¿Qué es el cuadro de cuentas del PGC y cómo usarlo?

Abres el Plan General de Contabilidad, ves cientos de cuentas repartidas en grupos y subgrupos y da la sensación de que hay que memorizar un diccionario entero. No hace falta: un autónomo o una pyme trabaja a diario con un puñado de cuentas, y lo que de verdad cuenta es saber cuál toca en cada caso.

En este artículo vas a aprender a leerlo, a quedarte con las cuentas que usarás de verdad y a esquivar los errores más comunes al elegirlas. Si estás dando tus primeros pasos, antes te vendrá bien repasar qué es la contabilidad.

¿Qué es el cuadro de cuentas del PGC?

El cuadro de cuentas del PGC es la relación ordenada de todas las cuentas que puedes usar para llevar la contabilidad de tu empresa. Es la cuarta de las cinco partes del Plan General de Contabilidad, el reglamento aprobado por el Real Decreto 1514/2007, que fija cómo deben contabilizar las empresas en España.

Cada cuenta tiene un código numérico y un nombre (por ejemplo, 430 Clientes o 700 Ventas de mercaderías) y se ordena según el tipo de elemento patrimonial que representa. En el PGC general las cuentas se reparten en 9 grupos; en el PGC de pymes se usan solo 7, porque los grupos 8 y 9 quedan fuera.

Su aplicación es voluntaria por parte de las empresas que cumplan los requisitos, pero la realidad es que la gran mayoría de entidades que pueden lo utilizan para llevar su contabilidad por su sencillez. El plan contable de pymes podrán aplicarlo las empresas que durante dos años consecutivos cumplan, al menos, dos de los siguientes requisitos:

• Que el importe total de su activo no supere los 4.000.000 de euros.
• Que el importe neto de su cifra anual de negocio no supere los 8.000.000 de euros.
• Que el número medio de trabajadores durante el ejercicio no sea superior a 50.

Para perder el derecho a implementarlo se debe incumplir dos de estos tres requisitos durante dos años consecutivos. Aun estando dentro de estas magnitudes no podrán aplicar el plan PYME aquellas empresas en las que se dé alguna de las siguientes circunstancias:

• Que hayan emitido valores que coticen en algún mercado de la Unión Europea.
• Que formen parte de un grupo que formule o deba formular cuentas consolidadas.
• Que su moneda fundacional sea distinta del euro.
• Que se trate de cierto tipo de entidades financieras.

¿Para qué sirve el cuadro de cuentas del PGC?

El cuadro de cuentas funciona como referencia común: te dice qué cuenta usar para cada operación y con qué código y nombre exactos, de modo que siempre registres lo mismo de la misma forma. Esa uniformidad es la que hace que tus apuntes cuadren entre sí y que tú, tu asesoría y tu programa habléis el mismo idioma.

En cada asiento la cuenta se anota completa, con su número y su nombre. Así, cuando vuelvas sobre la contabilidad meses después o la revise otra persona, no queda ninguna duda sobre a qué se refiere cada anotación.

Grupos del cuadro de cuentas

Son los 9 siguientes:

Cómo leer el código de la cuenta

Cada cuenta es un número y un nombre, y el número no es aleatorio. Si entiendes qué dice cada dígito, encuentras la cuenta que buscas sin recorrer la lista entera.

El código se lee de izquierda a derecha, de lo general a lo concreto:

• Primer dígito: el grupo. Marca la naturaleza. Todo lo que empieza por 7 son ingresos; todo lo que empieza por 6 son gastos; el 5 es tesorería y cuentas financieras.
• Dos primeros dígitos: el subgrupo. Afina dentro del grupo. El 57 es "tesorería"; el 43, "clientes".
• Tres dígitos: la cuenta. Es el nivel con el que trabajas casi siempre. La 572 es tu cuenta de banco; la 430, tus clientes.
• Cuatro o más dígitos: la subcuenta. El detalle que abres tú (un cliente concreto, un banco concreto). Los tres primeros dígitos coinciden con los de su cuenta.

