Domina las claves de la contabilidad empresarial sin complicaciones. Una guía práctica y paso a paso diseñada para autónomos y pymes que gestionan sus finanzas.
Gestionar la contabilidad es una de las tareas más críticas y, a menudo, complejas para un autónomo o una pequeña empresa. La falta de tiempo, el miedo a cometer errores o simplemente no saber por dónde empezar pueden convertir el día a día fiscal en una fuente de estrés y riesgos innecesarios.
Entender los conceptos básicos y establecer un proceso claro y metódico no es solo una obligación legal, es la herramienta más poderosa para conocer la salud real de tu negocio y tomar decisiones con confianza.
Este artículo te explicaremos, paso a paso, cómo organizar tus documentos, registrar tus operaciones, cumplir con tus obligaciones y analizar los resultados para que transformes tu contabilidad de un quebradero de cabeza en el pilar sobre el que construir un negocio más ordenado, eficiente y preparado para crecer.
La contabilidad empresarial es el proceso por el que se organiza, mide y analiza toda la actividad económica de una empresa, con el objetivo de conocer en tiempo real su salud financiera, cumplir con las obligaciones fiscales y tomar decisiones basadas en datos sólidos y con confianza.
La contabilidad de las empresas se basa en tres componentes clave: por un lado, el activo, es decir, los bienes y recursos de la empresa (el efectivo del que dispone, el inventario, las cuentas pendientes de cobrar…) y, por otro, el pasivo o el conjunto de deudas y obligaciones del negocio (los préstamos, los pagos que hay que realizar a los proveedores, etc.).
La diferencia entre uno y otro es el patrimonio neto de la empresa, que incluye no solo las ganancias acumuladas en el ejercicio, sino también las aportaciones de los socios, y constituye la participación de los propietarios de la empresa.
El Plan General Contable, la norma por la que se rigen en España las empresas para realizar su contabilidad, establece ciertos principios de obligado cumplimiento para la presentación de las cuentas anuales:
Llevar la contabilidad de una empresa es uno de esos aspectos que no pueden fallar. Por eso, contar con una serie de criterios y técnicas, así como la tecnología adecuada, puede marcar una gran diferencia.
En primer lugar, se trata de una obligación legal que garantiza la viabilidad de la empresa, evitando importantes sanciones. Registrar las operaciones financieras y pagar impuestos no es solo un requisito legal, sino que tiene diversos beneficios.
En primer lugar, traduce tu actividad en datos (ventas, gastos, cobros) de forma ordenada, creando una historia fiel y cronológica de tu empresa. Además, pone orden en tu caja, ya que te permite controlar y supervisar el flujo de dinero, para que siempre sepas de dónde viene y a dónde va, gestionando costes y liquidez al momento.
Esto te permite conseguir la foto completa y sintetizar toda esa información en informes claros (como el balance o la cuenta de resultados) que revelan, de un vistazo, la salud real y la rentabilidad de tu negocio y te cubre las las espaldas, ya que automatiza y asegura el cumplimiento de tus obligaciones fiscales, preparando y presentando las declaraciones necesarias con precisión y sin sobresaltos.
Gracias a esto, llevar al día tu contabilidad te proporciona la base de datos sólida que necesitas para planificar el futuro, anticipar escenarios y asignar tus recursos de la forma más eficiente y te ayuda a construir credibilidad y generar transparencia y confianza ante socios, inversores o entidades financieras, mostrando la solidez y profesionalidad de tu gestión.
La contabilidad tiene una gran relevancia para las empresas y el mercado en general. Más allá de los beneficios prácticos del propio negocio, afecta a toda la sociedad. Por un lado, protege los derechos de los distintos actores vinculados a las empresas. Esto incluye a accionistas y acreedores, pero también a los propios empleados y a los clientes.
Por otra parte, que las empresas cumplan sus obligaciones contables contribuye a la transparencia del mercado. Esto facilita que se detecten fraudes y malas prácticas, promueve la competencia justa y fortalece la propia confianza en el mercado.
Toda la sociedad se beneficia de ello, ya que es indispensable que el mercado sea transparente y confiable para un crecimiento económico sostenible.
La ley exige que toda empresa mantenga ciertos libros contables que reflejen fielmente su realidad económica. Estos libros son el soporte oficial de tu actividad y debes tenerlos a disposición de la Agencia Tributaria y presentarlos periódicamente en el Registro Mercantil.
El primero que debes tener es el libro diario, que constituye el registro cronológico de todas las operaciones de la empresa, día a día. Cada anotación es un asiento contable que sigue el principio de partida doble (debe y haber). Es la bitácora diaria de tu negocio.
