Descubre cómo se adapta cada documento de venta al nuevo sistema de verificación de la AEAT y evita sanciones desde el primer día.
La entrada en vigor de Verifactu ha generado un mar de dudas entre autónomos y pymes. ¿Tienes que adaptar todas tus facturas? ¿Afecta por igual a una factura completa que a un ticket?
Con la obligatoriedad del nuevo sistema de validación de la AEAT en el horizonte, es crucial que entiendas su alcance real para continuar cumpliendo la ley sin complicaciones. En este artículo, vamos a despejar todas tus incógnitas, explicando qué tipos de facturas se ven afectadas por Verifactu y, lo más importante, cómo gestionar este proceso de forma sencilla y eficaz.
Descubre ejemplos claros de cada caso y aplica los cambios en tu día a día con total confianza.
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No, Verifactu no crea nuevos tipos de facturas per se. Los documentos que ya conoces (completas, simplificadas, rectificativas, etc.) siguen siendo válidos y no cambia su definición legal. La gran novedad reside en el proceso de validación y envío a la Agencia Tributaria.
Antes, para la mayoría, el ciclo de una factura terminaba con su emisión y entrega al cliente. Ahora, con Verifactu, se añade un paso intermedio: la comunicación de su información esencial (cifrado como un QR) a la AEAT. Es decir, los tipos de factura siguen siendo los mismos, pero el procedimiento para declararlos cambia para la gran mayoría de contribuyentes.
Piensa en ello como si a un trámite que ya hacías (emitir una factura) le añadieses una capa de comunicación automatizada con Hacienda. La esencia del documento no varía, pero su trazabilidad ante la administración se vuelve inmediata.
El impacto de Verifactu no es homogéneo. Depende fundamentalmente del tipo de factura de que se trate. Para que lo tengas claro de un vistazo, aquí tienes un cuadro resumen comparativo:
A continuación, profundizamos en cada una de las facturas afectadas.
La factura ordinaria es el tipo de factura más común en operaciones entre empresas (B2B) y con administraciones públicas. Deben incluir todos los requisitos legales (datos de emisor y receptor, descripción de operaciones, IVA, etc.).
Puedes elegir entre el sistema Verifactu, en el que el envío a la Agencia Tributario es automático e inmediato, o no Verifactu, en el que la factura no se envía, pero igualmente se genera el registro único e inalterable de la operación.
En cualquiera de los dos casos, la factura tendrá que incluir un código QR que permite verificar los datos de la factura y el registro estará encadenado, es decir, el número de registro depende directamente del número de registro de la factura anterior.
Ejemplo:
La empresa "A" diseña y vende un equipo de mobiliario por 5.000 € + IVA a la empresa "B" y emite una factura ordinaria (Factura COMPLETA-001) con todos los datos.
Con Verifactu, tu software de facturación creará de forma automática el registro de facturación y el código QR de identificación. Además, si así lo eliges, enviará la factura automáticamente a la Agencia Tributaria.
Es uno de los tipos de facturas que más dudas genera, aunque su tratamiento es exactamente igual que el de las facturas ordinarias. Las facturas simplificadas o tickets que se generen a través de un TPV crearán un registro Verifactu, exactamente igual que las facturas ordinarias.
El cambio físico más importante de cara al cliente será la inclusión del QR que contiene toda la información del documento y permite la trazabilidad del mismo. Las empresas tendrán que asegurarse de que su TPV es compatible con Verifactu.
Ejemplo:
El restaurante “B” emite un ticket por la comida de un cliente.
Emite: Un ticket (Factura SIMPL-001) por 15 € + IVA al cliente.
El TPV del restaurante tendrá que estar conectado con Verifactu, cumplir sus requisitos y emitir el ticket con el QR correspondiente.
Si necesitas corregir una factura ya emitida (por un error en la base imponible, una devolución de mercancía, etc.) nunca debes modificar una factura ya emitida, sino crear una factura rectificativa
Puesto que la factura rectificativa es un documento nuevo, debe generar un registro nuevo y único, vinculado con la factura original a la que corrige. De la misma forma, el documento debe hacer referencia al documento original y especificar el motivo de la corrección.
Ejemplo:
Empresa "D": emitió una factura ordinaria por 1.000 €, pero aplicó un descuento por pronto pago que olvidó incluir.
Emite: Una factura rectificativa por -100 € para corregir el importe.
La nueva factura incluirá su propio código QR, que referencia a su registro único.
Las facturas recapitulativas se utilizan para agrupar varias operaciones realizadas con un mismo cliente durante un mes natural y son comunes en sectores con entregas frecuentes.
La factura recapitulativa debe cumplir con todos los requisitos Verifactu (código QR y generación de registro único e inalterable, además de envío automático voluntario). Aunque las operaciones que agrupa no hayan generado facturas unitarias, sino albaranes o notas de entrega, es obligatorio que la rectificativa detalle cada una de ellas.
Ejemplo:
Empresa "E": Suministra material de oficina a una gran empresa.
Emite: durante el mes de junio, envía 5 albaranes, cada uno por 300 €. El 1 de julio, emite una factura recapitulativa por el total de 1.500 €.
Esta factura recapitulativa de 1.500 € debe cumplir con los requisitos Verifactu.
No todos los documentos con forma de factura están sujetos a este nuevo control. Es fundamental identificarlos para no generar confusiones y enviar información que no es requerida.
No están afectadas... en teoría. Si eres un autónomo en Estimación Directa Simplificada y emites facturas a mano, estás exento de Verifactu. El problema es que este sistema es extremadamente ineficiente y propenso a errores.
Además, si creces y cambias de régimen, la obligación aparecerá. La migración a un software de facturación que gestione Verifactu automáticamente, como Holded, es la opción más segura y profesional.
No están afectados. Si ya estás en el Suministro Inmediato de Información (SII) del IVA, ya cumples con una obligación más estricta que Verifactu (envías la factura completa en 4 días). Por lo tanto, no tienes que hacer ninguna gestión adicional con Verifactu, ya que estás exento.
No están afectadas. Las facturas proforma no son facturas reales per se y, por tanto, no tienen valor fiscal, sino que se acercan más a un presupuesto detallado o una oferta comercial, por lo que no justifican una operación. Al no constituir un documento de venta, no hay que enviarlas a la AEAT.
Depende. Un anticipo o señal no siempre genera una factura. Si se emite un simple recibo, no es comunicable. Sin embargo, si se emite una factura con los datos completos por ese anticipo, esta sí se considera un justificante fiscal y, por lo tanto, tu software debe generar un registro único en cumplimiento con los requisitos de Verifactu.
Las copias de una factura ordinaria (que se queda el emisor) y los duplicados de la misma (que se entregan a un receptor que ha perdido el original) no necesitan generar un nuevo registro de Verifactu, sino que mantienen el que ya contenía la factura original. El duplicado debe indicar "DUPLICADO" y el software de facturación debe gestionar su emisión sin duplicar el reporte a la AEAT.
