Guía para aprender a llevar la contabilidad de una empresa: paso a paso

Descubre las claves para llevar la contabilidad de tu empresa de manera eficiente y evitar errores. Sigue estos consejos para registrar operaciones y automatizar procesos.

¿Qué es la contabilidad empresarial y por qué es importante?

Llevar la contabilidad de una empresa es uno de esos aspectos que no pueden fallar. Por eso, contar con una serie de criterios y técnicas, así como la tecnología adecuada, puede marcar una gran diferencia. ¿Cómo llevar la contabilidad de una empresa de manera eficiente? Anota estas claves si quieres llevar a tu negocio a buen puerto.

¿Para qué sirve la contabilidad empresarial?

En primer lugar, se trata de una obligación legal que garantiza la viabilidad de la empresa, evitando importantes sanciones. Registrar las operaciones financieras y pagar impuestos no es solo un requisito legal, sino que tiene diversos beneficios. 

Ventajas de llevar al día la contabilidad de una empresa:

• Obtienes una visión clara de tu situación financiera
• Puedes tomar decisiones más estratégicas para el futuro
• Es una forma de controlar el inventario y los activos
• Permite evaluar el desempeño financiero del negocio
• Facilita que se conceda financiación a la empresa
• Ayuda a mejorar la propia gestión interna

En definitiva, la contabilidad es una herramienta clave dentro de la gestión empresarial. No solo es obligatoria por ley, sino que además es crucial para la solvencia y el éxito de cualquier negocio.

Importancia de la contabilidad empresarial para el mercado

La contabilidad tiene una gran relevancia para las empresas y el mercado en general. Más allá de los beneficios prácticos del propio negocio, afecta a toda la sociedad. Por un lado, protege los derechos de los distintos actores vinculados a las empresas. Esto incluye a accionistas y acreedores, pero también a los propios empleados y a los clientes.

Por otra parte, que las empresas cumplan sus obligaciones contables contribuye a la transparencia del mercado. Esto facilita que se detecten fraudes y malas prácticas, promueve la competencia justa y fortalece la propia confianza en el mercado.

Toda la sociedad se beneficia de ello, ya que es indispensable que el mercado sea transparente y confiable para un crecimiento económico sostenible.

¿Cómo llevar la contabilidad de tu empresa? Paso a paso

¿Qué operaciones se deben contabilizar?

Para que no pases por alto ninguna de las actividades que deben quedar bien registradas, aquí tienes una lista:

• Todas las compras que se realizan a nombre de la empresa
• Dietas, transporte y cualquier gasto del personal
• Ventas e ingresos de la sociedad
• Sueldos y seguridad social
• Movimientos bancarios
• Bienes de inversión
• Si hay concesiones de subvenciones de algún tipo 
• Liquidaciones de impuestos: IVA, impuesto de sociedades y demás
• Cualquier movimiento bancario en las cuentas de la empresa
• Movimientos de efectivo
• Entregas o recepciones de pagarés u otros

Más allá de seguir estos pasos, ten en cuenta que no podrás aprender a llevar la contabilidad en unos minutos. Lo mejor es que contrates a alguien con experiencia, y que te apoyes en un software especialmente diseñado para ello.

Conceptos esenciales para la contabilidad empresarial

Aquí tienes algunos conceptos que deberás tener en cuenta y conocer bien, en caso de que quieras llevar la contabilidad de una empresa de manera profesional.

Debe y haber

Se trata de los dos grandes conceptos dentro de las cuentas contables. En la columna del debe van todos los gastos y el valor del haber aumenta con los ingresos.

Libros de Contabilidad

Son el libro diario, los libros principales y mayores, y los libros de inventarios y balances, además de los libros auxiliares.

Balance de situación

El balance de situación es el estado de la situación patrimonial de una empresa, es decir, un informe financiero contable que es el reflejo de la situación a nivel económico.

Asientos contables

Se trata de los registros que se anotan en la contabilidad, para dejar constancia de todos los movimientos económicos y operaciones empresariales.

Cierre contable

Hace referencia al momento en que se deja de hacer registro de la actividad económica de la empresa, cuando se analizan los datos obtenidos.

¿Cómo recopilar la información necesaria para los procesos contables?

Llevar un registro detallado de las actividades financieras de la empresa es fundamental. Esto implica integrar procesos de control de documentos comerciales como:

• Facturas
• Recibos
• Extractos bancarios
• Estados de cuenta

Además, también se deben documentar registros internos del negocio, como:

• Inventarios
• Nóminas de empleados
• Registros de activos fijos

La recopilación de toda esta información se puede realizar manualmente o mediante una herramienta especializada. Lo más recomendable es contar con soluciones específicas. Para ello, conviene asegurarse de que el programa escogido se integre con otras soluciones.

