No solo es necesario saber cómo llevar la contabilidad de una empresa, sino también interpretarla y esto se consigue a partir de las cuentas anuales. Estas son los informes que muestran la situación patrimonial y económica de la empresa, lo cual es de gran utilidad para:
Pues bien, la cuenta de pérdidas y ganancias es uno de los documentos que conforman las cuentas anuales (junto con el Balance de Situación y la Memoria) y en este artículo vamos a verla en detalle. Así que sigue leyendo y, cuando termines, tendrás muy claro qué es, cómo hacerla y cuál es su estructura. Además, veremos las funciones que cumple este documento, los beneficios que supone y en qué medida es obligatorio presentarlo para las empresas.
Pero antes de nada una cuestión terminológica: su nombre técnico es cuenta de pérdidas y ganancias y ese es el que aparece en el formulario oficial a presentar en el Registro Mercantil, pero coloquialmente también se la conoce como “cuenta de explotación”, “cuenta de resultados” o “balance de explotación” y son expresiones que se usan con frecuencia. Aquí también lo haremos. Así podrás ir entendiendo mejor qué es y cómo funciona uno de esos conceptos básicos de contabilidad que no hay que pasar por alto.
La cuenta de pérdidas y ganancias es un documento financiero fundamental para reflejar la situación económica de una empresa. En resumidas cuentas, muestra si la sociedad ha tenido pérdidas o beneficios durante un periodo en concreto. Incluye los ingresos y gastos del ejercicio y el resultado de la actividad durante un año fiscal, generalmente. Sin embargo, en los casos de constitución o disolución de la sociedad, así como modificación de la fecha de cierre del ejercicio social, puede realizarse en un período menor.
Se trata de un documento oficial y, como tal, su estructura es la que determina el plan contable. La veremos un poco más adelante, pero quédate con la idea de que en ella aparecen todas las cuentas que integran la contabilidad y que corresponden a los grupos 6 (compras y gastos) y 7 (ventas e ingresos) y, por supuesto, la diferencia entre ambas que es la que da lugar al resultado del ejercicio.
Los libros contables y cuentas anuales están muy relacionados, ya que al final de cada ejercicio contable se utilizan los datos de los libros contables. Por tanto, deben de estar al día para poder hacer frente a la obligación de presentar las cuentas de pérdidas y ganancias.
La cuenta de explotación desempeña un papel fundamental para las empresas. Por un lado, porque refleja el resultado económico obtenido, de manera que permite analizar la rentabilidad del negocio. Además, facilita la toma de decisiones y es clave para cumplir con las obligaciones que marca la ley.
Llevar una cuenta de pérdidas y ganancias aporta varios beneficios:
En resumen, la empresa tiene muchas razones de peso para presentar la cuenta de resultados. No solo es obligado por ley, sino muy útil para la propia rentabilidad y viabilidad del negocio. Al final, ayuda a optimizar el control de ingresos y gastos en el día a día.
Sí, en España actualmente es un trámite obligatorio, sea cual sea el tamaño y tipo de empresa. La forma de presentar la cuenta de pérdidas y ganancias depende del régimen fiscal al que esté sujeta la sociedad.
La cuenta de pérdidas y ganancias muestra la situación financiera de la empresa en un periodo determinado (un trimestre o un año fiscal). En cambio, el balance general es una fotografía de la situación, que se realiza en un momento concreto.
{{banner-contabilidad-1}}
La elaboración de este informe financiero es un proceso sistemático, y además complejo. Con todo, en general estos son los pasos a seguir:
Se deben identificar los ingresos y los gastos, incluyendo las ventas, los dividendos y cualquier otro ingreso, además de gastos de personal, de materias primas, logísticos y cualquier otro.
Una vez se tienen todos los datos, es momento de organizar tanto ingresos como gastos según diferentes tipos.
Se calcula el resultado de explotación, restando los gastos a los ingresos. También se calcula el impuesto de sociedades, y se obtiene el resultado final, después de pagar el IS.
Con toda la documentación, es el momento de presenta el informe en formato vertical, con todo el cúmulo de sumas y restas.
