué es importante la cuenta de pérdidas y ganancias?

Más allá de cumplir con la ley, la cuenta de pérdidas y ganancias te dice si el negocio es rentable y te permite demostrarlo ante terceros: bancos e inversores la revisan antes de financiarte.

Llevarla bien aporta más control sobre la gestión y el rumbo de la empresa; un mejor acceso a la financiación e inversores, que analizan este documento antes de confiar en un negocio; menos riesgo de sanciones por incumplir las obligaciones de depósito, y mejores decisiones, basadas en datos y no en intuiciones.

La cuenta de pérdidas y ganancias no solo mira al ejercicio cerrado: es la base para planificar el siguiente. Revisarla con regularidad y contrastarla con tus previsiones te permite anticipar desviaciones y ajustar precios o costes a tiempo. Hacerlo a diario es más fácil si automatizas el control de ingresos y gastos.

¿En qué se diferencia la cuenta de resultados del balance de situación?

Aunque suelen confundirse, miden cosas distintas. La cuenta de pérdidas y ganancias analiza un periodo completo, mientras que el balance refleja la situación en un momento concreto. Esta tabla resume las diferencias principales:

Resumiendo: la cuenta de pérdidas y ganancias es la película del periodo (cómo has llegado al resultado) y el balance, la foto fija de un instante (qué tienes y qué debes).

¿Quién está obligado a presentar la cuenta de pérdidas y ganancias?

En España, todas las sociedades mercantiles deben elaborar la cuenta de pérdidas y ganancias y depositarla en el Registro Mercantil como parte de las cuentas anuales, sea cual sea su tamaño. El tamaño solo decide qué modelo usan, que verás en el siguiente apartado.

El calendario de las cuentas anuales es fijo: se formulan en los tres meses siguientes al cierre, se aprueban en junta dentro de los seis primeros meses y se depositan en el mes siguiente a la aprobación. Con cierre a 31 de diciembre, el depósito vence hacia finales de julio. Si no lo haces, te expones a sanciones y al cierre de la hoja registral de la sociedad.

El resultado de la cuenta es además el punto de partida del Impuesto sobre Sociedades: se traslada al modelo 200, donde se aplican los ajustes fiscales para calcular la base imponible.

Los autónomos en estimación directa no presentan una cuenta de pérdidas y ganancias formal en el Registro Mercantil, pero sí hacen un cálculo equivalente de ingresos menos gastos para su declaración de la renta, así que entender este documento también les resulta útil.

¿Cuál es la estructura de la cuenta de pérdidas y ganancias?

La estructura de la cuenta de pérdidas y ganancias depende del modelo que te corresponda. Todos siguen el mismo orden vertical, de las ventas al resultado final; lo que cambia es el nivel de detalle.

¿Qué modelo te corresponde?

Existen tres modelos de cuenta de pérdidas y ganancias (Pymes, abreviado y normal). La mayoría de pequeñas y medianas empresas usa el modelo de Pymes. Una empresa pasa de un modelo a otro cuando durante dos ejercicios seguidos supera al menos dos de estos límites:

El modelo de pymes es el del PGC de Pymes y es el que usa la mayoría de pequeñas empresas. Los límites del abreviado están en el artículo 258 de la Ley de Sociedades de Capital.

Partidas del modelo de pymes y cuentas que incluye

Este es el modelo de pymes con las cuentas que alimentan cada partida. Los gastos restan (en el modelo oficial aparecen entre paréntesis) y los subtotales van en mayúsculas:

Hay cuentas que generan dudas porque no van donde uno esperaría:

• La 706 (descuentos sobre ventas por pronto pago) no es un gasto: reduce la cifra de negocios.
• La 694 (deterioro de créditos por operaciones comerciales, es decir, clientes de dudoso cobro) va en otros gastos de explotación.
• Y la 678 (gastos excepcionales) va en otros resultados, dentro de la explotación.

El modelo abreviado es casi idéntico al de pymes. El normal desglosa más cada partida (ventas y prestaciones de servicios por separado, por ejemplo) y añade una línea para el resultado de las operaciones interrumpidas.

¿Cómo se elabora la cuenta de pérdidas y ganancias paso a paso?

Elaborar la cuenta de resultados es un proceso ordenado. Estos son los cinco pasos para construirla con precisión, desde los ingresos hasta el resultado final:

1. Cierra la contabilidad del periodo. Comprueba que los libros contables están al día y que has registrado amortizaciones, periodificaciones y la variación de existencias (los ajustes típicos del cierre contable).
2. Recopila las ventas e ingresos. Reúne todos los ingresos (ventas, prestación de servicios, dividendos) con el objetivo de saber de dónde proceden
3. Anota todos los gastos (personal, materias primas, alquileres, suministros, publicidad) para saber dónde se destina el dinero que sale.
4. Clasifica la información. Separa ingresos y gastos de explotación, ingresos y gastos financieros e impuestos sobre beneficios.
5. Calcula los resultados. Obtén el resultado de explotación, el financiero, el resultado antes de impuestos y el resultado neto del ejercicio.
6. Presenta el documento. Vuelca todo en el formato vertical oficial. Si el resultado es positivo, hay beneficio; si es negativo, el ejercicio cierra con pérdidas.

Ejemplo práctico de una cuenta de pérdidas y ganancias

Verlo con números lo aclara todo. Imagina una sociedad que a 31 de diciembre presenta los siguientes saldos en sus cuentas de ingresos y gastos:

La 610 tiene saldo acreedor porque las existencias finales superan a las iniciales. Ese aumento no es un ingreso aparte: se resta de las compras dentro de aprovisionamientos. Con esos saldos, la cuenta de pérdidas y ganancias quedaría así:

La lectura es directa: este negocio gana dinero con su actividad (resultado de explotación de 32.000 €), lo mejora con el resultado financiero y cierra con 27.000 € de beneficio neto una vez pagados los impuestos.

¿Cómo se interpretan los resultados de la cuenta de pérdidas y ganancias?

El resultado final dice si hay beneficio o pérdida, pero interpretar la cuenta es ir más allá y entender de dónde sale ese número. Estos son los indicadores clave que debes conocer:

• Margen bruto: ventas menos costes directos; un margen bruto alto indica que controlas bien los costes de producción.
• Gastos de explotación: los necesarios para funcionar que no se imputan directamente a las ventas (salarios, alquileres, suministros, marketing).
• EBITDA: resultado de explotación antes de amortizaciones y deterioros. Se acerca a lo que genera el negocio con su actividad y es el dato que suelen pedir los bancos para medir tu capacidad de devolver deuda.
• EBIT (resultado de explotación): beneficio antes de intereses e impuestos; mide la rentabilidad de la actividad al margen de cómo se financia la empresa.
• Resultado neto: lo que queda tras aplicar impuestos; es el indicador de rentabilidad más importante.

Estos indicadores dicen más si los expresas en porcentaje sobre las ventas, porque así puedes comparar ejercicios o compararte con empresas de tu sector aunque facturen distinto. Para interpretar la cuenta sin perderte, hazle estas tres preguntas a tus propios datos:

¿Qué margen me queda? Divide el resultado de explotación entre los ingresos: te dice si la actividad principal es rentable de verdad.

¿De dónde sale el beneficio? Si depende del resultado financiero o de ingresos extraordinarios, tu actividad real puede no ser tan sólida como parece.

¿Cómo evoluciona? Un dato aislado dice poco. Compara el mismo periodo de distintos años para ver si los gastos crecen más rápido que los ingresos.