Cómo hacer un balance de situación

En esta guía, te explicaremos cómo hacer un balance de situación y los conceptos básicos que necesitas saber para tomar el control del cierre del ejercicio.

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Cómo hacer un balance de situación

Que el balance de situación no cuadre es una de las pesadillas de todos los que llevan la contabilidad de una pequeña y mediana empresa. 

A esto le debemos agregar que normalmente se hacen bajo presión para ser entregados en un día específico y, por ley, se deben presentar una vez al año junto con las cuentas anuales. Si nos atrasamos o nos equivocamos podríamos ser penalizados. 

Para ser una tarea rutinaria, se puede volver fácilmente en un dolor de cabeza.
Por suerte, hoy en día contamos con herramientas que nos pueden ayudar. En esta guía, te explicaremos cómo hacer un balance de situación y los conceptos básicos que necesitas saber para tomar el control del cierre del ejercicio.

¿Qué es un balance de situación?

El balance de situación (o balance general) es un documento que indica la buena o mala salud económica de un negocio. Este sirve para ayudar a tomar decisiones de futuro, ya que muestra la situación financiera de una empresa en un momento determinado. 

Este muestra los activos, pasivos y patrimonio neto de la empresa. Un balance nos dice qué tiene un negocio y cómo se ha financiado. Junto a la cuenta de pérdidas y ganancias, es de los documentos más importantes que forman parte de las cuentas anuales y, por ley, debe ser presentado una vez al año en el Registro Mercantil.

¿Qué refleja el balance de situación?

Es muy importante recalcar el último detalle de la definición ‘en un momento determinado’. Y es que si elaboramos el balance el día 31 de diciembre, este mostrará la situación de la empresa en ese momento. Porque, al día siguiente, cuando realicemos la primera venta o compra, la situación cambiará.

Por lo tanto, el balance de situación no es válido para ver la evolución de la empresa, sino para consultar los datos económicos en un periodo específico (cierre del ejercicio).

Cómo hacer un balance de situación

Según el Plan General Contable (el texto legal que rige como la empresa española debe de llevar su contabilidad), cada masa patrimonial debe incluir una serie de apartados y, a su vez, en cada uno de ellos, introducir unas cuentas contables. 

El balance se divide en dos grandes apartados, el ‘activo’ y el ‘pasivo y patrimonio’ neto. Y, a su vez, cada uno de ellos está subdividido.

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El activo

Este muestra los bienes y derechos de los que es titular la compañía. A su vez, está dividido en ‘corriente’ y ‘no corriente’.

El activo corriente

El activo corriente o circulante serían aquellas que cuyo ciclo económico es inferior a un año. Teniendo en cuenta las partidas anteriores, por ejemplo pertenecerían a esta sección las siguientes cuentas:

  • Factura pendiente de cobro de 4.000 euros por servicios ofrecidos (deudores comerciales y otras cantidades a cobrar).
  • Los productos que tenemos en stock (existencias).
  • Los 20.000 euros que tenemos en la cuenta (efectivo y otros activos líquidos equivalentes).

El activo no corriente

Forman parte del ‘no corriente’ o ‘inmovilizado’ aquellas partidas que la empresa no tiene intención de vender.

  • Inmovilizado intangible: derechos susceptibles de valoración económica como patentes, leasing, fondos de comercio, etc.
  • Inmovilizado material: bienes materiales como el local, la maquinaria, almacén, furgoneta, mobiliario.
  • Inversiones financieras a largo plazo: acciones en otra empresa, fianzas para desarrollo de actividades, etc.

Pasivo y patrimonio neto

Como parte del balance de situación, muestran las fuentes de financiación, propias y ajenas, que se han usado para financiar el activo, y se dividen en tres grandes bloques:

Patrimonio neto 

También conocido como fondos propios, son aquellos recursos financieros que no representan deuda para la empresa. Por ejemplo: el capital social de la empresa que ha sido aportado por los socios.

Pasivo no corriente

También conocido como exigible a largo plazo, son aquellas partidas que tienen un plazo de exigibilidad superior a un año.

Pasivo corriente

También conocido como ‘exigible a corto plazo’, serían todas las deudas que se cobrarán en el plazo de un año o menos. Es decir, pagos a proveedores, bancos, organismos públicos, etc.

Dado que nuestros recursos no provienen de la nada, es lógico que hemos tenido que pagarlos, ya sea con capital propio, un préstamos o una subvención. Esta es la razón por la cual el activo y el pasivo deben sumar, necesariamente, lo mismo. Y es que uno no es otra cosa que una imagen de como hemos financiado el otro.

¿Qué cuentas van en el balance de situación?

Para saber cuáles son y dónde van en el balance, debemos hacernos un par de preguntas. 

1 – ¿Qué tipo de elemento es?

Para empezar, debemos entender que tipo de cuenta es la que estamos registrando, si pertenece a los ‘bienes y derechos’ o a las ‘obligaciones’. De ser la primera categoría, se encontrará dentro del ‘activo’.

Si se trata de una obligación que la empresa tiene que devolver, entonces será un pasivo. Y si es una cuenta que será parte de esta por un tiempo indefinido, entonces será parte del patrimonio. 

2 – ¿A corto o largo plazo? 

