Inventario

¿Qué es y cómo hacer un inventario? Tipos y ejemplos prácticos

Iñigo Esteban

Inventario. Un concepto que, si no lo conoces, quizás te suene a magia, a inventores, a creatividad… Nada más lejos de la realidad. Es un término esencial desde hace siglos para la contabilidad de cualquier negocio, ya seas gran empresa, pyme o autónomo.

Por eso, desde Holded utilizamos este artículo para desgranar a fondo qué es un inventario, cómo se hace, dónde está su origen y cómo ha evolucionado con el paso del tiempo, qué tipos existen hoy en día y cuál es el que más te conviene.

Dos mujeres hablando en un almacén de stock

¿Qué es un inventario y para qué sirve?

Un inventario es un registro detallado de todos los bienes o productos que posee una empresa en un momento concreto. Un listado con los artículos físicos o materiales que tienes en stock y que están disponibles para la venta o para la producción.

El inventario puede incluir una amplísima variedad de bienes. Además, aunque tradicionalmente se han hecho manualmente, hoy en día los electrónicos (mediante el uso de sistemas informáticos) están ganando la partida.

En cuanto a su utilidad, en general, los inventarios tienen los siguientes objetivos:

  • Controlar los bienes de un negocio.
  • Monitorizar la cantidad de stock disponible.
  • Detectar la necesidad de nuevos pedidos o producciones.
  • Reducir los riesgos de agotamiento de stock.
  • Minimizar los costes relativos a almacenamiento.
  • Optimizar la gestión de la cadena de suministro.

Pero, sobre todo, el inventario es una herramienta vital para la gestión financiera. De hecho, se considera un activo en el balance de un negocio y su valor se refleja en los estados financieros.

Características generales de los inventarios

A su vez, cada inventario tiene sus propios rasgos en función de múltiples variables: mercado, tipo de producto o servicio, tipología de empresa, etcétera. Sin embargo, generalmente todos coinciden en las siguientes características:

  1. Son un activo empresarial, ya que representan una inversión en bienes o productos que se pueden vender para generar ingresos.
  2. Varían en cantidad y valor según los cambios en la demanda, la producción, los costes de materiales y equipos, etcétera.
  3. Exigen inversión de capital, puesto que se deben comprar o producir los bienes y almacenarlos en lugares seguros.
  4. Pueden estar sujetos a obsolescencia, lo que significa que pueden perder valor con el tiempo y se vendan a un precio menor o desaparezcan.
  5. Requieren una gestión y un control minucioso y continuo para evitar problemas como la falta de stock, la obsolescencia o los costes excesivos de almacenamiento, entre otros.
  6. Se ven afectados por factores externos como cambios en la economía, fluctuaciones en los precios, problemas de la cadena de suministro, etcétera.

Así que, como entenderás, los inventarios son un pilar esencial para la gestión empresarial. Controlarlos y actualizarlos te aportará eficiencia y rentabilidad.

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Pero, ¿dónde está su origen?

Sin embargo, los inventarios no son nuevos. Surgieron en la antigua Mesopotamia, donde se “profesionalizaron” (para lo que era aquella época) como una necesidad práctica de negocios de toda clase que necesitaban mantener un registro de los bienes que poseían y los que vendían.

En la Edad Media, los comerciantes europeos comenzaron a utilizar libros de cuentas para llevar a cabo estos registros. Posteriormente, durante la Revolución Industrial, el creciente uso de la maquinaria y la producción en masa aumentó la necesidad de un control más riguroso de los inventarios para asegurar que los materiales y los productos estuvieran disponibles.

A medida que la tecnología se desarrollaba, también lo hizo la gestión de inventarios. Tales avances tecnológicos han permitido a las empresas automatizar y optimizar sus procesos, mejorando la eficiencia y reduciendo costes. Por eso mismo, hoy en día encontramos diversos softwares de gestión de inventarios totalmente digitalizados.

¿Cuál es la importancia de un inventario y qué beneficios tiene?

Como ves, hablamos de una herramienta que tiene siglos de antigüedad. Tiempo durante el que se ha demostrado que sus ventajas son fundamentales para cualquier empresa. A continuación, desgranamos los principales beneficios de los inventarios en un negocio.

Aseguran la disponibilidad de productos

Los inventarios ayudan a garantizar que tu organización tenga suficiente stock para satisfacer la demanda de los clientes. De esta forma, la experiencia de usuario y la satisfacción del cliente será mayor y, por consiguiente, podrás generar ventas recurrentes de esos mismos clientes.

Reducen los tiempos de espera

Una gestión adecuada de los inventarios reduce los tiempos de espera para los clientes. Los productos que soliciten estarán disponibles antes para su entrega.

Optimizan la gestión de la cadena de suministro

Con una buena gestión de inventarios optimizarás la cadena de suministro, puesto que puedes llevar a cabo una planificación más efectiva de la producción y de las compras.

Ahorran costes de almacenamiento

Los inventarios rebajan los costes asociados al almacenamiento. Economizan el número de productos y materiales que tienes almacenados sin tener que comprar en exceso y no necesitas espacios extremadamente amplios.