Por ejemplo, la 572 te dice de un vistazo que es del grupo 5 (cuentas financieras), del subgrupo 57 (tesorería) y, en concreto, "Bancos e instituciones de crédito". Con esa lógica, cuando busques una cuenta puedes empezar por el grupo concreto y bajar, en lugar de leer cientos de líneas.

¿Cuáles son las cuentas que de verdad usa un autónomo o pyme?

El plan tiene más de 400 cuentas, pero el día a día de un negocio pequeño se mueve con unas 25. Estas son las que vas a repetir una y otra vez, agrupadas por para qué sirven. No es el cuadro completo, es tu kit de trabajo.

No todos los autónomos llevan la contabilidad por el PGC. Si tributas en estimación directa normal, sí que ajustas tu contabilidad al Código de Comercio y al plan. Si estás en directa simplificada o en módulos, te basta con los libros registro de ingresos, gastos e inversiones, así que estas cuentas te sirven más para entender tus números que como obligación diaria.

¿Cómo crear tus subcuentas para adaptar el cuadro a tu negocio?

El plan te deja abrir subcuentas para bajar al detalle que necesites, y aquí es donde el cuadro deja de ser algo genérico y se convierte en el tuyo. Lo más habitual es desglosar clientes y proveedores.

En lugar de meter todo en la 430, abres una subcuenta por cliente: 4300001 para uno, 4300002 para otro, y así sucesivamente. Los tres primeros dígitos siguen siendo los de la cuenta (430) y a partir de ahí numeras tú. Con eso tienes de un vistazo cuánto te debe cada cliente, qué le has facturado y qué te ha pagado, sin cruzar nada a mano.

Lo mismo vale para proveedores (400), para tus cuentas bancarias si tienes varias (572) o para los tipos de gasto que quieras seguir de cerca. No necesitas permiso de nadie para crear una subcuenta: el único criterio es que te resulte útil y que mantengas la estructura una vez la decides, para poder comparar entre periodos.

Errores frecuentes al elegir la cuenta (y cómo salir de dudas)

La mayoría de los líos no vienen de cuentas raras, sino de dos que se parecen y se confunden. Estas son las dudas que más se repiten y una regla rápida para resolver cada una:

Si dudas entre dos cuentas, la pregunta que casi siempre desempata es sencilla: ¿esto tiene que ver con mi actividad principal o no? Y en el caso de una compra, ¿lo consumo pronto o lo voy a usar durante años? Con esas dos preguntas resuelves la mayoría de los casos.

¿Cómo llevar la cuenta al asiento? (y por qué el programa se lo sabe por ti)

Elegir la cuenta correcta es la mitad del trabajo. La otra mitad es saber si va al debe o al haber. La regla base: las cuentas de activo y de gasto aumentan por el debe, y las de pasivo, patrimonio neto e ingreso aumentan por el haber.

Por ejemplo, si vendes género por 1.000 € más un 21 % de IVA y todavía no has cobrado, cargas la 430 Clientes por 1.210 € y abonas la 700 Ventas de mercaderías por 1.000 € y la 477 Hacienda Pública, IVA repercutido por 210 €.

En una compra a crédito de 500 € más IVA es al revés: cargas la 600 Compras de mercaderías (500 €) y la 472 Hacienda Pública, IVA soportado (105 €), y abonas la 400 Proveedores por los 605 €.

Una nómina tiene más piezas (el bruto en la 640, la Seguridad Social de la empresa en la 642 y, en el haber, lo que retienes y lo que pagas al trabajador), pero la lógica no cambia. Tienes el detalle de cómo se ordenan estos apuntes en el libro diario.

A mano, todo esto exige tener el cuadro en la cabeza y no equivocarte de dígito. Con un programa de contabilidad como Holded eliges la cuenta por su nombre, el sistema pone el código, te sugiere la contrapartida y te avisa si el asiento no cuadra. El cuadro sigue siendo el mismo; solo dejas de buscar números a mano y de arrastrar errores hasta el cierre.

En resumen: no hace falta que memorices el cuadro. Entiende cómo se leen los códigos, quédate con tus cuentas habituales y ten claras las cuatro o cinco confusiones típicas. Con eso ya llevas tus cuentas al día y hablas el mismo idioma que tu asesoría.