¿Cómo hacer un inventario paso a paso para tu negocio?

Hacer un inventario permite controlar las existencias de tu almacén y evitar roturas de stock que frenen tus ventas. Según el INE (2025), el 43 % de las pymes españolas ha experimentado pérdidas por falta de control de inventario. Muchas de esas pérdidas se podrían haber evitado con un sistema de registro básico.

En este post vas a aprender qué es un inventario, qué métodos existen, cómo montarlo en 7 pasos y qué errores conviene evitar. También te explicamos cómo valorar tu stock y qué herramientas pueden ahorrarte horas de trabajo manual.

Puntos clave

• Organiza tu espacio de almacenamiento
• Define tu sistema de almacenamiento según el tipo de producto
• Codifica cada producto con identificadores únicos
• Escoge la herramienta de control de stock adecuada
• Registra todas las entradas y salidas
• Comprueba el inventario físico periódicamente
• Programa revisiones mensuales o trimestrales

¿Qué es un inventario?

Un inventario es la suma de todas las mercancías, productos o artículos que constan en el almacén de un negocio a la espera de ser comercializados o, en su defecto, usados en el proceso de producción. ¿Por qué es tan importante entonces el stock? Porque tenerlo controlado ayuda a que la demanda de los clientes sea atendida debidamente y que el proceso de producción no se interrumpa por falta de existencias.

Por eso, saber cómo hacer un inventario de forma eficiente es más que necesario para la gestión regular de tu actividad empresarial.

Podemos diferenciar, entonces, diferentes tipos de inventarios según su naturaleza:

• De materias primas. Se refiere a todos aquellos materiales que se usan para fabricar productos, pero que todavía no han sido procesados.
• De suministros de fábrica. Tiene en cuenta los bienes que son necesarios para fabricar productos, pero que no pueden ser cuantificados de forma exacta.
• De productos en proceso de fabricación. Contabilizando los bienes comprados por la empresa que están siendo procesados.
• De productos procesados. Referido a los productos que ya han pasado por el proceso de producción y pueden ser comercializados.

¿Cómo hacer un inventario? 7 pasos prácticos

Tanto si partes de cero como si quieres poner orden en un almacén que se te ha ido de las manos, estos 7 pasos te dan una hoja de ruta clara.

1. Organiza el espacio

Asegúrate de que tienes acondicionado un espacio en el que disponer de todos los productos. Si, además, cuentas con estanterías rotuladas en las estanterías del almacén de tu tienda, mejor que mejor. Lo importante es que cualquier persona de tu equipo pueda localizar un artículo sin preguntar.

2. Define tu sistema de almacenamiento

El sistema de almacenamiento depende de si tu negocio maneja productos perecederos. Si vendes alimentos o cosméticos, necesitarás un esquema FIFO para que lo primero que entró sea lo primero que salga. Si trabajas con productos que no caducan, no necesitas un formato especial; basta con agrupar por categoría o referencia.

3. Establece la codificación de los productos

A la hora de plantearte cómo hacer un inventario debes contemplar la idea de codificar los productos. Para ello, crea el código de tu inventario teniendo en cuenta factores de los artículos como el número del modelo, el color, el estilo, el proveedor o cualquier otro atributo que pueda resultar relevante.

Un código SKU (Stock Keeping Unit) único, legible y sistemático evita confusiones cuando dos productos se parecen mucho y acelera el registro de entradas y salidas.

4. Escoge la herramienta de control de stock más adecuada

Asegúrate de elegir un programa intuitivo para hacer el inventario con facilidad. Ten en cuenta que cualquier persona de tu equipo pueda usarlo sin dificultad. Además, es clave que el control de stock se integre con otras herramientas digitales de tu negocio.

Aquí puedes optar por un amplio abanico de posibilidades que van desde un Excel que diseñes tú mismo hasta un software de gestión de inventarios (como el que, por ejemplo, ofrece Holded dentro de sus soluciones para gestión de empresas).

