Cómo hacer un balance de situación

Es muy importante recalcar lo de ‘en un momento determinado' de la definición, porque si el balance se elabora el día 31 de diciembre, se mostrará la situación económica de la empresa en ese momento. Al día siguiente, cuando se efectúe la primera venta o compra, la situación cambiará.

Por lo tanto, el balance de situación no es válido para ver la evolución de la empresa, sino para consultar los datos económicos en un periodo específico (cierre del ejercicio).

Según el Plan General Contable, el texto legal que regula cómo deben llevar su contabilidad las empresas en España, cada masa patrimonial debe incluir una serie de apartados y, a su vez, en cada uno de ellos, introducir unas cuentas contables. 

El balance se divide en dos grandes apartados: el activo y el pasivo y patrimonio neto.

El activo

El activo es el que muestra los bienes y derechos de los que es titular la compañía. A su vez, está dividido en corriente y no corriente.

El activo corriente

El activo corriente o circulante es el activo líquido de la empresa tras el cierre del ejercicio, o cuyo ciclo económico es inferior a un año. Siempre teniendo en cuenta las partidas anteriores, por ejemplo pertenecerían a esta sección las siguientes cuentas:

• Factura pendiente de cobro de 4.000 euros por servicios ofrecidos (deudores comerciales y otras cantidades a cobrar).
• Los productos que hay en stock (existencias).
• Los 20.000 euros de la cuenta de la compañía (efectivo y otros activos líquidos equivalentes).

El activo no corriente

Forman parte del no corriente o inmovilizado aquellas partidas que la empresa no tiene intención de vender:

• Inmovilizado intangible: derechos susceptibles de valoración económica como patentes, leasing, fondos de comercio…
• Inmovilizado material: bienes materiales como el local, la maquinaria, almacén, furgoneta, mobiliario…
• Inversiones financieras a largo plazo: acciones en otra empresa, fianzas para desarrollo de actividades…

Como parte del balance de situación, muestran las fuentes de financiación, propias y ajenas, que se han usado para costear el activo. Se dividen en tres grandes bloques:

Patrimonio neto

También conocido como fondos propios, son aquellos recursos financieros que no representan deuda para la empresa. Por ejemplo: el capital social de la compañía que ha sido aportado por los socios.

Pasivo no corriente

También conocido como exigible a largo plazo, son aquellas partidas que tienen un plazo de exigibilidad superior a un año.

Pasivo corriente

También conocido como exigible a corto plazo, serían todas las deudas que se cobrarán en el plazo de un año o menos. Es decir, pagos a proveedores, bancos, organismos públicos…

Dado que los recursos de una empresa no provienen de la nada, es lógico que se tengan que costear, ya sea con capital propio, un préstamo o una subvención. Por eso, el activo y el pasivo deben sumar lo mismo. Uno es la imagen de cómo se ha financiado el otro.

Hay varios puntos a tener en cuenta a la hora de analizar un balance de situación:

• Aunque depende del sector económico, generalmente interesa que el patrimonio neto sea superior al pasivo. Es más conveniente financiar los gastos con los propios recursos de la empresa que deber dinero a terceros.
• Cuanto mayor sea el beneficio generado, mayor será la rentabilidad de la empresa. Estos beneficios pueden ayudar al crecimiento de la misma y repartirse entre los accionistas.
• La cantidad bruta de deuda no dice nada, se tiene que comparar con el patrimonio neto. Si este consta de 10.000 euros y la compañía tiene un pasivo de 100.000 euros, existe un problema de endeudamiento. Lo que cuenta es el ratio deuda/patrimonio neto.
• No todas las deudas son iguales. Por un lado, está la deuda financiera que conlleva intereses y, por otro, el resto de deuda que no conlleva intereses. Por ejemplo, las partidas recogidas en acreedores comerciales y otras cantidades a pagar (lo que debemos a nuestros proveedores). Cuanto más reducida sea la deuda financiera, mucho mejor para evitar deudas a largo plazo.
• Para cada sector se consideran aceptables distintos ratios de comparación entre deuda y beneficio.

El fondo de maniobra nos muestra la cantidad de recursos permanentes (pasivo no corriente y patrimonio neto) que financia el activo corriente. Se calcularía así:

Fondo de maniobra = patrimonio neto + pasivo no corriente – activo no corriente

Todo va bien si el fondo de maniobra es positivo. Esto implica que existe un exceso de fondos para financiar los bienes necesarios para continuar con la actividad empresarial.

¿Qué pasa si el fondo de maniobra es cero o negativo? 

Si es cero quiere decir que el activo corriente se financia exclusivamente con deudas a corto plazo. O lo que es lo mismo, el negocio podría tener problemas de capital.

Pero la peor situación es que el fondo de maniobra sea negativo. 

Significa que para poder financiar el activo será necesario un exceso de recursos a corto plazo, lo que puede generar tensiones de liquidez.

Se puede hacer cuando se quiera (mensual, trimestral…) pero, por ley, toda empresa en España debe presentarlo una vez al año, integrado a las cuentas anuales ante el Registro Mercantil. De lo contrario, la compañía podría ser penalizada.

Existen distintas versiones del plan contable dependiendo del tamaño de la empresa.

Tipos de cuentas anuales

Fundamentalmente, existen dos tipos de cuentas:

• Normales
• Abreviadas

La diferencia entre ellas radica en la cantidad de información que deben detallar. Las cuentas anuales normales son las más exhaustivas. Para poder presentar el modelo abreviado, una empresa debe cumplir con al menos dos de los siguientes requisitos:

• Que el total activo sea menor de 4 millones de euros.
• Que el importe neto de la cifra de negocios sea menor a 8 millones de euros.
• Que la empresa tenga menos de 50 empleados.

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