Contabilidad

Conciliación bancaria: ¿Cómo hacerla? Ejemplos prácticos en 2023

Te enseñamos a hacer la conciliación bancaria paso a paso y te damos ejemplos prácticos.

José Antonio Calvo

La conciliación bancaria es el proceso de comprobación en el que una empresa corrobora que sus extractos bancarios y los apuntes de sus libros contables coinciden. A continuación te explicamos más detalles sobre qué es la conciliación bancaria, cómo realizarla correctamente y ejemplos. 

Básicamente, los pasos para hacer una conciliación bancaria de forma adecuada son:

  1. Obtener extractos bancarios con los movimientos de cada una de las cuentas bancarias de la empresa.
  2. Extraer los apuntes realizados en los libros contables.
  3. Segregar por periodos (normalmente semana a semana o mes a mes).
  4. Comparar fechas y movimientos de ingreso (debe) en cada uno de los documentos.
  5. Comparar fechas y movimientos de gastos (haber) en cada uno de los documentos.
  6. Sumar la cantidades totales por periodo y tipo de movimiento.

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¿Qué es la conciliación bancaria?

La conciliación bancaria es el proceso de verificación que trata de comprobar que los movimientos de los libros contables y los de las cuentas bancarias coinciden

Cuando una empresa recibe un ingreso en su cuenta, a raíz del pago de un cliente, este queda registrado en los extractos bancarias de la misma. 

Por otro lado, las empresas tienen que apuntar en sus libros contables la emisión de la factura que genera esa entrada de dinero, para cumplir con sus obligaciones fiscales. 

En el proceso de conciliación bancaria se certifica que, en efecto, este movimiento se encuentra registrado en ambos sitios (cuenta bancaria y libros contables).

¿Cómo hacer una conciliación bancaria? Paso a paso

Para realizar una conciliación bancaria es necesario acceder a cierta información de dos fuentes contables distintas. El proceso paso a paso sería:

1. Obtener extractos bancarios

Las empresas tienen a su nombre una o varias cuentas bancarias, sobre las que se producen entradas y salidas de dinero en relación con la actividad comercial. Mediante los extractos bancarios recopilamos todos estos movimientos, con el concepto que los ha originado, la fecha y el importe. 

2. Extraer apuntes de los libros contables

Existen tres documentos a los que se debe prestar atención en este punto. El libro diario, que recoge todas las operaciones del negocio en orden cronológico. El libro de ventas e ingresos, que recoge las facturas emitidas por orden de numeración. Y el libro de compras, que recoge las facturas que suponen gastos para la actividad. 

3. Segregar por periodos

Para facilitar el proceso de conciliación bancaria, y en función del volumen de operaciones, se pueden segregar e ir comparando de forma paulatina los movimientos en cada fuente de información por meses, semanas o incluso días, si así fuese necesario. 

4. Comparar fechas y movimientos de ingresos

Tomando en cuenta la información del libro diario y la del libro de registro de ventas, compararemos si concuerdan con los movimientos de ‘Haber’ que se hayan producido en la cuenta bancaria

5. Comparar fechas y movimientos de gastos

El mismo proceso que el punto anterior, aunque en este caso basándonos en el libro diario y el registro de gastos, en comparación con los movimientos de tipo ‘Debe’ de la cuenta empresarial. 

6. Sumar las cantidades

Además de comprobar, movimiento a movimiento, si existen diferencias, se debe realizar la suma de todas las operaciones. Tanto en periodos de tiempo marcados, como por ejemplo, mes a mes, como totales. Es la comprobación final para asegurar una conciliación bancaria sin errores. 

hombre escribiendo en una libreta

Ejemplos prácticos de una conciliación bancaria

Ejemplo de conciliación bancaria en ventas

Imaginemos una empresa que ha realizado tres trabajos de asesoría en el mes de junio con los siguientes importes y fechas, para los que ha emitido las correspondientes facturas:

  • 1.533,7 €, el 3 de junio con número de factura 23
  • 1.194,27 €, el 12 de junio con número de factura 24
  • 2.837,45 €, el 27 de junio con número de factura 25

Para cada uno de esos movimientos, la empresa habrá registrado en su libro contable de ventas las siguientes anotaciones:

Nº Anotación Fecha Nº de factura Concepto Importe Impuestos (IVA 21%)  Total
36 03/06/2023 23 Asesoría 1.270 266,7 1.533,7
37 12/06/2023 24 Asesoría 987 207,27 1.194,27
38 27/06/2023 25 Asesoría 2.345 492,45 2.837,45

Posteriormente, entramos a nuestra cuenta bancaria y solicitamos el extracto de los movimientos tipo ‘Haber’ entre los días 1 y 30 de junio. Obtendremos un documento similar a este

Fecha Valor Concepto Importe Divisa Código
07/06/2023 Asesoría 1.533,7 EUR 071
22/06/2023 Asesoría 1.194,27 EUR 071
31/06/2023 Asesoría 2.837,45 EUR 071

Como vemos, las fechas no coinciden. Esto no sería un inconveniente para realizar correctamente la conciliación bancaria. De hecho es lo más habitual, dado que la fecha de valor de la cuenta bancaria hace referencia al momento en el que se abona la factura. Cuestión que, en muchas ocasiones, no coincide con el mismo día en que se emite y envía al cliente.

Siguiendo con el ejemplo, lo importante aquí es corroborar que ambos coinciden. Como, en efecto, ocurre en el caso descrito, con lo que la conciliación bancaria se estaría realizando correctamente y sin detectar errores.

Ejemplo de conciliación bancaria en compras

Esta misma empresa, para sus labores de asesoría, abona mensualmente dos licencias de programas informáticos. También realiza publicidad en revistas especializadas para promocionar su actividad. 

  • Licencia de antivirus: 42,35 €
  • Licencia de programa informático: 66,55 €
  • Publicidad en revistas especializadas: 786,5 €

Estos movimientos deben haberse anotado en el libro de gastos o compras del siguiente modo:

Nº de factura Fecha Concepto NIF de proveedor Proveedor Base imponible IVA (21%) Total
1007/2023 01/06/2023 Antivirus B00000000 Empresa de ciberseguridad 35 7,35 42,35
E501908 01/06/2023 Licencia de uso B00000001 Empresa de software 55 11,55 66,55
278 30/06/2023 Publicidad B00000002 Revista especializada 650 136,5 786,5

Para realizar la conciliación bancaria de estos gastos la empresa debe consultar ahora el extracto de su cuenta bancaria correspondiente a los meses de junio y julio. Porque es probable que el abono de la última cantidad se haya realizado posteriormente a la fecha de emisión, que ya pertenece al mes de julio. 

Es importante que, ahora, filtre los movimientos de tipo ‘Debe’, pues son los que representan la salida de dinero. Al hacerlo, debería obtener lo siguiente.

Fecha Valor Concepto Importe Divisa Código
02/06/2023 Antivirus 42,35 EUR 136
02/06/2023 Licencia de uso 66,55 EUR 136
03/07/2023 Publicidad 786,5 EUR 174

Al coincidir los importes y los conceptos a los que se asocia, el proceso de conciliación bancaria habría terminado de forma correcta.

Ejemplo de conciliación bancaria con factura pendiente de cobro

Retomando el primero ejemplo, imaginemos que una de las asesorías que ha realizado la empresa todavía no ha sido cobrada, y ha sobrepasado la fecha de vencimiento.

En este caso, es importante abrir un apunte en el documento de conciliación bancaria para que, en el siguiente periodo de revisión, sepamos que partimos con ese déficit. En este caso, el ejemplo de conciliación bancaria sería:

Fecha apunte contable Importe apunte contable Fecha extracto bancario Importe extracto bancario
03/06/2023 1.533,7

12/06/2023 1.194,27 19/06/2023 1.194,27
27/06/2023 2.837,45 29/06/2023 2.837,45
TOTAL 5.565,42 TOTAL 4.031,72

Desajuste en conciliación bancaria: -1.533,7

En este ejemplo, el siguiente proceso de conciliación bancaria empezará en negativo, a la espera de ser ajustado cuando, en efecto, la empresa deudora abone la cantidad.

¿Qué herramientas pueden facilitar y automatizar la conciliación bancaria?

Un software de facturación y contabilidad es un gran aliado para automatizar la conciliación bancaria. Se ahorra una enorme cantidad de tiempo y se reducen considerablemente los riesgos de contabilizar erróneamente las operaciones. 