Existen tres tipos de cuentas anuales y, por tanto, tres tipos de cuenta de pérdidas y ganancias:
La empresa deberá elaborar un tipo y otro de balance de pérdidas y ganancias si durante dos ejercicios consecutivos reúne al menos dos circunstancias de las siguientes:
Modelo PymesModelo AbreviadoModelo NormalTotal activo< 2.850.000< 11.400.000RestoImporte neto cifra de negocio< 5.700.000< 22.800.000RestoNº medio de trabajadores< 50< 250Resto
La diferencia entre ellas es que la información aparece menos desglosada en la primera y con más detalle en cada una de las demás.
A continuación tienes la estructura de la cuenta de pérdidas y ganancias para Pymes, que es la más utilizada con diferencia.
También tienes las cuentas contables que incluye cada apartado, estando entre paréntesis las que van con signo negativo y con asterisco las que su signo puede ser positivo o negativo.
Nº CuentasPérdidas y ganancias PYMES700, 701, 702, 703, 704, 705, (706), (707), (708), (709)Importe neto de la cifra de negocios(6930), 71*, 7930Variación de existencias de produc tos terminados y en curso de fabricación73Trabajos realizados por la empresa para su activo(600), (601), (602), 606, (607), 608, 609, 61*, (6931), (6932), (6933), 7931, 7932, 7933Aprovisionamientos740,747,75Otros ingresos de explotación(64)Gastos de personal(62), (631), (634), 636, 639, (65), (694), (695), 794, 7954Otros gastos de explotación(68)Amortización del inmovilizado746Imputación de subvenciones de inmovilizado no financiero y otras.7951, 7952, 7955Exceso de provisiones(670), (671), (672), (690), (691), (692), 770, 771, 772, 790, 791, 792Deterioro y resultado por enajenaciones del inmovilizado
RESULTADO DE EXPLOTACIÓN (1 + 2 + 3 + 4 + 5 + 6 + 7 + 8 + 9 + 10 + 11)760, 761, 762, 769Ingresos financieros(660), (661), (662), (664), (665), (669)Gastos financieros(663), 763Variación de valor razonable en instrumentos financieros(668), 768Diferencias de cambio(666), (667), (673), (675), (696), (697), (698), (699), 766, 773, 775, 796, 797, 798, 799Deterioro y resultado por enajenaciones de instrumentos financieros
RESULTADO FINANCIERO (12 + 13 + 14 + 15 + 16)
RESULTADO ANTES DE IMPUESTOS (A + B)(6300)*, 6301*, (633), 638Impuesto sobre beneficios
C) RESULTADO DEL EJERCICIO (C + 17)
En la cuenta de pérdidas y ganancias aparecen 4 resultados diferentes:
Viene dado por la diferencia entre los ingresos y gastos del ejercicio pero sin incluir los de tipo financiero. Con ello, obtenemos el resultado obtenido con la actividad de la empresa. En otras palabras, se calcula lo que el negocio ha ganado o perdido al vender sus productos o servicios.
Agrupa los ingresos y gastos financieros (intereses, diferencias de cambio, etc.). Este dato refleja los resultados en términos financieros. Es clave para poder detectar áreas de mejora y poder tomar decisiones informadas en el futuro.
Es la suma de los anteriores: del resultado de explotación y del financiero. Su importe es el beneficio o la pérdida de la actividad sin contemplar el importe del impuesto de sociedades. De hecho es el que sirve de base para calcularlo.
Es el beneficio o la pérdida final y definitiva, porque este ya sí es después del impuesto de sociedades. A fin de cuentas, la empresa tendrá que pagar dicho impuesto de sociedades, y el resultado será lo que realmente ha ganado, después de todos los cálculos.
Con el ejemplo que tienes más adelante lo verás muy claramente.