Aquí descubrirás cómo hacer un inventario en Excel con facilidad, paso a paso. Lo que diferencia a un software dedicado de un Excel es la automatización: no tienes que introducir datos a mano cada vez que entra o sale un producto.

5. Registra todos los movimientos

Todas las entradas y salidas de tu inventario deben quedar adecuadamente registradas. Cuando planeas cómo hacer un inventario detallado este paso no debe saltarse nunca si no quieres que acabe siendo un desastre. Para llevarlo a cabo, te recomendamos utilizar software de gestión de inventarios, ya que te permiten llevar un control de tu stock en tiempo real.

6. No olvides el inventario físico real

El inventario físico consiste en contar manualmente lo que hay en el almacén y compararlo con los registros digitales. El inventario registrado debe coincidir con los productos que tienes en tu poder. Si no coincide, hay un problema: robo, error de registro o merma no detectada.

Para realizar este trabajo puedes apoyarte de una de estas plantillas de inventario que ofrecemos en este artículo.

7. Programa inventarios generales periódicos

Define unos tiempos concretos para revisar el inventario, más allá del control en tiempo real o diario. Programa una revisión completa al menos una vez al mes para verificar que los registros coinciden con las existencias reales.

Los inventarios anuales suenan razonables, pero en la práctica se convierten en un problema enorme cuando acumulan 12 meses de posibles errores. Apuesta mejor por inventarios con periodicidades más asequibles como la mensual o la trimestral.

¿Cómo establecer niveles mínimos de stock?

El punto de reorden es la cantidad mínima de un producto a partir de la cual debes lanzar un nuevo pedido al proveedor. Se calcula con una fórmula sencilla:

Punto de reorden = demanda diaria media × plazo de entrega del proveedor

Por ejemplo: si vendes 20 unidades al día de un producto y tu proveedor tarda 5 días en entregar, tu punto de reorden es 100 unidades. Cuando tu stock baje de esa cifra, toca pedir.

¿Cómo hacer un inventario en Excel?

Excel sigue siendo la herramienta más usada por pequeños negocios para gestionar su inventario. Es gratuito (o casi), flexible y no requiere formación técnica. El problema aparece cuando tu negocio crece: Excel no se sincroniza en tiempo real ni automatiza alertas. Pero para empezar, funciona.

Estos son los pasos básicos para montar un inventario en Excel:

1. Crea un libro nuevo y nombra la hoja «Inventario [mes] [año]».
2. Diseña las columnas: Código, Nombre del producto, Categoría, Cantidad, Precio unitario, Valor total, Proveedor, Fecha de entrada.
3. Introduce los datos de cada producto en una fila. Una referencia por fila, sin excepciones.
4. Añade fórmulas básicas: =Cantidad*Precio para el valor total; =SUMA() para los totales de columna; =CONTARA() para contar referencias activas.
5. Aplica filtros en la cabecera para poder ordenar por categoría, proveedor o cantidad.
6. Guarda una copia de seguridad cada vez que actualices. Si compartes el archivo, usa Google Sheets o OneDrive para evitar versiones duplicadas.

Si quieres una plantilla ya montada con estas columnas y fórmulas, tenemos un artículo completo sobre cómo hacer un inventario en Excel con plantillas descargables.

¿Cómo se valora un inventario?

Valorar el inventario significa ponerle un precio a lo que tienes almacenado. Parece sencillo, pero cuando compras el mismo producto a precios distintos en meses diferentes, la cosa se complica.

El método más usado es el coste medio ponderado, en el que sumas el coste total de todas las unidades compradas y lo divides entre el número total de unidades.

Ejemplo: compras 500 camisetas a 8 € en enero y 300 camisetas a 10 € en febrero. El coste total es de 7.000 € (4.000 + 3.000) para 800 unidades. El coste medio ponderado es de 8,75 € por unidad. Ese es el valor que le asignas a cada camiseta en tu inventario.

