¿Cómo se hace el organigrama de una empresa? (paso a paso)

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Una de las grandes obsesiones de la gestión empresarial actual es optimizar los diferentes flujos de trabajo para obtener los mejores resultados. Pero, para conseguir eso, lo primero que hay que hacer es identificar esos flujos y articularlos de la forma más gráfica e intuitiva posible.

En eso consiste precisamente el arte de un buen organigrama. Así que es el momento de preguntar: ¿tu empresa ya está organizada en base a un organigrama perfecto? Si quieres saber la respuesta, en este artículo te lo vamos a explicar todo sobre este (imprescindible) concepto.

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¿Qué es un organigrama y cúales son sus tipos?

Empecemos por lo básico: ¿qué es un organigrama? Es un esquema jerarquizado que muestra de forma visual la estructura interna de una compañía. Lo que viene a significar que es un gráfico que permite ver de un plumazo la jerarquía de una empresa, los equipos que la conforman, los responsables de esos equipos y quién reporta a quién en términos laborales.

Esta representación es algo que hay que incluir en el plan de negocio original de toda compañía. Aunque también es algo que hay que revisar y rediseñar cada cierto tiempo para que refleje de la forma más fidedigna la jerarquía laboral y su reparto del trabajo.

Existen cuatro elementos básicos que deben estar incluidos en todo organigrama de empresas:

  1. Ápice estratégico: los altos directivos encargados tanto de la toma de decisiones como de la imagen que debe ofrecer la empresa. Son, obviamente, los que concentran en sus manos un mayor número de decisiones que afectan al resto de trabajadores.
  2. Línea media: los cargos intermedios que actúan a modo de puente entre el ápice estratégico y los trabajadores. Son los profesionales para los que la comunicación es la herramienta fundamental.
  3. Núcleo de operaciones: trabajadores que llevan a cabo la actividad de la compañía. Son los profesionales cuya labor está regida por las decisiones tomadas por el ápice estratégico y coordinadas por la línea media.
  4. Personal de apoyo: trabajadores externos subcontratados para ayudar al núcleo de operaciones en sus tareas. Puede que una empresa necesite a este personal de apoyo o que obvie por completo su aportación.

Tipos de organigramas

Llegados a este punto, es necesario puntualizar que no existe la fórmula mágica del organigrama pluscuamperfecto que podamos aplicar a todas las empresas. Como suele ocurrir en este tipo de casos, cada organización tiene sus propias particulares y, por lo tanto, deberá encontrar el tipo de representación gráfico que mejor las refleje.

En total, existen siete tipos de organigramas diferentes…

  1. Organigrama funcional o estructural. Es una representación vertical que, partiendo del director general de la empresa, establece una línea para cada departamento. Los personas de estos departamentos se ordenan según sus capacidades para evitar conflictos productivos.
  2. Organigrama matricial. Este gráfico mezcla estructuras horizontales y verticales, de tal forma que los trabajadores se dividen en dos niveles diferentes: los departamentos y trabajadores aparecen de forma vertical (exacta al organigrama funcional), pero se añade una matriz horizontal en la que la jerarquía está establecida por líneas que representan las diferentes divisiones de la empresa (geográficas, etc.).
  3. Organigrama vertical o lineal. En esta representación, desde el CEO se derivan de forma vertical una serie de líneas que representan a las diferentes relaciones. A su vez, los profesionales incluidos se ordenan en jerarquía de importancia de arriba a abajo, de forma que, cuanto más arriba esté, más relevancia tiene en la toma de decisiones.
  4. Organigrama horizontal. Este tipo de organigrama presenta a los diferentes departamentos de forma horizontal partiendo del CEO a la izquierda y abriendo el árbol de funciones hacia la derecha. Es el tipo de representación ideal para las empresas que conciben la toma decisiones como algo horizontal (es decir, más participativo) y no como algo vertical de arriba a abajo.
  5. Organigrama jerárquico. Este es un organigrama vertical en el que las relaciones no se representan en una línea recta, sino más bien en forma de árbol con ramificaciones que ponen a diversos trabajadores en un mismo nivel por debajo de otros responsables.
  6. Organigrama mixto. Este tipo de representaciones mezcla el organigrama horizontal y el vertical. De esta forma, de arriba a abajo se despliegan las diferentes áreas de una empresa, mientras que los diferentes departamentos de la organización se representan de forma horizontal.
  7. Organigrama circular. Imagina que el CEO de una empresa es el centro absoluto de una circunferencia. Y que, a partir de ahí, este círculo se divide en diferentes porciones cada una de las cuales es un departamento. Dentro de esas porciones, cuanto más cerca del CEO se sitúe un trabajador, mayor será su peso en la toma de decisiones… Así es el organigrama circular.
Ejemplo de organigrama ilustrado
Ejemplo de un organigrama ilustrado.

