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¿Qué es la digitalización y cuáles son sus ventajas?

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En plena era digital, las tecnologías digitales y la automatización se están convirtiendo en algo fundamental tanto para el día a día de las personas como de las empresas.

Según datos de la última Encuesta Mundial sobre el Coeficiente Digital de las Empresas elaborado por PwC, en España el 82% de las empresas españolas llevan a cabo procesos de digitalización para aumentar sus ingresos. Además, el 56% de los directivos españoles encuestados califican el grado de digitalización de sus empresas como alto o muy alto.

Estos y otros muchos estudios recientes apuntan que las empresas españolas ya han iniciado su proceso de digitalización, especialmente las de gran tamaño. En este sentido, aunque sigue existiendo una brecha digital importante en función del tamaño de la empresa, el Informe de Digitalización de las Pymes 2021 de la ONTSI revela que cada vez más microempresas se están sumando a la digitalización.

Esto evidencia que dar el salto a lo digital es indispensable para cualquier empresa si quiere sobrevivir en un mercado cada vez más competitivo. En este artículo te explicamos por qué es tan importante la digitalización, en qué consiste, qué ventajas ofrece para las empresas y qué pasos hay que seguir para digitalizar un negocio.

¿Qué es la digitalización y cuáles son sus ventajas?

Empecemos dejando los conceptos claros. La digitalización, en términos genéricos, es el proceso de conversión de medios analógicos a digitales. El formato digital utiliza los dígitos 1 y 0 para interpretar los datos recibidos y enviados, es decir, la información se genera bajo la tecnología computacional.

La música, la fotografía o el cine, por ejemplo, antes se reproducían en medios analógicos y ahora se almacenan mayoritariamente en unidades digitales. Por lo que decimos que se han digitalizado.

Lo mismo ha pasado en las empresas, en las que cada vez se usa menos el formato sobre papel y la mayoría de los documentos y procesos se han digitalizado. Así pues, la digitalización en el sector empresarial significa la representación digital de la empresa actual con la ayuda de medios digitales.

¿En qué consisten los diferentes tipos de digitalización?

El proceso de digitalización se puede dar en diferentes ámbitos y contextos de una empresa. Veamos algunos tipos de digitalización y sus ejemplos:

Digitalización de documentos o de información

Como ya hemos visto, en una empresa la digitalización puede suponer la conversión digital de documentos analógicos como facturas, archivos o información que pasan a procesarse, almacenarse y enviarse en formato digital. Un ejemplo sería el uso del correo electrónico en lugar de enviar una carta postal, almacenar una imagen en formato JPEG en lugar de una foto analógica impresa, etc.

Digitalización de procesos

Los procesos o procedimientos que se siguen en una empresa también pueden digitalizarse. En estos casos los procesos y procedimientos analógicos pasan a digitalizarse mediante herramientas digitales como formularios, correos electrónicos, sitios web, video conferencias, redes sociales, etc.

Digitalización como modelo de negocio

Cuando hablamos de negocio digital nos referimos a los modelos de negocio y empresas que tienen como core y base del negocio lo digital. Este tipo de modelo de negocio online aprovecha la tecnología para mejorar sus servicios tanto dentro de la empresa, como con sus partners y clientes, para realizar propuestas de valor y monetización.

Cada vez existen más empresas digitales en el mercado que ofrecen soluciones tecnológicas a sus clientes y que adaptan sus procesos y productos continuamente a las nuevas tecnologías. Algunos ejemplos de negocio digital serían una tienda online de ropa (ecommerce), una aplicación móvil de reparto de comida a domicilio o una web de alquiler de apartamentos turísticos, entre muchos otros.

Un restaurante con una caja registradora digital.

Ventajas de la digitalización como futuro para las empresas

Son cada vez más las empresas que están digitalizando su funcionamiento y es que hacerlo puede repercutir positivamente hasta un 25% en su productividad.

El 82% de las empresas españolas encuestadas en la encuesta de PWC declaran acometer procesos de digitalización para aumentar sus ingresos; en segundo lugar, para ser más rentables; en tercer lugar, para mejorar la experiencia del cliente y en cuarto, para reducir sus costes.

A continuación vemos las principales ventajas de la digitalización para una empresa:

Simplifica el acceso y el almacenamiento de documentos

Almacenar los documentos y la información en la nube ayuda a mantener el orden y hace más fácil y rápida la localización de los archivos para toda la empresa. Además, con la digitalización de la información ahorras espacio físico de almacenamiento en la oficina y es menos probable que se extravíen documentos. ¡Di adiós a los interminables archivadores en las estanterías!

Según datos del INE (Instituto Nacional de Estadística), en España el 32% de las empresas ya cuenta con un sistema en la nube y representa una tendencia al alza junto con el incremente del teletrabajo debido a la pandemia.