También puedes usar el precio de adquisición (el coste real de cada lote) o el valor neto de realización (el precio al que esperas venderlo menos los costes de venta). El Plan General Contable acepta cualquiera de los tres, aunque el promedio ponderado es el más práctico para la mayoría de las pymes.

¿Cuáles son los errores más comunes al hacer inventario?

Estos son los errores que vemos con más frecuencia en negocios que gestionan su stock sin un sistema claro:

• No registrar movimientos al momento. Si dejas el registro para «luego», «luego» se convierte en «nunca». Las entradas y salidas deben anotarse cuando ocurren.
• Mezclar productos sin codificar. Dos referencias que se parecen acaban siendo la misma en el registro y las cifras ya no cuadran.
• No hacer inventario físico. Confíar solo en el sistema sin comprobarlo contra la realidad. Los errores se acumulan y cuando los detectas llevan meses ahí.
• Ignorar los productos de baja rotación. Ocupan espacio y capital. Si un producto lleva más de 90 días sin moverse, hay que tomar una decisión: liquidar, promocionar o dejar de comprarlo.
• Depender de una sola persona para todo el control. Si esa persona falta, el inventario se paraliza. El sistema tiene que funcionar independientemente de quién esté.

¿Cada cuánto hacer inventario? Frecuencia por tipo de negocio

La frecuencia depende del margen, la rotación y el tipo de producto. Como referencia orientativa:

• Retail y moda: recuento mensual por familias y uno general completo anual.
• Alimentación y horeca: semanal, por el impacto de la merma y la caducidad.
• Industria y fabricación: diario en materias primas críticas, mensual en producto terminado.
• Ecommerce: perpetuo en tiempo real. Sin software que sincronice stock con la tienda, el modelo no funciona.
• Farmacia y cosmética: mensual, con control de lotes y caducidad.
• Servicios con stock mínimo (consultoría, talleres): trimestral.

Sea cual sea la frecuencia, el recuento general anual es obligatorio a efectos contables para la mayoría de empresas, según el artículo 28 del Código de Comercio español.

¿Cómo optimizar la gestión de inventario con software?

Optimizar el inventario consiste en eliminar el conteo manual y registrar en tiempo real cada movimiento. Hoy existen tres niveles de solución según el tamaño del negocio:

• Excel o Google Sheets con plantilla: válido para negocios con menos de 200 referencias y un solo almacén. Coste cero, riesgo de error humano elevado.
• ERP con módulo de inventario: recomendable a partir de 200 referencias o si facturas, contabilizas y compras desde la misma herramienta. Automatiza altas y bajas y sincroniza con ecommerce, TPV y contabilidad.
• SGA o WMS especializado: para almacenes grandes con ubicaciones complejas, picking por olas y tecnologías RFID.

El salto más rentable suele ser el paso de Excel a un ERP. Con un software de inventario integrado, registras automáticamente las entradas y salidas, sincronizas los datos con tu facturación y tu tienda online y reduces el riesgo de errores manuales. Holded te permite llevar todo esto desde una sola plataforma conectada a tu contabilidad.

En Holded, el módulo de inventario se conecta directamente con la facturación y la contabilidad, lo que significa que cada venta actualiza tu stock automáticamente. Puedes probarlo gratis para ver si se adapta a tu flujo de trabajo.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no se recomienda hacer un inventario a mano?

Hay muchas razones por las que se desaconseja realizar un inventario manualmente. Primero, porque requiere una gran cantidad de tiempo que podría dedicarse a tareas más productivas. Además, es común que se den errores humanos, que pueden suponer costes a la empresa.

Otro problema del inventario manual es que impide el control en tiempo real de existencias, tan fundamental para anticiparse a posibles oportunidades o problemas. Para terminar, sin un sistema de control digital, es más fácil que se produzcan manipulaciones o robos sin ser detectados rápidamente.

