Factura electrónica: ¿qué es, para qué sirve y cuándo implementarla?

Entre 2027 y 2028, la forma de facturar entre empresas cambia por completo en España. La Ley Crea y Crece y su reglamento (el RD 238/2026) obligan a autónomos y empresas a emitir sus facturas B2B en formato electrónico, y las fechas ya están sobre la mesa.

Si facturas a otros profesionales, te conviene entender qué implica el cambio antes de que se te eche el plazo encima. A lo largo del artículo verás qué cuenta como factura electrónica, cuándo te obliga a ti según tu facturación y qué necesitas para estar listo.

¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica es una factura que se expide y se recibe en formato electrónico estructurado, con la misma validez legal y fiscal que una factura en papel. Es un documento generado por medios informáticos que acredita una entrega de bienes o una prestación de servicios y que no debemos confundir con el sistema Verifactu.

La palabra que lo cambia todo es estructurado. No basta con que el archivo sea digital: tiene que estar codificado en un formato que el sistema del receptor pueda leer y procesar sin intervención humana.

Factura electrónica estructurada y no estructurada

Dentro de lo que coloquialmente llamamos factura digital conviven dos realidades distintas, y solo una de ellas cumple con la normativa:

• No estructurada: un PDF, un Word o un escaneo. Para procesarla hace falta intervención humana o software de reconocimiento de texto. No se considera factura electrónica a efectos de la obligación.
• Estructurada: se genera y se transmite en un formato de datos normalizado (Facturae, UBL, CII o EDIFACT). El sistema del receptor la lee, la valida y la contabiliza de forma automática. Es la que exige la ley.

El uso de facturas electrónicas estructuradas ya es obligatorio en las operaciones que se realicen con la Administración y su uso se extenderá a partir de 2027 de forma progresiva a todos los sectores y actores económicos, según lo dispuesto por la Ley Crea y Crece.

Factura electrónica, factura digital y factura en papel

Estos tres términos se usan a menudo como sinónimos y no lo son. La tabla resume en qué se diferencian y por qué solo uno de ellos servirá cuando la obligación entre en vigor:

La consecuencia práctica es sencilla: seguir enviando PDF a otra empresa dejará de ser válido en cuanto te alcance el calendario de obligatoriedad.

Características de la factura electrónica: requisitos técnicos y datos que debe incluir

Los requisitos van en dos niveles: las condiciones que debe garantizar cualquier factura, sea de papel o electrónica, y los requisitos técnicos que solo aplican a la electrónica.

Las tres condiciones que debe garantizar toda factura

1. Legibilidad: el contenido debe poder leerse e interpretarse con claridad.
2. Autenticidad del origen: debe quedar acreditada la identidad de quien expide la factura y de quien está obligado a expedirla, que pueden ser la misma persona.
3. Integridad del contenido: debe garantizarse que los datos no se han modificado desde su emisión.

Estas tres condiciones deben mantenerse desde la emisión hasta el final del periodo de conservación. En la factura electrónica se cumplen mediante el formato estructurado y la firma electrónica avanzada, aunque la normativa admite también otros medios equivalentes, como el intercambio electrónico de datos (EDI) o cualquier sistema acordado entre las partes que ofrezca las mismas garantías. En las facturas dirigidas a la Administración pública en formato Facturae, la firma electrónica sí es obligatoria.

Requisitos técnicos de la factura electrónica

Un archivo digital no estructurado, como el PDF resultante de escanear una factura en papel, no cumple la normativa. Para que una factura se considere electrónica debe:

• Emitirse en un formato estructurado conforme a la norma europea EN 16931: Facturae, UBL, CII o EDIFACT.
• Generarse con un software que cumpla el reglamento, o con la solución pública de facturación de la Agencia Tributaria cuando esté disponible.
• Garantizar la interoperabilidad, de modo que pueda ser leída y gestionada por los distintos sistemas y plataformas que usen emisor y receptor.
• Asegurar el acceso del destinatario al archivo, con posibilidad de leerlo, copiarlo, descargarlo e imprimirlo.
• Conservarse en formato digital durante al menos cuatro años, manteniendo su integridad, accesibilidad y trazabilidad.

