Para los autónomos hay una serie de gastos deducibles en el IRPF si se tributa en régimen de estimación directa, tanto normal como simplificada. Si estamos hablando de una tributación por módulos, estas deducciones no serán aplicables, ya que este método tiene sus propias cuotas trimestrales fijas y funciona de otra manera.
Vamos a verlas:
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Requisitos para que un gasto sea deducible
Antes de empezar, veamos cuáles son los requisitos para poder considerar un gasto como deducible:
- Deben ser gastos vinculados a la actividad profesional realizada por el autónomo.
- Deben estar convenientemente justificados mediante las correspondientes facturas.
- Deben estar registrados contablemente en los libros de gastos e inversiones.
Listado de gastos deducibles en el IRPF de los autónomos
Estos son los tipos de gastos que la Agencia Tributaria considera como deducibles:
- Consumos de explotación: compras de existencias, género, mercancías, materias primas y auxiliares, combustible, embalajes y material de oficina. La compra de cualquier material que sea necesario para el desarrollo de la actividad empresarial.
- Sueldos y salarios de trabajadores incluyendo, dietas, pagos en especie, pagas extra, premios e indemnizaciones.
- Seguridad Social: cotizaciones del autónomo y de los empleados.
- Otros gastos de personal como formación, seguro de accidentes, obsequios o contribuciones a plan de pensiones.
- Arrendamientos: alquiler de bienes inmuebles (local, terreno, naves industriales para ejercer la actividad) o muebles (ordenadores, impresoras, televisores, etc.).
- Cánones: cantidades que se pagan en concepto de propiedad industrial como patentes, licencias, etc.
- Reparaciones y conservación: gastos de mantenimiento y reparación de las instalaciones, siempre y cuando no impliquen mejora o ampliación. También el mantenimiento, repuesto y adaptación de la maquinaria del negocio.
- Mutualidades de previsión social: se podrá deducir un 50% en la cotización por contingencias comunes.
- Servicios profesionales independientes de abogados, asesores, notarios, auditores, gestores y las comisiones de los comerciales del negocio.
- Otros servicios como transportes, primas de seguros, servicios bancarios y similares, publicidad, propaganda y relaciones públicas, etc.
- Tributos fiscalmente deducibles: el IBI o el IAE, entre otros.
- Gastos financieros derivados del pago de intereses de créditos y préstamos, recargos por aplazar el pago de deudas y los intereses de demora en los aplazamientos a la Agencia Tributaria.
- Amortización de bienes muebles e inmuebles: maquinaria, hardware, local en propiedad.
- Contribuciones a los planes de pensiones.
- Inversiones en investigación y desarrollo.
- Suministros de electricidad, agua, gas, teléfono e Internet en caso de tener local u oficina.
- Publicidad y relaciones públicas.
- Página web, dominio y servidor.
- Cuotas de leasing o renting de bienes necesarios para la actividad.
- Pérdidas por deterioro del valor de elementos patrimoniales.
- IVA soportado en aquellos autónomos que no presentan declaraciones trimestrales de IVA como los que están en recargo de equivalencia o actividades que no están obligadas a tributar por IVA.
- Cuotas de asociaciones empresariales, corporaciones y cámaras de comercio.
- Documentación: libros y suscripciones a revistas profesionales
- Eventos relacionados con la actividad empresarial, como cursos o congresos.
- Primas de seguros: los de responsabilidad civil, protección contra robo o incendio del negocio, seguro de enfermedad para el autónomo, su cónyuge e hijos menores de 25 años que convivan en el domicilio familiar con un máximo de 500 euros por persona.
- Gastos de difícil justificación con un máximo anual de 2.000 euros.
- Los autónomos en estimación directa normal pueden deducirse también las facturas emitidas no cobradas y los gastos debidos a devoluciones.
Gastos deducibles especiales o conflictivos
Son aquellos gastos donde concluyen el uso profesional y el personal, por lo que es complicado diferenciar lo laboral de lo personal. Por ello, la Agencia Tributaria exige documentos que justifiquen el porcentaje de uso profesional de dichos gastos.
- Oficina en vivienda de propiedad: se debe notificar a la hora de darse de alta como autónomo a través del modelo 036 o 037 e indicar el porcentaje de la vivienda que se utilizará para la actividad. Lo normal es entre un 10 y un 40%, así que se podrán deducir ese tanto por ciento de los gastos del alquiler y los suministros (luz, agua, gas).
- Oficina en vivienda alquilada: mucho más complicado de justificar, ya que se deberán tener dos facturas diferenciadas, ya que el alquiler de la parte profesional deberá incluir IVA.
- Teléfono: la Agencia Tributaria permite deducir un 50% del gasto. Por ello, si el gasto profesional supera este porcentaje, lo más recomendable es disponer de dos teléfonos, uno para la actividad profesional y otro para la vida personal.
- Vehículo y gastos asociados como gasolina, mantenimiento, seguro: deducible íntegramente para profesionales que lo utilicen como herramienta de trabajo. Si el vehículo es alquilado ocurre como con la vivienda, se necesitan dos facturas diferentes.
- Gastos de viaje y dietas: gastos de desplazamiento en transporte público (incluidos los taxis), estancia en hoteles y gastos de manutención (comidas, cenas). Es obligatorio justificar el carácter profesional.
- Gastos de vestuario: solo si se trata de uniformes, ropa de protección y otras prendas con el logo del negocio.
Ya que el IRPF es uno de los impuestos más elevados a los que se enfrentan los contribuyentes, un impuesto que se calcula sobre la cifra final de ingresos de la persona, ya sea autónoma o física. Así que tener claros cuáles son los gastos deducibles para calcular la cifra final sobre la que se aplicará el IRPF es una ventaja que tener muy en cuenta.