¿Es obligatorio hacer inventarios en una empresa?

En general, hacer inventarios en una empresa no es obligatorio por ley, pero sí es altamente recomendable y, en muchos casos, necesario para cumplir con las obligaciones fiscales y contables.

El Art. 28 del Código de Comercio exige llevar un Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. Además, controlar el stock es imprescindible para cumplir obligaciones fiscales y contables. También puede ser obligatorio realizar el inventario para seguir normativas de calidad y poder superar algunos certificados oficiales que permiten asegurar la trazabilidad correcta de los productos.

¿Qué es la rotación de stock y cómo se calcula?

La rotación de stock mide cuántas veces vendes y repones tu inventario en un periodo determinado. Se calcula así:

Rotación = coste de la mercancía vendida / inventario medio

Una rotación alta (por encima de 8–10 veces al año) indica que tus productos se venden rápido y no se quedan en el almacén ocupando espacio. Una rotación baja puede señalar sobre stock o productos con poca demanda.

¿Qué tipos de inventario existen?

Los inventarios se clasifican según la naturaleza de lo que almacenan y según la frecuencia con la que se cuentan. Esta tabla resume los más habituales:

¿Qué métodos de gestión de inventario hay?

El método FIFO (First In, First Out) es un sistema que prioriza la venta de los productos que entraron primero al almacén. Funciona bien para productos perecederos como alimentos o cosméticos, porque reduce el riesgo de que algo caduque antes de venderse.

El método LIFO (Last In, First Out) hace lo contrario: vende primero lo último que ha entrado. Se usa menos, pero tiene sentido en sectores donde los productos no pierden valor con el tiempo y el último lote está más accesible físicamente.

El promedio ponderado calcula el coste medio de todas las unidades disponibles y lo aplica por igual. Es útil cuando los lotes tienen precios distintos y quieres simplificar la contabilidad.

El stock bajo demanda (just-in-time) busca tener el mínimo almacenado y reponer solo cuando hay un pedido o una previsión firme. Reduce costes de almacenamiento, pero exige proveedores fiables y plazos de entrega cortos.

El método ABC clasifica los productos según su peso en la facturación, priorizando los recuentos y el control de stock en los artículos que más dinero mueven:

• Tipo A: el 20% de referencias que generan alrededor del 80% del valor. Requieren revisión frecuente.
• Tipo B: el 30% intermedio. Rotación media y control regular.
• Tipo C: el 50% restante. Bajo valor unitario, control menos exigente.

En la práctica, una pyme bien organizada revisa los productos A cada semana, los B cada mes y los C una vez al trimestre.

¿Qué se necesita para hacer un inventario?

Las necesidades pueden variar, dependiendo del volumen de tu stock y del tipo de productos. Sin embargo, estas son algunas necesidades comunes:

• Contar con una lista de los productos
• Llevar un sistema de clasificación y registro
• Tener herramientas de identificación, como etiquetas o códigos de barras
• Realizar un plan de revisión para ver el estado del stock

Todas estas necesidades que tiene cualquier inventario, sobre todo los de mayor volumen, se resuelven de manera más eficiente con un sistema de gestión. Una solución específica como un módulo de inventario en un ERP, puede ayudarte a automatizar procesos y extraer informes en tiempo real.

¿Qué elementos y requisitos son necesarios para hacer un inventario?

Como se ha dicho en el punto anterior, se necesitan algunos elementos clave, como:

• Listado de productos
• Sistema de registro (manual o automatizado)
• Básculas, medidores, códigos de barra u otras herramientas de medición y conteo
• Espacio de almacenamiento para los productos

En cuanto a los requisitos, es importante contar con personal capacitado para realizar las tareas que requieran de la intervención humana. Además, es crítico tener un control de acceso de la zona de almacén, para evitar pérdidas o fallos.

El uso de software especializado de gestión de inventarios facilita la actualización en tiempo real, reduce errores y genera informes de control.