¿Qué gastos son deducibles para autónomos en el IRPF?

Ser autónomo implica asumir una gran responsabilidad en la gestión de las finanzas, especialmente cuando llega el momento de declarar el IRPF. Una de las claves para optimizar la carga fiscal es conocer qué gastos son deducibles, ya que esto puede suponer un ahorro significativo.

Desde facturas de suministros hasta dietas y transporte, muchos de los costes relacionados con tu actividad profesional pueden reducir la base imponible. Sin embargo, es crucial diferenciar entre gastos personales y aquellos directamente vinculados al negocio, pues Hacienda exige justificación.

En este post, repasamos los principales gastos que, como autónomo, puedes deducir en el IRPF, ayudándote a cumplir la normativa mientras maximizas tus beneficios. ¿Listo para descubrir cómo ahorrar en tu próxima declaración? ¡Sigue leyendo!

¿Qué son los gastos deducibles para autónomos?

Son los gastos que una persona en régimen de autónomos tiene derivados del ejercicio de su actividad y que Hacienda permite contabilizar para que esa persona pagues menos impuestos.

¿Cuáles son los requisitos para que un gasto sea deducible?

Antes de empezar, veamos cuáles son los requisitos para poder considerar un gasto como deducible:

• Vinculación con la actividad económica: el gasto no solo debe estar relacionado con tu actividad profesional como autónomo, sino que además debe ser necesario para el desarrollo de la misma.
• Justificación adecuada: todo gasto que quieras deducir de tus impuestos debe estar correctamente documentado, habitualmente mediante factura, aunque ocasionalmente pueden utilizarse otros justificantes (excepto en el caso del IVA, que solo admite facturas completas).
• Registro contable: finalmente, todos los gastos potencialmente deducibles deben estar correctamente registrados en los libros contables de gastos e inversiones.

Listado de gastos deducibles en el IRPF de los autónomos

¿Aún no tienes claro qué gastos puedes deducir y cuáles no? Te lo ponemos aún más fácil: estos son los tipos de gastos que la Agencia Tributaria considera como deducibles:

• Consumos de explotación: incluye la compra de cualquier material que sea necesario para el desarrollo de tu actividad empresarial, como existencias, género, mercancías, materias primas y auxiliares, combustible, embalajes y material de oficina.
• Sueldos y salarios de trabajadores incluyendo dietas, pagos en especie, pagas extra, premios e indemnizaciones.
• Seguridad Social: tus cotizaciones del autónomo (la cuota mensual) así como las de tus empleados, si los tienes.
• Otros gastos de personal como formación, seguro de accidentes, obsequios o contribuciones a plan de pensiones.
• Arrendamientos: alquiler de bienes inmuebles (local, terreno o naves industriales para ejercer la actividad) o muebles (ordenadores, impresoras, televisores, etc.).
• Cánones: entendiendo como tales las cantidades que se pagan en concepto de propiedad industrial, como patentes y licencias, entre otras.
• Reparaciones y conservación: se refiere a los gastos de mantenimiento y reparación de las instalaciones, siempre y cuando no impliquen mejora o ampliación de las mismas. También el mantenimiento, repuesto y adaptación de la maquinaria del negocio.
• Mutualidades de previsión social: podrás deducirte un 50% en la cotización por contingencias comunes.
• Servicios profesionales independientes de abogados, asesores, notarios, auditores, gestores y las comisiones de los comerciales del negocio.
• Otros servicios como transportes, primas de seguros, servicios bancarios y similares, publicidad, propaganda y relaciones públicas, etc.
• Tributos fiscalmente deducibles, como el IBI o el IAE.
• Gastos financieros derivados del pago de intereses de créditos y préstamos, recargos por aplazar el pago de deudas y los intereses de demora en los aplazamientos a la Agencia Tributaria.
• Amortización de bienes muebles e inmuebles: como maquinaria, hardware o local en propiedad.
• Contribuciones a los planes de pensiones.
• Inversiones en investigación y desarrollo.
• Suministros de electricidad, agua, gas, teléfono e Internet en caso de tener local u oficina, así como una parte de los de tu vivienda, en el caso de que teletrabajes y hayas informado a Hacienda debidamente de esta circunstancia.
• Publicidad y relaciones públicas.
• Página web, dominio y servidor.
• Cuotas de leasing o renting de bienes necesarios para la actividad.
• Pérdidas por deterioro del valor de elementos patrimoniales.
• IVA soportado en aquellos autónomos que no presentan declaraciones trimestrales de IVA como los que están en recargo de equivalencia o actividades que no están obligadas a tributar por IVA.
• Cuotas de asociaciones empresariales, corporaciones y cámaras de comercio.
• Documentación: libros y suscripciones a revistas profesionales
• Eventos relacionados con la actividad empresarial, como cursos o congresos.
• Primas de seguros: los de responsabilidad civil, protección contra robo o incendio del negocio, así como el seguro de enfermedad para el autónomo, su cónyuge e hijos menores de 25 años que convivan en el domicilio familiar con un máximo de 500 euros por persona.
• Gastos de difícil justificación con un máximo anual de 2.000 euros.

