Cómo hacer un inventario para tu negocio: paso a paso

Si tu empresa comercializa cualquier tipo de producto, aprende a hacer un inventario de forma eficiente. Descubre cómo llevar tu almacén paso a paso, para mejorar la productividad en tu día a día.

A continuación veremos cada uno de estos puntos clave con detenimiento:

• 1. Organízate
• 2. Define tu sistema de almacenamiento
• 3. Establece la codificación de los productos
• 4. Escoge la herramienta de control de stock más adecuada
• 5. Registra todos los movimientos
• 6. No olvides el inventario físico real
• 7. Programa inventarios generales periódicos

Sigue leyendo esta guía de cómo hacer un inventario y no te pierdas todas las claves para gestionar tu stock con éxito.

Si nunca has soñado con un gestor fácil de inventarios, debe ser porque tu inventario se ha estado comportando de la forma más mansa posible… Pero, ojo, porque esto no es lo normal. Ni mucho menos. Lo normal es que, ante la ingobernabilidad de esta tarea, te hayas preguntado alguna vez que otra cómo hacer un inventario.

Y en este artículo queremos responder a tu cuestión. Para hacerlo, sin embargo, antes deberemos empezar por el principio y dejar bien asentada la definición de inventario (por si hay alguien que haya llegado a este artículo sin tenerla del todo clara) y cuáles son sus tipos básicos. Que ya sabes lo que dicen por ahí: el saber no ocupa lugar.

¿Qué son los inventarios?

Un inventario es la suma de todas las mercancías, productos o artículos que constan en el almacén de un negocio a la espera de ser comercializados o, en su defecto, usados en el proceso de producción. ¿Por qué es tan importante entonces el stock? Porque tenerlo controlado ayuda a que la demanda de los clientes sea atendida debidamente y que el proceso de producción no se interrumpa por falta de existencias. 

Por eso, saber cómo hacer un inventario de forma eficiente es más que necesario para la gestión regular de tu actividad empresarial. 

Podemos diferenciar, entonces, diferentes tipos de inventarios según su naturaleza:

• De materias primas. Se refiere a todos aquellos materiales que se usan para fabricar productos, pero que todavía no han sido procesados.
• De suministros de fábrica. Tiene en cuenta los bienes que son necesarios para fabricar productos, pero que no pueden ser cuantificados de forma exacta.
• De productos en proceso de fabricación. Contabilizando los bienes comprados por la empresa que están siendo procesados.
• De productos procesados. Referido a los productos que ya han pasado por el proceso de producción y pueden ser comercializados.

¿Cómo hacer un inventario? Paso a paso

Veamos a continuación los puntos clave para que lleves tu stock con eficiencia. Sigue leyendo para anotar algunas técnicas conocidas, así como consejos prácticos para llevar tu inventario.

¿Qué métodos para hacer inventarios existen?

Hay muchas técnicas diferentes para llevar el stock de una tienda o empresa. Tal vez hayas escuchado hablar del “first in first out”, que se conoce más como FIFO por sus siglas en inglés. Consiste en vender primero los productos más antiguos, especialmente útil para productos con merma, como alimentos.

También hay otras metodologías, como el método LIFO, que es el opuesto, para compañías que quieren tener un producto en stock el mínimo tiempo posible. Otra opción popular es el stock bajo demanda, que permite tener un inventario reducido o nulo. Deberás escoger el modelo que mejor se adapte a tus necesidades empresariales.

¿Qué se necesita para hacer un inventario?

Las necesidades pueden variar, dependiendo del volumen de tu stock y del tipo de productos. Sin embargo, estas son algunas necesidades comunes:

• Contar con una lista de los productos
• Llevar un sistema de clasificación y registro
• Tener herramientas de identificación, como etiquetas o códigos de barras
• Realizar un plan de revisión para ver el estado del stock

Todas estas necesidades que tiene cualquier inventario, sobre todo los de mayor volumen, se resuelven de manera más eficiente con un sistema de gestión. Una solución específica como un módulo de inventario en un ERP, puede ayudarte a automatizar procesos y extraer informes en tiempo real.

¿Qué elementos y requisitos son necesarios para hacer un inventario?