Minimizan la pérdida de productos

Con una gestión eficiente de inventarios también contribuirás a minimizar la pérdida o deterioro de productos. Podrás identificar y hacer un seguimiento de los productos caducados o dañados.

Proporcionan información útil para la toma de decisiones

Los informes de inventario te proporcionan información valiosa para tomar decisiones en cuanto a la producción, compras, marketing y otras áreas de tu empresa. No obstante, esta ventaja solo te la ofrecen ciertas compañías actuales y sus avanzadas soluciones, como el programa de gestión de inventarios de Holded.

¿Qué tipos de inventarios existen?

Así todo, con tantos sectores e industrias, mercados y tecnologías, actualmente existen múltiples tipos de inventarios. Por lo tanto, es necesario diferenciarlos entre sí y hacer una clasificación.

A continuación, te citamos 16 tipos de inventarios con seis clasificaciones según su formato, el tipo de producto, la función que cumplen, su logística, su coste y el control que tienes sobre ellos.

Según su formato

Inventario físico

El que se encuentra en las instalaciones de la empresa, ya sea en almacenes, depósitos, tiendas, etcétera y/o el que se realiza manualmente.

Inventario virtual

Se refiere al que se encuentra en un sistema de gestión de inventarios o software o en un sitio web de comercio electrónico.

Según el tipo de bien o producto

Inventario de materias primas

Incluye los materiales necesarios para la producción de un producto o servicio.

Inventario de productos terminados

Recoge los productos terminados y listos para la venta o distribución.

Inventario de productos en proceso

Registra los productos en proceso de producción y que aún no están terminados.

Inventario de productos de reserva

Contabiliza los productos en stock para ser utilizados en caso de emergencia.

Según su función

Inventario de ciclo

Es el que se renueva constantemente y se utiliza para cumplir con las necesidades regulares de tu negocio.

Inventario de seguridad

Aquel que se mantiene para cubrir las necesidades de tu empresa en emergencias o cuando la demanda supera las expectativas.

Inventario de estacionalidad

El que se utiliza para cubrir las necesidades de la organización cuando hay alta demanda, como temporadas navideñas o rebajas.

Según su logística

Inventario de tránsito

Hace referencia a productos que están en tránsito, ya sea hacia tu empresa o hacia los clientes que lo han comprado.

Inventario en consignación

El que registra bienes que se encuentran en poder de los clientes, pero que aún pertenecen a la empresa.

Según su coste

Inventario de coste histórico

El que clasifica los bienes en relación con el coste de adquisición.

Inventario de coste medio ponderado

Se refiere al promedio ponderado del valor de adquisición de los bienes o productos.

Inventario de coste estándar

El que hace referencia al coste estimado de producción de cada bien.

Según el nivel de control que tienes

Inventario de control directo

Se refiere a los productos sobre los que tienes control directo.

Inventario de control indirecto

Recoge los bienes sobre los que tu empresa no tiene control directo, como son los productos en consignación.

Cada una de estas clasificaciones es útil para analizar diferentes aspectos. Lo que queda claro es que existen varias vías para ello y que la elección de uno u otro depende del enfoque que quieras darle al análisis de la gestión de inventarios.

¿Cómo hacer un inventario para tu negocio?

Como entenderás ahora, el inventario te ayudará tomar decisiones en cuanto a compras y ventas. A continuación, enumeramos los pasos básicos para hacer uno apoyándonos en algún ejemplo práctico.

Pasos básicos para hacer un inventario

  • Identifica todos los productos que tienes en stock.
  • Establece un sistema de codificación para organizarlos eficientemente (códigos de barras, etiquetas o cualquier otro sistema).
  • Cuenta el inventario físicamente. Puedes hacerlo manualmente o con herramientas digitales para facilitar el proceso.
  • Registra el inventario en un sistema de seguimiento, ya sea con un software o una hoja de cálculo.
  • Revísalo y actualízalo regularmente.

Veamos cómo hacer un inventario con tres ejemplos prácticos:

  1. Inventario de productos electrónicos. En este ejemplo, supongamos que tienes una tienda de electrónica. Para hacer un inventario de los productos en stock, identifícalos por marca, modelo y número de serie. Luego, utiliza etiquetas o códigos de barras para codificarlos y contabilizarlos físicamente. Después, registra la información en un software de gestión de inventario.
  2. Inventario de productos perecederos. En este segundo caso, imaginemos una tienda de alimentos. Primero, clasifícalos por nombre, fecha de caducidad y cantidad con etiquetas. Posteriormente contabilízalos. Eso sí, recuerda ir actualizando el registro regularmente para asegurarte de que no haya productos caducados en stock.
  3. Inventario de productos de alto valor. Por último, un ejemplo para una tienda de joyas. Para un inventario de los productos de alto valor que tienes en stock, categorízalos por nombre, marca, modelo, número de serie y precio. Después, tras el conteo físico, debes establecer un sistema de seguridad adecuado para proteger esos productos. Y no olvides actualizar el registro frecuentemente para asegurarte de que no haya pérdidas por robo o extravío.

