La guía sobre cómo llevar la contabilidad de una empresa

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La contabilidad de una empresa es uno de esos aspectos que no pueden fallar. Por eso, contar con una serie de criterios y técnicas, así como la tecnología adecuada, puede marcar una gran diferencia. ¿Cómo llevar la contabilidad de una empresa de manera eficiente? Anota estas claves si quieres llevar a tu negocio a buen puerto.

Para llevar la contabilidad de una empresa, ten en cuenta las siguientes recomendaciones:

  • Haz un continuo seguimiento de todas las operaciones: pagos, cobros, etc.
  • Guarda tickets, facturas y cualquier justificante.
  • Comprueba de forma constante si las facturas emitidas y recibidas son correctas.
  • Realiza un registro diario de los asientos contables de forma ordenada y consistente.
  • Haz una correcta conciliación bancaria.
  • Presenta el Libro Diario y las Cuentas Anuales como corresponde en el Registro Mercantil.
  • Realiza las comunicaciones exigidas a la Agencia Tributaria, cumpliendo siempre los plazos y todas las obligaciones fiscales.
  • Mantente informado y al día de las novedades en materia legal y fiscal que podrían afectar a tu empresa.
  • Haz el depósito correspondiente de las Cuentas Anuales

Debes asegurarte de cumplirlo todo, para que tu contabilidad empresarial sea una imagen fiel de tu empresa. Así podrás hacer cálculos y previsiones de futuro, y también te asegurarás de que puedes pasar una inspección con éxito.

Tanto si has comenzado un negocio recientemente, como si llevas años con tu empresa, es posible que necesites definir en estos momentos cómo llevar la contabilidad. 

Tal vez sea porque detectaste fallos en tu sistema actual, o porque quieres asegurarte de hacer todo correctamente.

Sea cual sea tu caso, estas claves te ayudarán, para que tu negocio pueda prosperar, se vuelva cada vez más rentable y productivo, y cumpla con la legalidad vigente. En esta guía, explicaremos cada una en detalle ¡Empecemos!

¿Qué operaciones deberás contabilizar?

Para que no pases por alto ninguna de las actividades que deben quedar bien registradas, aquí tienes una lista:

  • Todas las compras que se realizan a nombre de la empresa
  • Dietas, transporte y cualquier gasto del personal
  • Ventas e ingresos de la sociedad
  • Sueldos y seguridad social
  • Movimientos bancarios
  • Bienes de inversión
  • Si hay concesiones de subvenciones de algún tipo 
  • Liquidaciones de impuestos: IVA, impuesto de sociedades y demás
  • Cualquier movimiento bancario en las cuentas de la empresa
  • Movimientos de efectivo
  • Entregas o recepciones de pagarés u otros

Más allá de seguir estos pasos, ten en cuenta que no podrás aprender a gestionar la contabilidad en unos minutos. Lo mejor es que contrates a alguien con experiencia, y que te apoyes en un software especialmente diseñado para ello.

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Conceptos para llevar la contabilidad de tu empresa

Aquí tienes algunos conceptos que deberás tener en cuenta y conocer bien, en caso de que quieras llevar la contabilidad de una empresa de manera profesional.

Debe y haber

Se trata de los dos grandes conceptos dentro de las cuentas contables. En la columna del debe van todos los gastos y el valor del haber aumenta con los ingresos.

Libros de Contabilidad

Son el libro diario, los libros principales y mayores, y los libros de inventarios y balances, además de los libros auxiliares.

Balance de situación

Es el estado de la situación patrimonial de una empresa, es decir, un informe financiero contable que es el reflejo de la situación a nivel económico.

Asientos contables

Se trata de los registros que se anotan en la contabilidad, para dejar constancia de todos los movimientos económicos y operaciones empresariales.

Cierre contable

Hace referencia al momento en que se deja de hacer registro de la actividad económica de la empresa, cuando se analizan los datos obtenidos.

Programa para llevar contabilidad
Programa de Contabilidad de Holded

Recomendaciones para llevar la contabilidad de tu empresa

Ten en cuenta las siguientes medidas idóneas para evitar que lleves algo tan crucial como la contabilidad de un negocio con reuniones improductivas, un Excel y muchas prisas de última hora:

  • Crea protocolos claros y define todos los procesos con el máximo detalle
  • Utiliza la tecnología para automatizar y crear un sistema de trabajo
  • Elige un software adecuado: completo, intuitivo y acorde con tus necesidades
  • Cuenta con un contable competente y en mejora constante
  • Audita tus cuentas de manera periódica para evitar problemas
  • Registra continuamente los asientos contables, operaciones y justificantes.
  • Revisa la facturación para evitar errores administrativos.
  • Haz la conciliación bancaria, presenta la documentación y realiza las comunicaciones exigidas en sus plazos.
Como llevar la contabilidad

Crea protocolos y procesos claros

Muchas empresas, especialmente las pequeñas, pueden caer en el error de improvisar en este tipo de tareas. El problema de ir sobre la marcha y de correr el último día de plazo de la Agencia Tributaria es que puede haber fallos, duplicados o muchos otros problemas.