Aunque puede realizarse mediante hojas de cálculo tipo Excel, un software como Holded permite ir mucho más allá, lo que le convierte en uno de los mejores programas de contabilidad.

Por ejemplo, mediante la creación de reglas que permitan a la aplicación buscar movimientos en tu cuenta con el término ‘cuotas Seguridad Social’. El sistema, automáticamente, añade el movimiento al proceso de conciliación, dentro de la partida correspondiente y sin errores tipográficos en importes o conceptos. 

Conclusión

La conciliación bancaria es un procedimiento básico para saber cómo llevar la contabilidad de tu empresa. Que debe realizarse como mínimo cada mes, para no acumular desajustes que puedan descuadrar las cuentas e invertir grandes cantidades de tiempo hasta encontrar de dónde viene el error.

Los extractos bancarios de las cuentas empresariales y los apuntes contables deben, en consecuencia, coincidir en todo momento. Y requieren de un seguimiento que es mucho más ágil gracias a la tecnología, que permite automatizar el proceso y calcular cuantías e importes ahorrando tiempo y minimizando errores.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son los errores comunes en la conciliación bancaria y cómo evitarlos?

Los errores más comunes en la conciliación bancaria son la pérdida de documentos de justificación de gastos, que generan movimientos negativos en la cuenta que no han sido anotados en los asientos de los libros contables. 

Otro error común viene de los bancos, que en ocasiones cobran comisiones de forma errónea o que no tenemos contabilizadas desde la empresa, lo que desajusta las cuentas.

En cualquier caso, la forma más común de evitar estos errores es realizar un seguimiento, al menos, cada mes. De este modo, no arrastraremos largos periodos sin detectar irregularidades. Cuanto más largo es el periodo a analizar, más difícil resulta encontrar las incongruencias entre los extractos y nuestras anotaciones contables. 

¿Qué se debe hacer si se presentan diferencias al momento de hacer la conciliación bancaria?

Lo primero, es detectar la cuantía de la diferencia. Y tratar de encontrar facturas emitidas o recibidas que pudieran coincidir y que todavía no han sido abonadas por alguna de las partes. Suele ser el caso más común de falta de conciliación. 

En el caso de que la irregularidad no provenga de ahí, debemos revisar el concepto del extracto bancario que no tenemos contemplado, para tratar de entender su procedencia. 

Podría darse el caso de no contar con la factura recibida por parte de un proveedor de suministro eléctrico que, sin embargo, sí ha domiciliado el importe del mes de suministro en nuestra cuenta. 

En este caso, será necesario solicitar al proveedor el reenvío de la factura generadora de ese gasto, para actualizar los libros de gastos y subsanar la desavenencia en la conciliación. 

¿Qué precauciones se deben tomar al momento de hacer una conciliación bancaria?

Es importante que quien realiza la conciliación bancaria tenga acceso a toda la documentación de ingresos, gastos y movimientos bancarios. Es clave no depender de terceros para acceder a esta información, con el objetivo de realizar la conciliación sin grandes pérdidas de tiempo. 

Por otro lado, se recomienda realizar el proceso, al menos, cada mes. Es la mejor manera de no acumular excesivos movimientos que pudieran dar lugar a diferentes desavenencias. 

La automatización en la gestión de libros contables, así como la conexión de cuentas bancarias con software de facturación es otra precaución interesante para, de nuevo, reducir el tiempo que se invierte en este proceso. Así como los errores por apuntes manuales mal tomados. 

¿Qué sucedería si no se realiza la conciliación bancaria?

La conciliación bancaria es una red de seguridad que nos ayuda a detectar inconsistencias en nuestras cuentas que pueden ser perjudiciales para la empresa. En primer lugar, porque nos ayuda, por ejemplo, a detectar clientes morosos. 

Por otro lado, una correcta llevanza de libros contables es obligatoria por Ley para empresas y autónomos. Los errores en los mismos pueden dar lugar a sanciones por parte de la Agencia Tributaria, sean intencionados o no. La conciliación bancaria nos permitirá detectarlos y subsanarlos antes de que sea Hacienda quien solicite información o abra expediente.

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