Como se ha dicho en el punto anterior, se necesitan algunos elementos clave, como:

• Listado de productos
• Sistema de registro (manual o automatizado)
• Básculas, medidores, códigos de barra u otras herramientas de medición y conteo
• Espacio de almacenamiento para los productos

En cuanto a los requisitos, es importante contar con personal capacitado para realizar las tareas que requieran de la intervención humana. Además, es crítico tener un control de acceso de la zona de almacén, para evitar pérdidas o fallos. 

El uso de software especializado de gestión de inventarios facilita la actualización en tiempo real, reduce errores y genera informes de control.

Pasos para hacer un inventario

Y entonces llegamos a la gran pregunta: ¿cómo hacer un inventario? Para que todo quede lo más claro posible, vamos a responder a esta pregunta a modo de lista en siete pasos de lo más sencillos enfocados sobre todo al inventario de una tienda (aunque fácilmente extrapolable a cualquier tipo de inventario)…

1. Organízate

Asegúrate de que tienes acondicionado un espacio en el que disponer de todos los productos. Si, además, cuentas con estanterías rotuladas en las estanterías del almacén de tu tienda, mejor que mejor.

2. Define tu sistema de almacenamiento

 Esto dependerá, fundamentalmente, de si tu tienda maneja productos perecederos o no. Si no es el caso, no deberías definir ningún formato de almacenamiento especial.

3. Establece la codificación de los productos

 A la hora de plantearte cómo hacer un inventario debes contemplar la idea de codificar los productos. Para ello, crea el código de tu inventario teniendo en cuenta factores de los artículos como el número del modelo, el color, el estilo, el proveedor o cualquier otro atributo que pueda resultar relevante.

4. Escoge la herramienta de control de stock más adecuada

Asegúrate de elegir un programa intuitivo para hacer el inventario con facilidad. Ten en cuenta que cualquier persona de tu equipo pueda usarlo sin dificultad. Además, es clave que el control de stock se integre con otras herramientas digitales de tu negocio.

Aquí puedes optar por un amplio abanico de posibilidades que van desde un Excel que diseñes tú mismo hasta un software de gestión de inventarios (como el que, por ejemplo, ofrecemos en Holded dentro de nuestras soluciones para gestión de empresas). Aquí descubrirás cómo hacer un inventario en Excel con facilidad, paso a paso.

5. Registra todos los movimientos

Todas las entradas y salidas de tu inventario deben quedar adecuadamente registradas. Cuando planeas cómo hacer un inventario detallado este paso no debe saltarse nunca si no quieres que acabe siendo un desastre. Para llevarlo a cabo, te recomendamos utilizar software de gestión de inventarios, ya que te permiten llevar un control de tu stock en tiempo real.

6. No olvides el inventario físico real

Porque, al fin y al cabo, debes chequear que todos los movimientos de tu inventario se corresponden a lo que ha pasado en tu almacén. Dicho de otra forma: el inventario final debe coincidir con los productos que tienes en tu poder.

7. Programa inventarios generales periódicos

Define unos tiempos concretos para revisar el inventario, más allá del control en tiempo real o diario. Por ejemplo, programa inventarios de las existencias cada mes, para verificar la exactitud de los registros e identificar discrepancias entre el inventario físico y el registrado.

Y no te quedes con los inventarios anuales, porque se pueden convertir en bestias difíciles de gobernar. Apuesta mejor por inventarios con periodicidades más asequibles como la mensual o la trimestral.

¿Cómo se puede optimizar este proceso?

Di adiós al trabajo manual de contar y anotar los productos de tu stock, ya que esto te quita tiempo y además te impide escalar. Asegúrate de optimizar el proceso con la tecnología adecuada para ello, los sistemas de control de stock, que van más allá del simple inventario en excel. 

Un software de inventario te permitirá registrar automáticamente las entradas y salidas de almacén. De esta forma, podrás tener los datos sincronizados en tiempo real, reduciendo el riesgo de errores manuales. Holded es una excelente opción para poder llevar a cabo todas estas tareas de forma fácil, eficiente y profesional.

Resumen

Al final, llevar un inventario bien gestionado no solo ahorra tiempo, sino que te ayuda a evitar sorpresas desagradables, como la falta de stock o productos caducados que podrían afectar tus ventas. 

Optimizar este proceso te permitirá concentrarte en lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio sin preocupaciones.

Preguntas frecuentes

Descubre las respuestas a algunas dudas habituales sobre cómo realizar un inventario.