Las operaciones económicas del negocio deben contar con procesos claros y bien definidos. Esto implica dedicar tiempo a ello, pues aunque parezcan horas perdidas, pueden ahorrar mucho tiempo y dinero futuro.

La mejor forma de llevar bien la contabilidad es definir cada proceso con todo lujo de detalles. Además, la tecnología es una gran aliada para definir procesos claros.

¿Por qué vale la pena que no hagas todo con papeles o con hojas de Excel? Aquí tienes razones de peso para que inviertas en tecnología para mejorar en la cual  llevas la contabilidad de tu empresa:

  • Facilita el trabajo
  • Mejora la productividad
  • Reduce errores humanos
  • Ayuda a tener toda la información ordenada, accesible y centralizada
  • Permite que la empresa dependa menos del personal

Este último punto es clave, porque si no tienes los protocolos bien definidos ni cuentas con tecnología que automatice todo, ¿qué pasa si tus contables se ponen enfermos o tienes que cambiar al personal? Un área tan crítica del negocio no puede hacerse de manera improvisada sin una metodología rigurosa. 

Esto no significa que no puedas ser flexible dentro de unos criterios, pues cada cual tiene sus preferencias y formas de trabajar que le resultan más cómodas. El reto es encontrar el equilibrio entre mantener un orden coherente y coordinado, dejando un cierto margen para los estilos de trabajo de la persona que se ocupe de ello.

Elige el software adecuado para llevar la contabilidad de tu empresa

A día de hoy tenemos la suerte de contar con programas de contabilidad que nos permiten manejar todo el tema de manera fácil y organizada. 

Los programas informáticos ya no son algo reservado para las grandes corporaciones, porque existe software de este tipo para pequeñas y medianas empresas.

Lo importante es que puedas automatizar los procesos al máximo. Así podrás evitar errores innecesarios, mejorar la productividad de la empresa y revisar la situación financiera del negocio de manera regular.

Por ejemplo, tal vez hayas recibido una factura sin retención de IRPF por parte de un autónomo al que has contratado para un trabajo. Si tienes todo organizado, protocolizado e introducido en un programa de facturación, será más fácil que este tipo de errores no se te escapen. Así podrás pedirle al proveedor que haga la factura de nuevo y corrija este error. 

¿Qué debe tener un programa contable?

A la hora de escoger una solución para tu empresa, asegúrate de que cuente con estas opciones:

  • Fácil acceso a todos los movimientos de la empresa: facturas, cobros, transferencias y demás.
  • Conciliación bancaria automatizada, masiva e intuitiva.
  • Panel detallado sobre el estado financiero del negocio en tiempo real.
  • Consulta en cualquier momento de gastos e ingresos
  • Integración con las principales plataformas
  • Posibilidad de contar con más de un usuario y diferentes niveles de permisos
  • Flexibilidad para personalizar tu actividad contable
  • Que sea en la nube, accesible desde cualquier lugar y dispositivo para favorecer el teletrabajo

Ten en cuenta estos puntos antes de elegir el software de gestión de la contabilidad de tu negocio, y valora también que el programa tenga más módulos.

Si no te quieres limitar a implementar una solución de contabilidad, lo mejor será que optes por un programa ERP. Así podrás resolver de una sola vez todas las necesidades tecnológicas para gestionar tu empresa, incluyendo lo que necesitas para automatizar y coordinar todos los departamentos.

Forma a tu equipo

Hay que tener en cuenta que dependiendo del volumen de tu empresa es posible que tengas la contabilidad como actividad interna o bien subcontratada. 

Si cuentas con personal en la empresa que se ocupa del tema, es fundamental que sea competente, y también que esté formado. Es cierto que ‘cada maestrillo tiene su librillo’, pero hay ciertos criterios que no son opinables, sobre todo en lo que se refiere a cumplir la normativa, plazos y demás.

Audita tus cuentas de manera periódica

Errar es humano, y por mucho que tengas al contable más competente del mundo y la mejor tecnología para llevar la contabilidad, puede haber fallos de vez en cuando. 

Por eso es importante que de manera periódica, por ejemplo una vez al semestre o al año, revises todo para ver que estás al día y en orden. Además, es la mejor forma de poder detectar fugas y oportunidades financieras para mejorar los resultados del negocio.

Conclusión

Como ves, son muchos los aspectos a considerar antes de decidir como llevar la contabilidad de una empresa. No es una ciencia exacta, ni tampoco es lo más difícil del mundo, pero sin duda requiere una metodología clara y contar con las herramientas adecuadas.

Ahora ya sabes la teoría, es el momento de ponerse manos a la obra y empezar a registrar tus operaciones, elegir el programa informático que te conviene y a trabajar. ¡Mucha suerte con tu negocio!

Si quieres comenzar a llevar la contabilidad de tu empresa o PYME, puedes hacer una prueba gratuita con Holded.

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