¿Cómo saber qué tipo de inventario es el adecuado para tu negocio?

Precisamente, tu elección irá en función de varios aspectos de negocio. Nuestra recomendación para determinar qué tipo de inventario es el adecuado es que consideres factores como los que te listamos con algún ejemplo práctico para saber mejor cómo hacer un inventario o cuál elegir:

  • El producto o servicio que ofreces. Si fabricas bienes, piensa en el tipo de productos que produces, su demanda y la velocidad de producción. Si ofreces servicios, considera cómo son y la demanda esperada de los mismos.
  • Tamaño de tu negocio. Si eres una PYME, puede que no tengas la capacidad financiera o logística para manejar grandes cantidades de inventario. No es lo mismo la gestión de inventarios para franquicias que para un autónomo. En este caso, es posible que un inventario de ciclo sea el más adecuado para ti.
  • Demanda. Es importante conocer la demanda de tus productos o servicios para asegurarte de tener suficiente inventario con el que satisfacer las necesidades de tus clientes. Si tienes una demanda constante, es posible que un inventario de ciclo sea suficiente. Si tus productos son estacionales o tienen fluctuaciones en la demanda, quizás te convenga más un inventario de seguridad.
  • Precio. Piensa en el coste de tus productos o servicios, ya que, si son caros, te interesará un tipo de inventario que proteja tu inversión.
  • Logística de tu negocio. Si tienes un sistema de gestión de inventarios eficiente y una cadena de suministro estable, un inventario de control directo puede ser el adecuado para ti. En caso contrario, quizás te interese más un inventario de control indirecto.

Una vez considerados estos factores, podrás tomar una decisión informada sobre qué tipo de inventario es el que mejor se ajusta a tu negocio.

¿Cómo digitalizar la gestión del inventario de tu empresa?

Al mismo tiempo, dado el escenario online en el que nos movemos empresas, negocios y personas, hoy en día digitalizar la gestión del inventario es esencial. Para ello las vías más comunes son:

  • Programas de gestión de inventarios. Existen numerosos programas de gestión de inventarios. Holded es uno de ellos y te ofrece una amplia gama de funciones (gestión de compras, creación de facturas y presupuestos, seguimiento de pedidos, control de stock, la generación de informes…) en una única plataforma. Además, es fácil de usar y personalizable, lo que lo convierte en una excelente opción para empresas y negocios de cualquier tamaño.
  • Hojas de cálculo. Una forma sencilla de digitalizar la gestión de inventarios es utilizando hojas de cálculo como Excel. Puedes crear una plantilla personalizada y agregar información como el nombre del producto, cantidad disponible, coste, precio de venta, fecha de adquisición, etc. La desventaja es que requieren meter los datos manualmente y se producen más errores, además de ser más lentos.
  • Escaneo de código de barras. El escaneo de códigos de barras puede ser otra buena forma de agilizar y digitalizar la gestión de inventarios en toda clase de negocios. Puedes utilizar un lector para escanear productos y actualizar automáticamente el inventario.

Por lo tanto, digitalizar la gestión del inventario de tu empresa es crucial ya que, en este nuevo panorama online maximizará tu eficiencia.

Conclusión

En conclusión, los inventarios son una herramienta esencial para cualquier empresa que quiera administrar eficazmente sus activos. Te asegura que cuentas con suficientes productos o bienes para satisfacer la demanda del mercado. Tampoco minusvalores la importancia de un inventario actualizado.

A su vez, te recomendamos contabilizar y registrar tus bienes en un software de gestión de inventarios como el nuestro. Además, es importante clasificar los diferentes tipos de inventarios. Al hacerlo, tendrás una visión más clara y detallada de lo que tienes, lo que te permitirá tomar decisiones informadas y mejorar la eficiencia de tu negocio.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se contabiliza el inventario en los libros contables?

El inventario es un activo para la empresa y se registra en los libros contables como tal. Hay dos métodos principales para contabilizarlo: el método de coste promedio y el método de costo específico.

En el método de coste promedio, el coste del inventario se determina dividiendo el coste total de los bienes disponibles para la venta entre el número total de unidades en existencia. Así mismo, se utiliza para valorar las ventas y las existencias finales.

A su vez, con el método de coste específico se registra el coste real de cada unidad de inventario. Cada unidad se valora por su coste de adquisición o producción y se registra en la cuenta de inventario.

¿Hay alguna diferencia entre el inventario y el stock?

El inventario recoge todos los bienes destinados a la venta o a su uso en el proceso productivo, incluyendo los que están en fase de producción y los terminados. Por otro lado, el stock son solo los bienes disponibles para la venta. Es decir, la parte del inventario que ya ha sido producida o comprada y está lista para ser vendida.

Por lo tanto, la principal diferencia entre inventario y stock es que el inventario es la cantidad total de bienes que una empresa posee, mientras que el stock se refiere específicamente a los disponibles para la venta en un momento concreto.

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