Un activo a corto plazo se encontrará dentro de la empresa por menos de un ejercicio económico lo cuál lo haría ‘corriente’. Si dura más de este tiempo, entonces será una una cuenta ‘no corriente’.

En cuanto a las deudas, todas las que se deben pagar a corto plazo se ubicarán bajo el pasivo ‘corriente’, de lo contrario serán ‘no corriente’.

3 – Organizándolo todo

En momento determinado de registrar las cuentas, debemos recordar que las partidas se ordenan por separado

El activo se estructura de mayor a menor liquidez mientras que el pasivo se organiza de mayor a menor exigibilidad. Al final, debería aparecer de la siguiente manera: 

ActivoPasivo y patrimonio neto
Activo no corrientePatrimonio neto
VehículosCapital social
OrdenadoresReservas
MobiliarioPasivo no corriente 
Activo CorrienteDeudas a largo plazo
ExistenciasPasivo corriente 
ClientesDeudas a corto plazo
Bancos
Cajas
TOTAL TOTAL 

Al final, los totales deben ser iguales. 

Cómo analizar un balance de situación 

Lo que debemos tener claro a la hora de analizar un balance de situación:

  • Aunque depende del sector económico, generalmente nos interesa que nuestro patrimonio neto sea superior al pasivo. Nos interesa más financiarnos con nuestros propios recursos que deber dinero a terceros.
  • Cuanto mayor sea el beneficio generado, que se integra en el patrimonio de la empresa, mayor será la rentabilidad de la empresa. Estos beneficios pueden beneficiar el crecimiento y repartirse entre los accionistas.
  • La cantidad bruta de deuda no nos dice nada. Tenemos que compararlo con el patrimonio neto. Lógicamente si este son 10.000 euros y tenemos un pasivo por 100.000 euros, tenemos un problema de endeudamiento. Lo que cuenta es el ratio deuda/patrimonio neto.
  • No todas las deudas son iguales. Por un lado tenemos la deuda financiera que conlleva intereses y, por otro, el resto de deuda que no conlleva intereses. Por ejemplo, las partidas recogidas en acreedores comerciales y otras cantidades a pagar (lo que debemos a nuestros proveedores). Cuanto más reducida sea la deuda financiera, mucho mejor.
  • Para cada sector se consideran aceptables distintos ratios de comparación entre deuda y beneficio. 

¿Qué es el fondo de maniobra?

El fondo de maniobra nos muestra la cantidad de recursos permanentes (pasivo no corriente y patrimonio neto) que financia el activo corriente. Se calcularía así:

Fondo de maniobra = patrimonio neto + pasivo no corriente – activo no corriente

Todo va bien si el fondo de maniobra es positivo. Esto implica que tenemos un exceso de fondos para financiar los bienes que necesitamos para continuar con nuestra actividad.

¿Qué pasa si el fondo de maniobra es cero o negativo? 

Si es cero, nos veremos en la situación de que nuestro activo corriente se financia exclusivamente con deudas a corto plazo. Podemos tener problemas de capital.

Pero la peor situación es que nuestro fondo de maniobra sea negativo. Significa que para poder financiar nuestro activo necesitaremos un exceso de recursos a corto plazo, lo que puede generar tensiones de liquidez.

¿Cuándo se hace un balance de situación?

Se puede hacer cuando quieras (mensual, trimestral, etc), pero, por ley, toda empresa en España debe presentar su balance de situación integrado a las cuentas anuales y con las cuentas de pérdidas y ganancias una vez al año ante el Registro Mercantil. De lo contrario, la compañía podría ser penalizada. 

Existen distintas versiones del plan contable dependiendo del tamaño de la empresa. 

Tipos de cuentas anuales

Fundamentalmente existen dos tipos de cuentas: 

  • Normales
  • Abreviadas 

La diferencia entre ellas radica en la cantidad de información que deben detallar. Siendo las cuentas anuales ‘normales’ las más exhaustivas. Para poder presentar el modelo abreviado, una empresa debe cumplir con al menos dos de los siguientes requisitos: 

  • Que el total activo sea menor de 4 millones de euros 
  • Que el importe neto de la cifra de negocios sea menor a 8 millones de euros
  • Que la empresa tenga menos de 50 empleados

Cómo hacer un balance de situación con Holded

Hoy en día, la mayoría de las empresas utilizan programas de gestión para automatizar su contabilidad. Holded te ayuda a mejorar el proceso de presentar las cuentas anuales al crear un balance de situación automáticamente. 

Al conectar tu facturación y asientos en Holded, este registrará toda la información sobre tus compras, ventas, productos y contactos. El programa hará uso de estos datos para crear distintos tipos de informes de manera fácil.  

Si tienes una cuenta de Holded, solo tienes que acceder tu sección de Analítica > Informes > Reporting > Finanzas. 

Holded te permite filtrar los resultados para determinar el nivel de detalle que necesitas en el balance: resultados, títulos, grupos, subgrupos y cuentas. A parte del anual, también te ofrece balances mensuales y por objetivo.  

Al final, podrás exportar el balance a PDF o Excel.  

Puedes visitar la página web de nuestra Academy para más información o crearte una cuenta gratis para empezar a crear tus balances de situación.

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