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Asientos contables predefinidos: ¿qué son y cómo hacerlos en Holded?

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Los asientos contables predefinidos son los registros obligatorios en el Libro Diario, siguiendo la normativa contable vigente, de los flujos económicos y monetarios que se desarrollan en cualquier empresa o transacción comercial. 

Contabilizar asientos contables predefinidos puede llegar a ser una labor tediosa que resta tiempo a otras gestiones dentro del departamento contable. Por eso, los asientos contables predefinidos son una forma de aligerar ese trabajo y ahorrar un tiempo que luego puede emplearse en otras tareas.

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La evolución en el diseño, usabilidad y mejoras tecnológicas de las ERP existentes en materia de contabilidad han permitido que las tareas de contabilización sean cada vez más ágiles y cómodas, aunque también más exigentes si tenemos que responder ante la administración.

Es por eso por lo que, en este artículo, hablaremos sobre qué son los asientos contables predefinidos y cómo utilizar Holded para automatizar su creación, optimizar su uso y mejorar su eficiencia.

¿Qué son los asientos contables predefinidos?

Los asientos contables predefinidos son aquellos registros contables que se corresponden con movimientos económicos y/o monetarios recurrentes que deben introducirse en el Libro Diario.

La característica principal de un asiento predefinido es que suele ser un asiento que se repite de forma periódica, con una misma estructura. Al hacer el registro automático nos proporciona muchas ventajas, sobre todo en tiempo y en eficiencia, ya que funcionan como plantillas que se rellenan con mayor rapidez.

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¿Cómo hacer asientos contables predefinidos en Holded?

En Holded, los asientos contables predefinidos se generan cuando damos de alta un documento de compra, de venta o cuando automatizamos gastos e ingresos recurrentes.

Cuando damos de alta un documento de factura, ya sea de venta o de compra, se genera, de forma automática el asiento correspondiente en el Libro Diario, con lo que no es necesario recurrir a la parte contable del programa para contabilizar la factura. 

El asiento que se realiza siempre es de acuerdo con la normativa contable vigente y queda registrado en el Libro Diario, generando información en los Libros Mayores y, en última instancia, generando los Estados Contables, que se presentarán al Registro Mercantil una vez cerrado el ejercicio fiscal.

Pasos a seguir para generar asientos contables predefinidos

En Holded existen diferentes acciones que nos permiten generar asientos contables predefinidos sin la necesidad de registrar asientos directamente en el libro contable.

Para generar asientos contables predefinidos en Holded de facturas de ventas o compras, habrá que realizar los siguientes pasos:

  1. Daremos de alta el documento de factura (ya sea de ventas o compras):
Dar de alta factura para generar asientos contables predefinidos
  1. Añadiremos el concepto, el precio y el impuesto correspondiente
Añadir datos de los asientos contables predefinidos
  1. Nos aseguramos de utilizar las cuentas contables, descripción y tags (etiquetas) correspondientes en categorización:
Categorizar asientos contables predefinidos
  1. Comprobaremos en el diario que se han registrado correctamente:
Comprar registro de los asientos contables predefinidos en el Libro Diario

En la parte inferior veremos que se ha realizado el registro del IVA correspondiente, el cual, de forma automática también quedará registrado en el modelo fiscal de IVA que ofrece el programa para su presentación trimestral o mensual y anual. 

Hay que señalar que si durante la revisión no aparece esta parte de registro del IVA, no se habrá trasladado el importe en el cálculo de liquidación del impuesto del mismo período, con lo que habrá que revisar la acción.

Operaciones que generan asientos contables predefinidos

Facturas emitidas

  1. Facturas de venta con IVA del 21%, 10% y 4%.
  2. Facturas de venta con inversión del sujeto pasivo.
  3. Facturas de venta intracomunitaria de bienes y de servicios.
  4. Facturas de venta con IVA del 21% y retención del 7%, 15% y 19%.

Facturas recibidas

  1. Facturas de compra con IVA del 21%, 10% y 4%.
  2. Facturas de compra intracomunitaria de bienes y de servicios.
  3. Factura de compra por inversión del sujeto pasivo.
  4. Factura de compra con retención de profesional con IVA del 21% y retención del 7% y con IVA del 21% y retención del 15%.
  5. Facturas de compra con retención de alquiler con IVA del 21% y retención del 19% de capital inmobiliario.

También generan asientos contables predefinidos:

  • Generación de nóminas recurrentes: Se realiza de forma automática el asiento mensual de la nómina, trasladando los importes en las cuentas contables señaladas.
  • La conciliación bancaria para el pago y/o cobro de documentos. El pago/cobro de documentos generados también se corresponde a asientos contable predefinidos que quedan registrados en el Libro Diario.
  • Amortización de activos registrados en el programa

Cuando clicamos a ‘amortizar’, debemos rellenar el cuadro con los datos solicitados:

  • tipo de activo
  • años de amortización
  • coeficiente de amortización
  • cuenta de amortización acumulada
  • cuenta de gasto de dotación de la amortización. 

De este modo generamos una orden a Holded para que realice los asientos correspondientes para dotar la amortización correspondiente por normativa. 

Esta acción debemos realizarla por cada uno de los activos que tengamos contabilizados en el balance.

¿Por qué se recomienda usar asientos contables predefinidos?

Se recomienda la utilización de los asientos contables predefinidos para:

  • Agilizar el proceso contable en sí. Al tener los asientos contables predefinidos, reduces la dedicación en tiempo a tareas mecánicas y de comprobación pudiendo dedicar el tiempo a generar un valor añadido a tu negocio.
  • Evitar errores humanos. Cuantos menos asientos contables predefinidos se realicen manualmente, menos errores de tecleo tendremos en el diario.
  • La automatización de asientos permite la generación automática de los impuestos con lo que permiten saber a todas horas los importes de la siguiente liquidación. 

Principales errores a la hora de hacer asientos contables predefinidos

Cuando diseñamos asientos contables predefinidos debemos tener mucho cuidado en los siguientes aspectos:

  • Asignación correcta del tipo impositivo.  Es importante saber y asignar bien si se trata de un bien que graba al 21%, 10% o 4%, si el gasto lleva retención o si se trata de una transacción intracomunitaria o extracomunitaria.
  • Asignación de la cuenta de gasto/ingreso o balance en la acción de categorización cuando damos de alta un documento de ingreso o gasto.
  • Correcta conciliación bancaria. Si cometemos errores en la conciliación bancaria, deberemos recurrir al Libro Diario para corregir el asiento.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre un asiento contable y un asiento contable predefinido?

Un asiento contable es un conjunto de anotaciones o apuntes contables que se hacen en el Libro Diario. Se utilizan para registrar todo hecho económico que modifica el patrimonio de tu empresa y genera, por lo tanto, un movimiento en las cuentas contables.

En Holded, la mayoría de los asientos contables son predefinidos, es decir, se generan automáticamente después de realizar acciones como crear una factura de venta o una factura de compra, generar las nóminas, realizar los pagos y los cobros, etc.

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Montse Dinarès
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