Automatizando procesos y con la ayuda de una solución digital adaptada, las empresas pueden notar grandes beneficios al llevar un buen registro contable.

¿Cómo hacer asientos contables?

Las empresas deben llevar un registro de las transacciones económicas que realizan a diario. En esto consisten los asientos contables, que deben realizarse con la siguiente información:

• Fecha de la transacción
• Cuenta afectada por la operación
• Breve descripción
• El importe registrado en el lado debe de la cuenta
• El importe que se registra en el lado del haber 

Además, se debe determinar qué tipo de transacción se ha realizado: compra, venta, gasto, transferencia, etc.

Una vez dicho esto, es fundamental contar con un asesor especializado para asegurarse de realizar correctamente estos procesos. Cada caso es único y la contabilidad es un tema complejo que la empresa debe tratar con esmero.

¿Cómo cumplir con las obligaciones fiscales?

Las obligaciones tributarias de las empresas pasan por presentar en la AEAT las declaraciones correspondientes y pagar los impuestos. Además, es fundamental llevar un buen registro de todo.

Las empresas deben registrar sus transacciones, presentar las declaraciones pertinentes y demostrar su cumplimiento fiscal. En este sentido, hay una serie de buenas prácticas que pueden ayudar:

• Usar un software de contabilidad para facilitar el proceso
• Conservar la documentación contable 
• Mantenerse informado sobre novedades fiscales
• Contratar a un asesor fiscal profesional, externo o interno

Todo ello es clave para poder estar al día en materia fiscal, evitando así posibles sanciones y mejorando la toma de decisiones financieras de la empresa.

Recomendaciones para llevar la contabilidad de tu empresa

Para llevar la contabilidad de una empresa, estas son las principales buenas prácticas para cumplir la ley:

• Haz un continuo seguimiento de todas las operaciones: pagos, cobros, etc.
• Guarda tickets, facturas y cualquier justificante
• Comprueba de forma constante si las facturas emitidas y recibidas son correctas
• Realiza un registro diario de los asientos contables de forma ordenada y consistente
• Haz la conciliación bancaria, presenta la documentación y realiza las comunicaciones exigidas en sus plazos.
• Presenta el Libro Diario y las Cuentas Anuales como corresponde en el Registro Mercantil
• Realiza las comunicaciones exigidas a la Agencia Tributaria, cumpliendo siempre los plazos y todas las obligaciones fiscales
• Mantente informado y al día de las novedades en materia legal y fiscal que podrían afectar a tu empresa
• Haz el depósito correspondiente de las Cuentas Anuales

Debes asegurarte de cumplirlo todo, para que tu contabilidad empresarial sea una imagen fiel de tu empresa. Así podrás hacer cálculos y previsiones de futuro, y también te asegurarás de que puedes pasar una inspección con éxito.

Tanto si has comenzado un negocio recientemente, como si llevas años con tu empresa, es posible que necesites definir en estos momentos cómo llevar la contabilidad. 

Tal vez sea porque detectaste fallos en tu sistema actual, o porque quieres asegurarte de hacer todo correctamente.

Sea cual sea tu caso, estas claves te ayudarán, para que tu negocio pueda prosperar, se vuelva cada vez más rentable y productivo, y cumpla con la legalidad vigente.

Además de las acciones mencionadas, ten en cuenta las siguientes medidas idóneas para evitar problemas. Protégete contra reuniones improductivas o las prisas de última hora:

• Crea protocolos claros y define todos los procesos con el máximo detalle
• Utiliza la tecnología para automatizar y crear un sistema de trabajo
• Di adiós al Excel e implementa soluciones óptimas para tu negocio
• Elige un software adecuado: completo, intuitivo y acorde con tus necesidades
• Cuenta con un contable competente y en mejora constante
• Audita tus cuentas de manera periódica para evitar problemas
• Registra continuamente los asientos contables, operaciones y justificantes.
• Revisa la facturación para evitar errores administrativos.

Crea protocolos y procesos claros

Muchas empresas, especialmente las pequeñas, pueden caer en el error de improvisar en este tipo de tareas. El problema de ir sobre la marcha y de correr el último día de plazo de la Agencia Tributaria es que puede haber fallos, duplicados o muchos otros problemas.

Las operaciones económicas del negocio deben contar con procesos claros y bien definidos. Esto implica dedicar tiempo a ello, pues aunque parezcan horas perdidas, pueden ahorrar mucho tiempo y dinero futuro.

La mejor forma de llevar bien la contabilidad es definir cada proceso con todo lujo de detalles. Además, la tecnología es una gran aliada para definir procesos claros.