Además, tu empresa debe contar con un libro de inventarios, que incluye todos los bienes, derechos y obligaciones de la empresa al comenzar la actividad, los balances de comprobación trimestrales y el inventario definitivo a cierre de ejercicio.
Dominar la contabilidad de tu negocio puede parecer abrumador, pero con una guía clara se convierte en una tarea sistemática y manejable. La clave reside en establecer un proceso ordenado, paso a paso, que te permita mantener el control financiero sin perder tiempo ni asumir riesgos. En los siguientes puntos te explicamos el flujo de trabajo esencial paso a paso.
Para que no pases por alto ninguna de las actividades que deben quedar bien registradas, aquí tienes una lista:
Más allá de seguir estos pasos, ten en cuenta que no podrás aprender a llevar la contabilidad en unos minutos. Lo mejor es que contrates a alguien con experiencia, y que te apoyes en un software especialmente diseñado para ello.
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Aquí tienes algunos conceptos que deberás tener en cuenta y conocer bien, en caso de que quieras llevar la contabilidad de una empresa de manera profesional.
Se trata de los dos grandes conceptos dentro de las cuentas contables. En la columna del debe van todos los gastos y el valor del haber aumenta con los ingresos.
Son el libro diario, los libros principales y mayores, y los libros de inventarios y balances, además de los libros auxiliares.
El balance de situación es el estado de la situación patrimonial de una empresa, es decir, un informe financiero contable que es el reflejo de la situación a nivel económico.
Se trata de los registros que se anotan en la contabilidad, para dejar constancia de todos los movimientos económicos y operaciones empresariales.
Hace referencia al momento en que se deja de hacer registro de la actividad económica de la empresa, cuando se analizan los datos obtenidos.
Llevar un registro detallado de las actividades financieras de la empresa es fundamental. Esto implica integrar procesos de control de documentos comerciales como facturas, recibos, extractos bancarios o estados de cuenta, entre otros.
Además, también se deben documentar registros internos del negocio, como los inventarios, las nóminas de empleados y los registros de activos fijos.
La recopilación de toda esta información se puede realizar manualmente o mediante una herramienta especializada. Lo más recomendable es contar con soluciones específicas. Para ello, conviene asegurarse de que el programa escogido se integre con otras soluciones.
Automatizando procesos y con la ayuda de una solución digital adaptada, las empresas pueden notar grandes beneficios al llevar un buen registro contable.
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Las empresas deben llevar un registro de las transacciones económicas que realizan a diario. En esto consisten los asientos contables, que deben realizarse con la siguiente información:
Además, se debe determinar qué tipo de transacción se ha realizado: compra, venta, gasto, transferencia, etc.
Una vez dicho esto, es fundamental contar con un asesor especializado para asegurarse de realizar correctamente estos procesos. Cada caso es único y la contabilidad es un tema complejo que la empresa debe tratar con esmero.
Las obligaciones tributarias de las empresas pasan por presentar en la AEAT las declaraciones correspondientes y pagar los impuestos. Además, es fundamental llevar un buen registro de todo.
Las empresas deben registrar sus transacciones, presentar las declaraciones pertinentes y demostrar su cumplimiento fiscal. En este sentido, hay una serie de buenas prácticas que pueden ayudar:
Todo ello es clave para poder estar al día en materia fiscal, evitando así posibles sanciones y mejorando la toma de decisiones financieras de la empresa.
Todas las empresas españolas tienen la obligación legal, no solo de llevar una contabilidad ordenada, sino también de presentar o depositar parte de esta documentación en organismos oficiales, principalmente en el Registro Mercantil y ante la Agencia Tributaria.
La presentación de las declaraciones y liquidaciones periódicas de impuestos (tanto las trimestrales como las anuales) facilitan a la Agencia Tributaria la información contable sobre tu empresa. Además, Hacienda puede exigir en cualquier momento la presentación de tus libros contables y debes responder dentro del plazo estipulado.
Además, y de forma anual, todas las empresas (excepto algunos autónomos exentos) deben depositar sus cuentas en el Registro Mercantil, incluyendo el Balance, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, la Memoria y otros anexos. Esta información es pública, por lo que cualquier banco o potencial inversor podrá consultarla si lo solicita.
Implementar ciertos principios fundamentales contribuye a dar solidez y claridad a la gestión económica de tu negocio desde el primer día.
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Para blindar la gestión contable de tu empresa, adopta un enfoque proactivo y sistemático. Esto implica crear protocolos detallados para todos los procesos, desde la facturación hasta el registro de operaciones y apostar por la automatización tecnológica.
Di adiós a herramientas limitadas, como Excel, e implementa un software integral e intuitivo, pero no obvies la importancia del apoyo de un profesional contable competente. Con estas medidas no solo evitas errores y problemas administrativos de última hora, sino que transformas la contabilidad en una herramienta estratégica y eficiente.
