¿Cómo se contabiliza un préstamo? Cuentas, asientos y ejemplos

Contabilizar un préstamo consiste en registrar en tu contabilidad todos sus movimientos, desde que recibes el dinero hasta que lo devuelves por completo. El préstamo bancario es una de las principales vías de financiación de una empresa, así que saber registrarlo bien no es opcional: afecta a tu pasivo, a tu ratio de endeudamiento y a la imagen fiel de tus cuentas.

En este artículo aprenderás a contabilizar un préstamo paso a paso. Empezamos por el caso más buscado (el préstamo bancario y su valoración a coste amortizado) y después vemos los préstamos entre particulares, la hipoteca, la fiscalidad de los intereses y la cancelación anticipada.

¿Qué significa contabilizar un préstamo?

Contabilizar un préstamo supone registrar su recepción, el devengo de los intereses, las comisiones y la devolución de las cuotas en las cuentas del Plan General de Contabilidad (PGC).

En el momento de recibirlo, cargas el dinero en la cuenta 572 Bancos y abonas la deuda en una cuenta de pasivo (170, 171, 520, 521 o 5200, según el plazo y quién te preste). Después contabilizas los intereses en la 662, las comisiones en la 669, y reclasificas la deuda de largo a corto plazo al cierre del ejercicio.

Cada operación se apoya en un asiento contable que respeta la partida doble: lo que aumenta tu liquidez (activo) se equilibra con la deuda que asumes (pasivo). La valoración posterior del préstamo se hace por su coste amortizado, un concepto que desarrollamos más abajo.

¿Qué cuentas del PGC se usan para contabilizar un préstamo?

Las cuentas dependen de dos variables: el plazo de devolución (corto plazo si vence en menos de un año, largo plazo si vence en más) y quién concede el préstamo (una entidad de crédito o cualquier otro tercero). Esta tabla resume las que necesitas cuando el préstamo lo recibe tu empresa.

Existe también un grupo de cuentas para los préstamos que tu empresa concede a terceros (por ejemplo, la 252 Créditos a largo plazo), pero son cuentas de activo y quedan fuera de este artículo.

¿Cuáles son los asientos contables que se usan para contabilizar un préstamo?

Más allá de las cuentas, contabilizar un préstamo se reduce a tres asientos tipo que se repiten durante toda su vida: la formalización, el pago de cada cuota y la reclasificación de la deuda al cierre del ejercicio.

Por la formalización del préstamo, cuando incluye gastos de formalización:

Por el pago de cada cuota, separando la parte de intereses de la de capital:

Por la reclasificación de la deuda, pasando de largo a corto plazo el capital que vence el año siguiente:

Estos tres asientos son el esqueleto de cualquier préstamo. Más abajo los desarrollamos con importes reales sobre un cuadro de amortización.

¿Cómo hacer el registro contable de un préstamo bancario paso a paso?

El préstamo bancario se devuelve casi siempre mediante cuotas mensuales o anuales por el sistema francés (cuota constante). Cada cuota incluye una parte de capital y otra de intereses, y la proporción cambia: al principio pagas más intereses y menos capital, y al final al revés. Por eso necesitas el cuadro de amortización antes de contabilizar nada.

Imagina un préstamo de 20.000 € a 4 años, con cuota anual y un tipo de interés del 5%. La cuota constante es de 5.640,24 € y el cuadro de amortización queda así:

A partir del cuadro, en la concesión distingues el capital que vence el primer año (4.640,24 € a corto plazo) del resto (15.359,76 € a largo plazo):

Por el pago de la primera cuota, separando intereses y capital según el cuadro:

Y al cierre del ejercicio reclasificas a corto plazo el capital que vencerá el año siguiente (4.872,25 €), que hasta ahora estaba en la 170:

Este ciclo (pago de cuota más reclasificación al cierre) se repite cada año hasta amortizar el préstamo por completo.

¿Cómo contabilizar otros préstamos? Hipoteca y coche

La hipoteca y la compra de un vehículo a plazos son, contablemente, préstamos bancarios. En una hipoteca, la garantía sobre el inmueble no se refleja en los asientos (solo se menciona en la memoria), así que se contabiliza igual que cualquier préstamo con una entidad de crédito.

En la compra de un coche a plazos, la empresa entrega al vendedor el dinero que le presta la financiera y devuelve ese importe mediante cuotas. Por tanto, registras la deuda y su pago con la misma estructura del préstamo bancario, porque el prestamista sigue siendo una entidad financiera.

¿Cómo contabilizar un préstamo no bancario a corto plazo?