Su trabajas desde casa y eres autónomo, descubre qué gastos puedes deducir legalmente en este artículo.

Gastos deducibles especiales o conflictivos

Son aquellos gastos donde concluyen el uso profesional y el personal, por lo que es complicado diferenciar lo laboral de lo personal. Por ello, la Agencia Tributaria exige documentos que justifiquen el porcentaje de uso profesional de dichos gastos.

• Oficina en vivienda de propiedad: se debe notificar a la hora de darse de alta como autónomo a través del modelo 036 o 037 e indicar el porcentaje de la vivienda que se utilizará para la actividad. Lo normal es entre un 10 y un 40%, así que se podrán deducir ese tanto por ciento de los gastos del alquiler y los suministros (luz, agua, gas).
• Oficina en vivienda alquilada: mucho más complicado de justificar, ya que se deberán tener dos facturas diferenciadas, puesto que el alquiler de la parte profesional deberá incluir IVA.
• Teléfono: la Agencia Tributaria permite deducir un 50% del gasto. Por ello, si el gasto profesional supera este porcentaje, lo más recomendable es disponer de dos teléfonos, uno para la actividad profesional y otro para la vida personal.
• Vehículo y gastos asociados como gasolina, mantenimiento, seguro: deducible íntegramente para profesionales que lo utilicen como herramienta de trabajo. Si el vehículo es alquilado ocurre como con la vivienda, se necesitan dos facturas diferentes.
• Gastos de viaje y dietas: gastos de desplazamiento en transporte público (incluidos los taxis), estancia en hoteles y gastos de manutención (comidas, cenas). Es obligatorio justificar el carácter profesional.
• Gastos de vestuario: solo si se trata de uniformes, ropa de protección y otras prendas con el logo del negocio.

Ya que el IRPF es uno de los impuestos más elevados a los que se enfrentan los contribuyentes, un impuesto que se calcula sobre la cifra final de ingresos de la persona, ya sea autónoma o física. Así que tener claros cuáles son los gastos deducibles para calcular la cifra final sobre la que se aplicará el IRPF es una ventaja que tener muy en cuenta.

Es importante destacar que, a partir del 1 de enero de 2025, se han implementado las siguientes novedades fiscales:

• Exención ampliada para indemnizaciones por responsabilidad civil: ahora se incluyen indemnizaciones por daños físicos o psíquicos acordadas mediante mediación u otros medios legales de resolución de conflictos, sin necesidad de fijación legal o judicial previa. 
• Aumento del tipo impositivo en el último tramo de la base liquidable del ahorro: para contribuyentes acogidos al régimen especial de trabajadores desplazados a territorio español, el tipo se eleva del 28% al 30%. 

Gastos deducibles sin factura

Como ya te adelantamos más arriba, hay algunos gastos que es posible deducir sin la correspondiente factura, aunque en todos los casos debes disponer de un ticket o comprobante de pago que los justifique. Además, y de la misma forma que el resto de gastos deducibles, deben estar íntimamente relacionados con tu actividad y estar debidamente recogidos en tus libros de contabilidad.

• Gastos financieros
• Pólizas de seguros
• Cuotas de autónomos
• Sueldos y Seguridad Social
• Gastos en países extranjeros
• Traspasos y contratos privados
• Impuestos

Si quieres saber más sobre este tipo de gastos, consulta nuestro post Gastos que puedes deducir sin factura, donde encontrarás más detalles al respecto.

¿Qué gastos no son deducibles para los autónomos?

Se considera no deducible todo aquel gasto que no esté relacionado con la actividad directa de la persona en régimen de autónomos. En general, esto se refiere a:

• Los gastos personales, como la compra de ropa no laboral, ocio o alimentos no vinculados a la actividad.
• Tampoco son deducibles multas o sanciones administrativas, pérdidas en el juego, o donaciones que no cumplan los requisitos fiscales.
• Cualquier gasto que supere los límites legales, como ciertos regalos a clientes (más de 50 euros por unidad o de 300 euros anuales al mismo cliente).
• Todos los gastos sin factura o justificante válido.

¿Cómo se desgravan los gastos deducibles de autónomos?

Los autónomos que tributan en estimación directa (ya sea normal o simplificada) tienen que presentar el modelo 130 de IRPF con los gastos deducibles cada trimestre, para autoliquidar el pago fraccionado de este impuesto.

Además, estos gastos tendrán que volver a ser incluidos anualmente en la declaración de la renta, donde se regulariza el importe real del impuesto: si has pagado de más en tus declaraciones trimestrales, Hacienda te devolverá la diferencia, mientras que si te has quedado corto, tendrás que regularizar el importe.