Prediquemos con el ejemplo. Este post que ahora lees ha seguido un flujo de trabajo. En una primera fase ha sido conceptualizado y a continuación, redactado. Luego ha habido una comprobación de la adecuación gramatical y ortográfica y posteriormente ha sido optimizado para el SEO. Finalmente, ha involucrado a un supervisor que lo ha validado y publicado. Esto es, para que lo entiendas, un flujo de trabajo Hay otros, lógicamente, que involucran a más trabajadores. Te lo contamos todo.
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Un aspecto fundamental para que tu empresa funcione como un reloj suizo es la organización de tareas. Que todo mantenga un orden y funcione según lo previsto es fundamental para responder a las expectativas de tus clientes. Para lograrlo es necesario que establezcas una metodología de trabajo que permita a una coordinación entre el personal y el equipo implicados en la actividad productiva de tu empresa. Es decir, necesitas conectar de manera eficaz a los empleados con los procesos de negocio, estableciendo un orden entre ellos.
El workflow, como también se conoce al flujo de trabajo, es precisamente eso: la automatización de los distintos procesos de trabajo que se desarrollan en las empresas a diario. Siguiendo unos modelos determinados, estos flujos permiten asignar tareas y dotar de información a los trabajadores y máquinas de una compañía siguiendo unos patrones establecidos con anterioridad. Y no, no es un modelo exclusivo de grandes corporaciones con miles de trabajadores. Es absolutamente válido (y recomendable) para pequeñas empresas e incluso autónomos. Este flujo de trabajo puede ser global (implica a la empresa en su totalidad) o parcial (se centra únicamente en una parte concreta de su operativa).
Este otro ejemplo (aunque a priori pueda parecer a algunos lectores algo anticuado) te hará entender los distintos procesos de manera mucho más visual:
¿Qué ha ocurrido? Qué tres departamentos (Ventas, Administración y Recursos Humanos) han participado, de manera coordinada, en distintas fases. Eso es exactamente un flujo de trabajo: un conjunto de actividades interconectadas y sincronizadas dentro de la empresa que se complementan siguiendo un orden cronológico y correlativo para alcanzar un objetivo dentro de la organización. En este sentido es importante resaltar que estos participantes pueden ser tanto personas como sistemas (máquinas, software…). De hecho, la automatización de estas acciones para la ejecución del proceso, siguiendo el estado de cada etapa, es un elemento esencial para la correcta gestión de un flujo de trabajo.
El objetivo principal del flujo de trabajo es reducir el tiempo de trabajo mediante la conjunción de tareas entre el equipo humano y las máquinas de la empresa, incluso trabajando en equipo desde distintos lugares. Para ello, el workflow, como hemos indicado hace un momento, automatiza los métodos, facilita la interacción y la movilidad de los trabajadores, organiza y agiliza la información, propone mecanismos de control y seguimiento de tareas, controla recursos y facilita la toma de decisiones. En fin, el flujo de trabajo ayuda a planificar y monitorear las tareas de la empresa de forma metódica y lógica. Es decir, hace la vida empresarial más sencilla y productiva, buscando una mayor agilidad, como detallaremos un poco más abajo.
Existen, principalmente, tres modelos de flujo de trabajo que, dependiendo de su flexibilidad, pueden aplicarse a los distintos departamentos de las empresas:
La implementación de un buen flujo de trabajo en tu empresa tiene una serie de ventajas que no puedes (ni debes) pasar por alto. Te resumimos algunas de las más importantes:
Llegados a este punto, tienes claro que hay que aplicar cuanto antes el flujo de trabajo en tu proyecto empresarial. Sigue estos cuatro sencillos pasos para su puesta en marcha:
El ticket de restaurante en papel que recibe el departamento de Administración pasará rápidamente al olvido y es una metáfora de lo rápido que están cambiando las cosas. Es decir, el workflow puede ser manual pero lo lógico es aprovechar la tecnología para automatizarlo y mejorar en eficiencia. Hoy en día, como sabes, existen numerosas aplicaciones y software, como las de Holded, que ayudan a implementar y controlar de manera altamente eficiente todos los campos del flujo de trabajo en tu empresa. Estos programas informáticos facilitan los procesos mediante su automatización digital, mejorando la productividad y la eficacia final.
Nacieron en los años 90 bajo el nombre de WorkFlow Management System (sistemas de gestión de flujo de trabajo) y evolucionaron con el tiempo hacia los llamados BPM, es decir el Business Process Management, que en nuestro idioma es la Gestión de Procesos de Negocios. A pesar de no ser exactamente lo mismo, tienen muchos elementos en común. De hecho, uno de los vértices fundamentales del BPM es precisamente la automatización de flujos de trabajo.
Generalmente el flujo de trabajo viene representado por un diagrama, que no es otra cosa que un mapa gráfico que permite visualizarlo de un plumazo y de manera mucho más sencilla y esquemática. Si tienes una gran empresa, con muchos trabajadores, su implementación es vital para establecer un orden. Pero si la tuya es una pequeña empresa o incluso eres un trabajador autónomo también es enormemente práctico. En ambos casos, el impacto visual que supone, ayuda a poner las cosas claras.
Hasta hace no demasiado tiempo, este mapa gráfico aún se hacía a mano en muchas empresas. Sus ventajas resultan obvias.
Hoy, lógicamente, está siendo sustituido por aplicaciones y programas digitales que aportan beneficios adicionales a los antes mencionados:
