¿Cómo crear una ficha de cliente?

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¿Sabes cómo crear la ficha de cliente perfecta? Te lo explicamos en este artículo para que tu empresa siempre tenga esta cuestión bajo control.

Orden. Orden. Orden. E incluso un poquito más de orden. En una empresa, resulta demasiado fácil que las cosas se descontrolen y que, al final, el caos se apodere de los diferentes departamentos. Ese es el motivo por el que resulta tan importante mantener el mayor orden posible. Y por eso no solo deberías tener una ficha para cada uno de tus clientes, sino que deberías tenerlas lo más actualizadas posible.

Porque, a nivel de facturas, un buen software de facturación te ayuda a mantener el orden de la forma más correcta posible. Pero con el tema de los clientes, muchas son las empresas que no establecen un sistema de control… Hasta que es demasiado tarde.

Para que no te ocurra esto mismo a ti, en este artículo queremos enseñarte cómo crear una ficha de cliente… Para lo que, antes de nada, deberemos definir un poco para qué sirven este tipo de fichas. La idea primordial parte de la necesidad de mantener una relación con el cliente lo más fluida y personal posible, de tal forma que fidelicemos a los clientes que ya tenemos o captemos nuevos clientes potenciales.

Si tienes un e-commerce, un buen archivo con todas estas fichas puede (y debe) convertirse en el faro guía de las acciones de marketing de nuestra empresa, además de la comunicación externa y la publicidad de todo tipo. Y, de hecho, aunque solo tengas un puñado de clientes, una buena gestión de estas fichas siempre puede servirte para planificar el futuro del negocio de forma mucho más inteligente.

Modelo de ficha de cliente

Una vez con todo esto claro, ya podemos dirigirnos al corazón de este asunto: ¿cómo debe ser el modelo de una ficha de cliente perfecta? O preguntado de otra forma: ¿qué apartados y datos debe incluir esta ficha para ser realmente útil?

Podemos hablar de tres grandes áreas que toda ficha ha de incluir…

  1. Datos básicos. Esto es tan lógico que seguro que ya se te había ocurrido a ti mismo: toda ficha ha de incluir los datos del cliente en cuestión. Esto significa que tendremos que tendremos que añadir nombre y apellidos del cliente (o nombre de la compañía), dirección postal CIF o NIF, empresa a la que pertenece, teléfono de contacto, correo electrónico, cualquier otro medio de contacto y, por último, el método de pago (o, en el caso de que existan varios, indicar de forma bien clara cuál es el preferente).
  2. Datos complementarios. En toda ficha de cliente deberías dejar espacio para cualquier tipo de información que sea importante a la hora de ofrecer un servicio más personalizado al cliente en concreto. En algunos casos, lo importante será saber el momento del año en el que es más probable que te hagan una compra. Pero también puede darse el caso de que lo interesante sea los flujos de pedidos, las veces que te han solicitado información o cualquier otra cosa que se te pueda ocurrir.
  3. Datos comerciales. Lo más importante en los datos comerciales es tener un histórico de tus relaciones comerciales con el cliente, basándote en los datos previstos, las ventas realizadas y la diferencia entre ambas (y aquí puedes realizar el histórico de forma mensual, anual o como mejor te venga).

Si tienes todo esto cubierto, ya tienes la mejor ficha de cliente posible.

Ejemplo de ficha de cliente para rellenar

¿Te parece muy bien todo lo que te hemos explicado pero tú lo que quieres es más bien un ejemplo de ficha de cliente para rellenar? Pues no te preocupes, que aquí tienes una ficha básica de lo más completa…

Ejemplo de ficha de cliente
Ejemplo de ficha de cliente

¿Ahora sí que te ha quedado claro? Pues ya sabes lo que toca: que empieces a construir tu archivo con fichas de clientes como si no hubiera un mañana.

Raül De Tena

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