Qué datos debe incluir

Los campos obligatorios son los mismos que en una factura tradicional en papel:

• Datos identificativos y domicilio fiscal de emisor y destinatario.
• NIF o CIF de ambas partes.
• Número de factura y serie, único y correlativo.
• Fecha de emisión y, si es distinta, fecha de la operación.
• Descripción de los bienes entregados o de los servicios prestados.
• Base imponible, tipo de IVA aplicado y cuota resultante.
• Retención de IRPF cuando corresponda, e importe total.

¿El código QR es obligatorio en la factura electrónica?

El código QR, el identificador alfanumérico y la mención "Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT" no proceden de la normativa de factura electrónica, sino del reglamento de los sistemas informáticos de facturación. Son requisitos de Verifactu, una obligación distinta y con su propio calendario.

En la práctica, puedes tener que cumplir las dos a la vez: emitir en formato estructurado por la factura electrónica y añadir el QR y la mención por Verifactu. Comprueba con tu software cuál de las dos te aplica ya y cuál está aún por llegar, porque cada una exige cosas diferentes.

¿Quién está obligado a emitir factura electrónica?

La obligación se activa por el tipo de operación, no por el tamaño de tu negocio. Si emites una factura a otra empresa o a otro autónomo (una operación B2B), te afecta. Lo único que cambia según tu facturación es la fecha en la que empiezas.

Esas fechas dependen de la Orden HAC/1028/2026, publicada en el BOE el 5 de octubre de 2026 y en vigor desde el 6 de octubre, que activa los plazos que fija el RD 238/2026:

Relaciones entre empresas y profesionales (B2B)

• Grandes empresas: facturación anual superior a 8 millones de euros. Obligatoria desde octubre de 2027 (12 meses desde la entrada en vigor de la orden).
• Pymes y autónomos: facturación igual o inferior a 8 millones de euros. Obligatoria desde octubre de 2028 (24 meses desde la entrada en vigor de la orden).

Relaciones con el sector público (B2G)

• Obligatoriedad previa: las sociedades, los autónomos y las UTEs que entreguen bienes o presten servicios a un organismo público ya están obligados desde 2015, en virtud de la Ley 25/2013, y deben presentar la factura en el punto general de entrada correspondiente, como FACe.
• Umbral de 5.000 euros: el artículo 4 de esa misma ley permite a cada administración excluir de la obligación las facturas de hasta 5.000 euros. Muchas lo han hecho por reglamento, pero no todas, así que conviene comprobarlo con el organismo al que factures antes de darlo por hecho.

Territorios con normativa foral propia

Algunas comunidades han desarrollado su propio sistema, que no sustituye al calendario estatal sino que convive con él:

• País Vasco: TicketBAI, ya en vigor en Álava, Bizkaia y Gipuzkoa.
• Navarra: modelo propio en desarrollo (Na-ticket), en condiciones similares a las de la Ley Crea y Crece.
• La Rioja y Galicia: particularidades propias en la factura electrónica de La Rioja y en la factura electrónica de la Xunta.

¿Quiénes están exentos de la factura electrónica?

La exención depende del tipo de operación, no del sector ni del volumen de facturación. Estos son los tres supuestos que quedan fuera:

• Operaciones con consumidores finales (B2C). Si vendes a un particular, puedes seguir entregándole un PDF o un ticket en papel. Ojo con un matiz: el registro de esa venta sí puede estar sujeto a Verifactu, que es otra obligación distinta.
• Facturas simplificadas (tickets). El reglamento las excluye expresamente, tanto si el destinatario es un particular como si es un profesional.
• Destinatarios sin residencia, sede ni establecimiento en España. Aquí entran buena parte de las operaciones intracomunitarias y de exportación, que se rigen por sus propios mecanismos de control.

No existe una exención general por sector de actividad ni por facturar por debajo de un determinado umbral: si tu volumen es bajo, no quedas fuera de la obligación, simplemente entras en el segundo plazo. Con la Orden HAC/1028/2026 ya publicada, el calendario queda cerrado; los supuestos excluidos son los que fija el RD 238/2026.

¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica?

El Real Decreto 238/2026, aprobado en Consejo de Ministros el 24 de marzo de 2026 y publicado en el BOE el 31 de marzo, desarrolla el reglamento de la factura electrónica entre empresas y profesionales.

Entró en vigor el 20 de abril de 2026, pero el reloj de la obligatoriedad no arranca con él: arranca con la orden ministerial que regula la solución pública de facturación, la Orden HAC/1028/2026, en vigor desde el 6 de octubre de 2026.

A partir de esa fecha se abren dos plazos, de uno y de dos años:

Cómo funciona la factura electrónica

El circuito tiene cinco fases, y la cuarta es nueva respecto a la factura tradicional: el receptor tiene que devolverte el estado del documento.

1. Creación. Redactas la factura con los datos fiscales de la operación mediante un programa de facturación adaptado o a través de la solución pública. El sistema comprueba que el archivo cumple los requisitos legales y lo genera en la sintaxis estructurada que admita tu cliente.
2. Firma. El documento se sella con un certificado electrónico que acredita la identidad del emisor y permite detectar cualquier alteración posterior del contenido, o con otro medio equivalente admitido por la normativa.
3. Envío y recepción. La factura se transmite por vía telemática. Si el destinatario es una administración pública, el envío se hace a través de FACe; si es otra empresa o un autónomo, a través de la plataforma de intercambio que uses, con copia a la solución pública de facturación de la Agencia Tributaria. El sistema del receptor la valida y la procesa de forma automática, y puede incluso desencadenar el pago y el archivo.
4. Comunicación del estado. El destinatario está obligado a informar de si la factura ha sido aceptada, rechazada o pagada, y en qué fecha. Ese registro te permite hacer seguimiento de tus cobros sin llamar a nadie.
5. Almacenamiento. Conservas el archivo en formato digital durante al menos cuatro años, íntegro, accesible y trazable ante un requerimiento de inspección.

Por ejemplo, si emites una factura el día 3, tu cliente la acepta el día 5 y la paga el día 28, esas tres fechas quedan registradas. Esa trazabilidad es la que permitirá medir los plazos reales de pago entre empresas.

Si trabajas con la Administración, el formato de referencia es Facturae. Antes de dar la factura por buena conviene validar la factura electrónica para descartar errores de formato que provoquen un rechazo.

Ventajas de la factura electrónica

Más allá del cumplimiento, el cambio de formato tiene efectos medibles en la gestión diaria de un negocio:

• Rapidez. El envío y la recepción son inmediatos y el sistema del receptor procesa la factura automáticamente, lo que acorta los ciclos de validación y de cobro.
• Ahorro. Desaparecen los costes de papel, impresión, envío y archivo físico, y se reduce el tiempo dedicado a introducir datos a mano.
• Seguridad. El formato estructurado y la firma reducen el riesgo de manipulación, de pérdida de documentos y de errores al traspasar la información a contabilidad.
• Control de la morosidad. Al quedar registrada la fecha de aceptación y de pago de cada factura, los plazos reales dejan de ser una estimación.

Ese último punto es el que explica buena parte de la norma: reducir la morosidad entre empresas es el objetivo declarado de la Ley Crea y Crece. Su efecto dependerá de la adopción real entre pymes y autónomos y de que los distintos sistemas de facturación sean interoperables entre sí.

¿Qué normativa regula la facturación electrónica?