Disponibilidad 24/7

Cuando necesites obtener la firma de documentos ya no será necesario planificar una reunión en persona gracias a las firmas electrónicas y los documentos compartidos. Tener los archivos en la nube da la posibilidad de acceder a ellos desde cualquier dispositivo móvil, en cualquier hora y desde cualquier lugar, aunque sea fuera de horas laborales.

Según el informe de Digitalización de las Pymes 2021, el 80% de las empresas españolas con conexión a Internet usan firma digital y el 77,3% de las pymes y grandes empresas proporcionan a sus empleados dispositivos móviles con Internet. Esto supone un incremento de 6,5 puntos comparado con las cifras de 2018.

Más seguridad documental

Si los documentos se guardan en la nube es más fácil conseguir mantenerlos en buen estado y poder controlar quién tiene acceso a ellos. Por lo tanto, será más difícil que se filtre información fuera de la oficina, que se pierda o que se deteriore un documento debido a accidentes físicos. Además, gracias a la digitalización existe la posibilidad de hacer copias de seguridad y establecer contraseñas de acceso para proteger los documentos incrementando, de este modo, la seguridad.

Reducción de costes

La digitalización permite optimizar los recursos de una empresa y reducir costes. En un negocio digitalizado, por ejemplo, toda la información de los procesos se sube a la nube a tiempo real. Esto evita tener que hacer desplazamientos dentro de la oficina para comunicarse con otros departamentos, nos ahorra tiempo a la hora de introducir manualmente datos administrativos al sistema y también disminuye el gasto de papel.

Incremento de la productividad

Optimizar los recursos y el tiempo de gestión de las tareas permite liberar a los equipos para que se puedan focalizar solamente en sus objetivos. Las tareas administrativas, reuniones o desplazamientos suelen robar mucho tiempo al personal, sin embargo, con la digitalización de los procesos pueden centrarse en su labor ya sea trabajar en la estrategia, conseguir más clientes o producir más.

Es el caso de Caja Rural de Asturias que con el incremento de su operativa online ha conseguido reducir un 20% el tiempo dedicado a la gestión con un ahorro económico del 15%, según explica la empresa en un informe sobre la transformación digital en España publicado por MCPRO.

Agilidad en los procesos

La digitalización permite sistematizar y automatizar los procesos y tener el control real sobre todas las acciones lo que, a su vez, permite agilizar la gestión y la organización interna de la empresa. Además, existe menos margen de error en esta gestión.

Mejora la experiencia del cliente

Por otro lado, la digitalización permite conocer mejor al cliente y, en consecuencia, adaptar mejor los servicios y productos de la empresa a sus necesidades y preferencias. También mejora la imagen corporativa a ojos del cliente y permite reducir errores e implementar mejoras constantemente.

La compañía aérea Aena, por ejemplo, consiguió reducir el 40% de los tiempos de espera de los pasajeros gracias a la implantación de nuevas medidas digitales como el reconocimiento facial.

Incentiva el trabajo en equipo

Las plataformas digitales creadas para optimizar los procesos de las empresas facilitan el trabajo colaborativo y el intercambio de conocimiento entre los miembros de un mismo equipo. Si todos los usuarios trabajan desde la misma herramienta hay una mejor comunicación, pueden hacer un mejor seguimiento y tener una visión general del trabajo hecho, lo que les hace estar más unidos y sentir que comparten un mismo objetivo.

Favorece la diferenciación de la competencia

Implementar mejoras tecnológicas implica mejorar la cadena de producción y, por tanto, ofrecer mejores productos y servicios en mejores condiciones. En un mercado cada vez más competitivo es una manera de despuntar y de atraer a más clientes.

Un buen ejemplo es el caso de Dominos Pizza que puso en marcha un proceso de transformación digital para mejorar la experiencia del cliente con el uso de inteligencia artificial y la tecnología de aprendizaje automático. Esto ha supuesto un retorno histórico para la compañía que hizo que sus acciones en bolsa subieran en picado y se recuperara económicamente después de su crisis en 2008.

Digitalización vs. Transformación digital

Los conceptos digitalización y transformación digital se han puesto muy de moda en el ámbito empresarial y, aunque a menudo nos referimos a ellos como la misma cosa, no significan exactamente lo mismo. La diferencia entre ambos puede no tener importancia a ojos de algunos, pero cuando hablamos de empresas y sus estrategias es importante saber distinguirlos.

La transformación digital busca solucionar los problemas del negocio

A pesar de que, al igual que la digitalización, podemos observar la transformación digital en los negocios y sus procesos, este término abarca mucho más que la simple adaptación de la empresa a las tecnologías digitales. Esta transformación busca solucionar los problemas que entorpecen el óptimo funcionamiento del negocio aplicando la mejor tecnología posible. Para poder hacerlo primero hay que detectar esos problemas y puntos a mejorar y decidir cuál es el mejor medio digital para resolverlos. Así pues, la tecnología no es el comienzo o la causa de esa transformación; lo es la solución a la que queremos llegar.

