Si pensamos en una oficina en nuestra mente aparecerá una imagen con mesas, sillas, ordenadores, impresoras, carpetas, bolígrafos, folios, clips, post-it…
Pero desde el punto de vista contable, no todo lo que se suele encontrar en el lugar donde se lleva a cabo la administración de la empresa se engloba dentro del concepto que nos interesa: contabilizar el material de oficina.
En realidad, en contabilidad se consideran material de oficina todos aquellos elementos que se utilizan para la realización de las tareas administrativas del negocio que tienen una característica diferenciadora y es que son consumibles.
Siguiendo el ejemplo anterior solo serían material de oficina las carpetas, los bolígrafos, los folios, los clips y los post-it porque se consumen, es decir, se gastan con el uso.
Sin embargo, quedarían fuera de esta definición las mesas, las sillas, los ordenadores o las impresoras porque no se consumen con su uso: forman parte del activo de la empresa porque son bienes que integran su estructura necesaria para funcionar y permanecen en su patrimonio por más de un año. Su tratamiento contable es, por tanto, diferente.
Una vez que tenemos claro qué es el material de oficina vamos a ver cómo se contabiliza, cosa que se puede hacer de dos maneras diferentes:
Esto implica que cada factura de compra de material se contabiliza en una cuenta contable del subgrupo 62 sin presentar ninguna particularidad con respecto al registro contable de cualquier otro gasto de la empresa.
La segunda posibilidad es darle al material de oficina el mismo tratamiento que se le otorga a la mercancía que vende la empresa, lo cual implica contabilizar la adquisición como una compra (utilizando para ello una cuenta del subgrupo 60) y reflejar, al cierre del ejercicio, la diferencia que se haya producido en el inventario de ese tipo de productos.
Este sistema implica realizar un recuento valorado del material a 31 de diciembre (inventario) y contabilizar la variación de existencias que se haya producido de la forma que veremos más adelante.
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La diferencia entre uno y otro sistema es que en el primero se considera que todo el material que se compra se consume en el ejercicio, mientras que en el segundo se considera gasto de la empresa solo el importe del material que realmente se consume y no el que está en el almacén a 31 de diciembre.
Salta a la vista que el segundo sistema es mucho más complejo que el primero, entonces ¿qué criterio debe seguir una empresa para decantarse correctamente por uno o por otro?
En contabilidad se aplica un principio que se denomina importancia relativa. Según él, cuando una operación tiene muy poca repercusión en los resultados de la empresa se pueden flexibilizar e incluso obviar algunos criterios que en otro caso serían de aplicación obligatoria.
Con un ejemplo lo entenderás:
En una empresa que vende al año 5 000 000 de euros y gasta material de oficina por 300 euros poco o nada va a influir en los balances finales que se contabilice de una forma u otra, por lo que no merece la pena hacer un inventario al final del ejercicio.
Son este tipo de parámetros los que debe emplear la empresa a la hora de decantarse por una u otra opción.
Cuando el material de oficina se contabiliza como gasto del ejercicio se utiliza la cuenta 629 Otros servicios, que se carga (se anota en el debe) por la base imponible de la factura. Lo vemos en el siguiente ejemplo.
La empresa compra material de oficina por importe de 500 euros más IVA y lo paga con transferencia bancaria.
El asiento contable a realizar es:
Aquí todo lo que se compra es gasto porque se entiende que se consume íntegramente dentro del ejercicio.
Si se decide llevar el control del consumo real del material de oficina su proceso contable se divide en dos etapas:
1.- Por cada adquisición se utilizará la cuenta 602 Compras de otros aprovisionamientos en el debe del asiento contable.
2.- Al cierre del ejercicio se dará de baja el material de oficina con el que contaba la empresa al principio del ejercicio y se dará de alta el existente a 31 de diciembre.
Las cuentas a utilizar son:
328 Material de oficina y 612 Variación de existencias de otros aprovisionamientos.
De esta forma se consiguen dos cosas:
La empresa presenta los siguientes datos relativos al material de oficina:
Los asientos a realizar son los siguientes:
1.- Por la compra 1:
2.- Por la compra 2:
3.- Por dar de baja las existencias iniciales (fecha del apunte: 31 de diciembre)
4.- Por dar de alta las existencias finales (fecha del apunte: 31 de diciembre)
Con este sistema de contabilización, en las cuentas anuales tendremos que:
Por el contrario, si la empresa se hubiera decantado por entender que el consumo del material de oficina es igual a las compras solo habría contabilizado las adquisiciones con la cuenta 629 y:
Sí. Se puede crear una subcuenta contable específica dentro de la 629. Por ejemplo, la 629030 Gastos varios material de oficina (o cualquier otro dígito).
El inventario del material de oficina debe estar actualizado a la fecha de cierre del ejercicio (que en la mayoría de empresas coincide con el 31 de diciembre).Y la forma de realizarlo será empleando cualquier método que permita conocer el valor económico a las existencias de este tipo de material. Lo más habitual es llevar el control con un programa informático en el que se dan entrada a los elementos en el momento de su compra y salida en el que se retiran del almacén, si no de forma diaria si al menos mensual. De esta manera, con solo pulsar una tecla se obtiene el inventario valorado en cualquier momento.Pero, por supuesto, nada impide que se lleve a cabo mediante el recuento manual de las unidades que hay en el almacén a final de ejercicio.Hoy día esta opción se utiliza muy poco porque todas las empresas cuentan con herramientas que facilitan muchísimo cualquier labor. Holded, por ejemplo, es un claro ejemplo en ese sentido, ya que al ser tan eficiente a la hora de digitalizar procesos implica también un importante ahorro económico no solo en horas de trabajo, sino también en menor consumo de material de oficina.