¿Por qué vale la pena que no hagas todo con papeles o con hojas de Excel? Aquí tienes razones de peso para que inviertas en tecnología para mejorar en la cual  llevas la contabilidad de tu empresa:

• Facilita el trabajo
• Mejora la productividad
• Reduce errores humanos
• Ayuda a tener toda la información ordenada, accesible y centralizada
• Permite que la empresa dependa menos del personal

Este último punto es clave, porque si no tienes los protocolos bien definidos ni cuentas con tecnología que automatice todo, ¿qué pasa si tus contables se ponen enfermos o tienes que cambiar al personal? Un área tan crítica del negocio no puede hacerse de manera improvisada sin una metodología rigurosa. 

Esto no significa que no puedas ser flexible dentro de unos criterios, pues cada cual tiene sus preferencias y formas de trabajar que le resultan más cómodas. El reto es encontrar el equilibrio entre mantener un orden coherente y coordinado, dejando un cierto margen para los estilos de trabajo de la persona que se ocupe de ello.

Utiliza un software adecuado para llevar la contabilidad de tu empresa

A día de hoy tenemos la suerte de contar con programas de contabilidad que nos permiten manejar todo el tema de manera fácil y organizada. 

Los programas informáticos ya no son algo reservado para las grandes corporaciones, porque existe software de este tipo para pequeñas y medianas empresas.

Lo importante es que puedas automatizar los procesos al máximo. Así podrás evitar errores innecesarios, mejorar la productividad de la empresa y revisar la situación financiera del negocio de manera regular.

Por ejemplo, tal vez hayas recibido una factura sin retención de IRPF por parte de un autónomo al que has contratado para un trabajo. Si tienes todo organizado, protocolizado e introducido en un programa de facturación, será más fácil que este tipo de errores no se te escapen. Así podrás pedirle al proveedor que haga la factura de nuevo y corrija este error. 

¿Qué debe tener un programa contable?

A la hora de escoger una solución para tu empresa, asegúrate de que cuente con estas opciones:

• Fácil acceso a todos los movimientos de la empresa: facturas, cobros, transferencias y demás.
• Conciliación bancaria automatizada, masiva e intuitiva.
• Panel detallado sobre el estado financiero del negocio en tiempo real.
• Consulta en cualquier momento de gastos e ingresos
• Integración con las principales plataformas
• Posibilidad de contar con más de un usuario y diferentes niveles de permisos
• Flexibilidad para personalizar tu actividad contable
• Que sea en la nube, accesible desde cualquier lugar y dispositivo para favorecer el teletrabajo

Ten en cuenta estos puntos antes de elegir el software de gestión de la contabilidad de tu negocio, y valora también que el programa tenga más módulos.

Si no te quieres limitar a implementar una solución de contabilidad, lo mejor será que optes por un programa ERP. Así podrás resolver de una sola vez todas las necesidades tecnológicas para gestionar tu empresa, incluyendo lo que necesitas para automatizar y coordinar todos los departamentos.

Mantén en constante formación a tu equipo 

Hay que tener en cuenta que dependiendo del volumen de tu empresa es posible que tengas la contabilidad como actividad interna o bien subcontratada. 

Si cuentas con personal en la empresa que se ocupa del tema, es fundamental que sea competente, y también que esté formado. Es cierto que ‘cada maestrillo tiene su librillo’, pero hay ciertos criterios que no son opinables, sobre todo en lo que se refiere a cumplir la normativa, plazos y demás.

Audita tus cuentas de manera periódica

Errar es humano, y por mucho que tengas al contable más competente del mundo y la mejor tecnología para llevar la contabilidad, puede haber fallos de vez en cuando. 

Por eso es importante que de manera periódica, por ejemplo una vez al semestre o al año, revises todo para ver que estás al día y en orden. Además, es la mejor forma de poder detectar fugas y oportunidades financieras para mejorar los resultados del negocio. Con esto podrías evitar transacciones erróneas o gastos de más, entre otros muchos problemas derivados de errores en la contabilidad de un negocio.

Conclusión

Como ves, son muchos los aspectos a considerar antes de decidir como llevar la contabilidad de una empresa. No es una ciencia exacta, ni tampoco es lo más difícil del mundo, pero sin duda requiere una metodología clara y contar con las herramientas adecuadas.

Ahora ya sabes la teoría, es el momento de ponerse manos a la obra y empezar a registrar tus operaciones, elegir el programa informático que te conviene y a trabajar. ¡Mucha suerte con tu negocio!

Si quieres comenzar a llevar la contabilidad de tu empresa, puedes hacer una prueba gratuita con Holded.

Preguntas frecuentes

Anota a continuación algunas respuestas a preguntas frecuentes, para poder operar con confianza en tu día a día.