Cuando quien te presta no es una entidad financiera (por ejemplo, un proveedor o un socio) y devuelves el dinero en menos de un año, la deuda se registra en la cuenta 521 Deudas a corto plazo. Por ejemplo, un proveedor te presta 5.000 € para devolverlos en 6 meses junto con 200 € de intereses.

Por la recepción del dinero:

Por la devolución con los intereses:

¿Cómo contabilizar un préstamo no bancario a largo plazo?

Si el préstamo no bancario se devuelve en más de un año, la deuda va a la cuenta 171 Deudas a largo plazo. Aquí aparece la reclasificación de deudas: cuando al cierre del ejercicio quedan menos de doce meses para el vencimiento, esa deuda pasa a corto plazo.

Por ejemplo, el 30 de junio recibes 50.000 € de otra empresa para devolverlos en dos años, con intereses del 4% anual que se pagan al final junto con el principal. Como se paga todo al vencimiento, los intereses se devengan de forma lineal (1.000 € el primer semestre, 2.000 € el segundo año), a diferencia del sistema francés del préstamo bancario.

Al cierre del segundo año reclasificas los 51.000 € pendientes de la 171 a la 521, y en la devolución final cancelas capital e intereses contra la 572 Bancos.

¿Cómo se contabilizan los intereses y las comisiones?

Los intereses de un préstamo se contabilizan como gasto cuando se devengan, con independencia de cuándo los pagues. Se registran en la cuenta 662 Intereses de deudas (o la 6623 si el prestamista es un banco), siempre en el debe del asiento.

La comisión de apertura genera dudas, pero su tratamiento es claro: no es una comisión bancaria cualquiera, sino un gasto inherente a la financiación. En el criterio simplificado del PGC de pymes se lleva a la cuenta 669 Otros gastos financieros en el momento inicial. Ese mismo criterio se aplica a otros gastos como los intereses de demora si se producen.

En el criterio general, en cambio, esas comisiones y gastos de formalización no van directamente a gasto, sino que se integran en el cálculo del tipo de interés efectivo del préstamo. Lo vemos a continuación.

¿Qué es el coste amortizado y el tipo de interés efectivo?

La norma de registro y valoración 9ª del Plan General de Contabilidad clasifica los préstamos como pasivos financieros a coste amortizado. Esto marca cómo se valoran en dos momentos, y es lo que distingue una contabilización rigurosa de una aproximada.

Valoración inicial: el préstamo se registra por el valor razonable de lo recibido menos los gastos de transacción directamente atribuibles (comisión de apertura, notaría, gestoría).

Valoración posterior: el préstamo se valora por su coste amortizado, imputando los intereses mediante el método del tipo de interés efectivo. El tipo de interés efectivo es el que iguala el valor inicial del préstamo con todos los flujos de caja futuros (las cuotas), incluidas las comisiones y gastos iniciales.

Por ejemplo, una empresa obtiene un préstamo de 100.000 € a 5 años con cuota anual, un tipo nominal del 5% (tipo efectivo del 5,55% al incluir los gastos), una comisión de apertura del 1% (1.000 €) y 500 € de fedatario público. El asiento de formalización, separando la parte que vence el primer año, sería:

Y por el pago de los gastos iniciales, siguiendo el criterio de reconocerlos cuando se producen:

Hay una simplificación útil para pymes: si imputas los gastos iniciales al principio y no surgen gastos adicionales durante la vida del préstamo, el tipo nominal coincide con el efectivo. En ese caso el coste amortizado coincide con el cuadro de amortización que te facilita el banco, que es el escenario del ejemplo siguiente.

¿Son deducibles los intereses de un préstamo?

Los intereses (cuentas 662 y 6623) y los gastos financieros (669) son gastos fiscalmente deducibles en el Impuesto sobre Sociedades o en el IRPF, siempre que el préstamo esté afecto a la actividad y estén correctamente contabilizados. La amortización del capital, en cambio, no es gasto: es la devolución de un pasivo y no reduce tu resultado.

Para importes elevados, la Ley del Impuesto sobre Sociedades limita la deducibilidad de los gastos financieros netos. Si tu empresa maneja volúmenes altos de deuda, revisa estos límites con tu asesor.

¿Cómo contabilizar la cancelación o amortización anticipada?

Si cancelas el préstamo antes de tiempo, tienes que dar de baja todo el capital pendiente (esté en la 170, la 5200 o ambas), reconocer los intereses devengados que queden y registrar la comisión de cancelación anticipada como gasto financiero. El asiento tipo es:

La comisión por amortización anticipada es un gasto del ejercicio en que cancelas, no un importe que se reparta a lo largo de la vida (ya inexistente) del préstamo.