Con el programa de contabilidad de Holded obtendrás la cuenta de explotación con solo pulsar una tecla, pero está bien que sepas hacer una a mano. Para eso es el siguiente ejemplo:
Los saldos de las cuentas de ingresos y gastos que presenta la sociedad a 31 de diciembre son las siguientes:
Cuenta contableSaldo deudorSaldo acreedor600 Compras50.000
640 Sueldos y salarios20.000
769 Otros ingresos financieros
10.000642 Seguridad social a cargo de la empresa6.000
610 Variación de existencias
3.000700 Ventas
100.000681 Amortización del inmovilizado material15.000
662 Intereses de deudas7.000
752 Ingresos por arrendamientos
40.000628 Suministros8.000
768 Diferencias positivas de cambio
1.000690 Pérdidas por deterioro del inmovilizado intangible12.000
630 Impuesto sobre beneficios9.000
Con estos datos, la cuenta de pérdidas y ganancias sería la siguiente:
Pérdidas y ganancias PYMES
Importe neto de la cifra de negocios100.000Variación de existencias de produc tos terminados y en curso de fabricación
Trabajos realizados por la empresa para su activo
Aprovisionamientos47.000Otros ingresos de explotación40.000Gastos de personal26.000Otros gastos de explotación8.000Amortización del inmovilizado15.000Imputación de subvenciones de inmovilizado no financiero y otras.
Exceso de provisiones
Deterioro y resultado por enajenaciones del inmovilizado12.000
RESULTADO DE EXPLOTACIÓN (1 + 2 + 3 + 4 + 5 + 6 + 7 + 8 + 9 + 10 + 11)32.000Ingresos financieros10.000Gastos financieros7.000Variación de valor razonable en instrumentos financieros
Diferencias de cambio1.000Deterioro y resultado por enajenaciones de instrumentos financieros
B) RESULTADO FINANCIERO (12 + 13 + 14 + 15 + 16)4.000C) RESULTADO ANTES DE IMPUESTOS (A + B)36.000Impuesto sobre beneficios9.000D) RESULTADO DEL EJERCICIO (C + 17)27.000
El resultado obtenido de la cuenta de explotación nos indica en gran medida si la empresa es solvente o no. Es una imagen que sirve para saber si hay pérdidas o beneficios, y por tanto, cómo está la salud financiera del negocio.
Al mismo tiempo, permite identificar áreas de mejora y fortalezas, para garantizar la viabilidad y el crecimiento en el futuro. Con la información más clara de la situación, se pueden tomar mejores decisiones estratégicas.
Hasta ahora hemos estado hablando de un informe, pero aquí nos referimos a una cuenta contable.Ambas están estrechamente relacionadas (y a continuación verás por qué) pero mientras la primera es un documento que se elabora a partir de los datos de la contabilidad, la segunda es una cuenta de las que se utilizan para hacer los asientos contables en el libro diario.Para que te sitúes, debes saber que el asiento de regularización es el que se realiza a la fecha del cierre del ejercicio (los mejores programas de contabilidad permiten hacerlo y deshacerlo tantas veces como se desee) y con el que:- Se cancelan todas las cuentas de ingresos y gastos (grupos 6 y 7 del plan contable).- Se determina el resultado de la actividad, que quedará reflejado en la cuenta 129 Pérdidas y ganancias.Justo eso es la 129: la cuenta contable que representa la pérdida o la ganancia conseguida con el desempeño de la actividad. Se utiliza en dos situaciones: primero a la hora de determinar ese resultado y segundo en el momento de distribuirlo según corresponda. Y su funcionamiento es el siguiente:1.- En el asiento de regularización:- Se carga (se anota en el debe) con abono a las cuentas de los grupos 6 y 7 que presentan saldo deudor.- Se abona (se anota en el haber) con cargo a las cuentas de los grupos 6 y 7 que presentan saldo acreedor.2.- A la hora de distribuir el resultado de la actividad:- Se cargará por los beneficios obtenidos con abono a la cuenta que corresponda según lo acordado en la Junta General (reservas, dividendos, ….)- Se abonará si se han obtenido pérdidas con cargo a la cuenta 121 Resultados negativos de ejercicios anteriores.
La cuenta 121 Resultados negativos de ejercicios anteriores refleja las pérdidas que la empresa ha venido generando en su negocio y tendrá saldo hasta que se cancele, por ejemplo, con beneficios, con reservas, con aportaciones de los socios, etc.Por eso su funcionamiento es el siguiente:- Se cargará por las pérdidas del ejercicio con abono a la cuenta 129 Pérdidas y ganancias.- Se abonará con cargo a la cuenta con la que se cancele parcial o totalmente con motivo del saneamiento de los resultados negativos que representa.