Cuatro normas se reparten el terreno, y conviene no confundirlas porque cada una impone obligaciones distintas:

• Ley 18/2022, Crea y Crece: introduce la obligación de factura electrónica en las operaciones entre empresas y profesionales, con el objetivo de reducir la morosidad y aumentar la transparencia en los plazos de pago.
• Real Decreto 238/2026: desarrolla esa obligación. Fija el formato, la copia a la solución pública, la comunicación de estados y el calendario de entrada en vigor.
• Ley 25/2013: es la que ya obliga desde 2015 a facturar electrónicamente a las administraciones públicas a través de los puntos generales de entrada.
• Real Decreto 1619/2012: aprueba el Reglamento de obligaciones de facturación, que sigue siendo la base de qué datos debe llevar una factura y cómo debe conservarse.

A ellas se suma la Ley 11/2021, conocida como Ley Antifraude, que no regula la factura electrónica sino los sistemas informáticos con los que se emite. De ella nace Verifactu, y en el País Vasco su equivalente es TicketBAI.

Sanciones por no cumplir con la factura electrónica

El régimen sancionador se reparte entre la Ley Crea y Crece, que castiga específicamente no ofrecer la factura electrónica, y la Ley General Tributaria, que sanciona los incumplimientos de las obligaciones de facturación con porcentajes sobre el importe de las operaciones afectadas.

Al margen de estas, usar un software que no cumpla el reglamento antifraude tiene su propio cuadro de infracciones, que puedes consultar en el detalle de las sanciones y multas de Verifactu.

Preguntas frecuentes

¿Puedo seguir enviando facturas en PDF?

A clientes particulares, sí. En operaciones entre empresas y profesionales dejarás de poder hacerlo cuando te alcance tu plazo, en octubre de 2027 o en octubre de 2028 según tu volumen de facturación.

¿Se podrá seguir usando Excel para facturar?

No. La normativa exige que el sistema de facturación garantice la integridad, la trazabilidad y la inalterabilidad de los registros, y una hoja de cálculo editable no puede ofrecer esas garantías. Conviene aclarar un punto que genera confusión: la Agencia Tributaria no otorga un sello de homologación a los programas, es el fabricante quien certifica mediante declaración responsable que su software cumple el reglamento. Lo desarrollamos en el artículo sobre Excel y Verifactu.

¿Qué software de facturación necesito?

Uno que pueda generar el formato estructurado, comunicarse con la solución pública y, si te aplica, cumplir además con Verifactu. La Administración cuenta con FACe como punto general de entrada de facturas y con MiFacturae, una aplicación web para generar facturas dirigidas al sector público, pero ninguna de las dos cubre la facturación entre empresas. Para eso necesitarás un programa propio o de un tercero.

¿Qué formato tengo que usar?

Cualquiera de las sintaxis admitidas conforme a la norma europea EN 16931: Facturae, UBL, CII o EDIFACT. Facturae es el formato de referencia en España y el que se emplea con las administraciones públicas.

¿Y si mi cliente está en el extranjero?

Si el destinatario no tiene residencia, sede ni establecimiento en España, la operación queda fuera del ámbito del reglamento español y no estás obligado a emitir factura electrónica en el formato que este exige.

¿Necesito un certificado digital?

Necesitas un mecanismo que garantice la autenticidad e integridad del documento. En la práctica, el software de facturación se encarga de la firma electrónica, aunque para operar con las plataformas públicas sí se te pedirá un certificado válido.

Prepara tu facturación electrónica con Holded

La fecha exacta en la que te afecta la obligación depende de tu volumen de facturación, pero la preparación no conviene dejarla para el final: implica cambiar de formato, revisar los datos fiscales de tus clientes y adaptar la forma en que envías y archivas cada documento.

Con Holded puedes emitir y recibir facturas en los formatos que exige la normativa, mantener la trazabilidad de cada envío y conservarlas accesibles durante todo el periodo legal, sin cambiar tu forma de trabajar. El software se actualiza a medida que se publican los desarrollos reglamentarios, así que no tienes que ir detrás de cada cambio normativo.

Empieza por lo básico: comprueba en qué tramo de plazo estás y confirma que tu programa de facturación podrá generar el formato estructurado cuando llegue tu fecha. Con eso resuelto, el resto del cambio es cuestión de configuración.