¿Cuáles son sus beneficios?

Puede que, sin embargo, más allá de su interés visual, te estés preguntando por qué deberías invertir tiempo y energía de tu empresa en realizar el mejor organigrama posible. Es el momento, entonces, de desentrañar los diferentes beneficios de este tipo de representaciones…

  • Mejora la comunicación interna de una empresa.
  • Ayuda a definir de forma clara y concisa los objetivos de cada departamento y establecer la cadena de mando a la hora de trabajar en pos de esos objetivos.
  • Ofrece una visión transparente de la jerarquía para que ningún trabajador tenga dudas sobre su puesto, sus funciones y quién tiene por encima y por debajo.
  • Favorece la coordinación de los equipos, ya que todo el mundo sabe cuál es su papel (y dónde están los límites de sus funciones).
  • Facilita la detección de errores y fallos en la estructura, sobre todo en lo que corresponde a la duplicación de tareas.

¿Quién se encarga de hacer el organigrama de la empresa?

Hasta aquí, ha quedado bien claro que un organigrama es algo de vital importancia a la hora de estructurar y organizar una empresa… Pero a lo mejor te estás preguntando quién debe ser el responsable de realizarlo.

Evidentemente, el departamento mejor cualificado para esta tarea no es otro que el de recursos humanos. Al fin y al cabo, esta representación gráfica organiza la información sobre todo el personal de una compañía. Y esta información es precisamente la que suele manejar el departamento de RRHH.

¿Cómo se hace un organigrama?

Ya lo hemos dicho: los organigramas de empresa estructuran toda la información que el departamento de recursos humanos tiene sobre los trabajadores. Pero, claro, para llegar hasta esa información, es necesario seguir todo un proceso paso a paso.

Específicamente, es necesario seguir el siguiente proceso de ocho pasos

  1. Identificar y definir la jerarquía del trabajo y cómo esta recorrer la cadena de mando. En este punto, es necesario perfilar las obligaciones de cada trabajador y cómo estas obligaciones se relacionan con quien tenga por encima y por debajo en la cadena.
  2. Segmentar los departamentos. Una vez identificados los trabajadores y sus tareas, es el momento de agruparlos en diferentes departamentos y jerarquizarlos dentro del mismo.
  3. Asignar responsabilidades a los grupos que se han establecido. Esta es la forma ideal para detectar si hay algún trabajo que se ha duplicado en diferentes departamentos y que, por lo tanto, habría que depurar.
  4. Establecer el ámbito de control de cada uno de los puestos de la jerarquía. Con “ámbito de control” nos estamos refiriendo precisamente al alcance de las decisiones de cada trabajador y cómo estas decisiones inciden en el trabajo del resto.
  5. Simplificar la información y su representación visual. Un mayor número de información no hace que un organigrama sea mejor per sé. De hecho, el mejor organigrama es el que exhibe la información justa de la forma más intuitiva posible.
  6. Ir de arriba a abajo (o de izquierda a derecha). Es más fácil que partas del CEO de una empresa y, a partir de él, vayas desarrollando y definiendo las diferentes ramificaciones de los departamentos pertinentes. Porque, si empiezas por abajo, será mucho más difícil detectar y determinar las estructuras de poder.
  7. Trabajar la visión global del organigrama. Al buscarse en esta representación visual, todos los departamentos y trabajadores deben encontrarse a ellos mismos con facilidad. Dicho de otra forma: sé transparente y no te dejes áreas sin plasmar.
  8. Determinar cómo puede ayudar el organigrama a la toma de las decisiones. Usa los indicios visuales del gráfico para entender con profundidad cómo circulan las decisiones a lo ancho y largo de los equipos de una empresa. Y, una vez con esa información, reflexiona sobre cómo mejorar estos flujos de trabajo.

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Raül De Tena

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