Debes asegurarte de cumplirlo todo, para que tu contabilidad empresarial sea una imagen fiel de tu empresa. Así podrás hacer cálculos y previsiones de futuro, y también te asegurarás de que puedes pasar una inspección con éxito.
Muchas empresas, especialmente las pequeñas, pueden caer en el error de improvisar en este tipo de tareas. El problema de ir sobre la marcha y de correr el último día de plazo de la Agencia Tributaria es que puede haber fallos, duplicados o muchos otros problemas.
Las operaciones económicas del negocio deben contar con procesos claros y bien definidos. Esto implica dedicar tiempo a ello, pues aunque parezcan horas perdidas, pueden ahorrar mucho tiempo y dinero futuro.
La mejor forma de llevar bien la contabilidad es definir cada proceso con todo lujo de detalles porque si no tienes los protocolos bien definidos ni cuentas con tecnología que automatice todo, ¿qué pasa si tus contables se ponen enfermos o tienes que cambiar al personal? Un área tan crítica del negocio no puede hacerse de manera improvisada sin una metodología rigurosa.
Además, la tecnología es una gran aliada para definir procesos claros: invertir en un software para mejorar la gestión de la contabilidad no solo facilita tu trabajo y mejora la productividad, sino que reduce errores humanos y ayuda a tener toda la información ordenada, accesible y centralizada.
A día de hoy tenemos la suerte de contar con programas de contabilidad que nos permiten manejar todo el tema de manera fácil y organizada.
Los programas informáticos ya no son algo reservado para las grandes corporaciones, porque existe software de este tipo para pequeñas y medianas empresas.
Lo importante es que puedas automatizar los procesos al máximo. Así podrás evitar errores innecesarios, mejorar la productividad de la empresa y revisar la situación financiera del negocio de manera regular.
Por ejemplo, tal vez hayas recibido una factura sin retención de IRPF por parte de un autónomo al que has contratado para un trabajo. Si tienes todo organizado, protocolizado e introducido en un programa de facturación, será más fácil que este tipo de errores no se te escapen. Así podrás pedirle al proveedor que haga la factura de nuevo y corrija este error.
A la hora de escoger una solución para tu empresa, asegúrate de que cuente con estas opciones:
Ten en cuenta estos puntos antes de elegir el software de gestión de la contabilidad de tu negocio, y valora también que el programa tenga más módulos.
Si no te quieres limitar a implementar una solución de contabilidad, lo mejor será que optes por un programa ERP. Así podrás resolver de una sola vez todas las necesidades tecnológicas para gestionar tu empresa, incluyendo lo que necesitas para automatizar y coordinar todos los departamentos.
Hay que tener en cuenta que dependiendo del volumen de tu empresa es posible que tengas la contabilidad como actividad interna o bien subcontratada.
Si cuentas con personal en la empresa que se ocupa del tema, es fundamental que sea competente, y también que esté formado. Es cierto que 'cada maestrillo tiene su librillo', pero hay ciertos criterios que no son opinables, sobre todo en lo que se refiere a cumplir la normativa, plazos y demás.
Errar es humano, y por mucho que tengas al contable más competente del mundo y la mejor tecnología para llevar la contabilidad, puede haber fallos de vez en cuando.
Por eso es importante que de manera periódica, por ejemplo una vez al semestre o al año, revises todo para ver que estás al día y en orden. Además, es la mejor forma de poder detectar fugas y oportunidades financieras para mejorar los resultados del negocio. Con esto podrías evitar transacciones erróneas o gastos de más, entre otros muchos problemas derivados de errores en la contabilidad de un negocio.
Ahora que ya conoces la teoría, es el momento de ponerse manos a la obra y empezar a registrar tus operaciones, elegir el programa informático que te conviene y a trabajar. ¡Mucha suerte con tu negocio!
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Sí, una empresa puede limitarse a usar una hoja de cálculo para llevar la contabilidad. Sin embargo, incluso en caso de pymes, el Excel no permite automatizaciones y comporta más riesgo de errores. Además, con soluciones más adecuadas se puede acceder a informes avanzados que ayudan a tomar decisiones informadas.
Tener un contable no es uno de los requisitos obligatorios por ley para las empresas en general. Sin embargo, ciertos tipos de sociedades deben contar con esta figura. Por ejemplo, las empresas con ciertos volúmenes de facturación. Tampoco es opcional para empresas que no llevan la contabilidad de acuerdo con el Plan General de Contabilidad. Por tanto, quedan exentos únicamente los autónomos y ciertas pequeñas empresas que cumplen algunos requisitos.