En definitiva, la digitalización ha llevado a las empresas a utilizar contenidos digitales. Este contenido luego pasa a ser parte de procesos digitalizados y las nuevas tecnologías conducen al desarrollo de una estrategia comercial digital. Sin embargo, la transformación digital va un paso más allá. Siguen siendo necesarios esos contenidos y procesos digitales así como un modelo de negocio digital, pero la transformación digital tiene en cuenta y aplica a todos los aspectos del negocio. Supone un cambio total para el negocio que requiere una revisión de la cultura, las operaciones, las tecnologías y la entrega de valor de una empresa.

Una vez que las organizaciones comienzan el proceso de transformación, este afecta a productos y servicios, canales de marketing y distribución, procesos empresariales, cadenas de suministro e incluso al resto de competidores del mercado.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se empieza el proceso de digitalización?

Hemos llegado a un punto en el que la digitalización ya no es una opción para las empresas sino, más bien, una condición fundamental para seguir en el mercado. Ahora bien, todo cambio conlleva un proceso de transición y adaptación y por esta razón algunas empresas pueden ver con reticencia tener que digitalizar su funcionamiento por el esfuerzo que esto conlleva.

Sin embargo, es un esfuerzo que tiene grandes recompensas, ya que al fin y al cabo hará aumentar la rentabilidad y productividad de la empresa y hará que sea más competitiva en el mercado.

Para empezar el proceso de digitalización es preciso tener una hoja de ruta que comprenda estos 5 pasos:

1. Análisis y detección de problemas
Es bueno empezar haciendo un análisis exhaustivo del estado de la empresa y detectar los obstáculos, debilidades y cosas a mejorar. Aquello que genere más problemas es en lo primero que hay que centrarse. ¿Qué procesos o aspectos pueden ser mejorados con la tecnología?

2. Estudio de la relación del cliente con la tecnología
Es importante conocer la necesidad del cliente y su relación con la tecnología para implementar cambios que realmente vayan a ser efectivos. Para ello será oportuno hacer un nuevo estudio de mercado con tal de detectar nuevos hábitos de consumo y así aplicar los cambios en función de estos.

3. Diseño del plan de actuación y elección de las herramientas
Una vez se han detectado los problemas que quieren solucionarse y se ha comprendido bien al cliente, llega el momento de definir las acciones que se van a tomar y elegir las herramientas digitales que se van a implementar.

En el mercado existen herramientas adecuadas para cada proceso o ámbito del negocio: software de facturación y contabilidad, herramientas de gestión de personal, de comunicación con los clientes, de inventario, de proyectos, etc.

En España, el 51% de las empresas ya cuentan con herramientas ERP (Enterprise Resource Planning) para gestionar la información dentro de la empresa y el 41% utiliza un CRM para gestionar la información de sus clientes, según datos del INE.

Casi todo en una empresa puede digitalizarse y conseguir optimizar mucho más los procesos, pero hacerlo a la vez con distintas plataformas puede llevar mucho tiempo y resultar un proceso complicado. Para simplificar el proceso, muchas compañías prefieren recurrir a programas inteligentes de gestión integral como Holded.

Con Holded puedes reemplazar todos los procesos manuales por digitales a la vez y desde una sola herramienta que ofrece múltiples funcionalidades inteligentes para simplificar y automatizar los procesos del departamento comercial, de contabilidad, de RRHH, de logística y de atención al cliente.

4. Constitución del equipo
Para poner en marcha el plan será necesario designar un equipo que sea el encargado de liderar y supervisar el proceso de digitalización. Debe ser un personal cualificado y especializado en el tema.

Si decides contratar Holded no vas a necesitar contar con todo un equipo especializado, ya que la plataforma cuenta con un equipo de soporte que te acompaña en todo el proceso de implementación y que está disponible para resolver dudas y contratiempos en todo momento.

5. Implementación de las medidas
La última fase es la de la implementación de las tecnologías necesarias. En este punto es conveniente formar a cada miembro de la empresa para que se familiarice y aprenda a dominar la tecnología que va a usar a partir de ese momento.

Una vez se vaya implementando se hará un seguimiento para evaluar que todo está funcionando correctamente y se establecerán los ajustes necesarios en cada momento.

En definitiva, la tecnología ha ido cambiando la manera en como interactuamos entre nosotros y con nuestro entorno, convirtiéndonos en seres cada vez más digitales. Al mismo tiempo, también cambia la manera en como operan las empresas que si no quieren quedar obsoletas deben apostar por digitalizarse.

Eso sí, para sacar el máximo partido a las nuevas tecnologías, las empresas deben hacerlo planificando un proceso de transformación digital a medida, en función de sus características y las de sus clientes, con el fin de fortalecer los puntos débiles del negocio.

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Clara Valls
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